导图社区 如何组织一场高效成功的会议
现在人的时间紧张,会议形成众多,为了提高工作效率,有效的会议势在必行。希望对你有所帮助!
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如何组织一场高效成功的会议
01 如何才算一个成功的会议
1、有效:集思广益,解决个人无法完成或突破的问题。达到会议目标。
2、和谐:营造和谐气氛,大家对整个团队有安全感,信任感和认同感。
3、参与:每个参与会议的人都必须去关注会议内容。
4、效率:在会议规定的时间内完成,并形成结论和解决问题。
5、学习:参与会议的过程也是个体学习的过程。
02 会议通知必须包含的内容
1、会议的名称:最好体现到Email主题上面一目了然;
2、会议的目的:背景是什么,是为了解决什么问题?
3、会议的时间和地点:时间地点必须明确,并且已经确认好;
4、会议的议程:氛围几个阶段,每个阶段的重点和内容,规划时间。
5、准备资料:会议相关的资料提前准备好;
6、参会的人员:哪些是必须参与者,哪些是非必须参与者。
03 会议的决议的追踪
1、什么事情;
2、由谁负责来完成;
3、什么时候完成,提交的成果是什么;
4、由谁负责跟踪。
04 会议的议程的设计
1、由重要到不重要(刚开始成员注意力更集中);
2、由不尖锐到尖锐(刚开始讨论尖锐问题难以控制时间和破坏会议气氛);
3、由容易到困难。
05 会议主持人常犯的毛病
1、独占发言,占用大家的沟通和议论时间;
2、性格火爆,不容纳他人意见;
3、优柔寡断,难以控制会议过程;
4、没有站立在中立方解决冲突而是加入到冲突中;
5、不按照预先定义的会议计划进行,而人为操控和改变。
06 如何开场
1、首先要介绍会议的背景,会议是在什么情况下召开的;
2、介绍会议的目标,是为了解决什么问题;
3、会议的整个议程,相关要讨论的事项和讨论的先后次序。
07 如何让大家愿意发言
1、营造欢乐,和谐的会议气氛;
2、建立包含和安全的讨论环境;
3、保持客观,对事不对人;
4、主动出击,适时发问,营造发言的机会;
5、有效的倾听和良好的沟通。
08 会议记录的重要技巧
1、活用5W2H(what、where、when、who、why、how、houw much);
2、掌握主词,动词和形容词;
3、关键的数词和关键词一定要记录清楚;
4、一言以蔽之。
09 会议主持人的重要工作
1、触动大家积极发言和讨论;
2、控制会议中可能的冲突;
3、控制会议时间,保证按会议计划进行;
4、注意总结大家的发言,目的是要形成最终的决议。
10 会议中如何发言
1、相关发言一定要针对会议的主题;
2、发言的内容要坦诚和客观;
3、发言内容要准确,很好地表达自己的思路;
4、发言过程不要贬低他人的看法,对不同意见要客观分析。
11 主持会议原则
1、以人为本:主持人尊重与会人员,与会人员都能够表达自己的意见;
2、停止操控:应该集思广益,而不是用职权控制会议结果;
3、目标和过程兼得:在过程中到达目标,让每个人享受会议过程;
4、对事不对人;
5、感觉与理性兼顾;
6、解决问题也要处理情绪。