你早该这么玩EXCEL

很多人对于EXCEL的应用之居于表面，而且，也只是仅仅使用了其中一小部分功能。那么，怎样了解和使用更多功能呢？

你早该这么玩EXCEL

• 参数表
  • 函数运用
    • Vlookup
      • 按列查找，最终返回该列所需查询列序所对应的值
    • Column
      • 返回单元格的列号
    • Len
      • 返回文本字符串中的字符数
    • If
      • 执行真假值判断，根据逻辑计算的真假值，返回不同结果
• 源数据表
  • 注意
    • ①勿用标题占用工作表首行
    • ②字段依次排序
    • ③勿用列来分隔
      • 用设置单元格格式取代
    • ④合计行是多余的
      • 可添加属性辅助列
    • ⑤勿加多余表头，勿用√，要用文字表述
    • ⑥禁止合并
    • ⑦禁止数据留空
    • ⑧数据集中，禁止多表
    • ⑨禁止单元格内容存在复合属性
      • 禁止符号、短语、句子、中文数值
    • ⑩独揽变出汇总表的工作
  • 小技巧
    • 乾坤大挪移 P22
    • 巧妙删除空白列 P25
    • 单元格一键批量录入 P33
    • 没有中文的中文大写字母 P43
    • 切开单元格 P49
    • 条件格式 P71
    • 自动重算→手动重算 P75
    • 最牛快捷键 P159
      • 选中X:X列所有非空单元格，Ctrl+Shift→↓
    • 文本很长又如何 P179
      • “自动更正选项”
    • 瞬间求和 P194
      • 选中数据区域→F5(定位到空值)→Alt+=→完成
  • 技能心得
    • 批注不宜过多
      • 可添加属性辅助列
    • 分类汇总不用也罢
  • 案例
    • Min-Max分析表 P65
      • Vlookup
      • Sumif
      • Sum
      • If
    • 采购情况表
      • 描述产品用代码(物料号)
  • 五味良药
    • 顾全局：背景确认
      • 定性
        • 例：修改现有表格，创建新表格，重塑工作流程，设计的表格需供多人操作
      • 定量
        • 例：每月十几条销售数据，几百条报价信息手工录入，销售明细表应尽量详细，报价记录表要精简字段，均可设计为一份源数据表记录多年的销售/报价记录
      • 定损
        • 例：数据录入需规范，字段分类要清晰，业务字段要详尽
    • 知目的：明确需求
      • 需求明确，就可以确定工作次序和工作重点
        • 例：新建一份报价记录表
    • 勾轮廓：字段设定
      • 字段分析
        • 把用中文描述的设计表格的目的翻译成EXCEL源数据表中的字段名称
        • 如：我想分析全国销售趋势
          • 全国=地址
          • 销售=数量
          • 趋势=日期
      • 字段拓展
        • 拓展
          • 通过基础字段得到不同属性的相关字段：供应商字段→供应商名称&供应商所在地
        • 拆解
          • 通过基础字段得到同属性不同级别的字段：地址字段→省、市、县
      • 字段补全
        • 责任追溯：录入员姓名
        • 代码管理：代码/序列号：避免出错/沟通成本增加
    • 定结构：流程解析
      • 工作顺序
        • 令表格字段读起来有逻辑
          • 先概括，后明细
          • 找到表格属性对应的黄金法则
      • 录入方式
        • ①手工录入
          • 工作重点
          • 敲击键盘输入内容/滑动鼠标选择单元格内容
            • 此字段排在最左列
        • ②复制粘贴
          • 从其他表格粘贴/导入系统数据
            • 此字段排在中间列
        • ③公式链接
          • 公式自动关联
            • 此字段排在最右列
    • 细打磨：表格装修
      • ①清晰
        • 检查字段是否需要带单位
      • ②安全
        • 单元格的数据录入安全
          • 数据有效性
            • 用选择的方式完成录入
        • 工作表的数据录入安全
          • 禁止搞乱设定的公式/禁止在公式单元格手工录入
          • ①选中允许录入的单元格区域，设置单元格格式，取消勾选保护标签中的“锁定”
          • ②调用保护工作表功能，取消勾选“选定锁定单元格”，确定
      • ③智能
        • Vlookup(查找与引用函数)
          • 作用：查找某单元格数据在源数据库中是否存在，如存在，则返回源数据库中同行指定列的单元格内容，如不存在，则返回#N/A
          • 四个参数
            • ①Lookup_value 用什么找
            • ②Table_array 去哪里找
            • ③Col_index_num 返回第几个值
            • ④Range_lookup 0精确/1模糊
          • 注意
            • 数据库首列必须为待匹配字段
            • 在单元格输入=Vlookup→Ctrl+A打开参数面板，加()失效
        • Column
          • 作用：返回单元格的列号
        • If/Len
          • 借助这两个函数隐藏空白单元格的#N/A
      • ④美观
        • 文本对齐
          • 文本在垂直方向居中对齐，同列数据水平方向采用同样的对齐方式
        • 文本大小
          • 对于数据明细，10号字比默认的12号字更精致
        • 字体
          • 中文：宋体
          • 英文：Arial/Times New Roman
          • 慎用特型字体
        • 网格线
          • 去除后更清爽
        • 单元格边框
          • 同类数据区域采用相同边框
          • 禁止大面积使用粗边框/虚线边框
        • 色彩
          • 不宜超过3种颜色
          • 多用不同层次的同种颜色/同层次的不同颜色
          • 慎用大红/大黄/大绿
        • 突出标题行
          • 设置标题行的单元格填充色
          • 修改字体/字形/颜色/大小
            • 便与数据区域区分开来
        • 简化数据区域
          • 待录入区域不填充颜色
          • 慎用下划线/倾斜
        • 深度美化
          • 数据区域
            • 手工录入、复制粘贴、公式链接的数据区域要用不同的颜色区分
              • 以告知使用者哪里需要填写，哪里需要粘贴
          • 字体大小
            • 稍大
              • 需要录入/经常查看的单元格字体
            • 稍小
              • 公式生成的明细数据字体
          • 边框
            • 虚线
              • 弱化明细数据/非重点数据
            • 粗实线
              • 分隔录入方式不同的数据区域
          • 工作表
            • 不同颜色工作表标签
              • 区分汇总表、源数据表及参数表
              • 明确告知使用者哪个工作表需要填写，哪个仅供参考
              • 合理运用颜色管理降低出错风险，提高工作效率
• 分类汇总表
  • 数据透视表
    • 做法
      • 轻松选中，调用功能 P88
      • 设置参数，一步完成 P89
      • 认识界面，熟悉“车间” P91
      • 拖拽之间，变化万千 P93
    • 小技巧
      • 还我汇总项 P99
      • 拆分源数据偏方 P103
        • 拆成多个汇总表
      • 拖拽跟着文字走 P108
        • ...在...的...总和
      • 用透视表拖拽进行去重统计 P132
      • 透视表可复制 P137
        • 复制在同一工作表内进行分别设置
    • 注意
      • ①列字段：1个是标准，2个是极限
      • ②工具栏路径
        • 视图→工具栏→数据透视表
  • 注意
    • ①要站着，别躺着
    • ②通常按月汇总就足够
    • ③字段主次要分明
      • 关注焦点在一级
    • ④日期摆放有讲究
      • 页/行/列字段，哪样看着最舒适
    • ⑤传播表格时注意数据保护
      • 选择性粘贴可避免泄露隐藏明细
    • ⑥预约源数据
      • 设置透视表第二步设置
    • ⑦定时备份源数据
  • 技能心得
    • 将不必要、重叠的工作表删掉
    • 汇总表隐藏明细
      • 在数字上双击即可
        • 变出的工作表与源数据表没有关联性
    • 数据与源数据关联，注意刷新
      • ！一表一刷
  • 小技巧
    • 拆分日期有妙招 P121
      • 年/季度/月/日/时/分/秒
    • 日期的标准格式
      • ①2013/2/7②2013-2-7
    • 日期快捷输入
      • ①Ctrl+；→Enter当前日期 ②Ctrl+Shift+；→Enter当前时钟
• “表”亦有道
  • 赢得同事的认可
    • ①建立高品质形象
      • 用心雕琢用于与他人沟通的表格
      • 表格整洁、美观
      • 为使用者考虑的智能化设置
      • 保护公司数据安全的制作方式
    • ②好的经验书面总结
      • 口口相传不如记录在案
      • 记录和整理的同时更好地认识自己
      • 也许下一个工作标准就从你开始
    • ③保管好报表
      • 确保报表存在于电脑中
      • 对报表进行有效的分类
      • 定期做备份
    • ④善于分享
      • 人与人之间最好的沟通方式
      • 聊天过程就是分享信息的过程
      • 彼此分享知识和经验，共同成长
      • 加深感情，培养信任
  • 赢得老板的认可
    • ①比吩咐的多做一点
      • 接到任务时，问清楚
        • 要的是什么
        • 什么时间要
        • 有没有其他要求
        • 了解他的目的再动手做
      • 接到任务后，认真做
        • 明细数据要附带好
        • 图表要附带好
        • 美化要做好
        • 对特别的数据进行标注，做简单的分析和说明
        • 情况允许下再做一份相关的数据与之进行对比
        • 确保在汇报时面对提问能够对数据情况了然于胸
    • ②汇报进度并按时完成
      • 主动汇报
      • 汇报内容
        • 能否按原计划完成，若不能，是由什么原因造成，预计推迟多久
        • 遇到了什么困难，需要什么帮助
        • 已经解决的问题或取得的成就不用交代
      • 按时完成
        • 即使有不可控因素也要尽量按时完成
        • 体现工作能力和计划性
        • 接受任务时，要明确完成时间，若有异议最好当场提出，事后如有困难就要自己克服
        • 如果不能按原计划完成，要说明理由
          • @发生了不可预期的特殊事件
    • ③邮件就是你的脸
      • 杜绝错别字
        • 邮件发出前，不读上3遍也别点“发送”
      • 记得带附件
        • 养成习惯
          • 写邮件前先插入附件
      • 指出双胞胎邮件的不同
        • 情境
          • 第一封忘带附件
          • 又发一封与第一封一模一样但带附件的邮件
          • 使收件人丈二和尚摸不着头脑
        • 正确处理方法：要说明它与第一封邮件的区别
          • 忘带附件型
            • 相同标题，后添“(带附件)”
          • 附件修改型
            • 相同标题，后添“V2(注：以本附件为准)”
        • 致电收件人
          • 邮件发出后，马上致电收件人，告知以第二封邮件为准
          • 加上一句，如有任何问题，请随时找我
      • 空白邮件不礼貌
        • 即使对方只要一个附件，也是可以写点东西的
        • 注重礼仪，不要丢弃了传统书信的要素
          • 称呼
          • 问候语
          • 正文
          • 祝颂语
          • 具名
          • 日期
        • 示例
          • 张总：您好！附件是2010年市场推广计划表，请查阅。如有任何问题，请随时联系。祝好！小李 2010年2月4日
      • 对附件进行简单描述
        • 为了让收件人第一时间得到最准确的信息，在正文中要对附件内容做简单的描述
        • 示例
          • ……请查收。根据数据分析结果，得到两个基本结论：第一，……；第二，……。行动建议如下：……
    • ④给老板做多选题
      • 忌
        • 问答题
        • 单选题
      • 宜
        • 多选题
      • 示例
        • ……所以，现在一共有A\B\C三个方案，
        • 我的建议是：……(方案排序)，说明理由，
        • 您看怎么办？
• 图表
  • 杜绝华而不实
    • EXCEL图表不是PPT，焦点在数据不在演示
    • 简单、清晰、直观就是好图表
    • 关注内容，而非形式
  • 心动不如行动
    • 重视行动是关键
    • 心动
      • 渴求数据
      • 形式好，数据全
    • 行动
      • 分析数据
      • 采取行动
  • 小技巧
    • 鼠标将数据变成图形 P200
    • 图表粘贴在Word/PPT后的数据关联变更
      • “粘贴链接”
    • 让图表动起来 P214
      • 数据透视表→图表向导
  • 无外乎3种图表
    • 俯视大饼
      • 使用情境
        • 对比份额
        • 对比分布
      • 使用效果
        • 通过扇面大小说明比例关系
        • 不强调数值本身
      • 不推荐使用类型
        • 3D效果
        • 分裂效果
    • 端正柱子
      • 使用情境
        • 比较数值
          • 例：对比不同省份所有行业的全年营业收入
          • 例：某家企业不同年度的营业收入
      • 使用效果
        • 关注多个数值间的大小关系
        • 关注单个数值本身
      • 不推荐使用类型
        • 立体柱子
    • 装“点”折线
      • 使用情境
        • 各时期的绝对数值
        • 多个时期的变化趋势(数据变化)
          • 例:一年12个月的趋势
      • 注意
        • 少于6个对比数，不推荐使用折线图
        • 少于6个对比数，柱形图表现力更好
      • 使用效果
        • 数据点越多，越能体现出规律
      • 不推荐使用类型
        • 3D效果
        • 无数据点效果
  • 图表美化
    • 标准1：干净
      • 杜绝花哨
      • 保持背景和色彩的干净
    • 标准2：原配
      • 使用默认的图表类型
      • 不要尝试其他不必要的类型
    • 标准3：大小
      • 图大
      • 字小
    • 标准4：简繁
      • 简洁
      • 不要显示过多信息
    • 美化方法
      • 在需要美化的地方双击鼠标→设置面板出现
  • 概念图
    • 参考阅读 P207
  • 注意
    • 可怕的信息泄露
      • 图表粘贴在PPT中，双击会泄露整个工作簿的源数据
      • 粘贴方式
        • 粘贴为图表对象，源数据跟着走
        • 粘贴为链接：PPT在源数据本机才可看到源数据