如何组织一场高效成功的会议

现在人的时间紧张，会议形成众多，为了提高工作效率，有效的会议势在必行。希望对你有所帮助！

如何组织一场高效成功的会议

• 01 如何才算一个成功的会议
  • 1、有效：集思广益，解决个人无法完成或突破的问题。达到会议目标。
  • 2、和谐：营造和谐气氛，大家对整个团队有安全感，信任感和认同感。
  • 3、参与：每个参与会议的人都必须去关注会议内容。
  • 4、效率：在会议规定的时间内完成，并形成结论和解决问题。
  • 5、学习：参与会议的过程也是个体学习的过程。
• 02 会议通知必须包含的内容
  • 1、会议的名称：最好体现到Email主题上面一目了然；
  • 2、会议的目的：背景是什么，是为了解决什么问题？
  • 3、会议的时间和地点：时间地点必须明确，并且已经确认好；
  • 4、会议的议程：氛围几个阶段，每个阶段的重点和内容，规划时间。
  • 5、准备资料：会议相关的资料提前准备好；
  • 6、参会的人员：哪些是必须参与者，哪些是非必须参与者。
• 03 会议的决议的追踪
  • 1、什么事情；
  • 2、由谁负责来完成；
  • 3、什么时候完成，提交的成果是什么；
  • 4、由谁负责跟踪。
• 04 会议的议程的设计
  • 1、由重要到不重要（刚开始成员注意力更集中）；
  • 2、由不尖锐到尖锐（刚开始讨论尖锐问题难以控制时间和破坏会议气氛）；
  • 3、由容易到困难。
• 05 会议主持人常犯的毛病
  • 1、独占发言，占用大家的沟通和议论时间；
  • 2、性格火爆，不容纳他人意见；
  • 3、优柔寡断，难以控制会议过程；
  • 4、没有站立在中立方解决冲突而是加入到冲突中；
  • 5、不按照预先定义的会议计划进行，而人为操控和改变。
• 06 如何开场
  • 1、首先要介绍会议的背景，会议是在什么情况下召开的；
  • 2、介绍会议的目标，是为了解决什么问题；
  • 3、会议的整个议程，相关要讨论的事项和讨论的先后次序。
• 07 如何让大家愿意发言
  • 1、营造欢乐，和谐的会议气氛；
  • 2、建立包含和安全的讨论环境；
  • 3、保持客观，对事不对人；
  • 4、主动出击，适时发问，营造发言的机会；
  • 5、有效的倾听和良好的沟通。
• 08 会议记录的重要技巧
  • 1、活用5W2H（what、where、when、who、why、how、houw much）；
  • 2、掌握主词，动词和形容词；
  • 3、关键的数词和关键词一定要记录清楚；
  • 4、一言以蔽之。
• 09 会议主持人的重要工作
  • 1、触动大家积极发言和讨论；
  • 2、控制会议中可能的冲突；
  • 3、控制会议时间，保证按会议计划进行；
  • 4、注意总结大家的发言，目的是要形成最终的决议。
• 10 会议中如何发言
  • 1、相关发言一定要针对会议的主题；
  • 2、发言的内容要坦诚和客观；
  • 3、发言内容要准确，很好地表达自己的思路；
  • 4、发言过程不要贬低他人的看法，对不同意见要客观分析。
• 11 主持会议原则
  • 1、以人为本：主持人尊重与会人员，与会人员都能够表达自己的意见；
  • 2、停止操控：应该集思广益，而不是用职权控制会议结果；
  • 3、目标和过程兼得：在过程中到达目标，让每个人享受会议过程；
  • 4、对事不对人；
  • 5、感觉与理性兼顾；
  • 6、解决问题也要处理情绪。