如何成为一个优秀的项目经理-05如何管理项目沟通

在IT行业，需求复杂、分析专业、产品原型评审至关重要，项目管理中核心就是沟通，对需求、项目人、项目目标、任务、进度、成本、风险、质量、效益等进行深入、专业、全面、细致的沟通。 项目经理的专业，在于沟通和管理，专业能力提高，更有利于大项目的成功。 专业的大项目经理，年薪50万，100万起都很正常。

如何成为一个优秀的项目经理？ 05-项目沟通管理

一、项目沟通管理核心要点

1. 项目沟通管理的过程有哪些？

2.项目沟通及沟通管理的含义。

3.沟通过程的一般模型。

4.沟通的基本原则有哪些？

5.沟通路径的条数如何计算？

6.如何做项目 关键联系人分析？又称 干系人

7.各种沟通方式的分类，以及各种沟通方式的优点、缺点的比较。

8.绩效报告、状态报告、进展报告、预测的定义。

9.举行高效的会议要注意的问题。

二、项目沟通的过程

1.编制沟通计划

了解项目干系人的需求，制定项目沟通管理计划

通过沟通计划来确定 项目干系人的 信息和沟通需求

包括

确定哪些人是项目干系人

他们对项目的收益水平 影响程度如何？

谁需要信息？需要什么信息？何时需要信息？

如何传递给他们？

2.信息发布

定义

向项目干系人及时提供所需信息，包括实施沟通管理计划以及对预料之外的信息索取要求的 应对。 信息发布会、新闻发布会、项目成果发布会；项目周会进度bao报告；项目半月会进度报告；项目月会进度报告； 项目管理工具；飞书；钉钉；IT项目管理模板；项目 任务 里程碑 状态 成果...

信息成果

手工存档系统...

项目信息 数据库...

项目管理软件..

当前非常流行的工具

允许查问诸如工作图纸、设计规范、测试计划的技术文档系统..

3.绩效报告

定义

一个收集并发布项目绩效信息的动态过程，包括状态报告、进展报告和项目预测。

过程

项目干系人 审查项目绩效报告，（其实更应该联合评审项目开发成果-软件系统或硬件，进行测试评审）了解组织为了达到项目的目标是如何使用资源的、这些资源的状况和对项目的贡献；

随时掌握项目的最新动态和进展； 项目绩效，可以编程 项目里程碑、任务执行人、完成状态、时间段... 做成项目日历

分析项目的发展态势，及时掌握项目开发过程中 遇到的困难和存在问题

针对性制定和采取必要的纠正措施。

4.项目干系人管理

对沟通进行管理，以满足 项目干系人的需求，并与他们一起解决问题；干系人：用户、用户代表、用户的领导等（也指客户队伍中的关键人）

三、沟通及沟通管理的意义

1. 首先要清楚 用户的 需求；也必须让用户明白 将如何在软件上 实现这些需求；

功能清单

需求调研报告

流程图

表单

处理过程..

输入.

输出..

产品设计界面

核心成果：产品设计原型及说明文档

2.是为了 特定目标，在人与人之间、组织或团队之间进行的信息、思想和情感的传递或交互的过程。

3.项目沟通管理 建立在管理沟通的基础上，服务项目管理及项目干系人的共同利益。

4.在人员与信息、思想、情感等项目因素之间建立关键联系，成为项目成功所必需的过程。

5. 项目沟通目标：及时而且适当 创建、收集、发送、储存和处理 项目的信息；

四、项目沟通的一般模型

包括元素

信息发送者

信息

信息接受者

沟通渠道

往往是一个循环过程，还是一个清晰、明确、直观，过滤噪音的一个过程；

信息发送方

首先需要确定发送的信息内容，进行必要的处理，进行编码和翻译。处理后的 信息被翻译成 接收这能够理解的一系列符号。

信息接受方

根据传递符号、媒体和传递方式的不同，选择对应的接收方式，通过解码或翻译 将这些符号翻译成具有 特定意义的信息。

需要汇总、整理和推理等主观努力加以理解，再将理解后的信息进行总结、补充或加工，形成新的信息内容，并确定反馈信息，传递给发送者。

反馈过程

一个逆向的沟通过程，用来检查双发对传输信息的理解。

由此，形成双向循环流通。 可以发送校验码：信息包头、随机中部、尾部等组合成的校验码；

干扰噪音

存在许多的干扰和影响信息传递的因素，通常将这些因素成为噪音

噪音来源 发送与接收双方的相关专业知识或业务素质等的 欠缺。

主要噪音：

物理距离

环境因素

没有清晰沟通渠道

复杂组织结构

复杂技术术语

不利的态度

认知障碍

产生于个人学历、经历、经验等方面，不同的人对同一事物（信息源）有不同的认知。

语义障碍也称为个性障碍，是指由于人们的修养不同和表达能力的差别，对于同一思想、事物的表达（理解）有清楚和模糊之分。

五、沟通的基本原则

IT项目管理，为顺利达到沟通目的，要遵循下面基本原则

1.尽早沟通

要有前瞻性： 定期与项目成员及项目干系人建立沟通，不仅容易发现当前存在的问题，而且很多潜在问题也能暴露出来。

项目中出现问题并不可怕，可怕是问题没有被发现。

沟通越晚，暴露得越迟，带来损失越大。

2.主动沟通

主动沟通是对沟通的一种态度。

极力提倡主动沟通，尤其是当已经明确了必须要去沟通的时候。

当沟通是项目经理面对项目干系人或上级、团队成员面对项目经理时，主动沟通不仅能建立紧密的联系，更能表明你对项目的重视和参与热情，会使沟通的另一方满意度大大提高，对整个项目非常有利。

3.内外有别

不管项目组内部有多大分歧，当面对项目组外部人员，需要处理与项目有关的问题时，强调对外的一致性，一个项目团队要一种声音说话，不是一种形式，而是一种文化。

面对不同的对象甚至可以选用特定的发言人，这样取得意想不到的效果。

4.采用对方能接受的沟通风格。

注意肢体语言、语态给对方的感觉。

无论在语言和肢体表达上，都需要传递一种合作和双赢态度，使双方无论在问题解决上还是气氛上都达到“双赢”.

5.沟通的升级原则

横向沟通有平等的感觉，合理使用纵向沟通，有助于问题快速解决。

沟通升级可通过4个步骤来完成；

1.和对方沟通

2.和对方上级沟通，可询问是否征求上级同意，是否需要一起陪着到对方上级沟通

3.和自己的上级沟通

4.自己的上级与对方上级沟通

记忆口诀：早 主 别 接 升。

六、沟通途径条数的计算

1.计算公式

沟通路径条数= （n*（n-1））/2

n 代表人数

例如：当团队有3个人，沟通渠道数：3*（3-1）/2=3, 排列组合公式

当项目团队6个人，沟通渠道数：6*（6-1）/2=15

沟通是需要花费项目成本的，所以尽量控制团队规模，避免大规模团队中常常出现的沟通不畅问题。

七、沟通分类

1. 正式沟通和非正式沟通

正式沟通：通过组织和项目团队规定的渠道进行信息传递，如通知、指示、内部文件，以及规定的汇报制度、例会制度、报告制度、组织与其他组织之间的公函来往等。

非正式沟通：通过非正式或个人渠道进行的信息传递。如项目成员之间私下议论某人某事、项目客户的临时电话询问等。

正式沟通

优点：沟通效果好、比较严肃、约束力强、易于保密，并能使信息保持权威性。

适合场景：组织中的重要消息、文件以及决策的传达一般都采用这种方式；

缺点：沟通速度慢，且由于信息的传递依靠组织系统层层传递，有可能造成信息失真或扭曲。

所以：现在有公开的 项目管理 、内部办公OA，飞书、钉钉、企业微信等；有公开的智能的 AI视频会议及会议纪要：主题、目标、议程、发言人、决策：事项、执行人、截止日期，会议成果，是否下一次会议时间；

非正式沟通

是正式沟通的补充；

优点：传播速度快、信息比较准确、沟通效率较高。

缺点：一般是口头形式，没有证据，没有责任，信息传递中难以控制。信息内容常常被夸大曲解，具有一定片面性。

2. 纵向沟通和横向沟通

按照方向划分，沟通分为纵向沟通和横向沟通。纵向沟通包括上行沟通和下行沟通，横向沟通也称为平行沟通。

上行沟通是 下级将信息传递给上级的 一种由下而上的沟通， 主要表现为提交绩效报告、建议、请示等 供上级审阅或批示。

下行沟通是 上级将信息传达给下级的一种由上而下的沟通，是上级向下级发布命令、计划、政策、规定和批示的过程，其正式行文格式有通知、命令、批复等。

横向沟通包括 组织中各平行部门之间的信息交流和处于不同层次的没有直接隶属关系的组织或成员之间的沟通，其正式行文格式 主要是函件。

3.口头沟通、书面沟通及非语言沟通

按照表达方式或方法划分，沟通可分为书面沟通、口头沟通及非言语沟通。

优缺点对比如下

4.会议软件、项目软件、计划和任务软件、绩效软件

网络、软件、智能会议硬件的发展，人工智能以及大数据、智能搜索引擎，通过会议、图文、音视频的分析，可以更加辅助人们工作，提高工作效率。

八、绩效报告

定义

绩效报告是一个 收集并发布项目绩效信息的 动态过程，包括状态报告、进展报告和项目预测。

包括内容

项目的进展和调整状况；

项目的完成情况；

项目的总投入、资金到位情况；

项目的资金实际支出情况；

项目的主要效益情况；

项目财务制度 执行情况；

项目团队 各职能团队的绩效；

项目执行中 存在的问题及改进措施。

记忆口诀：

进展、资金、效益、制度、团队、问题；

状态报告

介绍项目在 某一特定时间点上 所处位置，主要从范围、进度和成本三方面讲明目前所处状态。

进展报告

介绍项目团队 在一定时间内完成的工作，可看做一月一次的状态报告，更细致、更微观一些。 除列出基本绩效指标外，还要分析进度滞后（或提前）和成本超出（或节余）的原因，找出根源并提出 解决建议。

项目预测

用于预测项目未来的项目状况，一般包括 范围、进度、成本、质量等方面，有时也包括风险和采购方面。

状态评审会议

绩效报告的工具和技术。

多数项目上，以不同的频繁程度在不同的层级上 召开项目状态 审查会议。如项目管理团队 内部可以每周 召开审查会议，与客户就可以每月召开一次会议。

九、项目干系人管理

目标

“满足项目干系人的需求”

实质

对沟通进行管理，以满足项目干系人的需求并解决他们之间的问题。

各个干系人常有不同目标，这些目标可能会发生冲突。

管理技术和工具

沟通方法

为每个人确定沟通方法

面对面会议

项目干系人讨论、解决问题的最有效方法

如果不需要或不可行，通过视频、电话、邮件、聊天软件等进行。

问题记录单

或行动方案记录单 可以记录并监控问题的解决情况。

问题一般不会升级到 需要实施项目或采取单独行动 对其进行处理的程度，但是通常需要 加以处理 以保持项目干系人的良好工作关系。

以一定方式对问题进行澄清和陈述，以便问题得以解决，需要针对每个项目问题分派负责人，并规定解决问题的目标日期，如果问题未得到解决，则可能导致冲突和项目延迟。

十、高效的会议

会议宗旨

项目协调大多以 会议方式进行。化解项目的许多问题。

应注意问题

1. 事先制定一个 例会制度。

2. 放弃 可开可不开的 会议。

3. 明确会议的 目的和期望结果。

4. 发布会议通知。

5.在会议之前 将会议资料发给 参会人员。

6. 可以借助 视频会议设备；

7. 智能会议软件、智能会议室、智能话筒、会议模板...

8. 明确 会议 议事规则。

9. 会议要有 纪要。

10. 会后要有 总结，提炼结论。