企业内控指引7号采购业务

采购是企业生产经营的起点，既是企业的“实物流”的重要组成部分，又与“资金流”密切关联。众所周知，采购物资的质量和价格、供应商的选择、采购合同的订立、物资的运输、验收等供应链状况，在很大程度上决定了企业的生存与可持续发展。

企业内控指引7号采购业务

• 供方管理
  • 1、建立科学的供应商评估和准入制度，确定合格 供应商清单，与选定的供应商签订质量保证协议，建立供应商管理信息系统，对供应商提供物资或劳务的质量、价格、交货及时性、供货 条件及其资信、经营状况等进行实时管理和综合评价，根据评价结果 对供应商进行合理选择和调整。
  • 2、可委托具有相应资质的中介机构对供应商进行资信调查。
• 采购申请及组织
  • 1、采购业务应当集中，避免多头采购或分散采购， 以提高采购业务效率，降低采购成本，堵塞管理漏洞。
  • 2、采购业务的人员定期进行岗位轮换。
  • 3、重要和技术性较强的采购业务，应当组织相关专家进行论证，实行集体决策和审批。
  • 4、除小额零星物资或服务外，不得安排同一机构办理采购业务全过程。
  • 5、应当建立采购申请制度，依据购买物资或接受劳务的类型，确定归口管理部门，授予相应的请购权，明确相关部门或人 员的职责权限及相应的请购和审批程序。
  • 1、第一，生产、经营、项目建设等部门，应当根据实际需求准确、及时地编制需求计划。需求部门提出需求计划时，不能指定或变相指定供应商。对独家代理、专有、专利等特殊产品应提供相应的独家、专有资料，经专业技术部门研讨后，经具备相应审批权限的部门或人员审批。 2、第二，采购计划是企业年度生产经营计划的一部分，在制定年度生产经营计划过程中，企业应当根据发展目标实际需要，结合库存和在途情况，科学安排采购计划，防止采购过量或不足。 3、第三，采购计划应纳入采购预算管理，经相关负责人审批后，作为企业刚性指令严格执行。
• 采购方式
  • 1、企业应当根据市场情况和采购计划合理选择采购方式。
  • 2、建立采购物资定价机制，采取协议采购、招标 采购、谈判采购、询比价采购等多种方式合理确定采购价格，最大限 度地减小市场变化对企业采购价格的影响。
  • 大宗采购应当采用招标方式，合理确定招投标的范围、标准、实施程 序和评标规则；一般物资或劳务等的采购可以采用询价或定向采购的 方式并签订合同协议；小额零星物资或劳务等的采购可以采用直接购 买等方式。
• 合同及运输
  • 1、根据确定的供应商、采购方式、采购价格等情 况拟订采购合同，准确描述合同条款，明确双方权利、义务和违约责任，按照规定权限签订采购合同。
  • 2、根据生产建设进度和采购物资特性，选择合理的运输工 具和运输方式，办理运输、投保等事宜。
• 验收
  • 1、建立严格的采购验收制度，确定检验方式， 由专门的验收机构或验收人员对采购项目的品种、规格、数量、质量 等相关内容进行验收，出具验收证明。涉及大宗和新、特物资采购的，还应进行专业测试。
  • 2、验收过程中发现的异常情况，负责验收的机构或人员应当立即向 企业有权管理的相关机构报告，相关机构应当查明原因并及时处理。
• 付款
  • 1、完善付款流程，明确 付款审核人的责任和权力，严格审核采购预算、合同、相关单据凭证、 审批程序等相关内容，审核无误后按照合同规定及时办理付款
  • 2、严格审查采购发票的真实性、合法性和有效性。发现虚假发票的，应查明原因，及时报告处理。
  • 3、合理选择付款方式，并严格遵循合同规定，防范付款方式不当带来的法律风险，保证资金安全。
  • 4、加强预付账款和定金的管理。涉及大额或长 期的预付款项，应当定期进行追踪核查，综合分析预付账款的期限、占用款项的合理性、不可收回风险等情况，发现有疑问的预付款项，应当及时采取措施。
  • 5、指定专人通过函证等方式，定期与供应商核对应付账 款、应付票据、预付账款等往来款项。
• 系统控制
  • 1、加强物资采购供应过程的管理，依据采购合同中确定的主要条款跟踪合同履行情况，对有可能影响生产或工程进 度的异常情况，应出具书面报告并及时提出解决方案。
  • 2、加强对购买、验收、付款业务的会计系统控 制，详细记录供应商情况、请购申请、采购合同、采购通知、验收证明、入库凭证、商业票据、款项支付等情况，确保会计记录、采购记 录与仓储记录核对一致。
• 退货管理
  • 3、建立退货管理制度，对退货条件、退货手续、 货物出库、退货货款回收等作出明确规定，并在与供应商的合同中明 确退货事宜，及时收回退货货款。
  • 4、涉及符合索赔条件的退货，应在索 赔期内及时办理索赔。
• 关注主要风险 （至少）
  • 1、采购计划安排不合理，市场变化趋势预测不准确，造成库 存短缺或积压，可能导致企业生产停滞或资源浪费。
  • 2、供应商选择不当，采购方式不合理，招投标或定价机制不 科学，授权审批不规范，可能导致采购物资质次价高，出现舞弊或遭 受欺诈。
  • 3、采购验收不规范，付款审核不严，可能导致采购物资、资 金损失或信用受损。
• 概念
  • 采购，是指购买物资（或接受劳务）及支付款项等相关活动。
• 内控目的
  • 促进企业合理采购，满足生产经营需要，规范采购 行为，防范采购风险