管理学基础5沟通与控制实施方案

管理学基础沟通与控制实施方案：沟通的内涵：简单的说就是信息交流，指一方将信息传递给另一方，期待对方做出反应的过程；沟通的原则：尊重原则、坦诚原则、平等原则、开放原则、真实原则、合作原则。

管理学基础5沟通与控制实施方案

• 沟通的内涵
  • 沟通的概念
    • 简单的说就是信息交流，指一方将信息传递给另一方，期待对方做出反应的过程
  • 沟通的类型
    • 按沟通的组织系统分类：正式沟通、非正式沟通
    • 按信息传播的方向分类（属正式沟通类）：上行沟通、下行沟通、平行沟通
    • 按照是否反馈分类：单向沟通、双向沟通
    • 按沟通网络的基本形式分类
      • 链式沟通（准确性高）
      • Y式沟通（准确性高）
      • 轮式沟通（传递速度快，准确性高，士气低）
      • 环式沟通（传递速度慢，准确性低，士气高）
      • 全通道式沟通（传递速度快，士气高）
  • 沟通的原则：尊重原则、坦诚原则、平等原则、开放原则、真实原则、合作原则
  • 沟通的作用：领导职能发挥、联系桥梁、个人价值确认的关键因素、凝聚剂
• 沟通的过程与方式
  • 沟通的过程
    • 信息沟通必须具备三个要素：信息的发送者、信息的接受者、传递的信息内容
    • 发送者——编码（形成信息）——通道（信息传递的媒介）——译码（信息理解）——接受者——反馈（接受者的感受）、噪声（沟通过程中的干扰因素）
  • 沟通的方式
    • 口头与书面沟通
    • 电子媒介沟通
    • 非语言沟通
  • 沟通障碍及其克服
    • 沟通障碍的主要因素
      • 个人因素：感官、目的性、个性、价值观、双方素质
      • 人际因素
      • 技术因素：讯道、载体、技术设备
      • 结构因素：地位差异、信息传递链、团体规模、空间约束
    • 沟通障碍的克服
      • 1、理解沟通的重要性，正确对待沟通
      • 2、培养听的艺术，积极倾听各方面的意见
      • 3、创造一个相互信任、有利于沟通的小环境
      • 4、缩短信息传递链，拓宽沟通渠道
      • 5、建立特别委员会，定期加强上下级的沟通
      • 6、加强平行沟通，促进横向交流
• 自我沟通、人际沟通与组织沟通
  • 自我沟通的方法：自我认知、自我暗示、自我激励、自我调适
  • 人际沟通的障碍：语言问题、理解问题、、情绪问题、信息含糊或混乱、环境干扰
  • 组织沟通的类型及障碍
    • 内部沟通
      • 纵向沟通，包括上行/下行沟通
      • 横向沟通
      • 协向沟通（跨级沟通）
    • 外部沟通
    • 障碍：信息过载、噪声（中断通信或歪曲信息的干扰）、时间压力、网络故障、信息失真、跨文化障碍
    • 应对措施：提高沟通者自身的沟通技能、健全沟通渠道、改善沟通的环境、倡导沟通文化，建立反馈机制
• 控制
  • 概念：按照计划标准来衡量所取得的成果并纠正所发生的偏差，以确保计划目标的实现
  • 意义（目的/功能）：1、适应环境的变化；2、限制偏差的积累；3、处理组织内部的复杂局面；4、降低成本
  • 必要性：1、组织活动的复杂性；2、组织环境的不确定性；3、管理失误的不可避免性；4、授权中责任的体现
  • 有目标和计划而没有控制，人们可能知道自己干了什么，但无法知道自己干得怎么样
• 控制的类型
  • 根据控制活动的性质分
    • 预防性控制
      • 法律法规、规章制度、工作程序、人员训练、培养计划等
    • 更正性控制
      • 由于管理者没有遇见到问题，当问题出现以后使用的一种控制措施
  • 根据控制活动进程的阶段分
    • 事前控制
      • 干部的招录考核、入学的考试和体检、领导审查工作方案等
    • 事中控制
      • 这一控制一般都是在现场进行，而遥控不能取得良好的效果
    • 事后控制
  • 根据控制的手段分
    • 直接控制
    • 间接控制
  • 根据控制信息的来源分
    • 前馈控制
      • 正确预测未来可能出现的问题，提前采取措施
    • 反馈控制
      • 用过去的情况指导现在和将来的工作
• 控制工作过程
  • 1、制定控制标准
    • 控制标准的基本特征
      • 简明性、适用性、一致性、可行性、可操作性、前瞻性、相对稳定性
    • 控制标准的制定过程
      • 1、确立控制对象
      • 2、选择关键控制点
      • 3、制定控制标准
        • 定量标准
        • 定性标准
  • 2、衡量实际工作绩效
    • 确定适宜的衡量方式
      • 衡量的项目、衡量的方法、衡量的频度、衡量的主体
    • 衡量实际工作的要求
      • 以系统检查为主、定期进行、要有制度保证、抓住重点
    • 建立管理信息系统
      • 信息的含义：信息就是一种消息、资料或数据，是一种重要的组织资源，是现代化管理的依据和基础
      • 信息的分类
        • 计划信息（与管理最高层的计划工作任务有关）
        • 控制信息（与管理中层部门的工作职能有关）
        • 作业信息（与组织日常管理活动和业务活动有关）
      • 管理信息系统是指有效的信息反馈网络，使反映到的实际情况的信息传递给适当的管理人员，与预定标准相比较后及时发现问题
  • 3、识别和分析偏差
    • 偏差的性质
      • 不利偏差是指那些本身或者进一步扩大后会导致组织活动偏离计划要求的偏差
      • 有利偏差是指那些符合组织发展趋势的偏差
    • 产生偏差的原因
      • 由于外部环境的变化使得组织原定目标和计划无法实现
      • 组织调整了经营方针和经营策略
      • 原来制定的计划不合理，需要调整计划
      • 管理不善
  • 4、纠正偏差
    • 措施：纠偏和调适两类
    • 实施的对象
      • 组织所进行的活动 /  指导活动的计划 / 衡量的标准 
    • 在控制措施的选择与实施过程中需要注意的问题
      • 1、保持矫正方案的双重优化
        • 一是纠正工作的经济性
        • 二是在满足经济要求的前提下，找出相对最优的方案
      • 2、充分考虑原有计划实施的影响
      • 3、进行纠偏时要努力争取多数人的支持
    • 控制偏差的手段
      • 人员配备控制；实施评价控制；正式组织结构控制；政策与法规控制；财务控制；自适应控制
• 影响控制有效性的因素
  • 有效控制的特征：准确性、及时性（适时性）、经济性、灵活性、通俗性、标准合理性、战略高度、强调例外、多重标准、纠正措施
  • 影响控制的权变因素
    • 组织规模
      • 大规模：非正式、个人走动式管理
      • 小规模：正式、非个人及广泛的规章制度
    • 职位和层次
      • 高级别：评价标准多重化
      • 低级别：评价标准单一易衡量
    • 分权程度
      • 分权度高：增加控制的数量和宽度
      • 分权度低：减少控制的数量
    • 组织文化
      • 公开、信任
        • 非正式、自我控制
      • 封闭、不信任
        • 正式及广泛的控制
    • 活动主要性
      • 高
        • 复杂而广泛的控制
      • 低
        • 松散的、非正式控制