如何高效的进行任务管理？从底层帮你做好个人管理

这是一篇关于如何高效的进行任务管理？的思维导图，主要内容包括：有哪些可以利用的工具/软件，如何与团队任务协同，如何克服拖延症现象，如何有效跟踪任务进度 防止突破DDL，任务分解步骤，如何确定任务优先级，任务目标设定法，与时间管理、项目管理的关系，任务管理基本原则，一个任务有哪些基本的属性。

如何高效的进行任务管理？

• 一个任务有哪些基本的属性
  • 任务描述
  • 完成标准
  • 负责人
    • 负责人+协同人员
  • 优先级
  • 截止日期
  • 预计工时
  • 实际工时
  • 任务状态
    • not started（未开始）
    • in progress（正在进行中）
    • completed（已完成）
    • deferred（延期；推迟）
    • pending review（待审核）
  • 依赖关系
    • xx任务完成前不能启动
  • 子任务
  • 标签/分类
• 任务管理基本原则
  • 明确目标
  • 优先级排序
  • 时间管理
  • 任务分解
  • 避免多任务处理
    • 认知负荷增加
    • 任务切换时间成本
    • 容易出错
    • 影响深度思考
  • 定期审查与调整
  • 学会任务委派
  • 设定合理的DDL
    • 三点估算法
      • （乐观时间+4x最可能的时间+悲观时间）/6
    • 缓冲时间，通常为预估时间的10-25%
    • 墨菲定律，任何事情都有可能出错，需要预留时间处理
  • 保持灵活性
  • 使用合适的工具
• 与时间管理、项目管理的关系
  • 任务管理
    • 重点
      • 管理单个任务/一组任务的执行
      • 关注任务分解、分配、进展、完成情况
      • 涉及确定每项任务负责人、截止日期、依赖关系等等
    • 关键技能
      • 优先级排序-如艾森豪威尔矩阵
      • 任务分解-如WBS工作分解结构
      • 任务跟踪-如看板、trello、todoist
    • 关联
      • 任务管理注重任务执行，时间管理侧重如何分配时间 来完成这些任务
      • 任务优先级排序和时间分配紧密相关
      • 有效的任务管理，依赖良好的时间管理
      • 任务管理是项目管理的一部分
      • 项目一般被拆解为多个任务
      • 任务管理专注于任务层面，项目管理则涵盖更广泛的项目 目标和资源协调
  • 时间管理
    • 重点
      • 个人或团队时间分配，确保在有限时间内完成
      • 涉及规划日常工作，分配时间块，应对干扰和优化工作流程
    • 关键技能
      • 时间规划
      • 优化日程安排
      • 抗干扰和避免拖延
  • 项目管理
    • 重点
      • 不仅涉及任务管理，还包括资源管理、风险管理、预算管理
      • 设计协调多个相关任务、阶段及人员，最终完成一个大目标
    • 关键技能
      • 项目规划-用甘特图、项目管理工具等
      • 资源和预算管理-确保有足够的资源和资金完成项目
      • 风险管理，识别并处理项目中的潜在风险
• 任务目标设定法
  • SMART目标设定法
    • S-speciflc 具体的
    • M-measurable 可测量的
    • A-achievable 可实现的
    • R-relevant 相关的
    • T-time-bound 有时限的
    • 为了三个月后参加大学同学会闪亮登场，从现在开始开始减肥 每天不吃晚饭，戒掉含糖饮料和出门聚餐，体重减轻10斤。
  • OKR目标管理法
  • WOOP管理法
    • wish 愿望
    • outcome 结果
    • obastacle障碍
    • plan 计划
    • 适合个人成长，自我提升，习惯养成
  • BHAG
    • big hairy audacious goal
    • 长期大胆的宏伟目标
  • GROW模型
    • goal
    • reality
    • options
    • will
    • 适合职业发展和团队铺导
  • HOPE模型
    • Higher purpose更高的目标
    • Optimism乐观主义
    • Planning计划
    • Execution执行力
    • 适合个人成长、自我激励、或者需要克服心理障碍的目标设定
  • PORT模型
    • purpose目的
    • objective目标
    • result结果
    • task任务
  • RSQC模型
    • range范围
    • schedule进度
    • quality质量
    • cost成本
  • 关键路径法
    • CMP
    • critical path method
• 如何确定任务优先级
  • 艾森豪威尔矩阵
    • 重要紧急矩阵
  • ABC分析法
    • A类非常重要的任务
    • B类重要但不紧急
    • C类相对不重要的任务
  • 80/20法则
    • 列出所有当前任务
    • 评估每个任务对最终成果的贡献
    • 优先完成对结果影响最大的20%的任务
  • MoSCow法则
    • Must have必须完成的
    • Should have应该完成的
    • Could have可以完成但非必要
    • Won't have暂不考虑的任务
  • 价值与复杂度矩阵
    • vlaue vs effort matrix
    • 高价值/低复杂度
      • 最先完成
    • 高价值/高复杂度
      • 需要充足时间和资源，更长期的规划
    • 低价值/低复杂度
      • 空闲时间再处理
    • 低价值/高复杂度
      • 放弃/委派他人
  • RICE评分模型
    • (Reach影响范围 x Impact影响程度 x Confidence信心)/ Effort工作量
  • 卡诺模型Kano Model
    • 基本需求basic needs
      • 缺失会强烈不满
    • 期望需求performance needs
      • 做得好提高满意度
    • 兴奋需求delightful needs
      • 不做没事，做了能答复提高用户满意度
  • 4D法则
    • do马上做
    • defer推迟做
    • Delegate委派别人做
    • Delete删除
• 任务分解步骤
  • 工作分解结构
    • WBS work breakdown structure
    • 大任务分解为一系列层次化的子任务
    • 直到每个任务足够小可以单独分配并执行
  • 步骤分解
    • 确定任务目标
    • 列出主要任务模块
    • 细分主要模块为子任务
    • 确定任务的依赖关系和顺序
    • 估算每个子任务的时间和资源需求
    • 分配责任
    • 设定任务完成标准
    • 制定时间表和里程硬
  • 目标导向分解法
    • 类似与OKR的每一个key result
  • 行动导向分解法
    • 我的工作流就是行动导向
    • 理结构-写稿子-录视须-剪辑-上线
  • 时间导向分解法
  • 责任导向分解法
• 如何有效跟踪任务进度 防止突破DDL
  • 可视化管理工具
  • 看板
  • 甘特图
  • 日、周进度报告
  • 关键路径法CPM
    • critical path method
    • 一种项目管理技术，确定项目中最重要的任务链（关键路径）
    • 关键路径上的任务一旦延迟，整个项目的完成时间必将受到影响
  • 里程碑法milestone
    • 设定若干个关键任务里程碑
    • 确定里程碑任务在时间节点内完成
  • 任务分段预警检查
    • 25%
      • 检查时间过去了25%，任务有没有推进25%
    • 50%
    • 75%
  • 进度偏差
    • 完成进度-计划完成进度
  • 好的预警方法
    • 里程碑未按时达成
    • 关键路径的关键任务进度落后
    • 时间百分比预警
• 如何克服拖延症现象
  • 任务分解，大任务分解为小步骤
  • 2分钟法则
    • 2分钟内能完成的立马干掉它
    • 较大的任务，先尝试在2分钟内启动它
  • 大DDL分解为小DDL
    • 10天后完工
    • 2天后必须给初稿
  • 分析拖延背后的原因
  • 客服完美主义
    • 完成好过完美
  • 运用自我奖励机制
    • 这个任务完成了我就奖励自己一次spa
  • 减少分心，优化工作环境
  • 建立每日工作计划
    • 制定每日任务待办清单
    • MIT法则most important task
      • 每天优先处理1-3个MT
  • 利用公众承诺提高执行力
    • 公开承诺
    • 寻找伙伴监督
• 如何与团队任务协同
  • 清晰的任务分工和责任划分
  • WBS工作分解-责任到人
  • 责任除以2等于0
  • 团队内部使用统一的任务管理工具
    • mindmaster
    • trello
    • jira
    • Monday
  • 管理好任务的依赖关系
  • 任务进度透明管理
    • 团队成员都可见
    • 实时更新反馈
  • 个人与团队目标对齐
    • OKR对齐
  • 及时沟通处理任务冲突，灵活调整优先级
• 有哪些可以利用的工具/软件
  • 待办清单
  • GTD软件
  • 工作日历
  • 番茄工作法
  • 看板
  • 脑图
  • 甘特图
  • 项目管理工具
  • trello
  • todoist
  • notion
  • 滴答清单
  • 番茄钟