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GTD终极版笔记：GTD效果往往取决于你做薄弱的那部分
这是一篇关于GTD：GTD 效果往往取决于你做薄弱的那部分的思维导图，GTD系统的优点在于它能够帮助你摆脱杂乱无章的思维状态，让你更加清晰地知道自己要做什么、怎么做以及何时做。通过实施GTD，你可以提高自己的工作效率、减少压力和焦虑感，从而更加专注于实现你的目标和梦想。
编辑于2024-07-19 06:59:33- 自我提升
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GTD：GTD 效果往往取决于你做薄弱的那部分。
序言
1、现代人的困境：竭尽心力，却依然遗漏一大堆事；无法专注与既定的任务安排，手忙脚乱顾此失彼。 信息爆炸，新工作杂乱应接不暇 工作界限不清晰 工作范围不断变化
2、本书特点：1全面认识GTD流程，以及了解执行GTD所需的时间和精力； 2.给出保持Gtd习惯的具体行动建议。
3、目标： 0.消除工作和生活的压力和焦虑，获得从容感，对生活的掌控感
4、方法的3个特点： 1.收集所有有需要处理或者对你有用的事情（现在的、以后的、某一时间段的；大的、小、不大不小的） 2.在接手任务的前期就进行分析和决策，以确保随时都有一个 可以执行 下一步行动的 可行清单（清单名字就叫“下一步行动）。 3.管理、协调所有相关内容。履行你在任何时间点对自己和他人做出的各种承诺
5、适用范围： 1、GTD方法 适用范围大，跨文化，夸专业，工作生活通杀 2、新技术层出不穷，但原理不变。然而新技术也有坏处：信息过载、选择过剩 削弱了我们主动 收集、组织、评价有意义内容的动机 。为避免工具 过时，导致案例与当下工具不同而造成理解困惑，因此案例采用通用模型（更加原始的工具） 3、实践可立即见效，例如2分钟法则、认知科学研究的信息证实了GTD的有效性（14章）
6、学习建议
1.可跳读，略读正文
2.用质疑的态度去学习，用实测去证实理论的有效性。
3.书中方法简单易行，大胆尝试。
一位客户的来信“当我习以为常地采纳书本中的各项原则时，它拯救了我的生命；当我一丝不苟的运用他们时，它改变了我的一生。这是一种疫苗，可以预防日常生活中出现的临时救火现象”
要去实践书中的方法理解将更加深刻
4.完整地、系统的运用这些技能
大多数读者尽管 略有基础，仍需要做出调整，收益是巨大的。
5.刚开始会很累，一旦学会熟练，就变得快乐和无压力。
循序渐进，不可渴求一口吃成大胖子。
培养习惯、孰能生巧
6.温故而知新，每次都会有新认识
第一次阅读，没有实践解决问题，很难有更深刻的体会，实践后才来阅读，会有新的反（学不是则罔，思而不学则殆）
PAT1：搞定通向从容之道
为什么有些事情总萦绕在你的心头：
我们被许多自己达成的协议所困扰，正是这些 “未完成的事情”时不时在脑海中盘旋，压迫着我们，大脑会不由自主记录下 未尽事宜，并不断的提醒你，干扰你，降低工作效率，比如换个灯泡、根除世界上的饥饿
你不知道明确的结果是什么
还没确定下一步行动是什么？
例如任务清单上的“妈妈”，“银行”，这些模糊的材料，只会让你压力更大，不会变得轻松。
没把预期结果和下一步行动的提示存入 可靠的系统中，确定行动提示会在恰当的时候提醒自己行动
思考时像个智者，行动应该像个傻子
人脑子有两套系统，1个在思考时只想做 高瞻远瞩的智者，只想高屋建瓴，规划未来不想行动。 1个在行动时，只想当个傻子，只想按照确定步骤办事，不想费太多脑力。
行动时凭借之前 深思熟虑的安排，照章执行就好，凭直觉。
该怎么做的？管理承诺的要求
学会对承诺加以限制，可以环节压力
1.将任何认为还没完成的事情（或念头） 放入一个 客观的体系中，“文件夹”，必须经常回访和清理
2.明白工作到底是什么后，还必须做出判断，你希望得到的理想结果是什么？事情怎么才算完成了呢？需要采取什么行动来推动工作进程.必须将材料 转化成，明确的目标和可操作的下一步行动
3.必须经常回顾 已经保存好的 行动相关的提示信息。
如果不做到以上3项，大脑会不由自主的不断去提醒你，抢夺你的注意力，当你确信完全掌握控制各种事物的时候，才有清爽状态从容的去考虑 诗和远方。
第四章、准备工作：确定时间、空间和工具
梗概
从概念框架和有限的应用，导入到全面实施
初次阅读，许多细节内容可能比较难理解或执行，不过如果你决定全面执行，至少需要2天，不断利用相关内容知道你的每个行动步骤
下定决心 全力以赴
不用犹豫是否全面执行，全面执行的收益 是非常巨大的，即便不全面执行，使用一点点也是很有收益的。 哪怕最起码的2分钟原则都让很多人包括高级管理人员感到获益匪浅
娴熟的工作方法就是建立一个融入你工作生活方方面面的 系统并付诸实施
若想得到实质性的个人提升，建议关注细节，全面遵循下文给的各种建立。结果会让你惊叹不已
微行动：“放在门口”“穿上运动服”，降低抵触，用行动来让感觉良好 ” 还有就是：”拿出日程表看看马上就会感觉轻松点，思路更清晰，做事更积极“
用3分钟时间认真思考令你有心重重、坐立不安的事情写在白纸上，你一定会发现 奥，天那，我必须要考虑一下
预留时间
1、足够的时间时间：安排整段时间来专门启动，条件允许，安排两天时间 （如果抽不出时间，也不要因此推辞行动，我建议的任何行动都会产生效益，用一点有点的好处）
收集过程会用6个小时
理清和确定下一步行动的过程，很可能会不知不觉消耗过去8个小时的时间
收集和处理的工作可以分在执行在不同的时间来做，会更容易些
2、场景和工具：一个工作区，包括适宜的家具和工具 工作区安排合理、简单有效，使用时会大大降低心理的抵触，甚至还户吸引你坐下来投入工作，并加快你的工作节奏。
3、确保不被打断：最好选择不被打扰的时间，比如周末或假日，若是其他时间（比如工作日）也要确保自己整个过程不被打扰 若选择工作日确保没有任何 打断的事情，比如预定会议什么的，电话都转语音心弦。 不建议工作日下班后来做，体力根本扛不住，另外还有手头的事情还需要处理
为什么这么做隆重？ ①首先是因为 我们在收集和 处理大量的事项需要花费比较多大精力，若被打断容易产生挫败感，降低效率，增加更多的时间成本。 ②不被打断，你会感受自己的控制能量空前的提高， ③全面集中收集后，以后需要处理的事就少了，就可以利用间隙来收集和处理了
准备工作区
梗概
选择区域：工作场合 或家中的私密场合（至少得有一个） 工作区域的基本要素：书桌和可以放置工作栏的空间 专业人士新增要素：电话、充电器、电脑、资料夹、文件夹和参考材料价等。 有的还可能需要打印机、白板，或者多媒体会议设备等。某些要求全面的人还希望防止一些器材，以兼顾他们的休闲活动和兴趣爱好。
你需要 行动基地的私人空间。你可以在任何能真正开展工作、处理事物的场所，最好从主要场所起。每个人都必须建立一个特定的控制中心以便处理一切事物
即使你是在公司办公，在家里仍然需要一个工作区
花上一个周末时间在家里打造工作区吧
移动中的工作区
不要共享工作区
准备好你想要的工具 一些基本的管理工具
资料存放托盘
白纸
便利贴、回形针、订书机
打签机
文件夹
日程表
废纸篓或循环垃圾桶
你需要计划手册吗
构建一个归档系统的关键要素
梗概
缺少一个高效的资料归档系统，将是提高个人管理系统效率的最大障碍。如果资料归档系统在速度、功能和区位性方面有所欠缺，整个信息收集过程就会令你苦不堪言。 存档太慢，或提取太难，潜意识就抵触。 不管理就杂乱，扰乱心智，材料会抢夺你注意力 要给所有的物品和资料找到归宿。并起名分类，特定活动 专门分区
作者一般会用长达3个月时间 来打磨最佳的组织结构
一般性参考资料系统的特点：包罗万象——各类期刊、笔记便条、传真信件、论文讲稿、文件乃至门票、钥匙、卖家俱乐部会员卡、U盘等有型物件，基本上涵盖了所有任何不能纳入专用归档系统的东西。
给文件贴上便签，提示如何分类 交给秘书。
当然这里也可不包含那种可自成体系的东西，比如大型软件的说明书，或者研讨会资料之类东西。
专用参考系统的特点：明确分类，并且可以建立索引的资料，比如 合同、财务记录、患者病历或其他类似资料。
成功归档分类的要点
便捷：触手可及、精简，归档过程不超过1分钟， 一旦你花费超过1分钟，你就户抵触这个过程，就会随手一放资料，慢慢的整个系统又开始失控混乱，丢东西，找不着东西。
@《上瘾》 归档工作需要的能力越多，你就越抵触，行动的可能性就越小 如果每次存放文件都得起身，或者不得不在电脑上搜索几个位置，才能安置你的文件，你就会随手把他放在一遍从而放弃归档。同时 你会对处理工作栏的资料产生抵触情绪（因为你知道，那里面有一些文件可能需要归档！） 案例：我培训很多人，他们坐在椅子上，转圈就可以归档或提取多个抽屉的资料，不用满屋子乱窜。
有趣、好用、完整 否则你会觉得 归档是一件难事，会抗拒，比如你看着堆积如山的资料，本能上都不想去整理。 一旦用起简单明晰的 系统后，你就会很乐意归档分类（先苦后甜）
归档带来莫大的成就感 哪怕是一张料擦的笔记，归档到系统的时候，成就感也不亚于一大摞正式文件。组织和管理文件需要花费大量精力，人们平时要么不保存，要么胡乱地赛道柜子和抽屉里。 若此类信息都可以通过网络即时获得，而且也不需要打印，那就没必要创建 一个不必要的系统副本了。
按字母排序（或者按拼音排序）
按照工作类型或不同领域进行分类的缺点：容易忘记某一材料的具体分类，导致很难找到
按照字母顺序排雷的简单系统可以根据 主题、人、项目或公司加以细分。 即便使你忘记了放在哪儿，也只面对这三四个可能的选项。 比如说“园艺-花盆”和“园艺-想法”，这些都可以排在字母G的下面。
谨防数字化 的只写综合征（酿成数据黑洞垃圾场），不要全依赖 搜索引擎 必须对信息加以评估和巧妙运用，不要依赖搜索功能，必须组织分类条理清晰，删除无用垃圾。确保 提取和存档的便捷 数字存储 位置太多，有容易大量存储，导致参考混乱不堪，基本上也不回顾和使用，变成垃圾堆放仓库。
若某主题或项目想需要过多的细分资料，就可以考虑 自立门户专门成立抽屉、或柜子或数字目录。 若有型资料占不到半抽屉那么多，还是纳入字母排序的归档系统中。若是数字分组，就可以为他单独列出一个子目录。
子项目资料太多就专门成组，若不太多就不要单独分类，因为层级太多搜寻着太累了
手头常备大量空文件夹，能够随时便捷创建文件夹，避免归档 时工作停滞不前。避免断料）
确保有方便存储的巨大空间
要让抽屉里存放的有型资料 少于3/4。 如果抽屉都塞的满满的，你的潜意识里就会排斥资料的存入。结果就会使得应该归档的资料堆积如山。如果发现抽屉快慢了， 利用碎片时间清理空间。 我就会利用等待电话接通的时间动手清理、无论何时，如果你注意到了数字空间，就可以随手检查和清理。
不能只增加储存空间，不 组织资料优先级和清理垃圾。 若是抽屉满了，不要只增加新抽屉，还要要先考虑 资料 使用频率的优先级，要把 常用的放在触手可及的地方，要把低频的放在 视线之外，要把没用的当做垃圾清理。 设置一个专门存放不常用资料的地房，放在视线之外，避免干扰你的注意力 比如说完成的项目记录、处理完的客户文书、虽然不常用，但是确实需要你日后查询，所以还是把它们放得远一点吧
用自动打签机来标注文件夹
标签让每个人都能快速 看懂文件夹是什么 名场面：放在会议桌上的文件有标签会让大家看着都很舒服；当你打开抽屉时，眼前呈现的是按照字母排序的目录。 会让你爱上归档。
至少一年整理一次归档系统
定期整理，防止资料变的混乱，防止资料石沉大海被遗漏 舍弃：重新审视资料内容，舍弃那些时过境迁没用的资料。 作者一般利用注入电话接时，或等待会议这样的碎片化时间进行整理。
建议所有机构设定一个 “整理日”，每个人获准进入全天清理模式。 围绕自己的电脑桌和办公室展开 所有人身着休闲服和运动鞋 收集时静音收集，专心清理积存的东西。 处理财务票据，无论假期还是年底或春季报税期，都可以把前一年的财务票据整理好。
作为成功因素本身的归档工作
虽说参考资料和辅助资料不是 紧急重要的事情，但如果脑海和现实中 充斥着 意义不明确，分类不清晰的材料，就会干扰你的注意力 注入这样的思考就会干扰你 “这是什么？”、“他为何此时出现？”、“我应该怎么处理？”、“现在我应该访问那个地方”
因此要严格的维护储存系统的秩序，方能获得掌控感和专注感，需要做以下几点 参考资料分类界限明确， 内容规模大情况下也要 便于管理，变异快捷入档、和读取，
最后一件需要准备的事：留专门时间来建立工作区，期间 处理或推迟其他事情，全力集中， 把需要立刻处理了当场处理，把可以推迟的先收集再随后处理
横向5步骤
注意
想要控制所有事情，就必须让5个独立阶段 必须涵盖所有事情，无论什么情况下，所有公事和私事，新问题，新变化
必须整体使用，才能获得更高效率。
进行，不要试图一口气完成 常见错误1：开列清单时，只按照 重要 紧急去分类，却没有具体的行动方案，又让它成为意见悬而未决的事情，先走5步流程，自然梳理出“组织整理”和“确定优先级”
识别和提升薄弱环节，5步任何一个环节出现不及格的地方，无论在哪个时间行动，效果都不理想
投入大量时间，该阶段通常花费1-6个小时，有的人不掌握要领需要花费20个小时以上。如果想捕捉所有未竟之事，可能需要更长。
第五章、收集阶段：归拢材料
注意事项 一般情况下彻底完成收集工作后再处理材料 不用每时每刻都收集所有资料，可以抽时间专门集中收集，除此之外，其他任何时候产生的念头也要及时捕捉。 花1-6小时收集。
收集工具
有型文件夹
用于存放纸质和其他资料的容器
塑料篮子
木质篮子
皮革
金属编织的篮子
可存放事物
新建
杂志
回忆记录
公司报告
票据
收据
储存卡
名片
没电的手电筒
等等
书写纸张或记事簿
活页
装订笔记本
卡片
便签
随时记录想法，满足习惯就好
电子产品
录音设备
电脑
手机
等等
电子邮箱和短信
组合使用 各种渠道可以相互转化和统一
将白板和白纸的信息输入电子系统
将录音打印出来。
渠道不断变化，不变的是 都视为收集栏。
影响成功收集的3个必要条件 1.不加分辨的让每一件悬而未决的事情都储存在收集系统中，而不是大脑中 2.收集工具数量越少，越容易控制，及时将 材料收进 收集栏，切勿胡乱堆放，避免遗漏 和后期更难整理。 3.必须定期清空设备，要让收集栏 保存在一个 低位水平。清空不是完成，而是走下一个步骤：事情的意义是什么？下一步行动是什么？不要随意丢弃 材料，要按照流程进行分类不让资料长期存在于收集栏，他会再次回脑海（因为你清楚哲学需要处理的事情还没完成）
收集过程可能遇到的问题和对策
外在收集：搜寻所有犄角旮旯
那些东西不该动 日用品、参考资料、装饰品、办公设备
不要忽视物件，他总消耗你的注意力是因为你没有决定怎么处理它，还是放任不管，比如名片，等等资料
即便熟悉的东西，知道里面有什么也要放进收集篮。
从办公桌开始 堆积如山的信件、备忘录、报告、阅读材料； 便利贴、收集到的名片、收据、回忆记录、需要对设备的处理 写字条放入收集栏
办公桌的抽屉
柜子、台子的表面和内部
墙板、墙壁和书架
设备家具和房间设施
其他地方
内在收集工作：清空大脑
记下所吸引你注意力的事情（若已经被收集就可不写了），建议如下 ①白纸 每张纸只记一件事，方便以后 每次专注一件事，也留有空间写下细则 方便你在处理的时候不被其他事情干扰而专注于这件事情。 ②宁滥勿缺不需要任何拘束：只追求数量（不遗漏），任何荒唐想法都要记录下，例如治病改变全球气候措施，先发散随后再定夺
在完成事物收集后，大概话20到60分钟进行头脑思绪捕捉至纸上。发现这些事情都很随意，琐碎的小时，重大时间，个人私事工作等等，没有任何次序而言
用于 挖掘你潜藏 未尽事宜“引子清单”，一旦有所发现立马记录投入工作栏。
职业方面
已经启动未完成的项目
需要情动的
。。。。
收集的成果：大脑空空如也，工作栏满满当当，纸质资料各种物品，以及电子信箱中的邮件应有尽有。
第六章：理清阶段：清空工具栏，处理过程的关键问题：“下一步行动是什么？”
0.梗概 清空不意味着完成所有工作，而是明晰收集每样东西 他是什么，意味着什么，需要采取什么样的行动。 参考流程图，将材料转化成具体采取的下一步行动，任何一个悬而未决的事情都会迎刃而解。 对每件事确定下一步行动，去挖掘去 筛选，快速果断进行思考，棘手的可慢下来
0.1处理阶段的原则： ①一般从最上面的一项开始，后进先出可以处理最近的结果性事项，意味着同时处理了前面的事项，比如电子邮件特殊。 紧急情况下，可跳过顺序用搜索。 ②一次一事，避免自己总跳过事项，遗漏，导致他们再次回到办公桌上。例外：多任务处理，有些人需要 转换一下注意力可提高效率，但是仅仅在你能立即出所有问题的时，而且不会逃避2分钟时间才能做的决定，他才奏效。 ③永远不再放回工作栏
如果需要采取行动，具体行动是什么？下一步行动必须是可执行的具体行动
0.2分清任务（材料）和行动的区别
清扫车库：是的，我只需要走进车库，动手收拾一下、不，瞒着，车库里还有一台冰箱，我必须先把它处理掉。我应该问一下约翰，看他要不要
报税：但是我现在还不能开始，我必须那会上次投资收益文件之后才行，在这之前我什么也不能做，因此……因此，等待从ACME信用基金取回文件至于再下一步……
打算参加的会议:我必须搞清楚，张三是否会我我们准备一个宣传资料袋，我想我需要……
新闻稿
工作情况回顾
开会，并不是下一步行动，他没有具体的行为，颗粒度还不够细
有下一步行动才算结束了对这个问题的思考，若没有下一步行动，想到这个问题的时候就还是会有心理压力
决定也不是行动，决定之前应该的行动是 获取更多信息。
一但确定了下一步行动，你就面临着3个选择
立即执行：二分钟法则（虚指） 立即完成的时间少于 保留跟踪完成他的时间，这样就能提升很多效率
不应该每天你成为“两分钟”的奴隶，只等新任务出现的时候进行处理。
即便是项目（一步完成不了的）也可以先完成 第一步二分钟内的事情，比如说 要还墨盒，一看没墨盒了，那么第一步行动就是 网上买 墨盒（2分钟完成），之后再等待墨盒回来后，再安装。
委派他人
恰当委派的几种方式
1、给对方电子邮件（微信不行吗？）：便于纳入管理系统、有记录，对接收任务的人也方便。
2、写一张字条，然后交给某人：也可纳入管理系统，让别人传递信息，写字条是最好的选择
3、给对方发短信或语音留言：缺陷为查询太麻烦，语言会失真，短信意思太模糊。
4、加入日程表，提醒下次见面探讨：适合敏感和复杂的信息
5、直接对话，当面或者打电话、发短信，即时信息都行：有效性不容置疑，但是会打断双反工作，而且没有记录
推荐顺位 从上到下
加入等待清单：跟踪委派他人处理的工作
跟踪事情的进展：加入等待清单，或放入 悬而未决工作栏，提醒这件事还没拿到结果
委派他人处理的事情都要标注截止日期
推迟执行，把任务放在你组织系统中，在日后有时间的时候完成。
如果不需要行动该怎么办？
垃圾
当所有事情放在一块时，就会清醒全面的了解哪些是垃圾
犹豫的材料可以扔也可以不扔，取决于你的归档系统是否有条理是否有空间，也取决于 你对他价值的判断，也取决于你归档空间的 在保证快速调取前提下的储存能力，比如搜索功能大空间，以及良好的分类管理。
保存这资料有必要吗，有没有更加便捷提取的途径，会不会导致我的系统混乱，如果是的话，当垃圾扔掉
待酝酿的事物：有些事需要在指定的时间提醒。
几种不确定行动的情况
以后的事，有条件考虑做
以后的事，到时需要行动
现在的事，先不做放到以后决定
以后的事，需要某时刻提醒做决定。
以后的事，没时间考虑
1、加入“将来/或许”清单
2、把他们的提示内容写入日程表或者“备忘录”
目的为了摆脱这些事情的压力
参考资料
把希望保存的资料及时放入 存档系统
存档系统要求：少于60秒，让你乐于使用，就在你手边。
忙碌工作中，如果归档系统不够简单、快捷、和有趣，你就不再会用他了，转而有开始堆积资料，令人头痛
归档”而要立刻归档，因为不能及时归入系统，很快你就不想用归档系统了
即时贴标签，纳入归档分类系统
高效运行的归档系统是整个系统的最大瓶颈
储存原则 ：在需要时候能毫不费力的找到
若归档过程繁琐缓慢，可能不想归档而随便摆放
分类要有明确的分界线，能够区分哪些可以采取行动，哪些不可以。
我们的数字 仓库也要也要 严格管理，定期修正数据组织形式，保持及时性和实用性
电子邮件 也要明确分类管理
如果心中还惦记归档系统，就应该纳入收集栏，转换成材料，创建项目，导出下一步行动。
剩下悬而未决的事物
已经完成的事情
处理垃圾
归档资料
执行大量的两分钟事情
委派给他人
剩下的事情术语悬而未决的事情
委派他人：等待结果，持续跟进
推迟执行
这些任务还需要进步组织分类，下一章讲
将一步完成不了的事情 升级为项目
在处理材料时建立清单也行，这个时候建立也行。
为了提醒 事情未取得最终结果。
第七章：组织整理：建立好清单
梗概 1、清单之所以不管用是因为 没有分类归纳和 不完整。拥有一个完整、没有漏洞的系统，让大脑彻底摆脱低层次的思维，精力集中，不会被任何未尽事宜所 牵绊。但是需要你的系统比你的大脑更可靠，这样你才能信任它，依赖它，本章的目的也是为此。 2.组织意味着让某个事项的位置于其意义想匹配。 3.清单指的是 归纳相似物的集合，你需要的仅仅是清单和文件夹，清单的形式（常见），比如说①文件夹或容器，每页记录一件事②在一张有标题的纸上列出确切事物列表③一个保存在软件程序或数字设备中的项目列表 4、界限的重要性：没有界限的危害： ①把参考资料混入需要阅读的资料中，你就会丧失对阅读资料的兴趣。 ②把日程表的信息写入下一步清单中，你就会不再依赖日程表，转而频繁的查看 下一步清单，以免漏掉这个任务 ③如果有有一项任务你暂时还不想实施，就应该把他归入 将来清单，以便让你浏览 项目清单的时候，全身心的考虑距的行动计划。 ④如果把交代他人的事放在某个下一步行动中，执行的时候会造成无意停顿
流程图外围 8个方向，涵盖了处理材料后 可能的所有情况，综合在一块就是完整的系统
客观容器（清单）形式
纸质备忘录手册
电脑手机程序
塞满纸质文件的文件夹
举例 项目清单
活页纸 写满个人目标的一页纸
某软件应用的 电子清单
贴着项目清单标签的塑料文件夹
举例备忘录：
提示信息“3月1日后，于我的会计联系，约定一次会面，书面形式的备忘录、待办事项的文件夹或电子日程表内
每一种类别都代表着我们与自己达成了意向协议，在某个特定时间提醒我们，如果没有界限混淆起来，那么组织工作就丧失了意义
组织整理行动提示信息
纳入日程表的行动提示信息
切记，不要把没有硬性时间要求的写入日程表，给自己留白
1.新工作内容不确定，太死无法灵活安排
2. 无法完成 承诺的任务 容易泄气
3.一天里少量的有指定时间的任务可以凸显出重要性，行动时就很容易区分优先级（相较于“下一步清单”），反过来说如果一天里都是有指定时间的任务，那么久显得都很重要，很容易忽略到最重要的任务。
日程表神圣不可侵犯，必须按照日程表里的时间去行动任务，除非 安排本身变化 才能改变。
下一步行动清单：需尽力执行的行动提示（有时间尽可能做，灵活）,根据情景分类
和日程表一起构成每日行动管理的核心结构。
情景就是：完成该行动需要的工具、地点或情形。比如说某个行动需要在电脑上完成，就列入“在电脑旁”；……有些事情需要和同时张三面谈，就列入“张三”
如何确定情景分类的数量呢？取决于①所需跟踪行动的数量，数量多久分情景好读好分辨，好针对②不同行动所要求的情景差异（即能不能在同一个情景下完成，若不能就不能归入一个情景）
数量多就分情景：数量太少时，就不需要分类情景了，因为没有信息过载的负担。但是数量太多就需要根据情景分类了，比如1个“下一步行动”中有100个行动没有分类，会让你崩溃你的，会花费你大量的时间去识别和搜索（浪费脑力）
好处：充分利用你的处境，为执行任务找到最适合的场合，批处理减少切换提升效率。
比如刚好手边有电话的时候，你手里也有提前整理好的电话清单，你就可以快速 集中的根据清单进行任务操作，效率很高；当你的电脑处于在线状态的时候，你就可以根据“在线”清单办事。
常见分类
电话
非常适合行踪不定的人，当你有手机的时候
建议在清单的附近计入相关电话号码，你越容易找到这个号码，你就越乐意去行动。
RIA，我可以把电话清单都放入滴答清单的 留言板上。
在电脑旁
外出事宜
在办事时（杂事）
在家时
议事日程
需要个同一个 人物 集中讨论的事宜，可以创建“张三”清单
常见人物
老板
同事
助手
配偶
孩子
经常参加的回忆
员工会议
计划会议
委员会议
家长/教师等
特定时间段里需要见的人物
施工期间的某个负责人
阅读/回顾
目的：让你充分利用闲暇时间，去 完成那些你 确定需要阅读的需要花费2分钟以上阅读的 资料资料
要有的放矢，在处理材料阶段，根据可用精力 将乜有将没有价值的删除。
成立手边阅读专栏，和其他资料划分界限，在闲暇的时刻可以明确行动；在社交 网络也成立 阅读回顾 文件夹，方便你再闲暇的时候 阅读一下。
区分阅读资料重要性也可
组织等待清单
1.需要等待他人完成的事情，加入该清单
整“等待”在剧场预定的戏票
公司订购的新扫描仪
用户对某个提议的答复
由别人完成的事，切记不要加入 下一步行动清单，严格区分
2.一定要交代完成日期。
3.定期回顾这个“等待”清单，检查完成情况，并决定是否需要执行什么行动来推动事情进展。
等待清单的意义：对他人的承诺进行跟踪，避免他们 不兑现承诺引发的危机。
对管理者尤为重要，收集、更新、完善审阅他人承诺的清单，会令你搞到 可控愉悦。
4.在某个任务结束前，可能需要在不同清单中来回移动，
比如 给卖方打电话要求提供工程方案（转入等待），接到方案后需要看（转入 回顾和阅读），看完后交给领导（在电脑旁），再等他拍板（转入等待）
5.和等待事项负责人聊天的时候可以 根据等待清单以及 该负责人情景清单 聊一下事情的进展。（因此等待清单最好打上 “张三"的个人标签。
顺带提着 之前的事怎么样了，会大有裨益
使用原始信息作为他自身的行动提示
梗概
有些信息本身就可做行动提示，比录入清单效果更好，比如某些书面资料和电子邮件
纸质信息的管理：这都是下一步行动的情景分类，只是材料本身就是最佳的行动提示
常见 事例
阅读/回顾 栏：中的文章和出版文、文字资料等，可以把《财富》杂志直接放到这一栏中当做提示物，如果再添加进全清单就画蛇添足了
“待支付账单“把纸质账单直接纳入该文件夹就行了，这就提醒着你随时可以进行下一步操作
客服人员的服务申请：
律师那些 待处理的文件：
要考虑便携性，如果该情景的工作都仅仅实在办公室进行，可以就仅仅放在办公室即可
要对下一步不同操作情景进行分类，避免每次启动都要判断下一次行动是什么
某个客服接下来需要打个电话，就应该归类 电话 情景文件夹
如果需要录入电脑就录入“电脑旁”文件夹
电子邮件类提示信息的管理
可做单独GTD系统，也执行GTD流程原则
电子邮件可以当做独立的系统，不需要提取出来，因为他本身就有很强的行动提示，再加上很好的存档系统。
创建@ 行动（下一步行动的分支），置顶
紧挨着创建@等待，把需要跟踪的收件放入或把发出的复制抄送到此，提醒你要追踪事情。
对收件箱也遵循GTD流程，定式清空（特别使用2分钟流程） 组织，回顾，执行
要把散落各处的提示信息全部 确保在视野不容易被遗漏，不管是软件清单还是邮件，还是 纸质的情景清单，每天都要审视检查。
让所有的提示信息都妥善保管在视野范围内，不容易被忽视
电子信息不如址址信息的是，电子信息容易被异常，而纸质的总是恒定的在那展示着，比如 试题文件夹 纸条，阅读回顾栏等。
组织项目的提示信息
梗概
格式尽量简洁，像行动清单一样就好，或者是电子清单，或者是一张纸（写着项目清单也可）
项目清单
定义：一步不能完成的工作
需要提醒机制，避免重新回归的大脑中
一开始不需要区分顺序（优先级排列），记在1张注清单上即可。经常回顾，确保制定下一步行动
项目需要执行下一步行动，因为项目是目标，无法直接执行目标
一开始不要细分 不同领域的项目，不细分可以更加一览全貌。
保存项目规划的资料清单（项目辅助资料）
项目清单是索引，对应各个项目文件，项目文件的细节、计划、辅助资料都应该分门别类放在独立的文件夹中，或电子文档，笔记本或活页文件夹中，目的要处理项目的时候方便 查找和调用。
可以将辅助材料和 参考资料放在1个系统中，区别是项目资料 ，使用更加频繁，因此项目资料还是独立存放对应 项目清单 最容易查找和调用
存放方便性建议
有良好的运行的 调用快捷方便的系统可以放在视线内，比如有道云笔记
需要频繁使用的 放在视线内，纸质文档。
除此之外，尽可能放远一点，避免抢夺注意力
项目清单
注意
只是一个包含未完成项目的目录，不需要细节，也不需要优先级
日常生活中不必过多理会，我们主要照顾的是 日程表，下一步行动，和突发事件
好处：凭借他宏观的控制好各个项目的进度，确保每个项目处于掌控之中，也让自己丢自己的工作流有个准确的估计
一个完整项目清单的价值：将完整明确的事项即时列入清单，并维护他们让你实现无压工作，理由有4
项目存在提醒你 导出下一步行动和结果等等，确保你 总在惦记这件事
提醒你事情没有结束，需要进一步确定 关键 因素，比如说你女儿上幼儿园的问题，如果你没有 项目清单提醒，他的隐藏问题可能得不到你及时的确认和处理，比如说即将开园了，你才发现 登记表处理额问题，后勤细节发生了变化，若能在早期把这个项目立项，进入深入思考，你就会去行动 调查确保这些问题是否真的存在。
每周回顾的重点一目了然：为履行的长期承诺(目标） 提供一个提醒,提醒你目标是否完成是否需要进步以行动，以及 从 将来 或许的清单里考虑是否决定开始这个项目
促进关系管理：回顾完整项目清单，提醒自己不偏航工作重点，有效取舍（根据重点取舍减少纠结） 优先履行有对他人的承诺，同时展示给他人的承诺换取支持和让步，若是事关其福祉的项目，在谈判上对方更愿意为实现 承诺 让步资源。
如何寻找待发现项目
当前活动：日程表，下一步清单，工作栏
发现任务一步不能达成结果时应该成立项目，项目名称为该事情的结果
较高视野的利益和承诺：从职责、目标、愿景、价值观以及可能清单 来 发现应该做的事
根据专业职责和 其他领域目标回顾 生活和相关事项，能提示那些 隐隐约约引起你注意的事项，以这种方式确立项目 十分重要
根据职业目标、公司目标和战略计划回顾所有项目，确定那些需要行动了，还需要做哪些项目，以便更好达成战略，做好取舍和分配。
若没有长期愿景眼光审视自己的事情（一个项目都没审视过），通常他不适合做 战略管理。
从已经关注的可能要做的事情（以及将来/或许） 入手—比如孩子长大或父母老去、我的退休事宜等以及你想探究的事项，有没有近期就要着手开始行动的，若有就可以确立项目了，哪怕是探究性的项 目，也会让你产生可控感。
当前的问题和机会：收集范围广但不明确的事项，确认事项 处理出 明确的下一并行动，不让他干扰你
问题分为三类：问题、流程改进、创意和能力建设
意识到问题存在就要立项（列入清单），但不确定解决方案，但可以输出下一步行动—探究XXX（你会惊讶，工作效率会提升高到难以置信），比如说
不确定的结局方案的问题也要立项输出下一步行动
“探索改善 潘媛月和我的关系
解决 我和室友的关系事宜。
从你经常抱怨的问题或觉得问题 搞定程度不够好的事情发现潜藏项目，比如说
在你的 归档、储存、沟通、招聘、跟踪记录程序中，有什么事令你沮丧
在你的个人或业务费用报告、银行业务或投资流程方面，是否有任何地方需要晚上？
你如何于朋友和家人保持练习？
还有一些项目类型 往往不可捉摸——当他预约了情敌刺激和真正干扰（或鼓舞）之间的界限而值得处理时，你却很难及时注意到他们。
最后，就是意向你一直想要了解或想体验的能促使自身发展的项目， 促进自身和发展和创意表现比如说，绘画、演讲（有的在你的脑海中盘旋，有的可能已经列入你的将来/或许 清单）
虽然对GTD 的熟练，你会更乐意定义项目清单上的预期成果（目标），而将这些有趣新奇的事情 安排到下一步行动中，纳入生活。
仅用一张清单？还是进一步细分？细分项目清单的几种常见方式：某些情况细分项目可能会缓解焦虑情况
个人/职业：对待个人 项目，依然要像对待工作那样对待，避免遗漏
委派给给他人的若干 项目：建议还是把这些项目直接列入”等待“清单，而不是“项目—已委派”避免太分散 容易遗漏
特定类型项目：同一类型的多个项目，适合划入一个清，比如说
企业培训师或主题演讲人建立的“项目_待交付”，按照时间顺序，列出所有即将有自己处理的事情
和其他项目的事情类似，都要关注并推动进展，并最终而完成，不同的时候，他有单独的日程顺序。
房地产经纪人，同时处理多个客户的要求，一目了然看到所有“进行中的销售”，肯定对你很有抱住（OA软件，项目进度管理等等）
根据自己关注的领域分类，比如说
家长跟进有关自己子女的项目
企业家按照其承担的各种指责（财务、销售、精英）划分项目，等等
虽然项目分类方式很重要，但更重要的是保证项目清单的完整和及时性
如何处理子项目
第一种方式：将项目和子项目都列在项目清单，比如说装修项目下的完成露台施工，升级厨房子项目
第二种方式：大项目列入 “项目”清单，将子项目资料和项目计划等资料放在一起，作为回顾项目时的辅助资料。
若子项目存在前后关系，后置项目不需要先考虑下一步行动，比如说 软装必须在硬装结束后
若只能选择一样开展，那就开展更重要的，根据重要性评估进行选择
对大项目可以单独开展的，放入下一步行动，持续关注和更新
若纠结就推荐第二种，主要目的是便于你从更高视角审视整体 生活和项目状况，只要能保证你 不会忘记项目，而且总能轻松找到提示信息就可以。
辅助项目资料
注意：项目辅助资料不是行动提示信息，它只是支持项目行动和决策的辅助信息。
不要把项目辅助资料作为项目提示信息：不要把繁杂的资料混入 行动提示信息
因为这些 凌乱 信息量大的文件，没有明确的 目标和下一步行动，他依然会占据你的头脑，若把他混淆在 行动信息中，会让你再行动回顾的时候 产生纠结和混乱，并让你排斥回顾行动信息
不要与其他参考资料混在一块，要做明确区分：把项目泪列入项目清单，并输出下一步行动，把项目资料放在单独的地方，方便你使用的时候 对号入座，一定要明确 辅助资料不是 行动提示，他是用来辅助 项目列表的项目以及下一步行动的
比如CRM（客户关系管理）或客户文件夹 既当做 辅助资料也当做 行动提示，会在行动是产生 认知困惑，因为这两个系统的将需要行动跟踪的具体行动和 客户的背景资料混在一起了。。
放在抽屉或者 电子信息系统，打上便签和分类，确保进行项目的时候，快速找到。
如何组织 整理对项目的想法
梗概 —什么是对项目的想法？大脑中突然闪现对工作的想法，不能立刻行动，希望将他保存下来的，正好术语 项目辅助资料，比如说
有关你下一次履行的一个念头
也可能是某一项工作计划的阐释
想法可能来源于收音机里的一条新闻，或者杂志里的一篇文章，来源五花八门，总之都似乎对项目有用，希望保存下，方便 执行项目或谋划项目的时候 回顾。
注意：1、控制存放信息处的数量，避免混乱 难以查找，难以快速领略全貌。 2、总之要保障回顾项目的时候能轻松看到这些想法（不遗漏），能善加利用 3、要视笔记为材料，一定要 回顾发现其中潜藏的行动，输出下一步方案，及时删除或归档，避免系统变得 臃肿。
只有保存清晰易懂的项目清单，并确保回顾时轻松 查阅相关资料，才能保证头脑清醒
1、添加笔记： 在软件和清单或日程表条目上添加笔记，或者在纸质的项目后面贴上 便利贴记录想法
2、电子邮件和软件应用程序：比如在电子邮件中创建专门放项目资料的文件夹，以及云笔记软件
3、纸质文件夹：给项目创建一个单独的文件夹（实体），将相关的散装资料或笔记及时归纳进去，在谈话和回顾的时候比数字有时要更方便
4、笔记本/活页夹：中号笔记本（作者习惯），前面是项目清单，后面是项目辅助资料，在后页 留有空白处来记录灵感和想法。纸质笔记本相比电子版，更加凸显，电子版的更容易迷失在 数字的海洋中。
组织整理非行动资料
常犯错误： 1、没有将可执行的事物和不可执行的事物放在一块，在使用系统的时候造成困惑，造成额外认知成本，造成抵触，造成低效 2、收集的资料依然停留在材料阶段未 明确处理和组织区分，也就是说没有将材料转换成下一步行动（或再成立项目）或者归档为参考资料或列入 将来/或许清单或清理成垃圾，这样就会不断的分散你的注意力。 3.不注意处理和组织网络资料，让网络资料存放系统 四处分散，庞大且混乱，最终导致 无法方便快捷的 纵览全局以及 快捷入档和调用。
参考资料：各种参考资料管理系统
梗概：1、参考资料指的是那些当前你不需要采取行动，但是需要保存的信息 2、你的归档系统应该是一个方便快捷的数据库，只保存非行动信息，而不是行动或项目提示信息。
一般性参考资料归档系统
一个好的归档系统是保证处理和组织整理过程正常进行的关键，尤其在你面对大量㤇处理资料的时候显得关键，好的归档系统 能让你更快 更乐意 更明白无误的将资料放在合理的位置，不仅仅体现在存储上，在调用的时候 也更加容易 提取和查找，而且不混乱，这更会 增加你 维护和 处理资料的动力，形成一个良性循环。
因此他需要快捷，触手可及，方便你你入档，也方便你提取，入档和调用越轻松，越能产生效率和愉悦，减少抵触。
建立系统请参考之前的第四章
网络存储不可大以轻心，更要 进行处理和组织分类，确保 方便调用，方便调取。网络存储的低成本 会弱化你 组织管理信息的动机，但信息多到一定程度的时候，会迫使你不得不进行组织和管理，区分可执行和不可执行信息，便于你的使用。
专门的资料的归档
1、如果某一主题的的文件夹过多（50个以上）或内容过于复杂，为了方便 管理，就就需要安排一块专门储存的区域，抽屉或数据库， 2、 索引得有，方便检索，建立一个独立的字母排序的归档系统，专门的文件柜，或者其他便于搜索的系统
3、如果某参考资料可以归入多个领域，优先放入有明确分类的专用系统中，否则就放入统一的一般性参考系统吧。比如说木栅栏的工具书，若有专门的园艺 就放入园艺，若没有就放入 一般性参考资料系统的 家务事中把
联系人管理工具
1、保存我认为有价值的联系方式和详细信息等，生日、家庭成员、个人爱好、兴趣等信息。如果是人事管理和法律角度可能需要保存更多的信息，履历时间、工作履历、目标和前途等。
2、储存的参考资料无序对他们采取行动，只用保存等待查询用。一旦从果过滤出可执行项目，只需要考虑 个人需要和便携就可以了，若把联系人管理当做行动提示，麻烦会重新袭来，让你觉得困惑 认知负担加大，不愿意再相信这个系统
3、不要将行动非行动资料混在一块，除非是一个强大的CRM管理系统，能明确区分行动厨房因素和 参考资料。
图书馆/档案馆式的归档系统
根据资料使用的频率和场景 进行 远近安排
那些随时需要查询的资料，应该记入你随身携带的移动设备或记事本中
需要特定会议使用的资料，放入公事包、电脑包或书包重
办公室才能用到资料，放在个人归档系统或放在办公网络服务器上
工作中庸到很少的资料，放在档案部、储藏室、或者浩瀚的云空间
轻易能查到的互联网资料，一般不保留，除非互联网的资料 如果再断网的情况下也需要，就保留，
第一步：：一定要严格区分 行动和非行动信息。
第二步：确定信息的潜在用途，确定他的储存位置和方式，至于储存资料 的必要性要根据消耗的精力和时间以及收益来评判取舍，以及怎么分类和储存根据个人的判断和习惯进行
衡量储存的价值，避免泛滥，要让储存的价值对得起他耗费的时间和空间。
第三步：开始使用，变用边调整。不要求一步完美，慢慢迭代，允许这分类当中存在模糊性。
提示信息：将来/也许 类的事情管理
1、是什么？把想要做的但没确定时间的统统记录进来，例如“学习绘画”、“提升“也许/将来“类的事情并非是毫无价值的。相反，它们通常是你生活中最有意思、最激动人心、最有创造性的事情 。同时以下方法帮助你把这些事情清出你的电脑，并且妥善保管。 2、意义： ①让创造力大爆发，出现更多新奇的点子，学历”“找女朋友”、”创业“等等。因此，一定要创建 将来/或许清单。 ②罗列清单的过程 会让你更有准备的清楚的认识想要的做的项目。“机会只垂青有准备的人。” 3、建议 添加分类： 为可能清单创建分类，在回顾的时候 可以更容易区分事情 的可行性（情景要求不同）。
注意事项： 1、经常回顾将来清单，避免只存不回顾，保持 将来 清单清爽避免泛滥，定期清理垃圾。 2、不要创建 “保存/回顾”清单，因为保存回顾模糊了“下一步行动”和“将来/也许”的界限，他既属于我们决定要行动的下一步行动中的（阅读回顾情景），又属于我们还没决定要做的 将来清单，这要模糊 在管理和回顾的时候会产生混乱 3、不要让材料未经处理就进入将来清单，明确各 组织的界限。
1、将来/也许 清单
为你的想象力创建一个清单（当你有了时间、金钱和机会你都希望做哪些事呢？），比如说
为你的家庭购买或者建造房屋
开始从事的业务爱好
想要学习的清单
想要表达的创意
需要购买的服装和饰品
想要得到的玩具
计划中的旅行
希望参加的组织
打算参与的公益性活动
想了解的事情、想做的事情
项目清单 ：从职业、战略承诺、人生目标把项目中 不重要不急迫完成的任务放入“将来/也许”
将来/也许的特殊类别：仅仅把感兴趣的的材料（参考资料 ）写入 分类
意义：属于参考资料和 将来/或许的交叉领域，作为参考资料你只收集他们，作为将来也许，是因为你需要回顾他们，提醒自己必要的时候尝试其中内容
食品——秘方、食谱、参观
子女——想要和子女一起做的事情
想读的书
想看的电影
关于礼品的一些生意
想要浏览的网站
周末的外出旅游
想法——五花八门（因为你也不清楚应该属于哪个类别—）
2、用日程表记来 提醒未来某天采取…………
提醒自己开始落实某个项目：提醒未来某天开始行动某个项目。
需要提前着手准备的特殊活动，比如说 产品发布、筹款募捐等
需要做前期准备的常规活动，如预算检查、年会、计划活动或着回忆
重要的纪念日，生日、周年纪念、感恩节等
在某日或临近日期提醒你是否要参加活动
提醒自己在某个日期做出决定：延迟决定日期，同时收集相关问题信息酝酿
雇佣/解雇
重组/并购/出售/剥离
换工作/职业
可能发生的战略转向
垃圾
核查清单：创造性和建设性提示
梗概
用途 对某些问题进行规律性思考，根据需要随时创建和删除核查清单，把这些规律 提炼出来 存入“外脑”，可以把这些提示纳入到你各个清单中，在需要的时候就 使用进行查漏补缺，发现遗漏事项和发现潜在问题 本质而言，我们所有的提示清单都是核查清单，因为他们的功能就是核查和审核事项，确保不遗漏。 涵盖领域大：既包括关注层面的抽象的关键词（引子），也包含具体行动的核查标准。 比如说项目、工作流程和程序、时间、爱好、职责等领域 ① 抽象面 总体关注： 价值观，职责范围，年度目标。 ②具体面：行动核查或项目核查：比如说如何将图片上传网站上的详细说明。举办研讨会之前，我需要……”“每年年底，我想要……”“
一以确保航向正确，确认特定领域状况良好。明白这一点，也会促使你减少不必要的关注。
习惯使用核查清单，包括特殊的、临时的和永久性的核查清单
首先对项目和行动心中有数，先把你希望关注的事项（材料）可以转化为项目或实际行动的材料先转换掉 比如说 把“定期参加体育锻炼”转化为“制定定期运动的计划(项目）或者给丽萨打个电话问一下健身房和私人教练的情况（实际行动）这个时候，内心的承诺就可以转化为实际的行动，之后就可以按照正常的方式 纳入个人系统中。
不熟悉的事要建立核查清单
情况越异常，控制力越应加强
操作指导：原来公司直播 前自我审查
精益画布
四部创业法
新职位控制和管理指导框架
会议决策关键核查清单
出图前自查清单
为6个层面制定概况核查清单，便于你定期回顾，确保自己能按照 自己每个层面的愿景和标准进行 选择和决定。 包含每个级别你承诺的重要事情。
职业目标
规划工作和责任范畴内的关键性区域
下降个层次，仅针对工作领域来建立提示
团队士气
工作流程
时间进度
人员问题
工作量
交流沟通
技术
服务
家庭
人际关系
公共事务
健康和精力
财政资源
创造性的表达
参考：为了激发读者创造力，作者亮出多年的核查清单
根据需要大胆的创建各类核查清单吧，例如“从生活的核心价值”“郊游的有关事宜”到“可能的加入礼物” 只要想到某件事就列出清单，这最有效，同时也最便捷
工作责任范畴
运动疗法（肌肉抗阻训练计划）
旅行前核查清单
每周回顾
培养计划的组成要素
关键客户
要保持练习的人（你有你响了联系的圈内人）
年终活动（这一时期的所有总结活动）
个人发展（应该定期评估的情况，以确保个人平衡与进步）
笑话
小结：目前你已经做到如下这些
①收集：你应该已经收集了生活和工作中所有的未尽事宜
②处理：已经进行了逐项的处理，明确了他们的价值和需要采取的行动
③组织：最后还把处理结果纳入了一个完整的系统——这个系统包括了对当前和未来所有工作项目的完整概览
④…… 接下来就要检查回顾了
第八章：回顾阶段：保障系统有效运行
三、回顾需要花多场时间：只要对当前的行动感觉良好就行了(取决于之前的工作有多完善）。
实际上回顾的时间取决于 之前的收集 清空组织工作，如果之前的工作做的清晰全面，而且胸有成竹，回顾仅需几秒就行了，作者的的行动清单 分布在他能掌握的各个地方，而且就构成了他的办公室。
1、成功的基础：行动之前回顾
意义： ①100%专注于当前行动，不被其他念头牵绊，这得益于 行动时参考了不遗漏、准确 区分当前可做事情的系统。 ②高效利用时间（靠情景清单见缝插针 利用时间）你应该可以在任何需要的时候看到需要的行动提示，这是个人管理系统和个人行为的基础，
1、首先看一看你的日程表（查看最频繁的应该就是日程表了）：看到当天必须完成的任务，跟根据日表表的任务决定 是否有 时间和空间去完成其他任务。比如说，我看到自己早上8点到晚6点都排满了会议，只有中午半个小时的午饭时间，那么午饭时间就可以执行一些 非日程表的情景任务了
3.“项目”、“将来/也许”清单，根据需要定期查阅，只要保证心中不对内容念念不完就行
常见问题：不及时回顾和更新 待办事项和截止日期，总拖延，或遗漏
状态指标：你应该充满自信自己不会遗漏任何事情。 如果日程表和行动清单特别牢靠，每天只看这两样就够了。作者有时候就不看行动清单，只看日程表就知道有没有条件完成其他任务了
2、然后看一看你的行动清单：当检查了和安排有时间要求的任务后，就可以浏览情景清单行动了，结合情景 、可用时间精力及重要因素进行执行。
2.1、根据情景选择回顾的内容：你应确保随时能查看查阅想查看的清单，下面是几个名场面：
①忙碌一天和伴侣共同承担家务事—事先组织好的清单 来讨论事情 ②老板突然走进办实事，拿出事先组织的 工作清单和准备的话题清单，提高效率 ③临时创建清单：突然收到邀请和某个客户共进午餐，如何更快整理相关资料，准备本次午餐的任务清单呢？ ①当你身边恰好有一部电话的时候，你就可以扫一眼之前组织好的 “电话”情景清单进行行动 ②当你要和老板和合伙人会面时，拿出回顾之前组织好的 ''老板或和合伙人”或关于该对象讨论问题的清单，会让你这次会晤更加有成效 ③外出清单，在去干洗店的时候看一下之前组织好的相关清单，可以集中处理，充分利用碎片化时间完成任务。
2、成功的关键：每周回顾：更新你的系统
意义：维持掌控一切，大脑清晰的惬意状态 ①保障准确和避免 遗漏客观情况：为保证系统是值得信赖的（若遗漏大脑会不信任，抵触系统），就需要定期 收录最新情况，避免让大脑不得不 负担起记忆 和担忧负担。 ②防止积压：另外，如果长期不更新，挤压太多，一次整理就会花费大量时间精力。 ③抓住 重要工作（不偏航至少从项目层面考虑，学会说不），避免深陷琐事不能自拔。重新整体掌握工作，做出取舍。
定期对需要行动的事情进行回顾，以免 大脑不断回想 无法集中注意力
行动无不时刻依赖直觉判断，为了让这种直觉判断更加准确，必须找机会从更高角度俯瞰全局（每周回顾）。
名场面：年假前期的清空
在出行前一周里，彻底回顾清理一切，重新不输各种安排，才能心无旁骛的去玩耍。
进行回顾的恰当时间和地点：
每周抽出几个小摆脱日常事物的干扰，将视角提升到审视所有项目的高度，来总览和安排所有内容 最好创建一个舒适的 回顾环境，让回顾更加容易，养成每周回顾习惯，拥有一个 独立的工作空间，你可以让自己免于外接的干扰。 取消没价值的活动，挤出时间，比如说 原来玩游戏的时间，剧本杀的时间，等等
1、工作日 下午最后两个小时，在办公，原因有三
趁热打铁，趁着对本周事物记忆犹新，能让你更加 容易进行完整的反思和回顾
在回顾时 遇到需要和他人取得联系，趁他们还在 先取得一步进展
清理干净电脑和办公桌，可以将所有事物抛诸脑后 安心 休假。
2、在办公室加班或在家独立的工作区域
如果家中依然有很多烦心事，就加班2小时进行回顾，要么在家里创建一个无人打扰的环境
3、碎片化时间 比如长途飞机过程中
4、高级管理人员的回顾时间：再被突发事件打扰，也要 抽空2个小时，去回顾和审视，最起码也得在项目层面 回顾 安排取舍工作。
1、确认 所有收集的事情得到处理：收集、清空、组织
收集：将一周产生的所有 碎片材料进行归拢阶段，包括会议记录、收集和名片、孩子学校的通知，以及你在钱包、公文包、智能手机、夹克等所有不可思议的位置，以你更衣室柜台上不知不觉积累的各种东西，次数还有电子邮件文件夹、社交媒体等标准输入渠道中出现的东西。收集散落的纸片和材料:搜罗 纸张、名片、收据，潜藏在办公桌、一附中的纸片，统统归入工作栏，等待处理
清空大脑：把大脑中的一切事情都写下来，包括新的项目、行动、等待事宜，未来要完成的事情，以及所有尚未捕捉和理清的事物
2、更新：所有的清单经过审查和更新
梗概：清楚过期提示，保持清单完整反应即时情况。
1、回顾 下一步行动清单： ①勾选已完成的事项（不是删除，是标记已完成）； ②检查即将行动的信息，以便记录。（不要遗漏标记，以免无暇弄清下一步行动）
2.1、回顾过往的日程表数据： 把之前两三周的 日程表的项目 细则行动 洞察出 未完成的紧急行动项目和参考资料，并重新纳入当前运行系统中，从中 思考输出下一步行动 推进项目，回顾日前日程表是为了不遗漏项目。
2.1、回顾即将到来的日程： ①未雨绸缪，对即将到来的任务进行准备， ②并且结合项目 对行动进行评估，把可能遗漏的任务添加进项目和 下一步行动
3、回顾等待清单： ①是否有必要进行跟进？是否需要发送电邮进行提醒了解最新情况？ ②是否加入某人的清单，以便能和他见面的时候 探讨一下此事？记录下一步行动，检查已经记录的任何内容
4、回顾项目（和更大成果）清单： ①评估 所有项目、目标和愿景，确保系统没有遗漏任何一需要采取的项目。 ②浏览 任何和项目相关辅助资料以促进行动，完成项目。（任何项目计划、支持材料和其他进展材料），
5、回顾任何相关的核查清单 根据核查清单（约定、利益、职责），发现潜藏需要做的事情，以及想要做的事情
3、创造：随着确认和更新，创造在一定程度上自然发生，令你的工作和生活思考增值
回顾“将来/也许”清单：发现和转化成项目；删除 可行性降低或不再想做的事情
收集新点子和奇思妙想：将所有 令你兴奋 、发人深思的念头进行收集和整理，收集进 将来/或许
整个回顾过程就是对 未尽事宜的集中处理，让你重新回到头脑清醒的状态，回顾范围要大
经常更新让系统变得完善，没有漏洞，你会越来越信赖他，越来越乐意维护他，形成一个良性循环
3、大局的回顾（几个月）：确保行动和大方向不偏航
先扫地，再登高：当地面1层的事情得到妥善处理时，就有更多时间 考虑 高层视野。
掌握和推进下层日常生活的方方面面能为能自然 为高层提供很多灵感
多久回顾一次 大局？感到一切清楚就可以了，这是对你终身承诺的跟进，是对达成未完成使命愿景的 一次 检查和调整机会。
以终为始 以最终目标来 指导行动：回顾长远目标、价值观（原则），以长远目标为纲 评估自己的行动，做出取舍，做出排序
信心不在于目标多，在于行动产生进展：更多的目标或许是不必要的，重要的时，你为追求目标付诸行动 而获得的轻松感，并自信可以执行任何新目标。
因为 向往，所以乐此不疲。因为深层的动机趋势，才自发的背上了各种职责，在履行职责的时候才不会感到困惑。
生孩子
有孩子了，要管理孩子20年的重大事项。
你觉得得有所成就，于是创办一加企业，或者从事意向高尚的视野。
行动达成 承诺， 2年产生信心。从更高的角度来审视我们的愿景、价值观和目标。如果你未能 履行对自己的愿景和承诺，就会拒绝与自己对话。变得 相信自己可以实现承诺需要多久，至少是两年，并成为一种习惯。
精益创业思维： 从愿景认识，到检验（实践）再到认识，不断更新。创建具体的愿景，描摹画面，以此为终点。提出主观假设，展开测试，从实践中更正 主观错误，不断调整，靠近愿景。
第九章：执行阶段 ：选择最合适的行动
注意事项
关于 紧急事项： 不要因突发事件为理由逃避 安排工作和管理清单 打断在所难免，要雪熟练快速的分析突发事件，利用碎片时间完成情景任务，灵活切换
关于情景清单 充分利用 碎片化时间，处理预先安排的场景任务
关于以终为始 要让所有的行动符合你的大方向 均衡轻松的烦闷：尽可能收集 上层视野的各种事项进行评估和安排
实时不忘收集，实时不忘 思考结果并将之升级为项目 在本章最后把所有的想到的事情记录下来，写在纸上别让他们纠缠你，经过一番 处理和组织，你自然会将注意力开始转到 未实现细节的 “项目”上来了，你就要开始进行 纵向处理的过程了
每日3类工作
执行事先安排的工作
确定某时刻具体行动的 “四标准法”
0.梗概
之前已经经历 横向五步走，已经完成了对工作价值的全面思考，无形之中会大大强化你的感性判断
已下3种方式会对你的决策有帮助，虽然不会直接告诉你具体指示，但会促使你做出更加明智的选择
1、情景（第一要素）：回顾之前组织的情景，在情景匹配的情况下做事。
易错点：①该清单的任务，无法在情景描述中执行。②情景划分太粗料，执行的时候辨别太长③情景有遗漏；这都会导致 大脑负担增大
进阶技能：创造性的情景分类：根据自身、情景临时定制，比如说。
长途履行前的 临时性的 “出行前”清单，将出门前需要执行的所有行动放在这里面
“创造性写作模式”，虽然他属于“在电脑旁"等的情景，但是他和其他事情的思维方式不同。
按照联网分类：“需要联网的”、不需要联网的、纯粹的网上冲浪
根据生活重点进行分类，比如说“财务”、“家庭”、“管理“等对提示内容分类。
情感回报类“服务他人、生活稳定、长远发展等
如果是初学者，这个不是最关紧的，最重要的是要安排下一步行动，做到初步的情景分类就可
2.可用时间：回顾日程表（有时间要求的任务等）算出自己的可用时间，再根据任务所需要的时间选择任务。
3.可用精力：根据可用精力选择 精力匹配的任务
小窍门，区分并制定 小精力任务清单，在你精力不佳的时候，可以处理此类任务，会让你有 成就感。
这是所有行动的制约因素
4、重要性：根据你的工作重点，长远目标综合评估和排序。
若提前做了计划，就在决定行动时 就会信心十足。
每一个行动都是靠直觉选择的，关键如何确信行动是正确的选择，而不是希望他是正确的选择。
从希望行动是正确的到确信是行动正确。
处理突发事件 如何避免不深陷突发事件的对策
每天都会遇到
定期清空工作栏，定期回顾所有行动内容，避免事情酝酿成紧急事件
培养习惯，对输入所有信息（包括突发事件）进行加工处理，输入到另一个完善的系统。
行动时有意识的放弃事先确定的工作： 事发时，查看当前行动提示，经慎重评再去行动。否则你的焦虑情绪会不断增加
只有你清楚你在坐的事情，正是你要做的，你的焦虑情绪才不会不断增加
安排自己的工作：走一遍横向5步
收集清空
明晰
最后要考虑，工作的实质是什么？完成的标准是什么（怎么衡量结束）？
组织
回顾
也算完成一次系统更新
。。。。
审视：六层工作审视
梗概
回顾第二章，6层高度分别为
6楼视野：人生
5楼视野：长期展望
4楼视野：1-2年目标
3楼视野：关注和责任范围
2楼视野：项目
1楼视野：目前的行动
金字塔：每一层都是上层的细化，并为上一级提供支持和服务，换句话说越在上面，重要性越高，比如说
由下至上，不符合上层目标的2个例子： ①如果你打一个电话，如果这于你的生活目标或价值观发生冲突的话，你就应该果断维护自己的立场，取消这个行为。 ②如果安排的工作无法让自己实现短期目标，那么久有必要重新思考工作的重点和职责。
由下至上， 符合上层目标的例子 行动：你需要打这个电话 项目：促成你目前的合同 工作职责：这会影响你签订合同的总额 工作目标：这单生意是你再销售方面取得进展和突破的良机 机构的目标：你所在公司渴望进军这个全新的市场领域 人生目标：这将促使你再经理和视野两方面都更加接近你的奋斗目标
由上至下管理，从上层导出下层行动（天然符合） 人生目标：决定自立门户，发挥自己某领域中的得天独厚的资源和才能 前景：开办了自己的公司 工作目标：并在此期间完成了几个短期的具体目标 工作职责：赋予你了你一些重要的角色和职务 项目：还有一些需要进款完成的任务。 任务：这项任务都需要你执行具体的操作（下一步操作）
想要达到轻松掌控生活的境界，最好的方法莫过于均衡掌控以上各个层次。无论对于哪个层次，你都应当尽全力完全收集其中的未尽事宜、内心的承诺等牵扯你经理的事情。他们全都有意地来自内心各层次视野的推动和影响。只有对自身所处的环境都有全面客观的认识，并确信你能管理自己的创建事项，才能让自己脱离苦海
地面层 收集 你的电子邮件有什么内容 你的录音电话上海有没处理的留言吗
项目层收集 你需要启动或者和你孩子共同完成的什么项目 你为子女问题制定了哪些目标和项目
职责层面收集 你现在的工作岗位需要处理哪些事情 你的工作职责是什么
长远目标层 激励你下去的目的和动力是什么
这些问题都是需要你收集和处理的，有些问题通常隐藏的比较深，难以察觉，但是在挖掘、搜索和处理的过程中，你通常会变得更加敏锐，从而很容易就发现被忽略的重大目标。
洞察和调查生活的真实状况，会对你解决问题起到很大帮助或促进作用（也许不是立竿见影的），比如说 检查一下个人的经济状况的精确细节 搞清你打算收购的这家公司的历史资料 或者就一起人机关系的纠纷了解一下双方到底说了什么
小结：完成以上一切，将所有层面的 未尽事宜进行挖掘，要求你必须主动认识收集处理进入你 生态各个层面的所有事物。想要摆脱压力，提高效率，这一点不可或缺
自下而上全面扫地再登高的意义
所有的事情的重要程度都是有上层所决定的，因此人们认为采用自上而下更有效率。但是如果对 实际操作层（地面）的控制力缺乏信心，那么盲目的采用从上至下的思考方式，会让你不断受挫。
依据上层做取舍，但是只从上层管理事物，脑海里里的其他层面的念头所 束缚。
通常意义下 为了提高生活效率的自上而下的思考方式 人生目标：首先想想自己到底为何存在这个世界上； 短期目标：然后找到能够实现自己人生价值的生活方式； 职责范围：什么样的职业或工作才能使你实现这种生活方式； 项目：目前你的工作有需要完成哪些事； 下一步行动：最后要考虑哪些电工是需要你立刻实施和落实的。
我发现，这个似乎总得 顶层来，有时候会让人不知所措，比如我看了 高效能人的7个习惯，以终为始 总试图从最终的盖棺定论来 制定目标，但是啊，总感觉心里的事还是太多，心里不平静，光在第一层就耽搁了几个月 都无法推进下去
从实用的角度来说，建议采用自下而上的方式。经实践观察，那些牢牢控制工作和生活细节的学员，往往能已为此基础，有效的提升视点
搞定下层，就有了精力去考虑上层的事。
能让你清楚内心的烦扰、释放受困的心灵，让你有精力关注那些更有意义、更重要的方面。
这种方式适用范围广，自由度大，无论你处理什么事情从事什么工作，这都会让你更有效率。
设定目标和愿景很容易，但是以一种无压的方式去落地难，需要你不断的学习和时间，掌握这个 以下至上的方法， 不过没问题，你很快就会适应的。
实际上，你随时都可以从任何层面入手，来思考工作和生活的重点，在任何层次上，你都有充分的机会抓住最重要的事情。你要做的就是关注那些需要你关注的方面。 在任何层次上思考，都可以挖掘出你需要完成的事情，都可以加强你对生活和自身的认知。我从来不会感到无所事事，等待我完成的事情太多了： ①描绘愿景；②重新评估目标；③识别和创建项目④确定具体的行动
没有严格要求必须从哪层开始，只要是干扰你的念头等材料都应该被收集，当搞定一切的时候，地面搞定后，自然会联想上层目标。
多年生活经验告诉我，你考虑或 思索最多的事项就是你最需要处理的重要事情。你认为他不应该占据你的大脑，这是事实，但此事无关紧要。他存在，而且又起存在的理由、在某种具有理论意义的排序清单中，买猫粮当然不可能排名靠前，但如果你此前考虑最多的就是这件事，那么以某种方式进行处理就是你的1号任务。一旦你处理了关注事项，就会感到如释重负，从而看到你真正的关注事项。 我曾经合作的高管无一例外遇到的困扰都是，那些日常生活的繁琐事领他们混乱不看，一旦他们从下至上，（不可以 从上到下）收集掌控 和处理念头和材料后，他们的注意力必然会转向更高的视野的关注和兴趣领域。 不要纠结哪种层次的视野或者那种生活内容是最优先的处理对象，只管处理当前情况。
诀窍就是在恰当的时机去关注那些你需要的关注的方面，以便让你及时明了自己的一切的一切行动
如果你的船正在沉没，你显然不会在乎他的方向。5楼视野（目标和原则）时最高的层次，但是经验告诉我，只有充分了解和实施了其他各个层面的工作（特别是“地面”和项目），我们才能获得更大的自由度、更丰富的资源，起关注那些更加重要的工作。如果你的船正在沉没………………，自下而上的方式局部代表下面的层次重要性更高，但从时间的角度来看，在人们力求达到平衡、高效和舒适的生活境界时，这种方式确实能起到极为关键的作用
自下而上的工作
地面
首先保障你的行动清单完整无缺，这本就有可能是件坚决的任务。那些专注于收集和落实这些行动的人发现，有许多事情（往往有一定重要性）已被他们遗忘、忘记，或者干脆被彻底忽视了。 判断是否彻底完整的小窍门：如果收集的日程表意外的 行动和等待事项总输不超过50个（包括所有约会、会议等），那么你的收集很可能还不彻底。如果你已经按照第二章节进行严格收集，那我确信你已经见所有的任务完全收集起来了。。如果你还没做到这点，而你确实想要彻底完成这个层次的事项，那么我建议你专门流出一段时间，按照4-6章的内容严格执行一次。
当你对这一层次的内容都已经完全掌控的时候，你会发现自己会自然而然对各种时间的孰轻孰重（优先级）产生清醒的认识，在这之前，你是不可能达到这种状态的。
1楼视野
完成你的“项目”清单，这个清单应该包含所有需要一步以上的行动才能够完成的事情。这会帮助你认识到每周的工作内容，并且让你的大脑从无尽的回忆和思索中解脱出来，从而让它有休息的机会。 如果你将生活和工作中所哟蚃要完成的事情都列入这个清单，你就会发现其内容要比你想象的多，而这是你原来没有意识到的。仅仅是创建这样的一个项目清单，就会让你清楚地知道，一旦有了时间，你应该去做那些事。 通常在对项目清单的内容进行更新的时候，热门会发现有几件可以推动项目进展的事情是非常容易完成的，可以立即实时或者列入你的行动清单。
只有确切掌握了你所有项目，你才知道今天你下午该做什么
如果你按照本书方法严格列出了你的“项目”清单。我们培训的大多数学员，通常会花费10~15小时来完成收集、理清和组织整理这几个阶段的工作。这之后，他们才能得到一个能让自己完全心信赖的项目清单。
为了进入最原始水平的心如止水状态（大脑中除了当下，没有其他），1楼这个层次似乎将一些最有趣的挑战纳入了视野。对于所有人来说，总会有各种清醒迷惑、吸引或干扰我们，但我们并不清楚如何应对。比如儿子和数学老师的关系不够融洽；你纠结于执行公司的某项流程用多长时间；你不太放心你的筹资委员会原因人员。你一直想你应该充实绘画爱好等等。要平息这种微弱的噪声，就应该确认其 各自项目的客观结果，以及纳入你新人系统的下一步行动。实现掌控标志，就是能够持续参与这个层次的无压力工作游戏
2楼视野
这一层是 目前的职责，也是我希望以适当的标准维护的生活领域。你在扮演何种角色》从职业的角度来讲，这个层次是关于你当前的职位和工作的、从个人角度来看，这个层次包含你再家庭、社区扮演的角色，当然还应该包含你对自己的认知
职责来源
若对自己的角色早有认知，就可以写出其中的内容
如果是最近接手的新职位，那么合同或协议中肯定会对你的工作责任有清晰的描述。
如果以前有个人目标设定和价值观之类的活动，那么你就可以把当时写下的呢日用和前面的内容列在一起。
建立 焦点领域 清单
你可能会将清单分为职业或个人两个面，以便在回顾的过程中使用。
设置焦点清单的目的：确保你不会遗漏所有的项目和下一步行动，从而牢牢掌控各个方面的情况。 如果你客观的清理和评估了你的各个职责范围，你就会发现有一些新的项目需要列入你的项目清单。在你检查这个清单的时候，很容易就能看出哪方面进展良好，那些方面遇到阻碍。为了克服这些阻碍，就需要创建相应的项目，然后一步步进行处理。还记得我们从前提到过的 引子清单吗？实际上 焦点领域只不过是 引子清单中的一个更加抽象的精炼的版本
这个清单将成为你自我管理过程中最有价值的核查清单之一。
在过去的30年中，我的每一位合作对象在进行这一层次的探索和整理时，通常都会发现至少两三个重大漏洞。 比如说，经理或高管的换一个共同角色是要换工。在经过思考之后，他们发现需要在这依职责范围内增加一两个项目，例如 升级办公辅助程序、雇佣一位员工主观或升级绩效审核程序 或者，当针对个人生活落实具体职责时，往往会出现注入有俺就瑜伽课，为孩子们计划暑期活动的项目
回顾频率：他不像项目清单那样需要你进行每周一次的回顾，他会在更长的时间周期发挥作用。这个清单可以每一到三个月回顾一次，以帮助你启动新的项目，具体时间间隔要看具体的 领域情况的变化来确定。
想要确定重要性和优先级，前提就是在航我所有事物，而却需要在多个层次上进行思考和归纳。如果你能建立一个 工作职责内容的核查清单，并保持时效性，你再工作中就会感到比别人更加轻松，控制力更强。 从不知道自己该做什么，到确定地知道自己当前该完成那个行动，这之间的路程虽然不断，但只是要按照我的方法去做，你就会达到目标，很少有人制作他们的本质工作，而且，要持续了解不断变化的新目标，需要不断参与交流。同样很少人能够持续客观地概括起平衡生活的所有相关领域 家庭 、爱好或财务——以便在处理事物的过程中分贝对待。
从这些层面推动你的思维和管理系统不断发展需要付出长期的努力，然后，随着你在执行行动的过程中做出必要的选择，你的预定牧宝就可以实现。
3—5楼视野
前面3个较低层次的内容大多是针对事物当前的状态（你的行动、项目、职责），再向上的层次则主要涉及知道方向、目标取向等方面的问题。
在这里，我们已久要整理出一个清单（尤其是在顶层（目标和原则），可以对检测和纠正行为进行实时校准。 其内容是关于 我现在要达成什么目标，我如何才能达成这个目标。 这其中会包含 你的一年内工作目标（3楼视野），3年的职业规划和个人价值（4楼视野），还有你的人生目标（5楼视野）
我把最上面3个层次合并在一起，是因为他们的内容通常杂糅在一起、难以分离，也不方便单独分析。此外，本书的重点是实时技巧，而不是叫人如何定义目标和前景，因此我不想进行严密的论述。而且这方面的研究通常会设计一个复杂、健身的领域，包括商业战略、机构拓展、事业规划、生活方向和价值取向等。，
我们的主要目的是在于，抓住你那些引发你当前行动的内在的、原始的动机（其中一些可能来自你较高层次的承诺和意图）。而根据深入思考；分析以及直觉，来确定是否应该改变你的进去方向或者明确你的目标，则是另外的一个议题。尽管如此，你还是能发现一些东西，能帮助你思考的工作和其中重要部分。
凭直觉想象一下12-18个月你想要达到的情况：那时你的工作会是怎么样的？那时你的工作状况会引发那些变化？要尽量具体，要考虑方方面面的细节，然后你就会了解到，为了达成这一目标，你在个人方面要做出哪些牺牲，要对目前的环境和自己的状态做出哪些调整和改变。 当今的职场变换莫测，这也导致了工作目标本身飘忽不定。所有，为了保障工作的正常进行，我们有必要为 确定工作目标 这一任务专门设定项目
从个人角度出发，可能我会考虑这些一些事情
我的视野可能停滞不前，除非我想老板阐明我个人的只想
未来几年我的孩子打算从事那些新活动，而我需要为此改变哪些原有的做法
还有 我需要进行那些准备才能保证我可以应付刚刚发现的监看问题
从一个更长远的角度出发，则会涉及这些问题
视野发展到何种程度了
个人生活进展如何
对于市场环境的种种变化，你的公司采取了哪些应对措施，这对你个人有何种影响？
这些都是你1-5层层面的问题。面对这些问题，每个人的回答都是不同的，但意义却同样重大
案例：我培训的某位大型跨银行任职的员工，几个月来，他通过实践我这套方法，已经完全掌控了这套方法，已经完全掌握了每天的工作。而他现在认为投资创办自己的公司已经成熟了。这个想法一直令他畏惧，以至于他一直没敢开始行动，但是从地面这一层面入手，由下而上的逐步推进，边增强了计划的可行性，一切看起来都好像是水到渠成。我最近听他近期经过努力取得重大成就
如果你目前参与了任何意向 为期一年以上的活动（婚姻、孩子、一项视野、一家公司、某个艺术门类、一个终生爱好），你就有必要考虑一下，要做些什么才能让自己在这条路上走得更远、更好。对此你应该提出的问题是
我们机构 （装修帝）的长期目标和目的是什么？为了履行我的责任，我需要完成哪些相关项目
我为自己设定的长期目标和目的是什么？为达成此目标，我该执行什么项目管理？
还发生哪些可能影响我的行动的重大事情？
下面是回答这些问题可能遇到的情况（变化）
公司的工作重点转移，你的工作内容也随之不断变化。 比如，你打算不再公司内部进行员工培训，而是将这部分工作外包给别的公司完成。
你再视野上的目标和方向 根据目前的情况，你遇见了一年的状况不是你想要的，你想通过岗位调动来调整自己，以便在职业更加接近目标。
你所在机构的目标和方向： 全球化和国际业务。比如，你可预见到，不久之后你的工作会要求你频繁地进行跨国出差，而你本人并不想过在何种盲目的生活，所以你需要思考一下如何重新调整自己的事业发展计划。
生活方式的喜好不断变化的需求 比如，当你的孩子逐渐长大，你也就不必时刻留在家里照顾他们了，而与此同时，你对投资的实时退休金计划的兴趣也在增加。
设定新目标或提高你的标准并非我的明确主张。相反，我是在引导你关注有关自己现状的真实情况。如果他们以或明显或隐蔽的任何方式存在，那么，要实现清晰认识的话，就必须采取针对性方法
当进行顶层的思考过程中，你必须提出一些终极问题
你的公司为什么存在
你自己为什么存在
是什么样的因素或动力，趋势你再生活的各个方面做出选择， 这就所谓“大局”，有无数的书籍、教师和案例会专门指导你掌握这方面的要领。
在这一层进行思考时，你应当已经将其他层次的事物完全清理完毕，并且安排的竟然有序了。就算在最基本的层歌词，有件很小的事情没有处理，它也会牵扯你的精力，让你感到不舒服。
知道为什么这么做，对于我们努力完成任何事情都是一个非常重要的问题。
把要事优先的思维赶出大脑
在本章最后，我建议你话几分钟时间，将阅读的本章过程中你的脑子里想到的事情都记录下来、不管什么想法，只要在脑海里闪过，就把他记录下来、写在纸上，别让他留在脑子里纠缠你。
判断事情是否要立即执行，若不需要就删除，或者放入将来也许清单，还可以放在 将来或许，还可以放在特别的文佳家里 可以命名为“在未来某一时刻，我又可能实现的梦想和目标”专门来记录你的梦想
如果你希望继续进行这类对未来的思考，并且用更加正式的方式，你就可以把思考结果列入 项目清单，并确定下一步行动，然后执行和委派或推迟这以行动。 比如，瞳你的配偶一起规划未来的生活，或者请一个私人顾问，让他协助你完成这一思考过程。如果这样做了，就应该把你的思考结果列入你的项目清单，并确认他对应的下一步行动、然后执行、委派或推迟这一步行动。
完成这些工作之后，你自然就会将注意力转移到那些已经确定却并未充实细节的 项目上来（也就是那些没有完全思考成熟的项目）现在，你就要开始进行项目“纵向处理的过程。
控制项目
第三章、控制项目：纵向管理项目的5个阶段
0.适用范围：大多数情况横向即可，项目管理要纵向
大多数情况仅需横向管理就够了，但是为了更好控制项目，聚焦项目，定义目标，找出解决方案，确保方案可行。就需要纵向管理了
其他计划
1.正式计划：自然计划不能完全取代 正式计划
理由1：正式计划更能理清要素，以及要素之间的关系和重要程度
理由2：更适用于复杂的的情情况，而且也容易对工作进行详尽的安排
以下情况正式计划非常必要 起草一份令人信服的计划书，以便想投资者说明你对当前工作的进展胸有成竹。
2.非自然计划模式
当“好主意”变成一个坏主意
反应式计划模式
3.自然计划 一定要善用 完整的自然计划，他让遥不可及的事情变得可能，计划时间大幅缩短。
1.我们本来就是一台生产“计划”的机器，无论你做什么事情，都难以避免的经过这个5个阶段，只是大多数意识不到。
案例1
目标：这就是你发挥主观能动性的途径
一顿晚餐
一个轻松愉快夜晚
一款新产品的发布
筹建一家新公司
展望前景：你内心充满了完成事情的冲动，你设想可能的解决
头脑风暴：冒出一个又一个想法
组织整理：对他们进行归纳整理，并纳入系统中
下一步行动：为了实现， 你确定下一步具体行动。
案例2：计划去吃饭
1.定义目标和原则
目标：
饥肠辘辘
朋友之间的社交活动
庆祝签订单
谈情说爱
意愿就是我的目标
原则：（潜意识的原则)
事物和服务的标准
支付能力
方便程度
舒适度
原则限制计划
2.展望前景（结果）
在餐厅吃意大利风味晚餐或在比斯特罗咖啡馆街边的桌旁坐一坐。
晚餐过程发生的美好体验，共同吃饭的人、就餐气氛，对方的感觉等等。
3.头脑风暴/集思广益（如何达成展望）
为了达成目标，会不由自主像自己发问如何
你会想到有关外出就餐的方方面面的事情，但也不一定要把所有的脑海画面写入 “简式计划”。
创造性过程
一旦认同这些展望，而且发现展望和现实存在落差，为消灭认知失调，不由自主想办法如何……才能达成目标。
4.组织整理
一旦大脑装满细节不由自主就会开始整理工作
首先我需要弄清楚哪家餐厅是否营业
我们给安德森一家大哥电话，看看他们是否愿意同我们一起出去吃晚饭。
一旦对相关结果产生各种想法，大脑会自动根据事情的1.组成要素2.重要程度3.先后顺序，分别别类进行归纳整理。
组成要素
“我们要考虑出席。人员和地点方面的事宜”
重要程度
“搞清楚大家是否愿意外出就餐是非常关键的”
先后顺序
“首先 需要确认哪家餐厅是否营业
然后给安德森打个电话，看他愿意去么
然后更衣准备我出
本质而言，这正是包含挑战、比较和评估的自然规划过程、事项的优越性、重要性、紧迫性凸显是非常自然的过程。
5.下一步行动
为了确认首要因素，你需要把注意力放在具体的下一步行动上“给把李红咖啡大哥电话，问问哪里是否开门，然后预定一下座位”
2.自然计划的优点：随时开展，有纸就行、不求完美、又快又好
对文档要求不高 一支笔一张纸就够了
对场地要求不高 在咖啡馆和同时讨论项目安排或项目报告时，可能会随后将想到的事情罗列在信奉背面上
对周密性要求不高：不要求详尽周密的非正式思考（ 信奉背面的计划
产出又大又快：短时间内搞定原以为几个月搞定的事情 某位学员惊叹“我刚通过自然计划制定了份计划，原以为几个月呢，结果一会就完成了”
适用于大多数场景，计划越深入，形式越随意自然，效果越好。
4.自然计划的技巧：5个阶段
定义目标和原则
任何时候，必须首要问题就是“……的目的是什么？”
从目标审视事情，能改善进程。
为什么打算参加下一次会议？
你工作的中心意图是什么？
你为什么请朋友们吃饭？
你为什么雇佣一位市场营销经理而不是一个代理？
你为什么设立某项预算？
这些问题无穷无尽
弄清目标对调整关注范围、创新发展和合作有重要意义
抱怨会议太多，我必须亮出这个问题“这个会议的目的是什么？”
大量经验表明，不能轻视对目标的澄清。
思考“为什么”价值
界定成功
澄清目标能引出 衡量成功的 标准。
能引发对目标价值的思考。
能引发 行动和资源的聚焦：目标是衡量投入多少时间和精力的重要参考点。
建立决策标准（为方案优劣提供 准绳）：
若没有明确的目标，就缺乏 最重要维度的评价标准，陷入 悬而不决的纠结中。
是多花一些钱印刷5种颜色艳丽的产品手册还是 凑合2种颜色呢？
是否值得雇佣一家规模较大的网络设计公司来负责网站的设计工作？
有了明确的目标，就有了判断方案优劣的标尺，取舍更加从容
那种方案能达成目标
那种方案更适合达成目标
不适合的方案淘汰。
举棋不定，要回归到目标上（以终为始）
激发动机
阐明重点
拓宽选择
展望前景（结果）
头脑风暴/集思广益
组织整理
下一步行动
自我查漏补缺问题
目标和原则
你是否已经详细阐明这项工作的主要意图？
是否已向每一个应该了解内情的人通报了情况？
你们是否已经对采取的原则和行为达成了工时？遵循这些原则和行为将是你成功制定计划的保证
前景
是否已经展望了成功的前景？
是否已经考虑到实现目标会带来什么样的变革？
头脑风暴/集思广益
你是否已经把所有的想法——所有那些有可能影响到结果的情况都考虑并放在明面了呢？
组织
是否明白每一方面的事情？
具体由谁负责那个环节呢
下一步行动
下一步行动是什么？
第十章：学会控制项目
梗概
完善的时间管理系统的两大关键
横向管理：它面向你生活中的所有事物和行动，4-9章我们介绍如何清理自己的大脑，以及如何对何时该做出正确的选择
纵向视角：激发自己大脑的活力，对某个特定事物进行深入的思考和大胆的想想
对有些事，你或许的确理清了相关结果和下一步行动步骤，但是你有时会觉得，创造性思考和详细的行动方案更有助于你加深对他们的了解，本章我们对项目规划进行深入的研究和仔细的推敲。
我们需要更多的非正式计划
作者根据数千人的观察断言，我们所有人都应该在工作和生活方面进行更多的非正式计划。 这种做法会大大降低我们的心理压力，并能以极小的代价换来巨大的回报
项目计划能力的关键提升点（杠杆）不在于工具，而是创造性和预见性的思维能在计划过程发挥作用。 大多数项目纸质和计划工具都已经非常普及了（比如甘特图），大多数需要这些工具的人都已经在使用这些工具了。
那些项目需要进行计划？
已经列在项目清单中的大多数项目，都不需要刻意的计划，仅需在大脑里过下，自然而然得出下一步行动。 比如说，你要“对车子进行保养”，你只要上网找到最近的4S店，约个时间就可以了。
1、那些你已经决定了下一步行动，却仍然吸引你注意力的事物，除了确认下一步行动外，还需要你进一步关注和处理。 这类情况你就需要应用自然计划了（可能是其中一个或多个阶段）：定义目标和原则、展望成果、头脑风暴、组织整理。
2、那些意外冒出新点子或临时出现的新细节的项目。 比如说可能在工作场所和时间冒出来的想法，你应该将这些想法保存起来，留到以后考虑用。
3、计划工作 也需要确定下一步行动：典型的计划步骤
梗概
你总会遇到这样的项目，希望进行更加具体的安排，确保万无一失。比如说
如果这些工作还没落实，现在立即确定下一步行动把，并把他列入行动清单。这会帮助你开始对项目的计划，并有效推进更深层次的规划。
头脑风暴
认真思考那些一直吸引你注意力的项目的， 若不清楚下一步行动是什么，那么最合适的就是“想想关于某件事的点子” 之后再列入情景清单，考虑在哪个场合更好呢，用什么工具更好呢。电脑旁也行，任何地点也行，因为作者随身携带纸和笔。
组织整理
若已经为项目收集足够了笔记或材料了，现在只是需要整理一下条理， 那么下一步就可以说“组织某项目的项目资料” 然后根据 可行场景 进行分配 （如上）
召开会议
下一步行动就是 给相关人员发邀请，或者给某个关键人物打个电话敲定时间
收集信息
有时候，计划工作的下一项任务是收集资料 比如，你需要同某个人打电话聊一下，掌握他的情况（“给别大哥电话，了解一下他对经理会议的看法”）或者你需要浏览一下你刚刚接收的有关去年会议的资料（“查看一下股东大会的归档资料”）或者你希望上网看新闻了解一工作领域有没有变化。
收集随时产生的想法
不要错过任何一个有潜力的想法（或创意）许多时候， 你会在与计划不相关的场景相处一些好点子， 如果点子不能直接行动，可以保存他，当然确保没有遗漏任何想法的关键就是你的收集系统了，即你的文件夹、纸和笔或智能手机等。你需要保存所有的想法、念头和创意，以便日后处理。
项目计划的辅助工具和架构
思维辅助工具的意义：若手边有方便的工具就可以第一时间记录脑海中的想法，供随后查阅参考。 形式决定功能：合适的工具激发你的好想法提高 生产力。 作者的一些妙计就是在使用一个软件产生的，这款软件的主要用途就是以尤其的方式产生和捕捉数据 思考时写写画画（或输入数字设备）帮你长时间集中注意力，独自一人更是如此。 否则你很难长时间保持注意力（最多几分钟），若思考过程使用外界工具记录想法，就像风筝加上了线，你就可以一脸几小时保持高效而敏捷的思维。
书写工具
若手头和有一些方便书写的工具，就不会因为缺乏记录工具而潜意识里产生抵触（同理存档也是） 说起来也怪，我的奇妙想法很多来自于我那漂亮有好用的圆珠笔和中性笔！若你也有这样的倾向，不被害怕被工具驱使，成全自己，在书写工具上 下下血本吧。 因此，建议在很多你可能做记录的位置放上几只漂亮的圆珠笔和纸， 比如书桌、厨房里，在书包、公文包、钱包和背包里。
1、纸张和记事本： 标准记事本功效不凡，因为你可以轻松撕下想法那几页，放入工作栏中，日后有机会再处理。 还可以用原件或扫描件形式保存一些初步的思维导图和笔记，直接把它们放入别的文件夹。手写痕迹往往包含丰富的情景记忆，实时证明，这些具有长期价值。
2.1、黑板和白板 在白板上，草草记下心头的想法每次挖，思考某主题时，它可以使你的想法失踪生动地展示在眼前。 在办公室和会议室配备白板会很有用，越大越好。 2.2可擦鞋书写墙漆 公司有这个，可以很方便展开头脑风暴和临时视觉沟通，如果你有孩子，给他们的卧室也装上一个（我是多么向往自己在成长的过程中，有这么一个鼓励思考的环境啊），注意在手边准备足够的白板笔 多人在一块讨论的时候，谁都可以在白板上写上几笔，一目了然，几分钟后擦去了这些思想火花，但刚才他们记录下来的过程本身就可以促进大家的建设性思考。 2.3凑合的“纸”出奇效 （若手头没有记事本，之执著不、餐具点 餐巾纸等等都可以写一些笔记，也会令你受益良多）
3、用你的数字化工具进行思考 作者喜用笔记本来处理 资料（其中有些资料需要转化数字格式） 用笔记本电脑（较少用平板）来思考 有关文字、脑图、提炼纲要、PPT、EXCEL方面的事情。把需要考虑的事情 转化成数码格式，就可以自如的编辑、剪贴以及投入各种各样的应用中，非常便捷。 大屏幕类似大白板，能带来大思维舞台 智能手机之类的设备价值在于执行思考结果，而不在于产生创造性思维。因此，我需要更多而不是更少空间（大屏幕，大白板（墙壁））。
辅助架构
梗概 除了得手的 思维开发工具外，还需要方便收纳思考结果的系统来提高效率。就如你手头有方便的纸和笔帮你头脑风暴一样，便于组织项目细节的工具系统，同样对你受益匪浅。
为项目创建 项目文件夹或者活页夹 来集中收集 相关笔记或材料
好的一般性参考性不仅要便于归档和查阅项目资料，还应该对项目规划资料起到重要辅助作用。 辅助作用体现在，一些项目的进展是有某些关键数据、票据、资料推动的，所以你出现相关资料的时候，就可以立即保存到文件夹中，如果你的归档系统太过正式或者没有，一定会错过很多当前关注项目的机会，比如你刚刚参加某主题会议，写了不少笔记和备忘录，你就应该马上建立一个文件夹，把相关的资料全部放进去（当然是在确认了相关下一步行动之后）
活页本或者计划手册一定要储存足够的空白页。这就保障可以为后续出现的主题和项目分配一页（或更多）。 某些项目 日后可能会占据较大篇幅，甚至一整个记事本，但开始的时候一页纸就够了，绝大部分也只需要一两页空间，保存需要跟踪的几个想法即可。
在培训客户时，我多次发现，只要人门创建某主题文件夹，并放入 收集到的备忘录和其他 有潜力的相关资料后，就可以提高对事物的控制力。这会让你更案首到“一切都在掌控中”
纸张和数字化，纸张对我们仍有作用， ①许多人发现，用手书写和绘图能释放出更多精彩的创意。 ②纸质材料更便于提醒信息、关系和观点，好多数字框已经在重试纸质计划书和记事本，因为他们发现这些东西更容易配合他们思考和自我提示。很多时候，我都会打印于某人、某项目或某主图的相关文件，然后把他们放在一个有型文件夹内，以便在开会、写作或研究时 使用。尽管这些纸张大多会被循环利用，所更新的信息也将重新输入数字设备，但再次期间，有形材料能发挥的电脑本身不具备的功能。
数字技术不断升级，不断取代原来的工具（或取代部分功能） 来更好的促进思考、规划和决策支持，除非笔和记事本、便利贴、有形文件夹被更好的东西替代，否则还应该继续保持使用他们，
随技术发展，除非有更好的选择，否则不放弃纸和笔等有型的思考媒介
软件工具
适用于自然计划的两个软件： 思维导图： 作者通常用他来展开头脑风暴 捕捉头脑的想法 用于项目。大多数情况，思维导图能满足对相关项目的掌控 纲要软件（现在往往这俩软件都二合一了）： 可以处理更官方的复杂清醒，从列举 组织聚会的要点，到声称整个结构。尽管删除、粘贴、重新排量麻烦，但是这类软件更支持结构化思维，仍有助于生成创造性思维。
高端专业项目管理软件 专业定制化需求，严谨又对细节进行管理，通常为特定项目定制。比如，火星探测器、协调建筑施工、交付飞机和药品。 低端项目管理软件：在某个项目列表的 任务记录位置记录随机想法， 或者利用通用动机路生成和管理记录项目想法。
如果你是电脑迷，你会乐意采用这个模式，只要便于你开发捕捉 项目计划以及相关材料，就行。 注意 ①要专注于项目思考，而不是软件本身。 ②定期回顾、随时更新，持续清理组织不要忘。 ③随着软件不断增多，以及容量更大，保存会变得越来越容易，但是东西越来越多，找项目资料会变得更难。
如何在生活中应用这些手段？
就像下一步行动清单一样需要不断进行更新一样，项目清单也应该如此。应该抽出1-3个小时来对项目进行深入的纵向思考
找几个感兴趣的项目，进行思考收集组织整理工作。
并用上辅助思考的工具（上述）
用纸张和笔绘制思维导图，然后保存在一个文件夹里
在软件管理软件中，随手输入要点和想法。还可以创建一个文字处理文件，写出这个事情的分级概要。
培养好习惯： 在考虑问题时注意力高度集中，预见潜在问题、解决问题，而不是总临时抱佛脚。
3个关键原则
原则1：养成收集习惯
梗概
这些基本原则意义深远，受益匪浅 ①获得信任（因为靠谱，不遗漏，有条理，有结果）：和被人合作时，若能在 收集信息 组织 整理管理做到无懈可击，会获得信任 ②带来自信（得益于对一切的掌控感），提高心理健康，改善三人际关系。
收集习惯给人的带来的好处 收集过程的感受 糟糕透了，但有感觉好极了 糟糕透了：我其实早就该完成这件事了 好极了：发现糟糕情绪的来源了，掌控感增加了
传统时间管理方法的缺陷： 以为觉得某件事情不重要他就真的不重要了，实际上若没有 全面收集和处理组织的话，他们还会成为悬而未决的事情进入你的脑海，抢夺你的注意力。
如何确保 不遗漏的收集呢
收集过程中，仔细考虑事物，而不仅仅是想起事物。
对项目进行思考时，不要提醒自己记住他们，而是为此采取行动。
提高效率，必须全面收集一切，一切微乎其微的协议（念头）
新事物出现时，都要及时捕捉他们，成为习惯。
要耗费精力，慢慢养成习惯。
收集多少才算完
①脑海中不存在模糊的感觉的时候
②当你专注一件单独的事情上时候，没有一丝分心 ，就说收集工作做的合格了
减少消极情绪的3个方法（若消极情绪来自于毁约）
消极情绪的来源 不是来源于 做的事太多 而是来源于 撕毁了和自己签订的合约，自我信任感丧失：合约包含你工作栏中的东西 这些东西都代表着你瞳自己签订的协议，你在某种程度上高速自己应该对他们进行处理。例如，如果你高速自己要制定一份战略计划却未按时完成，这一定让你感到十分沮丧。如果你计划要整理一下当前的工作，但是最终未能实现，随着而来的就是内疚和挫折感。如果你决定要多抽出时间来陪孩子，但是却没有做到，那你感受到的肯定是焦虑和挫败感。
不签订协议 ①材料阶段当做垃圾清理，尤其面对那些积压已久的材料。 超出自己能力范围的材料 果断清理掉。 降低对自己的要求，立马就会轻松起来。如果你对生活的各个方面都降低标准，你需要处理和关注的事情就大大减少，比如说子女的抚养教育、学校的教学制度、团队的精神面貌、软件的代码等等。 拒绝他人，量力而行，谨慎对他人做出承诺，否则失约导致信誉受损（力就是自己的可支配时间和精力余额，通过自己建设的完善系统进行查询，还要评估收益）， 从不清楚自己有多少事要做（可支配精力）不假思索的说“这事交给我吧”到有一个完整的 系统，可以及时明确自己的 可支配经历，拒绝别人。完成应允的承诺，得到信任 ②任务列表阶段，删除价值不高的任务 我们有两次机会，摘除那些没有价值的任务，第一次是收集和理清阶段，第二次是项目阶段。必须评估 任务的成本和收益（要符合目标），尽可能不做稍作那些垃圾任务，降低边际效益低目标的标准。
说起来还真是，很多事情，就没必要去做，而且事情 做到60分就好了，精力有限，要不会把自己类似，另外 也会挤压更重要事情的 时间和精力。
完成协议：完成工作，标记已完成，感受自我效能感（幸福生产力），产生继续行动的动力。 ①二分钟法则，在清空收集栏阶段完成大量 短平快的任务，获得成就感。 ②在回顾和整理的时候，顺手完成那些短平快的任务
重新商定协议 ①修改对自己的约定，重新安排时间，其次对他人的预定，要积极提前预知和协商，重新协商约定，而不是无辜毁约。 这就可以看出一个 完整全面，包含你所有协议的重要性了，正是因为你把这些协议可视化了集中化，让你可以一目了然 知道自己 行动计划，而且也清楚明白自己的可用余额 ，并以此为参考决定是否 拒绝别人，同时你也可以找到自己的协议，避免遗漏和爽约，你也不可能 同自己重新商定记不起来的协定了。 记不清来协议的另外坏处就是，他会跑到你脑海中，自己会不断提醒自己，不要忘了这件事，会让你分心，当你把他存在一个信赖的系统中后，你就放心了，不会担心忘掉他了。
比如说， 一个不断 侵入你脑海的 车库念头，“为什么我只是路过车库呢？难道我不应该彻底打扫一下吗？ 你应该收集他，有3中选择： ① 降低要求，当做垃圾清理掉，脏又如何，无所谓，我不在意。 ②制定协议 并履行协议，清扫车库 放入下一步行动或 日程表， ③ 划入将来或许，确保定期回顾（每周）
收集习惯给团队带来的好处：
团队每个人都养成 收集的习惯，保证不遗漏的收益： 1.减少大家对遗漏的担忧，把精力用在更重要的事情上。 2、避免养虎为患，避免问题被掩盖，某天突然严重爆发。
错误迷思：人们对突然问题爆发习以为常，实际上这是可以改善的。
作为领导者或 共勉者，要让好习惯融入细节，反过来说要对这些坏习惯绝不能姑息 1、别人的工作栏还有有没有处理的备忘录 企业常见问题：工作栏不存在、塞得满满的、长时间无人问津（这些企业内部交流 ，往往是“中断”的，人与人、部门与部门是低效率的，人们缺乏信任，没有高效交流也没高效工作效率） 转机：当繁忙的高管开始及时回复邮件，就能释放很多压力， 同时他们的员工得到必要及时的反馈后，就减少了花时间面对面交流的时间。 2、他们谈话中的承诺没有以某种方式记录下来
我还有更重要的事情呢，不能总为这些漏洞烦心。
团队合作的几原则： ①需要确保自己发出的信息（不管是邮件、微信、任何途径）都会完整 准确的进入到 对方的工作栏（被查看） ，并确保对方能快速处理和组织，并 纳入 行动单形成行动提示，最终得到执行。 ②并根据对方的习惯选择 交流媒介 ，比如对方喜欢微信，你就发微信，对方不喜欢邮件你就少发邮件。
木桶原理：一个机构的效率取决于效率最低的那个人或环节。
应用展望 ①在企业里建立的严格的收集和 处理系统 ②给每位合作的对象设置工作栏（家庭中或工作中） 把需要对方完成的工作放入对方的工作栏中，这其实并不冷漠，而且还可以避免打断别人正在进行的工作，使关系更融洽，让人更自由。这样因为如此，机械化的事情在面对面交流之前就被处理，而不是在面对的时候还被这琐事 煞风景。
虽然无法干涉别人建立自己的系统，但至少可以做到确保他们 处理自己职责范围的事。可以拿这本书的内容和他们动之以情，晓之以理
多年来，很多成功人士 通过以上习惯使自己脱颖而出。
小结：
重新协商协议 知识工作是永远你做不完的，如果你要决定全部做完，估计自己要累死。 因此要有的放矢，对无法及时完成的工作 重新协商协议，减少负面感受。 但是前提需要一个 完善严谨的系统，当协议忘了的时候，何谈重新协议，只会让事情给最终 爆发，临时抱佛脚，手忙脚轮。，
成功组织的需建立的优良文化 每个人都可以坦然面对超出能力的工作量 及时重新协商无法按时完成的工作
团队使用了完善的收集系统，只能说明团队具备了全速前进的能力，但并不代表方向对了。
原则2：确定下一步行动
梗概
作者个人有种使命感，要把明确下一步行动变成全盘思考的 基本组成要素。
如果每个人都尽力回答 “下一步行动是什么”世界就会脱胎换股，人们就会从无休止的 讨论和会议中解脱出来，专注去做更重要的事情。
一个坏的世界 会议和讨论永不休止，事物间相互影响让人 无法得出结论，没人知道事情该不该做，该怎么做，该有谁做
一个好的世界 每个组织或人都对意识领域的任何一件事 进行 周末的思考，并确定出下一步行动 ，而且对 行动的执行以及 结果评估都有严格的管理。
作者多年发现 人们把“下一步行动”当成基本的提问时，他们的能力和工作效率就会发生显著的变化。
这个方法看似简答，但是他却难以得到全面的贯彻。
“下一步行动是什么？”帮你快速阐明人物、提出解决方案。 当你看到周围的人没有同样的习惯，你会觉得 沮丧，恨铁不成钢。
帮助你尽早 兑现承诺，尽早确定下一步行动，尽早行动，避免 拖延小事变大事
不这么做的危害 ①不仅是增加你的负担，而小事变大事，经济成本增加 ②不仅是事情变大，而且搞砸了 ③
下一步的技巧来源
来自于 美国前国务卿
这个思维并非天生就有，需要可以刻意训练
通过理论学习，并通过实践完善。
找到需要执行的“下一步行动”
如果一直没有明确下一步行动，那着一部行动就永远不会完成 瞅一瞅 清空电脑阶段 纸上的材料：似乎他们没有被推进，并感觉到困难 （比如说大哥电话，发封电子邮件，和某人谈话、上网搜索某个内容）
只需要10秒思考就可以确定下一步行动，也正是大家容易忽略这个动作，才导致大多事情被 拖延，例如 某人清单上的“轮胎”
仅仅几秒钟的时间成本，就让事情推动往前了，而大多数人没这么做
名场面还原： 他考虑这件事很久了，多次坐在电脑面前却无心深入思考。
若尽深入思考，确定具体行动，那么久可以 纳入 行动清单，在合适的时候 展开行动，比如在会议前15分钟有空闲，恰好手头有电脑 而且 可用精力也够用，那么他就可以 上网搜索一番，这就离他 换上轮胎就更近了一步，，
从最基础的动作入手，导出下一步动作（甚至下下步也行），并把行动提示 组织在合理的地方，在你需要的时候 提醒你，就是能提高我们工作效率和 营造轻松环境的关键
如果你不知道下一步行动是什么，那么在现实和目标之间就会留下一下潜在的、巨大的断层。案例 清单上写着“调整发动机”
我发现判断下一步行动之前，需要问好几个问题，本以为这是下一步行动，发现还有前置动作，这种情况非常典型。大多数人的清单和脑子里，列出的都是类似的事情，而不是具体的下一步行动
为什么越是聪明的人，厌恶的事情越多呢@ 微习惯
想象力丰富聪明的人（比如我）容易在脑海中构建出丰富巨大的工作量，让人望而却步（微习惯：高估了工作量，增加了抵触，上瘾：当一个人对 完成任务的动机不足，而需要的能力感到很大的时候，行动的可能性会降低），不仅是会联想出巨大的工作量， 而且总会产生消极的前景预测，一种给自己造成麻烦，自我否定，被嘲笑，似乎证明不行的前景。为了逃避这种 不适感，自我否定感，选择拖延，逃避，不心动似乎就证明我不是不行，只是没努力没去做（侥幸心理）。（ 人在大脑中想想出的感觉和现实是一样，更何况聪明的人想象更加生动）
解决麻烦事的权宜之计：喝酒 摄入酒精后，电脑变得迟钝，人们在微醺的时候，通常有一段时间感到心情振奋。因为酒精能一直神经活动，同时一直但闹钟消极的想想，阻止了哪些令人心神不宁的 前景预测。当消极的失败镜像被抑制后，我们的精力会有所增强
但是，这自我麻醉智能暂时生效，那些麻烦事 并没有因此而消失。 同时那些麻烦事情并没有真正消失，并且酒精麻醉自己时，我们同时也无法做出任何判断和选择，灵感和热情和精力的来源似乎都同时消失了
真正的巧妙解决负担之道：（微行动）制定下一步 行动 确定了推动事物的下一步具体行动时，就会从压力中解放出来，因为你认识到你关注的事情是可以完成的任务增加了你的信心，而且足够微小降低了你的抵触（微习惯），就会增强你的信心和方向感。
如果你在 捕捉阶段（大脑大扫除）捕捉了所有材料 录入清单，现在就拿到那份清单吧，去思考和决定每一个人材料的下一步行动，感受你一下你再此过程的精力变化
清单中的 材料，正是消耗你精力，让你深恶痛绝的内容
谨防故态重演：下一步行动变回任务目录（事物又回到材料状态，而没有转化成具体的行动） 比如说，他们经常发现自己面临重重阻碍，经常拖延。 名场面：“与大会组委委员们见面”、“约翰尼的生日”、“招待员"、”幻灯片掩饰“ 行动和材料没有明确的分界线，当拿出这样的清时，都不可避免电脑进入超载状态
清单中没有明确下一步行动的 “材料”会抢夺你电脑的注意力和增加负担 当你意识到你的世界中有 有待完成的任务，但是没有确定下一步行动，疲劳和沮丧感就往往户提醒你。
大多数人和纸质产生负面影响，原因就是 没有 深入思考结果，和导出下一步具体行动。
清单事物 存在一个维度上的对立，要么强烈的吸引着你，要么让你深恶痛绝，不存在中间状态
深恶痛绝，往往是因为没有明确 下一步行动。
强烈吸引着你 是因为 通常他确定了 下一步行动。
在事情刚露头处理（念头闪现的时候就开始一思考下一步行动），而不是快搞砸（拖延的结果）的时候。
我们总把 小事酝酿成 最后关头的救火任务。
一拖再拖，本身抽空 经济实惠就可以修理发动机了，结果一拖再脱，最后一分钟变成，大修理厂电话，让人派拖车过来
名场面：他们公司多数行动方案都是在问题爆发时才决定
压力来源调查，排名第一是最后关头的紧急任务，这通常是由于团队领导没有在问题出现时立刻处理方案造成的，
下一步行动 技巧的巨大价值
梗概
把“下一步行动是什么”作为机构行为标准，很快就能收到效果，并对机构发展产生良好且深远的效应
为什么呢？这个问题能帮你澄清问题、明确责任、提高效率、同时还能提升自身的能力
澄清问题
问题 讨论没有 输出明确的行动方案，仅仅是模糊不清的意向，更不知道要做什么，由谁负责，事情还处于 悬而未决的状态。
百试不爽的奇招：在会议结束前20分钟，提问“那么下一步行动是什么呢？" ①人们往往需要花费20分钟思考（有时候是痛下决心）才能给问题一个答案， ②迫使参会人员讨论和思考更深层的问题 我们是不是在问题的表面浪费时间。 我们真要这么做吗 我们知道自己在左什么吗 我们准备好 投入宝贵的资源了吗
你需要有些经验才能理解，如果有同样经历一定会非常认同，建议下次这么提问，然后观察反应
这些一针见血的问题，通常被我们无意识忽略掉。防治的有效办法，就是迫使自己去思考下一步具体行动。 这会自然将会议引入更深层次的讨论、探究、斟酌和磋商。问题和事物通常太复杂和不可预期，以至于我们很难设想结果。但是我们可以把问题向更加清晰的方向推进
明确责任：让具体行动有特定的负责人
问题 问题没有不知清楚，就让会议结束。 行动没有明确的负责人，或者多人负责形成围观效应。
提高效率
信息时代，电脑、通信技术和管理理论的成熟，已让个人事务处理能力和相应时间成为提升效率的最后瓶颈。 你需要处理的事物 借助信息技术，都可以很有效的进入你的视野（然后就是堆积），然而瓶颈就是你对他的处理能力和相应速度，这是关键流失点
若机构在每个环节都采用 “确定下一步行动”的思考方式，那么它的效率必然会大幅度提升。因为，一旦明确目标和行动后，就可以立即分配人力 物力展开行动，更快推进事情发展。
改变内心的思维定式，学会突破思维定式，成为习惯，提升效率
提升自己的能力
采纳“下一步行动”方法最大好处 ①提高你事物推动事物发展的能力 一直把事情拖到最后一份，就体验不到成功，和自己的控制、更体验不到和世界同步运转的快感。面对事物，应主动纳入系统分析思考结果和下一步行动，让他变得可执行明晰可控，让模糊的事情变得清晰可控，服从你的节奏，尽早处理，而不是等事情爆发处于被动地位。 ②增强你的自信心和前瞻能力 “下一步行动是什么”可以让事情显得是可以通过行动促成变化的，能增加对自己的掌控力的信心，这笔单纯重复地说“我是最棒的，我非常有能力，我能实现自己的愿望”有效的多。
生命是航船，自己就是船长，你想得越远、越超前，对你的航程就越有好处。
名场面：应对抱怨的良药“那么接下来你要做什么呢？下一步行动是什么呢？” 抱怨往往是对于那些主观认为应该更好的事情不如人意而产生的，如果仅仅止步于抱怨，而不去想具体的改善措施，就会 怨天尤人，把责任推卸到自己似乎不可控的人或事物身上。然后 这个问题可以改变视角，能促使自己想办法 输出具体的改善措施，并让自己感受到这事情是可以改变的，增加信心和明确感。 若意识到情况不能改善，那经过一通 主动的分析后，也明白到这是无能为力的，或是为了大局而做出牺牲和让步，可能内心就接收了，自然就不会抱怨了。
抱怨可能意味着某人不愿意为改变状况付出努力、承担责任；也可能意味着某人不愿承认客观环境的不可变性。抱怨实际上就是自我认知缺失的一种表现。 这种方式已经成为我和我的同时的一种习惯，我们无需有意识的去使用它。但我注意到，人们学会运用“下一步行动”技巧时，他们就会赋予自己强大的力量。 他们的双眼有神、步履轻盈，举手投足见流露出信心和智慧。虽然每个人都有能力，但是若能有效地管理那些推动事物发展的具体行动，则会进一步激发更大的能力，并使其开始发挥作用。 当你开始着手处理事物的时候，你内心其实就已经相信你能做到这一点，这恰恰是又进一步推进了事物的进展。
原则3：学会关注结果
梗概
集中精力，让自己驶入快车道
学会在脑海中对结果做出正面的预期，并以此影响实践。
“快车道”？实际感觉却变慢了，摆脱了疲于奔命的状态，并掌握了主动权。 变得思路清晰、精力集中，无论你想做什么，都会更容易执行并最终实现目标
明确的目标示范“想出一个方法，好让我能多抽出一些时间来陪女儿” 这是一个明确的目标，并且会迫使你去确定具体的下一步行动。
不明确的目标示范“我该为改善妇女关系做点什么” 这样的目标语义模糊，没有实际可操作性，只会白白消耗经理。
积极承认并记录目前生活中不完善的事情，确立项目，确立下一步行动并辅助时间，直到完成目标
这才是提升工作效率的终极体验。
预想结果的重要性
预想结果和 导出下一步行动，同样能让你澄清问题、明确责任、提高效率和提升能力
结果和行动紧密相连，只有你对预期结果一清二楚时，才有可能找出恰当的行动，只有你知道如何行动的时候，结果和现状才能练习起来。 你可以而且必须同时从这两方面入手解决问题。
大脑认知专家：“生活中只有两个问题 ①你知道你想达成的目标和结果是什么，却不知道如何达成塔 ②你不知道目标是什么
解决方案 找到你的目标(结果） 找到具体的办法（行动）
挖掘目标（结果） 阴阳对立说：任何吸引你注意的事物都需要你进行收集和关注，你所体验到的任何一个“不完善”，都必定有一个完善作为参照。 “这件事对我意味着什么呢？”、“我希望哪些成为现实呢？（成功的结果又是什么呢？”）
确立目标后，就要导出“ 下一步行动“，需要这么提问 ”我现在做些什么才能促使他发生改变？“或者”我需要调用哪些资源来确保改变的发生“（下一步行动是什么？）
从无意识到有意识，丰富表达不被世界摆布，提升能动性，掌控感。不断有意识的使用策略练习，积累经验 成为习惯。 掌握该艺术的连个基本原则（定义结果，确定行动）虽然是挑战不容易践行，但是没有挑战就不会有进步。 不过随着熟练，就像开车一样，慢慢基底神经形成模式，你就减少了能量消耗，驾轻就熟并且不做似乎很难受。进而不断发现问题，解决问题，定义目标，达成目标，不断预想结果，付诸行动
人生最大的乐趣莫过于克服困难、坚定脚步，目睹自己将目标意义实现
精通日常琐事的魔力
解脱和自由的感觉很快就会在处理完这些琐事之后出现；
在他们建立起内在的行为准则和习惯之前，需要不断实践，需要别人帮助，需要高度集中才能实现目标。
在多个层面上“关注结果”
教育在于启发，提问的价值，一些简答的问题就可以引发别人思考 ，为处境或工作提供转机。 如上，下一步行动是什么，我希望哪些成为现实呢？
人们不是因为学了我的课程变得聪明，而是学会更加合理有效的利用自己的智慧
我本身就是佛
本书的独特之处，在实践上有效给生活每个层面带来改变 可以在你思考人生观价值观的时候给你灵感，也会在你处理日常琐碎事物的时候发挥作用。 本书可以指导你 两头兼顾 协调，同时联系起来。
小结，我们必须回答的基本问题 “这对于我意味着什么？” “我希望哪些成为现实呢？” “促成这件事的下一步措施是什么呢？”
这一思考过程以及相关思维方式能带给你意想不到的收获。
自然计划法的神奇力量
自然计划的价值在于 综合完整、灵活应变、连贯一致、适用广泛的思维模式，使你再更具体的领域实现轻松而集中的控制。
追问你做事的目的，是健康而成熟的表现，在具体方法明确前，想想成功的场景，是一种需要强化的能力。 乐意构思，无论好坏都要不加以评判的收集他们（发散阶段不评判），是全面发挥创新能力的关键
为了达到结果，仔细分析多重想法和各类信心，将他们组织、排序、区分重要性，是不要的心智训练。
将大量信息、观点、注意结合在一起，并进行合理的统筹安排，是新世纪人才的一项重要能力（这还没有成为职场人的标准）。虽然应用在生活方方面面难以做到，但是仅用到某方面就会看到立竿见影的效果。
而决定执行西下一步行动-是推进时间发展的高效行动的核心本质
这个思维模式是我们确定工作预期功结果和具体行动的基本指导原则。当则以原则成为我们日常生活中的行动原始，我们的效率也得到显著的提高。 另外头脑风暴 表达和捕捉各种奇思妙想和细节，有助于我们找到最佳的模式最好的办法，帮助人们轻松完成任何事情
让整个结构变得积极向上
提高效率不必大动干戈，只需将本书方法稍加推行，就可以让机构运作更加高效、流畅。（参照目标和预期成果对日常事物进行评估和测定）
企业名场面：深刻的问题 我们希望这词会议达成什么样的决议 这个表格的目的何在 这项工作的理想人选应该具有什么样的能力 我们希望通过使用这种软件取得何种结果 要在日常生活中不断追问自己这些问题，这更为关键 为什么要做这件事 做成这件事会怎么样
这会对你产生极为深远的影响
公司高管效率低下重灾区：电子邮件和会议太多，需要花费过多时间处理似乎不具备战略意义的内容。 对策：尽早澄清目的和期望结果。 这些沟通媒介很容易变成消耗人精力的黑洞。目的不明确的会见，产生不必要的电子邮件，进而导致急需要对会情况进行澄清，从而产生更多的电子邮件。
从抱怨者和受害者 转变成主宰者，权力感（掌控感）就产生了 破窗效应，蝴蝶效应，当这种感觉在机构弥漫时，工作氛围就会改变，充满着高效精神的氛围，不能让消极的情绪长成为机构发展的绊脚石 个体处理事物的方式，总体上就形成了企业文化，若是信息流通不畅、执行力不足、责任不明确，这种负面影响会迅速扩散，最后大家都是手忙脚乱 频繁救火，人人觉得不堪重负。 相反如果每个人都能切实推行本书的的原则，那么企业就会达到全新的境界。
所有原则都适用于企业（可以用于完善组织） 收集组织关心的事项，理清期待的结果和必要的行动，定期回顾状况并纳入新事物，不断调整和分配资源，对于任何团队或公司来说，这些都是很关键的最佳做法。
组织不缺乏阅读形员工，而需要 掌握搞定书的员工，以便适应21世界新的复杂变化的局面。一旦公司自上而下的预测、培训和模拟实现了这个目标，组织将取得意义深远的成果。
第15章：GTD 精进之路
浮动主题