时间管理：68个技巧

这是一篇关于时间管理：68个技巧的思维导图，主要从时间分配、目标管理、习惯养成、专注力、情绪心态、工作效率和人际交往七个方面，介绍了68个经过实践检验目行之有效的时间管理技巧。解决我们日常生活及工作方面时间安排问题，提高工作效率，避免每天忙忙碌碌，没有目标，没有计划，感觉一团糟的状态。

时间管理：68个技巧

• 认识篇
  • 时间不会停止，一直在减少
    • 一生拥有的时间是有限的
    • 你把时间花在哪里，成就就在哪里
  • 时间比金钱更有价值，不能储存
    • 一毫秒的意义：奥运运动员
    • 一秒的意义：错过飞机，火车的人
    • 一小时：异地情侣
    • 一个月：与绝症抗争的病人
  • 为什么我们的时间总是不够用
    • 同一件事不同的人，耗费时间差异惊人， 做事方法，效率，还有时间观念不同
    • 当下享乐
      • 随心而行，时间花在没有价值的事情上
    • 当下宿命主义
      • 复杂事情容易退却，觉得自己弱小 放弃规划努力，一切交给命运
    • 过往消极
      • 为过去懊恼，总抱着消极的态度
    • 过往积极
      • 怀念过去的美好时光，热衷于传统习俗
    • 关注未来
      • 心怀梦想，脚踏实地，按计划行事，抵御诱惑，高效能人士
    • 超越未来
      • 死后跳出轮回，不生不灭
  • 和高效能人士的差距
    • 对时间的管理和分配
      • 不重视时间的管理
    • 时间花在有价值的事情上，才能管理好自己的人生
  • 通过时间管理，我们可以获得什么
    • 我们要做不放弃时间的人，合理规划和管理，我们要做时间的主人，而不是奴隶
    • 掌握并运用时间管理的技巧
      • 用技巧，技术，工具，帮助我们完成工作并实现目标
        • 精髓在于分配
    • 打败拖延症
      • 拖延会扰乱计划，对自信心产生极大的动摇
      • 自我管理，克服拖延，通过记录和管理自己的时间
      • 减少非生产性工作时间，集中时间办大事
    • 形成有条不紊的工作作风
      • 并不是完全掌控时间，而在于降低变动性
      • 事先规划，提醒和指引人们有计划，有步骤地完成任务和目标
      • 分清轻重缓急，不管遇到什么事情，总能让工作有计划、有步骤的进行
    • 平衡工作与生活
      • 工作效率低，时间管理能力不足
      • 尽可能找到工作和生活的平衡点
  • 不同行为风格，需要不同的工具
    • DISC理论
      • 支配Domiiance,影响influence,稳健steady,服从compliance
    • D:注重目标，雷厉风行，抗压能力强，有创新精神，要求严苛，工作狂人
      • 潮汐
    • I：自信乐观，善于交际，容易被新事吸引，不喜欢做计划，无法太专注
      • 番茄，to-do list
    • S：亲切友善，行事稳健，真诚有耐心，有适应重复工作，很在意他人对自己的看法，不懂后拒绝，
      • doit.im
    • C：谨慎谦恭，有责任心，分析能力强，追求完美，容易在细节上耗费时间，常因可能的负面后果过度担忧
      • forest
  • 当心，别走进时间管理误区
    • 在短时间内做更多的事，提高效率
      • 重点是完成的事情是否与目标计划相一致
      • 质量高于数量，不要做大量没意义或根本无法完成的任务
    • 一定要找个完美的工具才可以开始
      • 关键在于发挥人的能动性和自制力，工具只是辅助
      • 重要的是根据情况做规划，按规划安排时间
    • 时刻像机器人一样按计划行事
      • 把需要做的事安排好，然后没压力的做一些自己喜欢做的事
      • 给自己留上些机动时间，
    • 大忙人才需要时间管理
      • 帮助大忙人有条不紊的处理琐事，要事
      • 为什么不忙，没有目标？没有价值感，
      • 多做有意义的事，专注注意力，寻找目标
• 第一章：时间分配法则
  • 1，掌握80/20时间分配法
    • 掌握最关键的20%，也就掌握了另外的80%，先处理最重要的工作
    • 时间象限
      • 1，重要且紧急
        • 突发性
        • 原第二象限，因没有及时处理，转到第一象限
      • 2，重要但不紧急
        • 年终总结，工作计划，项目计划
      • 3，不重要但紧急
        • 如日常琐事，电话，投诉
      • 不重要且不紧急
        • 现在或将来做不做，不会对工作产生较大影响
      • 把20%的时间投入到1，2，象限，完成80%的要事，剩余时间在考虑处理其他事项
  • 2，时间管理与短跑理论
    • 在短跑时，感觉体力耗尽，感觉跑不动时，给自己一点积极的心理暗示，再坚持一会
    • 通过自身精神激励的重复性兑现，最终固化内在的行为习惯，实现改善注意力，提高效率的好方法
    • 步骤1，选定目标：平时想做，但因缺乏意志力而没做成的事
    • 步骤2，当一做行为或想法重复21天，就会变成一个习惯性的动作或想法，执行时间不能少于21天
    • 步骤3,暗示巩固,每次完成目标后，暗示自己下次时间可以稍长点，行成习惯，不需要刻意坚持
    • 关键因素：
      • 刚开始要保持一定的频次和质量，完成情况高于前一次
      • 每天重复做，且每次多做一点，形成习惯，量变引发质变
  • 3，时间管理中的墨菲定律
    • 怕什么就来什么，事情有变坏的可能，不管可能性多小，它总会发生
    • 启示：容易犯错是人与生俱来的弱点，无论科技与手段，总会发生
    • 如果发生我们应该坦然面对，总结经验，尽量弥补错误，而不是忽略或掩盖事实
    • 1，事先周密计划
      • 不像表面看起来那么简单
      • 了解清楚事性的前因后果
      • 设想各种可能发生的情况
      • 判断事情发展的趋势
      • 尽量减少小概率事件的发生
    • 预留出一定的时间
      • 事情实际花费的时间通常比你预计的长
      • 庞大，复杂，不熟悉，没把握
      • 即使你事先想得很周到，还是有可能在你意想不到的地方出错
    • 建立应急预警机制
      • 提前做好应对策略和解决办法，必要时组织模拟演练
      • 即使发生，也能迅速解决，避免事态扩大，产生严重后果
  • 4，利用好15分钟法则
    • 因拖延症，无法进入工作状态，总拖到最后
    • 1，明确自己要做的事
    • 2，把所有干扰因素排除，让它们至少15分钟内不来打扰你
    • 3，尝试把注意力入到要做的正事上，并坚持15分钟
    • 4，15分钟后，看自己是否还能坚持，是，那么继续，不，放弃或做其他事
    • 有效的原因：15分钟时长合理不会感到压力，排除干扰更专注，灵活自由度高
  • 5，记录你的时间日志
    • 感觉很忙，时间不够用，每天时间都去哪了？
      • 通过备忘录或笔记，随时记录
    • 1，首先要明确任务，把计划要做的事情一一罗列出来
    • 2，赋予每项任务意义，为什么要做，要达到什么样的目标
    • 3，预测每项任何完成需要的时长，按重要程度分类
    • 4，每完成一项任务，记录实际所花时间
    • 5，一天结束后，及进分析总结
  • 6，设定好时间结束点，最后期限
    • 作用
      • 随着最后期限的到来，当事人内心的焦虑和压力会骤增，会下意识地寻求尽快解决问题的办法，或改变自己原先的主张
    • 如果不设置最后期限，一项任务可能会一直被拖延下去
    • 没有明确时间要求，人们会把时间和精力放在旁枝末节上，因拖延而变得毫无效率
    • 了解一般要花多长时间，这样能帮助我们设定更精确合理的时限
    • 不同属性相应调整
      • 难度较小，较熟练的
        • 时限提前
      • 创意，沟通类的
        • 不宜太短
  • 7，让你的时间安排头轻脚重，日程安排
    • 一天刚开始，注意力难集中
      • 容易做，花费时间少，不太费头脑
    • 前面工作热身后，进行状态，注意力集中
      • 有难度费时，效率会更高
    • 1，任务多时，分清轻重缓急，不能用难易程度及花费时长来衡量
    • 2，相对而言，并不是把小事放前面，难事放后面
      • 因人而异，关键是注意力
    • 适用于小的时间估，如一天的上午或下午，一周或一月的某几天
  • 8，每天留出一点弹性时间
    • 时间管理目的：在有效的时间内，更加专注和高效完成更有意义的事情
    • 时间太满：超出极限，没有弹性，紧张，不舒服，难坚持，会拖拉，抵触
    • 每天预留至少一小时
      • 以不变应万变
    • 把必须完成的工作提前完成
      • 有计划外的事情，被打断，不焦虑
  • 9，学会最大限度利用业余时间
    • 可自由支配的时间，除去睡觉，工作，吃饭等时间，是一定的
    • 1，利用成本思维分配时间
      • 像金钱一样，投资（有回报，运动，看书）和消费（没了，看电视，视频）
    • 2，给自己定一个目标
      • 监督机制，不能视心情而定
    • 3，重视你要做的事
      • 没有动力坚持，是因为没有足够重视
      • 重视且持之以恒地坚持你想做做的事情
  • 10，精力周期分配时间
    • 时间管理就是自我管理，精力管理
    • 精力状态是有规律可循，遵循规律安排我们的工作和休息时间
    • 1，一小时周期：注意力：40-90分钟，工作一小时，主动休息，恢复活力
    • 2，一天周期：
      • 早上，脑神经高度活跃，适合计划性工作
      • 上午，精力充沛，大脑保持严谨且周密的思考能力
        • 富有挑战性和需要创造力的工作，更高效
      • 下午，精力减弱，工作动力下降，适合沟通性的工作
      • 睡前1小时
        • 大脑记忆力最佳，学习或处理需要记忆的工作
    • 3，一周周期
      • 周一，工作规划或分派任务
      • 周二，进入状态，处理一些棘手的问题
      • 周三精力充沛，思路活跃，头脑风暴或战略决策
      • 周四，意愿下降，开展沟通性的工作效果更好
      • 周五，心态放松，梳理一周的工作，需要决断的事情迅速处理
• 第二章：时间管理：目标任务完成法则
  • 11，制定周/日目标
    • 具备时间意识，懂得时间管理，善于制订计划
      • 成为做事可靠且效率高的人
    • 制定周/日目标
      • 克服懒惰，拖延，畏难情绪
      • 具有目标感和紧迫感，进展一目了然
      • 把一个大目标，分解成一个个小目标，不在感到遥遥无期
    • 方法
      • 每周最后一天，周目标清单中列出计划要完成的所有任务
      • 一天结束时，把周目标中的工作挪到新的日目标列表中，成为第二天的日目标
      • 一旦完成当天目标，不再额外增加任务
    • 计划得当
      • 日目标
        • 3-5项为宜
          • 任务完成后，可以休息，不必超前完成任务
      • 上午都完成了，晚上还没完成
        • 计划不当，不知道每项完成所需时间
          • 调整
      • 生活日志，记录每件事开始和结束时间
        • 初步把握
          • 更具可行性
  • 12，SMART目标管理原则
    • 判断哪些事情需要去做这后，把这此事情变成一个合格的目标任务
    • SMART，彼得.德鲁克 《管理实践》
      • 防止陷入｛活动陷阱｝
        • 只顾低头拉车，不抬头看路，忘记主要目标
    • S-Specific 具体的，目标必须是明确的，要用具体的语言描述出要达到的行为标准，
      • 越具体越好，如业绩提升5%
    • Measurable 可测理的，是可衡量的，有明确的数据，作为衡量目标是否达到，如果无法用数据衡量，就无法判断目标是否实现
      • 业绩考核在85分以上
    • Attainable目标是可实现的，不能太高或太低，太高无法实现，打击信必，太低，容易，放松懈怠
      • 合格的目标，在能力范围内，有一点挑战。
    • Relevant目标必须和主要工作紧密相关，对工作的助益效果明显
    • Time-bound目标必须有完成的期限
      • 拖延，不得于考核，不公
        • 根据轻重缓急制定时间，定期检查，及时调整
  • 13，长期计划与短期计划相结合
    • 缺少长期计划是很多人管理不好时间的主要原因之一
      • 长期
        • 每月
        • 每季度
        • 每年
        • 数年
      • 短期
        • 每小时
        • 每天
        • 每周
    • 缺少长期计划
      • 迷失在日常琐碎事务中
      • 看不清前进的方向
    • 1，年计划
      • 设计下未来一年要实现的目标
        • 可以先简单的列个大纲
        • 不必做得过分详细，以免计划跟不上变化
    • 2，月计划
      • 承前启后，与年计划相辅相成，与周计划相得益彰
      • 对年度大目标进行分解划分到12个月里，每个月在进一步分解到每一周内
      • 月计划要尽量详细，最好具体到每一周要完成什么样的目标
    • 3，周计划
      • 与月计划类似，是将目标逐渐细化的过程，根据月计划及年度计划去制定
      • 要把一周内的日程安排都考虑进去，应加入临时性但重要的工作
      • 一定要有明确的目标，完成方法，开始和完成时间
      • 如果是团队，还要具体到责任部门及责任人等
    • 4，日计划
      • 时间，内容保持一定的灵活性，或提前准备几套预案
      • 确定性工作，前一天从周计划挪到第二天的计划中，或当天开展工作前列出来，明确目标
      • 不能把明确的目标安排得太满，预留出灵活时间
    • 注意：
      • 存在内在逻辑，不能孤立对待
      • 要考虑长远目标，更要落实到日常具体行动上
      • 一旦制订好，坚定的去执行
  • 14，六点优先原则
    • 职场中的消防员，不断的救火
      • 分不清轻重缓急，忙乱，自己疲惫不堪，毫无效率
    • 1，把要做的事和平时常规要做的事一一列出
    • 2，按照重要程度依次排序
    • 3，全力以赴做完第一件事，第二件事，直到做完
  • 15，剥洋葱法和多权树法
    • 明确的目标给我们带来安全感和力量感
      • 大目标一步步分解，小目标细化到具体行动
    • 剥洋葱法
      • 大目标分解成小目标
        • 分解到最后一步就是行动
        • 实现目标的过程相反
          • 从小目标到大目标，层层递进
    • 多权树法
      • 人生目标想象成一棵大树，每一级目标相当于分枝，要做的事就橡每片叶子
      • 小目标完成了，大目标也就实现了
    • 参考步骤
      • 写下自己要实现的一个大目标
      • 明确实现条件，列出充分条件和必要条件
      • 完成上面的条件，需要哪些小目标，完成小目标需要哪些条件
      • 以此类推，直到画出所有树叶，完成分解过程
  • 16，目标导向法
    • 以结果为导向，寻找解决问题的办法
    • 以期望的目标为基础，由后向前推导的一种方法
    • 先定目标，再分析现有条件的瓶颈和制约，然后缺什么，想办法补什么
    • 从目标向前推，很多难题迎刃而解，
    • 条件导向法
      • 只从现有条件出发，有多少条件做多少事，让条件决定结果
      • 不敢给自己定大的和非实现不可的目标
      • 遇到就开始修改目标
    • 扭转条件导向思维，用目标导向来训练自己
      • 先给自己定下一个非实现不可的目标，或远大，暂时难以实现的目标
      • 从自身条件出发，分析阻碍实现的条件有哪些
      • 全力以赴解决不中的地方，为实现目标扫除障碍
      • 遇到困难时不要随意更改目标，要迎难而上，直到实现目标
  • 17，九宫格日记法
    • 先画一个九宫格，填写需要平衡的方面，如事业，健康，家庭等
      • 填写任务并分配相应时间
    • 一天结束后，在对应空格中填写上第二天要达到的目标
    • 好处
      • 思考和平衡生活中的各个方面
        • 时刻提醒关注点
      • 简单明明了的记录自己的心得和目标
    • 注意
      • 尽量让每个格子都有目标
        • 一直空着，安排失衡，需要引起重视
      • 每个格子的目标不要超过3个
        • 精力有限，不宜过多
  • 18，吞青蛙法
    • 解决最棘手，最麻烦也是最重要的事情
      • 通常难以完成
      • 容易产生畏难情绪而导致任务被拖延
      • 如果不处理，越聚越多，影响较大
    • 1，明确自己的青蛙是什么，不要吞错了
      • 从计划中找必须攻克的难题，列举出来，找出其中最重要的三件
      • 将青蛙放在工作效率高的时间段解决
        • 原则上越早解决越好，但要具体分析
        • 最好放在工作效率最高的时间段内
      • 如果青蛙太大，可以先切分一下
        • 不能一下子解决，先分解成一个个小任务，每次解决一部分
  • 19，建立停止清单
    • 任何清单，需定期整理
      • 清单过多，没有规划及重点
        • 影响做事效率，让人困惑
        • 可选项过多，增加负面情绪
      • 突出重点
        • 停止做那些不那么紧急和重要的事情
          • 停留在清单中
            • 平添失败感和挫折感
    • 1，不要净头脑风暴产生的各种灵感或偶然出现的想法放进清单中
      • 有了成熟的计划或行动方案后在考虑列入清单中
    • 2，请将琐碎的信息和计划暂时放时停止清单里
      • 以免大量低价值，低产出的事情影响工作效率
    • 3，不要把宏伟的意愿和计划列入每天的行动计划
    • 4，请将一些不明确的任务移出清单
      • 如打电话
        • 要列出给谁打电话，打电话干什么
  • 20，分清日常工作和非日常工作
    • 非日常工作会推迟日常工作，影响计划
    • 日常工作
      • 在上班时间段需要做的事
      • 在非工作时间需要做的事
    • 要辩证的看待，不能一概而论
    • 工作是为了更好的生活，合理分配时间比例，分清主次
  • 21，将小事集中起来处理
    • 不在琐事上浪费时间，他一定能完成更多的事情
    • 拼命把每一件小事做得完美无瑕，因此在大事上总是一事无成
    • 因琐事而忘记了目标
      • 主要精力耗费在一些随时发生的事情上，
      • 终日漫无目的，毫无效率可言
      • 要学会支配工作，而不能被各种杂乱的工作左右
      • 无关紧要的事可以放在一起处理，或固定的时间段集中处理
      • 把宝贵的时间用在最值得花费的地方
    • 如何做
      • 快速判断每件小事的价值，花费的时间及合适的处理时间
      • 排序，重要的先处理
        • 不重要的先放一放，集中处理
      • 不过度追求完美
        • 每件事情做到完美，那是在浪费时间
      • 立即行动，别把大量时间花费在思考如何做上
        • 而是马上行动，争取一次解决，杜绝返工
  • 22，标准化输出工作任务
    • 按照一个标准输出工作任务
      • 很大程度上可以避免一些不必要的错误，提升工作效率
      • 大大的节省时间，还能出色的完成任务
      • 需要积累，吸取教训，总结经验，完善工作流程
    • 工作任务流程化
      • 1，学会判断任务优先级
      • 2，坚持做日周工作计划和总结
      • 3，每项工作结束后，仔细梳理一遍，想想哪些还可以再做优化
      • 4，注重沟通方式，如遇重大问题或疑难事项要反复确认，以确保万无一失
      • 5，建立未完成事项提醒
• 主题
• 主题
• 主题
• 三者平衡
  • 长远规划
  • 当下实践
  • 回顾过去