资质证照管理制度

管理公司的各类资质证照。资质证照管理制度，是为了保证公司资质证照管理规范有序,维护资质证照的法定性和权威性,杜 绝违法违规行为的发生,特制定本办法。

资质证照管理制度-草稿

• 目的
  • 1.1各类证照是公司进行规范经营的重要依据，为加强公司的证照管理，确保证照在公司经营管理活动中安全、有效、合法的使用，服务好公司的经营管理工作，特制订本制度。
  • 1.2公司的证照管理本着“及时办理、及时年检、统一保管”原则，保证证照管理的效率和安全性。
• 适用范围
  • 本办法适用于公司所有资质证照的管理。
• 证照分类
  • 资质证照种类包括基础证照、专业资质证书及其他类证照三类。
  • 3.1.基础证照：是指公司的营业执照正副本、税务登记正副本、银行开户许可、各类印章、法定代表人身份证明等公司开业运营所必须具备的证照。
  • 3.2.专业资质：是指公司经营活动中取得的某项经营许可、行业资质(如代理商资格证书、行业许可证书等)、第三方监管的管理资质（如ISO证书、审计证书等）。
  • 3.3.其他类证照：包含不限于公司获奖证照、商标注册证明、软件著作登记证、各项荣誉证书、各类证明文件等。
• 职责
  • 4.1.集团人事行政部总部是公司所有资质证照的归口管理部门，具体职责：
    • 4.1.1.负责对全集团所有的资质证照管理工作进行指导、检查、监督和培训；
    • 4.1.2.负责监管集团各类资质证照的申报、年审、变更、注销工作；
    • 4.1.3.负责资质证照管理制度的建立和完善，负责建立集团所有资质证照明细清单；
    • 4.1.4.负责公司部门资质证照的申报、年审、变更、注销工作。
  • 4.2.各分子公司/事业部的人事行政专员负责管理其单位的所有资质证照，无人事行政专员的单位由单位负责人管理。
    • 4.2.1.各分子公司/事业部的所有资质证照需定期向总部资质证照管理岗位备案；
    • 4.2.2.各部门、分子公司负责其业务职责内的资质证照的申报、年审、变更、注销工作。
    • 4.3.各部门、分子公司负责人是资质证照的第一责任人，负责及时办理有关证照的申报、年审、变更、注销工作；
    • 4.4.资质证照保管部门为证照管理一般责任人，负责及时更新证照清单和提醒相关责任部门更新资质证照的年审、变更等工作。
    • 4.5.各类证照的具体职责划分参照《资质证照清单》
      • 4.5.1.行政部负责企业法人营业执照、组织机构代码证、货运代理备案登记证书、境外投资证书、商标证书、消防备案、各类荣誉证、行政资质等的申办、年审、变更工作。
      • 4.5.2.流程质量部负责管理体系证书、内审员资格证书的申办、年审、变更工作。
      • 4.5.3.财务部负责税务登记证、开户许可证、机构信用代码的申办、年审、变更工作。
      • 4.5.4.市场部负责各类运输资质、物流协会、报关资质等物流业务类证照的申办、年审、变更工作。
• 资质证照办理
  • 5.1.各部门因业务需要办理相关资质证照的，须经本部门领导书面或邮件同意，报备公司总经办和行政部方可办理。
  • 5.2.资质证照的责任部门要按照各类资质证照的规定及时办理各类证照的年审、变更工作；证照保管部门要督促责任部门及时进行证照的年审、变更工作。不允许发生推迟年年审、变更事项。
  • 5.3.证照在申办、年审、变更完成后，其相关文件由经办部门妥善保管，正本文件由行政部统一保管。
• 资质证照注销
  • 6.1.按照公司实际业务需求，对于需要注销的资质证照，需经申请部门负责人、行政经理审批后方可依法办理注销。
  • 6.2.注销后的资质证照及时到行政部备案。
• 资质证照保管
  • 7.1.公司资质证照的管理由行政部统一管理，行政部负责人指定专人管理。
  • 7.2.公司各部门在取得上级管理部门颁发给公司的各类证照资质后，应尽快送到行政部统一保存。
  • 7.3.管理人根据资质证照的类别进行分类保存，并设立相应目录清单。
  • 7.4.所有资质证照要建立电子档案，将证照进行扫描或拍照后将电子版予以存档。公司荣誉类的奖牌、奖杯等体积较大的实物可先拍照后将电子版存档，将实物陈列至会议室或其他能够有效宣传公司形象的位置。
  • 7.5.如资质证照管理人发生变更，须做好相关移交手续，由行政部负责人负责监交。
  • 7.6.相关资质证照的年检或复审工作由行政部负责督促相关职能部门及时完成。
  • 7.7.严禁任何个人擅自复印公司资质证照，更不得出租、出借、伪造、转让或出卖公司资质证照，违者由责任人承担相关法律责任。
  • 7.8.资质证照保管必须安全可靠，加锁保存，不可私自委托他人代管；若有遗失应及时向公司总经理汇报，并制定相应的防范补救措施。
• 资质证照的使用
  • 8.1.借用流程
    • 8.1.1.在办理业务中需使用公司证照复印件的，需邮件发出申请，写明使用目的，本部门领导邮件审批后方可借用；
    • 8.1.2.需使用公司原件或重要证照的，需填写《重要文件借用审批表》，写明使用目的、借用时间，经本部门领导和行政经理签字后方可借用。
  • 8.2.使用要求
    • 8.2.1.公司资质证照未经相关领导审批，任何人不得随意查阅、复印、外借；
    • 8.2.2.资质证照借领原则上坚持一事一用，不得随意转作他用，重要证照的复印件上，须添加“仅供****使用”等相关信息的水印；
    • 8.2.3.资质证照借领人办完业务后应及时归还所借原件。
• 附则
  • 9.1.严禁任何人擅自拷贝资质证件电子版、复印资质证件，更不得涂改、出租、出借、伪造、转让或出卖资质证件，违反上述规定者，追究其当事人经济责任和法律责任。
  • 9.2.本办法由行政部制定并解释。
  • 9.3.本办法自通过之日起实施。
• 相关表单
  • 资质证照清单
  • 资质证照申请/注销表
  • 重要文件借用登记表