电商财务规范采购流程

电商财务规范采购流程：适用范围：办公设备、电子设备、工具器具等可移动设备；适用范围：办公耗材、办公用品、公共场所用品等。

采购财务流程

日常采购

固定资产(可移动设备和器具)

适用范围：办公设备、电子设备、工具器具等可移动设备

事项流程

1、部门提请，行政部调配资源

2、采购部询价

3、提起采购需求申请流程(钉钉签呈审批)

4、拟定采购合同和要约发货(采购员)

垫付

预付款

提起钉钉财务付款流程

资料后续跟进补交财务

5、行政部签收和分配

6、行政部维护台账登记

7、采购部提交资料、发起付款履约

8、固定资产台账月度提交财务部

9、月度盘点(或季度)

事项流程只有在依次保持沟通、 对接相关资料后，方可进行下一步

办公物料(办公用品相关)

适用范围：办公耗材、办公用品、公共场所用品等

事项流程

一般参照固定资产该项1-7项

主要办公物料(金额大)

台账情况简易分析(购买、使用、存量分析)

采购计划表（可根据年度计划和历史数据做主要办公物料）

仓储物料(仓库出货相关)

适用范围：包装袋、泡沫、胶带等出货直接相关的的物料

事项流程

1、物流部口头报备

2、采购部商谈和采购

3、物流部签收

4、采购部维护台账登记

5、采购部提交资料、发起付款履约(或资料后补)

6、物流部配合制定采购计划

7、必要时做台账情况分析

商品采购

代发商品采购

范围：1688、天猫供销、XX供应商等渠道商

限制条件：有店铺已付款订单，限定专款专用，不得用于日常采购、赠品、样品等非公司已线上售卖订单

1688专项流程

1.店长维护采购链接，配置1688dx

2.店长维护和跟进该项已售卖订单

3.采购员及时采集采购数据并付款

a.阿里进货导出原始格式

b.维护对应销售订单号和销售金额

c.每日定时完成付款

4.店长跟进退款单，采购员单独新建退款表格(维护该退款单的销售金额)

5.每周两次提交钉钉(财务表格格式)，财务审核

6.该采购备用金额暂定额度5000元，可以提出临时额度申请

报表档案维护

已售卖订单数据归档和收集

已售卖退货数据的跟进和扣款

天猫供销专项流程

参照1688专项流程

XX供应商

已售卖订单数据归档和收集

已售卖退货数据的跟进和扣款

采购分析

移交财务XX供应商月报，财务对帐开票和付款

原则上商定退货地址为原厂家，如果退到公司的，单独对接和处置

零星商品采购

适用范围：包含配件、赠品、样品等客户端商品

事项流程

1、部门提请，报批分管领导

2、根据使用需求和计划，进行采购询价

3、提起采购需求申请流程(钉钉签呈审批)

4、拟定采购合同和要约发货(采购员)

垫付

预付款

提起钉钉财务付款流程

资料后续跟进补交财务

5、签收和验收(仓库)

6、采购员整理相关材料提起财务付款

提起钉钉财务报销流程(原垫付的)

提起钉钉财务付款流程(直接付款)

月结商品采购(略)

……

钉钉购销合同申请

验收、入库，及时发现和对接入库问题

财务关于入库、退货、客服扣款索赔、物流破损索赔等业务的对帐，单价审核、月结对帐

签收发票和审核，每月20-25号，财务发起钉钉月结货款

预付款的，另行通知走财务流程

格式付款流程

格式流程1、需求计划和合理性分析

1.固定资产，资源是否可调配(行政部)；

2.仓储物料，采购计划和使用情况是否预期、合理

3.代发商品，根据会议的专项需求

4.零星商品，采购计划、新品是否合理，是否有特殊需求等

5.月结商品，库存和使用情况分析，公司采购计划

格式流程2、采购需求申请流程(OA)

1.申请事项和具体事由

2.具体采购对象，品名和规格

3.渠道供应商和询价情况

4.数量和金额

5.其他特殊备注

固定资产、办公物料、零星商品采购(金额大于**元为必须项)

格式流程3、拟定采购合同等资料

供应商义务：发货、发票等履约资料

我司付款

信用赊购

月结

预付款

走钉钉付款流程

垫付

采购备用金

格式流程4、相关人员签收和验收

1、固定资产和办公物料相关，由行政部统一验收、登记和调配

2、仓库物料、零星采购、月结商品采购，由仓库验货验收

3、代发商品，由店长和客服根据订单情况验收

格式流程5、盘点事宜

纳入范围:固定资产、商品

商品盘点

1、月末1天安排商品盘点

2、当天统计盘点结果

3、次日提交盘盈亏申请

4、财务根据库存盘点结果，结合仓库实际情况做盘盈亏分析表