5个步骤，教你编写个人工作SOP，提高工作处理效率

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5 个 步 骤 ， 编 写 个 人 工 作 S O P ， 让 工 作 更 高 效

• 认识SOP，调整心态
  • 明确动机
  • 时时更新完善
    • 没有最好，只有更好
• 确立目的，拆解流程
  • 确立目的，避免白做
    • Who（谁来做）
    • Where（执行地点）
    • When（执行时间）
    • Why（为何做）
    • What（做什么）
    • How（如何做）
    • How Much（需要多久）
  • 自上而下拆解
    • “究竟要怎么才能做到”
• 组织架构，分门别类
  • 决定优先顺序
    • 紧急重要程度
  • 估算时间
    • 根据过去经验推算
    • 工作是变动还是固定的
      • 外委
      • 自做
    • 为工作预留缓冲时间
  • 盘点资源
    • 大分类
    • 中分类
    • 小分类
• 撰写SOP，检核完善
  • 注明版本及日期，以便日后查阅更新
  • 写清目的，提醒主题
  • 流程顺序不能跳着写，资讯和动作要连贯，需要一环扣一环
  • 文字要避免艰涩和使用专业术语，以容易阅读为目的
  • 用句遣词、称谓需前后一致，避免产生误会，造成不必要的混乱
  • 列出参考资料，以利于修改更新时查阅与参考
  • 说明流程中须提醒的建议，或者可使用的小诀窍
  • 检核表项目尽量在5-9项之间，容易记忆。最好单页就可以全部列印出来。
  • 用词遣字要简单、明确，使用大家最熟悉的语言。
  • 善用检核表完善、提醒
• 检讨更新与落实
  • 检查三角度
    • 是否达成原订目的
    • 是否依定拟定的行程表进行
    • 需要的资源、工具是否足够
    • 确保不会偏离目标
  • ECRS原则
    • Eliminate（删除）
      • 询问目的，删去多与或重复的动作、项目
    • Combine（合并）
      • 将相同的项目集中进行、管理
    • Rearrange（重排）
      • 重新排列顺序或者用其他方法完成
    • Simple（简化）
      • 化繁为简，删除没有用处的栏目，精简简化表单
  • 奖惩并用，贯彻执行
    • 可视化
      • 放在显眼的地方
    • 融入生活日程
      • 定期回顾更新