商务沟通的重要性

商务沟通的重要性思维导图：沟通过程、沟通的对象（公司和那些组织外的团体沟通，例如供应商和客户。）、沟通障碍（物理障碍:定义：由不够良好的工作环境所导致）等等

第二章商务沟通的重要性

• 2.1沟通过程
  • 含义：通过语言、符号和行为传递或者交换信息、想法和情感。换句话说用任何方法向他人传递信息。
  • 沟通过程模型
    • 信息由发送者向接受者传递
    • 噪音是指干扰信息传递的任何情况
    • 沟通是一个双向的过程：某人有一个想法或者作出一个决策，告知其他人，之后他们作出回应。这就是所谓的反馈
    • 有效的商务沟通只有在反馈的条件下1才能成功。沟通需要运用听、说、读、写这些基本技能来接收、解释和理解信息，之对他们作出相应的回应。
  • 商务沟通分类：不仅包括员工与管理员的苟同还包括与公司客户、供应商和其他有联系的外部机构的沟通。与组织内部人员的沟通叫内部沟通；与组织外部人员叫外部沟通
• 2.2沟通的对象
  • 2..2.1沟通的对象
    • 员工。没有员工就不能生产和销售，不能提供商品或服务，就不可能有任何商业活动。
    • 股东。他们为公司提供资本，并且他们对红利的需求是公司活动的重要驱动力
    • 顾客没有顾客，公司就没有销售，也就无法生存。
    • 供应商。没有他们，公司就不能提供自己的商品。
    • 当地社区。公司在当地社区内经营，因此它的活动会影响社区居民。
    • 政府。政府的立法对公司的经营有重要的影响，而且公司有责任按照政府指令行动。
  • 2.2.2内部沟通
    • 公司能够和员工随时沟通，确保他们知晓与之相关最新的信息。告诉员工与工作相关的信息和社会事件。
    • 告诉员工公司正在发生什么并指出这些事情对员工产生影响是非常有必要的，另外，也应该告诉员工公司正在组织的社会活动，并鼓励他们积极参与。
    • 通过利用快速传递信息的沟通渠道，员工应该能够迅速地接收工作中任何的变动信息
    • 沟通不是单向的。员工应对管理层做出积极的回应，管理者可能需要一些帮助决策的信息，员工应该能主动提供信息。
  • 2.2.3外部沟通
    • 公司和那些组织外的团体沟通，例如供应商和客户。
  • 2.2.4有效沟通的必要性
    • 定义：通过听说读写等载体，通过演讲、会见、对话、讨论 等方式将思维准确恰当的表述处理，以促使对方接受。
    • 有效沟通三原则
      • 强调沟通目标的明确性，沟通双方就某个问题达成共同认识的目的
      • 强调沟通的时间概念
      • 强调人性化的作用
• 沟通障碍
  • 2.3.1物理障碍:定义：由不够良好的工作环境所导致
    • 干扰，比如噪音就会使口头沟通变得很难进行
    • 距离，如果希望互相沟通的员工之间有一定的距离，问题就会产生
    • 不良设备，低效率的邮递系统，安装着过时的陈旧的计算机，容易定期崩溃的服务系统。
    • 员工短缺，员工离职没有及时重新安排员工，同样，正在处于成长阶段的组织没有足够快的任命员工。
    • 不良的工作环境，不充足的光照、通风或者供暖会导致员工明显的身体问题，失去有效都的工作的动力。
  • 2.3.2内部系统
    • 定义：没有建立有效的工作条件，或者缺乏合适的训练、监督和 沟通系统，员工对自己的职责不明，不知道谁对他们负责，他们对谁负责。当发生错误时，他们不知道怎么办。因此，沟通系统受限于公司本身。
    • 影响的因素
      • 距离
      • 无效的沟通系统
      • 不清晰的组织结构：组织内部应建立有效的沟通系统，并告知每位员工，员工必须知道他应该向谁汇报情况，如果一个系统没有被通过、执行以及所有员工不清楚的知道沟通过程，那么工作就不能被有效的完成，将来会产生更多问题。
      • 缺乏培训
      • 监督不足:如果主管没有做好管理工作’他就发现不了质量标准的下降，就不能查出原因和给出纠错的措施，因此低质量的工作就会继续
      • 角色不明
      • 缺乏积极性
  • 2.3.3员工
    • 个人背景：
      • 宗教
      • 所受的教育
      • 家庭
      • 法律系统
      • 政治系统
      • 口头语言和非语言
    • 语言障碍
    • 行业术语的使用
    • 所教育的差异
    • 个人观点
    • 超负荷
    • 误解
    • 意外和故意歪曲
  • 2.2.4克服沟通障碍
    • 商务沟通主要是以 信息的有效性来判断沟通的保真程度
    • 沟通的保真程度是信息源的意图与接收者对信息的理解之间的一致性程度，事实任何信息在沟通的过程都会或多或少的损失
    • 克服的方法·
      • 考虑接收者的需要和理解能力
      • 确保清晰的报告
      • 简明扼要的表达信息
      • 避免使用兴业术语
      • 使用不止单一的沟通系统
      • 鼓励对话
      • 缩短沟通链
      • 确保反馈