档案管理系统

这是一篇关于档案管理系统的思维导图，包括档案定义、字段配置、模板配置、流程分配、仓库管理、盖章配置等内容。

系统配置

• 档案定义
  • 档案大类
    • 档案大类信息（档案类型编码、中/英档案名称，档案类型序号、图标、档案密级、保管期限、档案属性、备注）
    • 大类附属信息（仅会计凭证存在）
  • 档案小类
    • 档案小类信息
    • 小类附属信息
  • 操作
    • 启用、禁用、删除
• 字段配置
  • 档案列表字段初始化
  • 查询条件：字段名称、字段编码、字段类型
  • 新增字段： 字段名称、字段编码、字段类型、最大长度、数据源类型 其中数据源类型：档案主数据、基础数据、快速编码、系统字典
  • 操作：启用、禁用、提交、关闭、删除，Excel导出，SQL导出
• 模板配置
  • 新增模板：模板编码、中/英模板名称、所属大类、所属小类
  • 模板配置：选择数据表（预设数据表）
  • 新增字段：添加字段行，新增字段名称，绑定字段，字段类型，必填，列表显示，是否设为查询，适用菜单
  • 数据穿透设置
  • 操作：模板保存、发布、预览
• 流程分配
  • 新增流程：流程策略编码、中/英流程名称、流程模板（引用流程引擎）、适用档案大类、适用单据、适用组织、备注
  • 操作：启用、禁用、取消、提交
  • 查询条件：流程策略名称、适用档案类型、适用组织、状态
• 仓库管理
  • 新增层级结构：序号、属性名称、操作列
  • 新增仓库：仓库名称、仓库编码，城市、所属公司、仓库管理员、状态、序号、对应层级结构
  • 子主题
• 盖章配置
  • 默认章：盖章信息均默认预制，盖章位置确认
  • 公司章
    • 查询条件：所属公司
    • 新增盖章：上传图片、印章名称、所属公司
    • 操作：提交、取消、删除
• 系统字典、快速编码（原系统）
• 实物档案管理
  • 实物档案
    • 档案调拨
      • 每发起一个调拨申请单，生成一条调拨记录的数据，
      • 界面以调拨申请单的维度展示，一个调拨申请单可能包含一个或多个案卷信息
      • 查询列表：调拨单号，案卷编号，档案类型，申请人，起止时间，单据日期
      • 查询结果：序号 ，调拨单号，档案类型，申请人，申请日期，申请说明，单据状态
      • 操作：新增调拨，excel导出
    • 档案接收
      • 调拨仓库归属与管理员管理的档案调拨申请单处理完成后，会生成一条档案待接收的记录
      • 存在两个子tab页面：待接收，已入库
      • 待接收列表：调拨仓库归属与管理员管理的档案调拨申请单处理完成后，会生成一条档案待接收的记录
      • 已入库列表：待接收列表执行接收或者批量接收操作后，根据调拨单号生成对应的已入库的数据，申请仓库管理员必须与当前登录人相同
      • 操作： 1.接收操作（可以修改接收地点） 2.接收提交后变为已入库 3.支持excel导出
    • 档案销毁
      • 销毁前提：销毁单审批通过，且档案已经到了保管期限
      • 存在两个子tab：档案销毁，销毁记录
      • 档案销毁列表：该管理员管辖仓库内所有待销毁的案卷信息
      • 销毁记录列表：案卷销毁或者批量销毁后，每一个案卷都会生成一条关联的销毁记录，根据仓库管理员过滤
      • 操作：销毁，批量销毁，查看，excel导出
    • 档案盘点
      • 数据来源：管理员管辖仓库内所有状态不等于已销毁的案卷信息
      • 操作：1.查看盘点历史记录 2.盘点 3.批量盘点 4.扫描盘点 5.撤销盘点 6.盘点初始化：仓库，所属公司，会计期间查询条件不能为空，点击初始化之前，必须先查询，初始化后将所有案卷盘点状态改为未盘点
  • 单据
    • 销毁申请单
      • 销毁前提： 1.需要在系统参数中配置一个销毁申请单的发起人，系统将以发起人的名义发起销毁申请单 2.如果该大类下无待销毁的案卷或者找不到配置的发起人，则不发起
      • 自动发起： 1.根据档案大类的维度，如果存在待销毁的案卷信息，则自动生成销毁申请单
      • 自动提交：提交后，该销毁申请单中的所有案卷的案卷状态变更为鉴定中 且对应案卷的生命周期中需要记录发起了鉴定这个处理动作
    • 调拨申请单
      • 添加调拨案卷：档案类型，案卷编号，所属公司，案卷人，案卷起止日期
      • 新增界面
        • 查询列表页面
        • 待添加列表页面
        • 批量修改申请地点页面
      • 提交校验： 1.所有的案卷的档案类型必须属于同一个大类 2.所有的案卷状态必须为已入库 3.所有的案卷的申请地点必须存在并且不能被禁用 4.必填字段不能为空
      • 案卷状态变更
• 首页
  • 四性检测
    • 1.查询条件：档案日期，公司名称，档案大类，档案小类 2.查询列表：四性检测总量，通过数量，未通过数量
    • 四性检测总量根据查询条件联动查询，显示对应条件下通过四性检测数量与未通过四性检测数量，数字高亮可穿透至对应四性报告界面
    • 四性检测项目模块展示四种类型检测对应的的未通过数量，数字高亮可穿透
    • 操作：查询，重置，生成报告
    • 四性报告未通过明细-查询条件：档案日期，公司名称，凭证类型，凭证类型，未通过类型
    • 四性报告未通过明细-查询列表：序号，凭证类型，凭证编号，公司名称，档案日期，检测时间，凭证状态，未通过类型，未通过检测项
    • 检测项：真实性检测，完整性检测，可用性检测，安全性检测（默认通过）
  • 异常提醒
    • 四性检测不通过，已经复审驳回的数据会出现在异常提醒列表，状态都变为【审核已退回】
    • 界面操作
      • 左侧树状导航栏档案类型页签处展示对应档案异常提醒数量
      • 可以提交【审核已退回】、【已匹配】的凭证会进入【档案复审】环节
      • 【审核已退回】的凭证可以进行附件匹配
      • 可以修改凭证关联的附件个数
      • 只有凭证后端表记录的关联附件个数与凭证行上匹配上的附件个数相等，状态为已匹配才可自动修改为待审核
      • 只有凭证状态为【审核已退回】可执行删除操作
    • 查询条件：凭证编号，所属公司，状态
    • 查询列表：序号，凭证编号，凭证类型，所属公司，会计期间，制单人，制单日期，复核人，复核日期，附件张数（影像任务），附件张数（电子回单），凭证来源，凭证状态，复审人，复审意见
    • 操作：查询，重置，批量提交
  • 与我相关
    • 我的申请
      • 展示内容：当前登录人所有借阅申请记录，包括正在审批中，与审批已经结束
    • 我的审批
    • 超期提醒
      • 只有仓库管理员有数据权限，看到自己管理仓库下，借阅已到期，但仍未归还的单据
      • 操作： 1.可发送邮件通知至单据对应申请人 2.点击借阅申请单，可以穿透至借阅申请单界面，查看单据信息和审批流程
    • 档案鉴定 （也只有仓库管理员有权限？）
      • 存在两个子tab：待鉴定列表，鉴定记录列表
      • 数据来源:每月1日定时扫描所有已入库的案卷且已经到达或者超过保管期限
      • 操作：自动发起销毁记录，excel导出
      • 特殊点：检测若找不到发起人，则提示：请配置销毁申请单发起人，否则系统将无法自动发起鉴定
    • 个人中心
      • 展示基本信息，证件信息，岗位信息
      • 离线下载： 下载：当状态为已完成，可执行下载操作 删除：弹框二次确认 当前状态为“已完成”或“导出失败”时，前端删除本条任务记录 当前状态为“导出中”时，删除本条任务记录，且后台磁盘下载数据完成后删除数据

电子档案采集

• 档案采集
  • 左侧展示所有档案类型，支持查询功能，档案模板下载，数据人工导入（支持离线下载），批量提交
  • 会计凭证查询条件：凭证编号，会计期间，状态，查询，重置
  • 会计凭证操作：模板下载，导入，批量提交，批量赋予无附件，导出
  • 会计凭证查询列表字段展示：序号、凭证编号、凭证类型，公司名称，会计期间，制单人，制单日期，复核人，复核日期，关联单据，附件个数，数据来源，凭证状态
• 采集子页面
  • 模板下载
    • 导入失败：可在离线中线载失败文件
    • 导入必填项校验：核算主体，凭证编号，会计期间，凭证类型，币种
    • 导入非必填项：填写则校验，不填写不校验
  • 修改界面
    • 凭证状态为草稿时，可支持修改删除操作
    • 开启了可编辑的字段才可编辑，明细分录行不可编辑，附件上传限制
  • 关联影像任务
    • 查询条件：影像任务号，上传日期 操作：删除、添加 查询列表：上传时间，影像任务编号，上传人
    • 影像任务号过滤条件：1.与档案对应公司保持一致 2.已关联过的不再展示 3.仅展示已审核影像 4.已归档影像不展示
    • 匹配类型：自动匹配，手动匹配
    • 自动匹配规则
      • 凭证已生成封面，且凭证状态为：未匹配、审核已退回、已匹配
      • 影像任务为已审核
      • 凭证状态为已关联后不再匹配
      • 凭证找状态为【未关联】，且T-1日前包括T-1日进入档案的影像任务
  • 关联电子发票
    • 查询条件：发票号码，单据编号、开票日期
    • 查询列表：发票号码、发票代码、单据编号、价税合计、匹配方式、合计金额
    • 操作：勾选，删除，添加，查询重置
    • 自动匹配
      • 为何提交时，关联上了要报错？（page38）
  • 关联电子回单
    • 查询条件：电子回单号、单据编号，凭证编号，付款账号，收款账户，交易流水号，交易日期，匹配状态
    • 查询列表：序号，电子回单号，公司名称，收款账号，付款账号，交易流水号，交易日期，单据编号，凭证编号，数据来源，匹配状态
    • 操作：上传，下载，删除
    • 自动匹配
      • 回单存在档案流水号：根据回单档案编号和档案信息表档案流水号（凭证流水号）作为主键进行匹配
      • 回单存在档案流水号：通过凭证关联的报账单号进行关联匹配
      • 回单匹配的优先级顺序为：凭证流水号、报账单号
      • 凭证状态为：未匹配、审核已退回、已匹配时才可自动匹配，回单状态为未关联
      • 查询附件时，查询附件进入档案日期需早于或等于T+1日（T为凭证进入档案的时间）的附件
  • 其他附件
    • 查询条件：附件名称，报账单号，上传日期
    • 查询列表：序号、附件名称、报账单号、上传日期，上传人员，匹配方式
    • 操作：新增，删除，上传
    • 自动匹配
      • 通过凭证关联的报账单号进行关联匹配
      • 凭证状态为：未匹配、审核已退回、已匹配时才可自动匹配，附件状态为未关联
      • 附件展示：附件进入档案日期需早于或等于T+1日（T为凭证进入档案的时间）
  • 以上电子附件定时任务执行频率统一
    • 附件进入档案日期需早于或等于T+1日（T为凭证进入档案的时间）
• 查看界面
  • 界面结构结构
    • 一级菜单为对应行上的凭证编号
    • 二级菜单为凭证关联上的附件，对应页签展示对应附件个数
    • 进入界面时，默认选中凭证封面缩略图，右侧对应展示凭证封面
    • 凭证封面与电子影像页签下展示对应图片的缩略图
    • 电子发票，电子回单以缩略图样式在页签下展示
    • 其它附件下，根据不同类型文件，展示不同文件图标，图标下放对应文件名及文件大小
  • 下载与打印
    • 可下载全部/可选，打印全部/可选
• 封面模板
  • 封面模板包含：SAP封面样式、金蝶封面样式、用友封面样式，报账封面样式
  • 报账封面字段：凭证流水号，核算单位编码，档案类别，档案编码，科目名称，会计期间，币种，摘要，凭证编号，记账日期，凭证来源，合计金额，财务主管，制单，审核，出纳，借/贷标识
• 档案使用
  • 借阅申请
    • 电子借阅
      • 借阅申请单，申请人默认为当前登录人，所属公司默认为当前登录人所属公司
      • 默认选择电子借阅，头表区最后需要选择【是否申请下载】
      • 头表区展示：借阅人，所属公司，档案大类，借阅申请期限，申请说明，是否申请下载
      • 明细区展示：可以批量添加凭证，凭证编号，会计期间，档案小类，凭证状态，报账单号
      • 批量添加凭证：仅展示【待入库】、【已入库】、【调拨中】、【已出库】，被自己借阅的过滤，已经存在借阅列表的过滤
      • 保存提交校验：1.保存不校验，为【草稿】状态，不进入流程，不修改档案状态 2.校验必填 3.状态必须为【待入库】【已入库】【调拨中】【已出库】 4.凭证是否已被当前人借阅并处在借阅期限范围之内 5.电子借阅不影响凭证状态
    • 实物借阅
      • 申请人、所属公司、档案大类，申请说明，同电子借阅
      • 借阅类型为实物借阅时，带出申请仓库信息，以案卷维度借阅
      • 批量增加
        • 只能选择存放在头表区的申请仓库？，且状态为【已入库】
        • 被自己借阅的过滤，已经存在借阅列表的过滤
        • 档案小类为下拉多选框，只能选择头表区档案大类下面的小类
      • 保存提交校验：1.保存不校验，为【草稿】状态，不进入流程 2.校验必填 3.案卷状态必须为已入库
      • 借阅规则说明：1.已被实物借阅，且在有效期范围内的分册，不可再次被实物借阅 2.已被实物借阅，但已过借阅有效期，若案卷状态为出库状态，也不 能再次被实物借阅
  • 借阅处理
    • 领用
      • 审批流程结束并通过的实物借阅申请单会出现在借阅处理界面
      • 借阅期限为过期（截止日期不算过期），则可操作领用（这里需求是否输入有误，【为过期】应该变更为【未过期】，否则逻辑不通）
      • 领用后，借阅状态变更为已经用，对应分册状态变更为已出库
    • 归还
      • 借阅状态为【已领用】时，操作列的领用按钮变为归还按钮
      • 归还后，案卷状态为【已入库】，借阅状态为【已归还】
  • 档案查询
    • 查询条件、查询列表在档案定义的模板配置中配置，有初始化字段，查询条件固定增加归档状态、会计年度
    • 支持批量打印导出，批量打印字段，可打印内容：凭证封面、电子影像、电子发票、电子回单，单选
• 档案入库
  • 新增入库
    • 查询条件：案卷编号，所属公司，案卷人，会计期间
    • 查询列表：案卷编号，所属公司，会计期间，案卷人
    • 操作：入库，删除，清空
    • 入库弹框：可搜索档案入库下，配置的公司权限下，所有的仓库，支持模糊查询，只能选择末级节点入库
  • 档案入库界面
    • 查询条件：案卷编号，案卷类型，所属公司，案卷状态，案卷日期，入库日期，存放仓库
    • 查询列表：序号，案卷编号，所属公司，案卷类，案卷人，案卷日期，入库人，入库日期，案卷状态，存放地点
• 档案分册
  • 档案分册界面
    • 查询条件：案卷编号，会计期间，公司名称，案卷人，案卷状态，案卷类型，案卷起止日期
    • 查询列表：序号，案卷编号，公司名称，会计期间，案卷类型，案卷人，案卷日期，案卷状态，
  • 断号分册
    • 查询条件：公司名称，会计期间，档案类型，凭证编号，报账单号，消息提示
    • 查询列表：装订流水号，凭证编号，报账单号，复审人，制单人，
    • 操作：装订成册，新增，保存，拆册，删除
    • 装订成册
      • 若存在列表行凭证编号为空，则装订失败
      • 若存在列表行凭证状态在装订间隙已经非【待分册】状态，则装订失败
    • 新增：
      • 过滤条件：满足所属公司、会计期间、档案类型查询条件
      • 查询条件：凭证编号，报账单号
      • 查询列表：凭证编号，报账单号（关联多张报账单，则以单据列表+数字形式显示，高亮可操作，穿透可查看所有单据号）
    • 凭证行上+按钮
      • 前提：关联多张报账单，则以单据列表+数字形式显示，高亮可操作，穿透可查看所有单据号
      • 数据过滤条件与新增按钮一致，弹框格式也一致
      • 与勾选顺序一致回显至断号分册列表
      • 新增后，流水号对应刷新
      • 点击装订和保存操作才生效，操作后若直接关闭页面，则不保留操作
    • 保存
      • 若案卷状态为【已拆册】，保存后，案卷状态变为【草稿】
      • 若案卷状态为【草稿】，保存后，案卷状态不变
    • 拆册
      • 只有案卷状态为【已分册待入库】的案卷可以操作拆册按钮
    • 删除
      • 只有新增、或者案卷状态为【已拆册】、【草稿】状态可以操作凭证删除按钮，
      • 若全选删除后，点击装订成册，则二次弹框确认“凭证列表为空，这个案卷将被删除
      • 若部分勾选删除，或单个删除，点击装订成册，更新案卷中的凭证，被删除的凭证状态保
  • 连号分册
    • 查询条件：公司名称，会计期间，档案类型
    • 操作：装订成册，新增，保存，拆册，删除
    • 查询列表：装订流水号，起始凭证编号，截止凭证编号（查询列表的这两个字段还可以继续点击进行弹框选择吗？page109）
    • 装订成册
      • 若存在多行，则生成多个案卷，按照装订流水号顺序生成案卷编号
      • 若存在列表行凭证编号为空，则装订失败
      • 若存在列表行凭证状态在装订间隙已经非【待分册】状态，则装订失败
    • 新增
      • 点击新增，则在列表的最后一行后面增加一行，列表无数据，则为第一行
    • 保存
      • 若案卷状态为【已拆册】，保存后，案卷状态变为【草稿】
      • 若案卷状态为【草稿】，保存后，案卷状态不变
    • 拆册
      • 只有案卷状态为【已分册待入库】的案卷可以操作拆册按钮
    • 删除
      • 只有新增、或者案卷状态为【已拆册】、【草稿】状态可以操作凭证删除按钮，
      • 若全选删除后，点击装订成册，则二次弹框确认“凭证列表为空，这个案卷将被删除
      • 若部分勾选删除，或单个删除，点击装订成册，更新案卷中的凭证，被删除的凭证状态保
  • 案卷封面打印，链接，及历史记录查看
    • 断号分册封面：区分已入库与非已入库 内容：结算单位，会计期间，档案类型，案卷二维码，凭证数量，存放地址，案卷流水号
    • 连号分册封面：区分已入库与非已入库 内容：公司名称，会计期间，档案类型，案卷二维码，凭证起始编号与截止编号，凭证号是否连续，存放地址，案卷流水号
    • 只有案卷状态为【待入库】、【已入库】、【调拨中】、【鉴定中】可以打印封面
    • 案卷历史记录操作：装订，拆册，入库，提交单据，申请单销毁，驳回，接收，借阅，待鉴定，鉴定中，鉴定驳回，销毁
• 档案复审
  • 流程节点及页面
    • 所有待审核档案进入到档案复审
    • 复审列表与查询条件与档案采集页面设置规则一致，均由系统配置-档案定义配置
    • 会有一套初始化字段
  • 复审流程
    • 批量通过：批量通过后，所有状态变为已审核待分册
    • 单行通过：单行通过时，弹框提示需要输入复审意见
    • 驳回
      • 附件缺失驳回，则档案状态变为审核已退回，出现在归档员的异常提醒列表下
      • 选择其他驳回呢？提醒机制不一样吗（page98）
  • 盖章
    • 公司+档案类型配置了对应的盖章：复审后自动加盖印章
    • 公司+档案类型选择了档案类型-附属配置的不加盖印章，或者无附属信息配置：复审后不盖印章
    • 公司+档案类型选择了档案类型-附属配置加盖印章，但未选择盖章样式及位置：跳转到对应凭证封面预览，手动选择盖章
    • 手动盖章注意：选择所属公司下的所有印章，需与凭证所属公司一致，通过拖拽印章至封面，实现手动加盖印章
    • 批量复审
      • 存在需要手动盖章凭证：提示文案为：A、B、C凭证需要手动盖章
      • 不存在需要手动盖章凭证：点击后批量通过
  • 定时任务校验
    • 判断已匹配档案是否执行了所有附件自动匹配定时任务，执行日期是否大于T+1：若满足，则状态变为待审核
    • 判断附件张数：若一致则通过 若不一致进入异常提醒 若未传则不校验