《有效提升你的职场写作能力》得到精品课-戴愫-读书笔记

对中文语言进行剖析，再造你的语言体系，构建适合职场书面沟通的信息化语言，克服中文“重感悟、轻实证”的特点。 有明确的模版和工具，覆盖四大职场写作类型：总结类、调查报告类、申请类和计划类。

得到精品课-戴愫-《有效提升你的职场写作能力》读书笔记

• 发刊词 | 怎样提升你的职场写作能力
  • 书面沟通这项技能本质上就是：作为写作者的你要用大量的信息化语言，在文字上与读者建立起信任（这是基本前提），并且，让读者通过单向沟通的形式，读出双向沟通的幻觉（这可以通过写作内容和文字表达来实现），最后，双方理性、感性都达成一致（这是100分沟通的衡量标准）。
    • 书面沟通是一种单向沟通。你写，发给他，他读；或他写，发给你，你读。这是它最大的缺陷！这意味着， 我们作为作者，要通过“单向沟通的形式”，让读者读出“双向沟通的幻觉”。
    • 100分沟通的标准是，我和你理性、感性都达成一致了
    • 达成一次100分沟通的基本前提是信任，
• 先想再写——TCS三步构思法
  • 职场写作最忌讳打开电脑就写，请你先想再写，三个步骤完成构思过程， TCS，tone，content，structure——基调、内容、结构。
    • 第一步，基调，文章以基调为“王”，职场写作可以分成四大类，那么每一类都需要传递你的什么价值呢？
      • 第一，总结类， 写的是成绩，呈现的是你的潜力；
        • 1.年终总结，基调要求：有深度。年终总结不是回顾，而是行动指南。
          • 好的年终总结：
            • 会将工作成果写出意义，会提供难得的一线经验、不同的视角；
            • 会在罗列了贡献之后，找出问题或机遇，以及怎样解决这个问题，或抓住这个机遇。
        • 2.进展汇报，基调要求：不讨教。讨教的公式是：您告诉我该怎么做。 汇报的公式是：我这样做，您同意吗？
      • 第二，调查报告类， 写的是调查结果，呈现的是你求实的态度；
        • 3.调查报告，基调要求：实事求是。
          • 你的措辞是“资料显示、数字表明”，而不是“我认为、我估计”。
      • 第三，申请类， 内容是提问，呈现的是你主动的思考方式；
        • 4.请示，基调要求：有主见。
          • 让他做选择题的时候，你也需要提供最佳选项。
          • 不要写“他们抱怨”或“他们声称”，要写“我注意到”“我相信我的团队会……”这才是有担当、有主见的语气。
        • 5.批复，基调要求：态度明确。
      • 第四，计划类， 写的是阶段任务，呈现的是你的责任感。
        • 6.项目计划，基调要求：“可交付”
          • 最好的项目计划书，是按照 OKR目标管理工具 来写的。O:Objective目标，KR:Key Result关键结果。
    • 第二步，先从“作者逻辑”切换到“读者逻辑”，提供“所有必需信息”，然后按照“要话先说”的顺序排列。
      • 风险投资人也是要最大限度地规避风险的。而先选择行业，再选择个体，是他规避风险的方式，是读者逻辑。
    • 第三步，向下想三层的逻辑搭建金字塔结构。金字塔的塔尖，是你鲜明的观点或建议，而下面两层，是证据。
  • 压缩三分之一的文字， 商务写作谨遵KISS原则：keep it short and simple
    • 把注水的文字压缩掉：“大概”、“一般来说”、“话说回来”，等等。
    • 把“在我看来、我认为、我相信”之类的短语删掉，这是你写的文章，没有必要反复提醒读者这是你的观点。
    • 把意思重复的句子压缩掉：相信读者是聪明人。
• 日常邮件的高段位写法
  • 首先是标题，好的标题要达到呼唤你，愉悦你的效果
  • 开头三句要有温度、有重点，将写作目的放在开篇的前三句话中
    • 嘿，刚刚的发言很精彩！ （这句话用在某次的电话会议之后的邮件开头） 夏天的贵州很舒爽吧。 （这句话用在对方刚刚度假回来） 我上周的年会获益匪浅，终于和你真人见到面啦。 （这句话用在参加完对方组织的年会后）
  • 正文用“三个凡是”的格式呈现
    • 内容的要求，就是TCS三步构思法中的内容要求
    • 请遵守“三个凡是”
      • 第一个凡是：凡是能分段就分
      • 第二个凡是：凡是能做小标题的，就做。
        • 第一个窍门是， 小标题最好做成动宾短语
          • 比如同盟会的“驱除鞑虏，恢复中华，创立民国，平均地权”，迪士尼的“制造奇迹”等。
        • 第二个小窍门是， 如果你要显得很正式，那么遇到两个字的动词，可以只保留一个字，力透纸背，更有气势。
          • “调整结构”，写成“调结构”； “夯实基础”，写成“夯基础”； “振兴集镇”，写成“兴集镇”。
        • 第三个凡是，凡是能列清单图表的，就列。
    • 立场要清晰，语气要尊重
      • 第一种写法： 请各位按时递交表格，否则刘总会责备。 第二种写法： 我期待在下午4点之前收到您的表格，尤其是王力和李谭谭二位。如果您实在忙不过来，请提前告知我。我会在3:00-3:30时段电话您，给予协助。
      • 第一个技巧是，把句子拉长。 诉求这个部分很敏感，我们前面提到的KISS原则，不适用这个部分。句子太短，本身就是一种简单粗暴。
      • 第二个技巧是，用问句把需求写出去。
        • 不写：“我周四下午需要和你约个电话会议”， 而写：“请问周四下午你有时间做个电话会议吗？”
    • 积极开放的结尾，引发真正的行动
      • 比如：我会每周和您更新这个项目的进程。 周一我会和您联系，看看您是否有其他问题我可以协助解决。
• 用四大思维能力构建金字塔大纲
  • 第一大思维能力，向下想三层：展示思考的深度
    • 职场写作的金字塔，自上而下
      • 首先，抛出一个假设，也就是金字塔塔尖。
      • 接着，解释背后的原因。
    • 学术写作的金字塔，则是自下而上
      • 作者从几堆实验或阅读中得出几个结论，然后向上再推出一个总结论
  • 要话先说：塔尖呼应风向标，第二大思维能力，要话先说。文章最重要的话，无疑是塔尖。
    • 首先，文章必须有明确的塔尖
      • 这样的塔尖不会是原因，而是结论；
      • 它不会是过程，而是结果；
      • 它不会是细节，而是全局；
      • 它不会是问题，而是措施。
    • 第二，塔尖无所谓对错。
    • 第三，一个符合风向标的塔尖，更可能获得成功。
      • 进化心理学发现，人都是用感情来做决定的，而理性是感情的武器，理性的作用，是给感情提供信息和辅助。
      • 在职场上，你要学会用感性去窥探对方之后，再用理性来辅助，这就是一种很强大的影响力了。
  • 第三大思维能力，分组归纳，归纳出最小容器
    • 只罗列信息，不归纳要点的写法：王林是总经理离开后的最佳替补人选，因为他们都是跨国创新型管理人才，体现在这三方面： ……
    • 加上一个容器——最小容器的写法：下面是我们公司要设立的三个组织变革目标：…… 今年我们部门这两个资源流失问题愈发凸显：……
  • 第四大写作思维能力是：MECE/mi:si:/，Mutually Exclusive Collectively Exhaustive，彼此独立，完全穷尽，也就是不重合，不遗漏。MECE很重要，而“展示”出MECE的能力，更重要。
    • 在“我爱你”这个主题下，他可能会说“你在我身边时我爱你，你不在我身边时我也爱你”，这就是二分法的MECE。
    • 或者，“我过去爱你，现在爱你，将来也会一直爱你”，这就是过程法的MECE。
    • 或者“我爱你的肉体，我爱你的灵魂”，这就是要素法的MECE。
    • 矩阵法的MECE，比如：时间管理四象限
    • 公式法的MECE，比如，我的年收入=课程单价×课程受众
    • 参照前人智慧，比如,SWOT分析、波特五力模型
• 开篇制胜的首段
  • 怎样将金字塔大纲秒变成文章呢？
    • 塔尖，就是文章的第一段；
    • 金字塔的第二层，就是文章的一级小标题；
    • 金字塔的第三层，就是逐个支撑一级小标题的段落。你可以视文章长短，自己决定是否在写段落的时候，需要二级小标题。
  • 塔尖只有一句话，怎样扩展为文章的第一段呢？
    • 芭芭拉·明托《金字塔原理》，用SCQA的讲故事逻辑写序言
      • 故事的基本要素就一个：起伏。有起伏，就是故事了！
      • 写序言的故事模板，也就是制造起伏的模板，SCQA: Situation情境， Conflict冲突， Question问题， Answer回答。 你的那个回答，正好就是你金字塔的塔尖。这样，读者顺着塔尖继续往下，开始阅读文章
        • 写文章，就是销售你的观点或建议。而销售的真谛，是供需关系。
        • 你认为自己的观点，自己提供的答案很绝妙，没有用的， 你要制造出读者对你提供的答案的渴望。SCQA的序言结构，就帮你制造出了读者继续阅读的渴望。
        • 怎么制造冲突？《麦肯锡不外流的简报格式与说服技巧》这本书里，有这样的建议。当我们为读者制造冲突时，有三种类型：
          • 恢复原状（指的是不利情况已经突显，比如销量锐减）；
          • 预防隐患（比如新客户继续增加下去会导致系统瘫痪）；
          • 追求理想（理想和现实有差距，实现理想便是弥补了差距）。
      • 最开门见山的方式，ASC：答案、情境、冲突
      • 如果读者没太关注过这个话题，你不想用突如其来的结论吓到他，那么，你可以采用最自然的顺序，从情境入手：SCQA
      • 如果你并不要求读者马上接受你的答案，而是想引发他更多的关注和思考，那么，你可以先提冲突，给他认知上的冲击感，打开他的思路，采用CSQA。
  • 制造冲突的诀窍，让序言更惊艳：“反义词”套路
    • 比：个人才华和思维能力对团队的贡献很重要，而你说不重要，比这个更重要的是团队成员间的沟通模式。
• 打造语言的“质感”
  • 完美的语言兼具质感和温度。 美国词典编撰者韦伯斯特曾经说过，如果你把他所有的财产都拿走，只留下他的词语，那么他可以把所有财产再挣回来。可见，语言的力量非常强大。
  • 四个方法，打造有质感的语言
    • 第一个方法是，用数字、事实、细节来呈现信息化语言
      • 来自英语世界的马克·吐温曾告诫作者们：“If you find an adjective, kill it.”（如果你发现自己在使用形容词，灭掉它。）
      • 没有证据支撑的形容词，让文风“假、大、空”，有证据支撑的形容词，可以加强你的表达效果。
      • 好东西是不怕具体的，拿不出手的东西，人们才会不自觉地倾向于抽象的概念性的描述。 读者其实能通过你的陈述来判断你的东西是否有竞争力。职场上的审美是，说清楚了，就是美的。
    • 第二种方法，明确抽象概念，用类比法和诠释法明确抽象概念
      • “正义”太抽象，于是有“雷神之锤”；爱情太虚幻，于是有“月桂树”。所有聪明的写作者都善于使用类比。
        • “在任何情况下面对客户时，我们都应该展现这样的中间状态——放松但又不过于松懈。”
        • “在任何情况下面对客户时，我们都应该机敏但又不过于紧张，处于坐过山车和旋转木马的中间状态。”
      • 第二个方法是诠释法，对于文章里的关键词，用你的理解把它展开写。
        • “我们需要情商高的候选人。” 不如写成： “我们需要候选人具备与他人达成共赢局面的能力。”
        • “这是一份更有执行力的方案。” 不如写成： “这份方案能让新参与项目的每个成员在三个月内，将工作热情转化为行动计划，继而输出可以量化的工作成果。”
    • 第三个方法：向前挖原因，展示逻辑
      • 例：公司利润下降了。（这句话质量一般） 公司利润下降了，因为成本增加了。（找到了因果关系，效果更好，但仍不够准确） 公司利润下降了10%，因为总体成本增加了20%。（这句话表达得准确）
      • 公司利润下降了10%，因为总体成本增加了20%。具体来说，较高的薪水支出是成本增加的主要原因。高薪资成本主要是管理层薪资增加造成的。因为加班时间减少，付给工厂员工的平均工资实际上下降了5%。
    • 第四个方法：向后给指南，不写鸡汤
      • 鸡汤，就是空谈战略、方向和美好愿望。马云和任正非都分别表达过对空谈战略的深恶痛绝，他们一个说：“谁过来和我谈战略，能滚多远滚多远”，一个表示“来一个，开一个。”
      • 指南就不一定了。没有深入思考，没有实战经验，给不出指南。指南，就是务实的建议，可执行的计划。
      • 例：我们要抓住客户需求，提高客户满意度，以积累更多忠诚客户。（鸡汤） 我们要通过客服聊天记录、客户评价分析客户利益点。我们要摆脱依赖于简单的文本挖掘软件。我建议明年组织5至7人的专业运营团队来完成这件事情，记录下来客户在评价和聊天记录中提出的问题，并针对性地解决。（指南）
• 打造语言的“温度”
  • 亚里士多德几千年前就道出了沟通三要素：ethos人格，logos逻辑，pathos情感。
    • ethos人格，指的是你的人格魅力、信用指数。
    • logos逻辑，指晓之以理。
    • pathos情感，指动之以情。也就是，你的文章不仅要调动读者的认知，还要调动他的情绪。
  • 第一个方法，要避免负面的、否定的用词，只写“可以做、应该做的，不写不可以做、没有做到的”。
  • 第二个方法，要传递坏消息时，构建一个三明治。应对尴尬和负面。
  • 第三个方法，完稿后，用“润滑剂”语句给文章上双保险。
• 总结
  • 职场写作，是一个以过程为导向，不以结果为导向的技能，因为决定结果的有太多不可控因素。
  • 美国有一位研究结核杆菌的著名医生，叫特鲁多，他墓志铭上写了这样一句话：“有时去治愈，常常去帮助，总是去安慰”。这句话也特别适合职场沟通。
• 职场写作工具包
  • 年终总结-金字塔结构示范
  • 活动方案-金字塔结构示范
  • 工作计划-金字塔结构示范
  • 加薪申请-金字塔结构示范
  • 会议记录-金字塔结构示范
  • 项目计划书-金字塔结构示范
• 关于我
  • 田明明，专注于产品管理和项目管理，做正确的事情以及正确的做事情