原始记录表格设计时一定注意这9个关键点

原始记录表格设计的9个关键点，检测原始记录文件应为受控文件，一般设计为表格的形式，以便于检测人员（包括抽样、采样人员)在每次检测过程中都能准确无误地填写这些基本要素。

原始记录表格设计时一定注意这9个关键点！

• 检测原始记录文件应为受控文件，一般设计为表格的形式，以便于检测人员（包括抽样、采样人员)在每次检测过程中都能准确无误地填写这些基本要素。
• 检测原始记录文件所涵盖的内容应包括任务编号或样品编号、检测项目/参数、所依据的标准、检测样品（产品)及其相关信息、抽（采)样过程信息、检测及相关人员信息、检测环境条件信息、检测仪器设备信息、检测时间等，以及检测过程产生的抽样计划、采样计划及定位、样品制备、标准液配制、结果数据计算公式及导出过程、图谱、图像、标准曲线等记录信息，并清楚标识与出具报告的对应关系、总页码、当前页码等，以保证检测结果的可追溯性。
• (1)任务信息
  • ①编号。
    • 原始记录文件中应注明每项检测任务的编号，它是方便实验室内部管理的编号，应具有唯一性。例如:任务编号、记录编号、项目编号、申请编号、报告编号等。当检测任务需要出具报告时，如果原始记录使用的任务编号与最终报告编号不一致 ，则记录中应补充报告编号，且报告编号应与原始记录编号有唯一性对应关系。
  • ②检测标准(方法)。
    • 原始记录文件中应明确写明检测依据的标准名称和版本号。检测依据可以是现行标准、客户指定的标准（非现行标准、企业标准等)、客户自定的测试方法等。当客户对检测的特殊要求与标准相偏离时，应在检测依据栏或原始记录的相关位置进行描述。
  • ③检测项目/参数。
    • 当检测项目是检测依据的全部内容时，检测项目可不必全部列出，写明“全部项目或全部参数”既可。如果检测项目是检测依据的部分内容时，应在原始记录中明确本次检测涉及的项目条款号或名称。
• (2)样品信息
  • 样品信息包括样品名称、型号规格、样品数量、样品编号；适用时还可包括样品送检单位、样品初始状态、样品附属件等。
  • ①样品名称。检测样品的名称应是客户委托任务书指定的名称，或是检验检测机构检查样品后并同客户沟通协调后确定的、可正确描述样品的名称。
  • ②型号规格。记录中样品的型号应是实际检测样品的型号， 该型号应包含在客户委托任务书的型号中。记录中应写明与检测项目相关的产品规格信息。
  • ③样品数量、样品编号。样品数量要与样品编号相对应。样品编号应具有唯一性，以方便实验室内部样品流转和存储管理。
  • ④样品初始状态。当样品的初始状态可能会影响后续的检测或判定，并在试验开始前对样品的初始状态进行调整的，应在原始记录中记录样品的初始状态以及对样品做出的调整。
• (3)检测环境条件信息
  • ①检测时的环境温度和湿度。环境温（湿)度对检测项目有影响时，应记录检测时的环境温度和温度，该数值应是真实和有效的。当环境温度和湿度与检测标准（方法)中的规定环境温度和湿度不吻合时应停止检测，直至达到检测标准(方法)中规定的环境温度和湿度。记录检测时的环境信息也关系到原始记录的可追溯性。如果日后检测报告/数据需要复查，应在相同的环境条件下开展复查检测。
  • ②其他环境信息。当其他环境条件（如大气压、海拔条件、气体含量、气流等)对检测项目有影响时，记录中应写明这些环境条件。
• (4)相关人员信息
  • 包括抽（采)样人员、检测人员、审核人员的签字或等效标识 ，以及适用时其他相关人员（如解释和说明人员)的签字或等效标识。
  • 抽（采)样人员、检测人员和审核人员的签名要确保经本人确认，由本人负责。
• (5)检测日期
  • 检测日期可以是某一天、某一个检测周期、一天内的某一段时间。
  • 应根据检测项目的特点，定义检测日期的表达形式。应防止在检测日期上刻意模糊时间段。应真实记录检测时的日期。
  • 针对不同检测项目在不同日期进行的情况，应分别记录测试日期。
• （6)数据结果
  • 记录数据结果记录的位置可以是下划线、空格、方框或表格等形式。数据结果记录应出现在原始记录的适当位置，并与检测标准(方法)的描述文字相协调。
  • 数据结果记录应包括所有检测过程产生的数值及导出过程、图谱、图像、标准曲线等记录信息。
• (7)数据判定或结果描述
  • 数据判定的方式可以是“√”“×”“P”“F”“Pass”“Fail”“/”“N/A”“一”“合格”“不合格”“不适用”等清晰无歧义的描述，并且应在记录的显著位置描述本记录中对数据判定方式的约定。
  • 结果描述应按照标准规定或与客户约定的方式进行客观全面的描述。
• (8)检测仪器信息
  • 包括检测仪器的名称[如型号、厂家（适用时)]、受控编号和校准周期（或校准有效期截止日期)。
• （9)场地信息
  • 场地信息是实施检测项目的场地位置的描述。全部检测项目在实验室自有场地进行时，可简单描述为“本实验室”，如实验室有多场所，也应明确具体的检测场所信息。
  • 全部或部分检测项目在分包实验室场地或委托方实验室场地进行时，应在原始记录的适当位置进行记录，例如在检测项目旁注明该场地的名称。