导图社区 【超实用】活动执行管理即学即用模板
一场活动或会议的举办,是靠前期不断地筹备与演练才能真正地实现有效落地。所以不管是基层的执行人员还是市场总监,要做的就是运用科学化、系统化的底层思维将策划的纸质方案,变成可实操、可落地执行的具体任务。 在一场活动中,市场总监只要把握好以上四大活动周期、掌握九项活动管理知识,便可以让每位活动执行者按照计划做好各自的任务,自然而然地推动整个项目协调一致。本章节为帮助执行者、项目经理、总监等负责人更好地实现活动落地,为执行者提供检查核实的清单,逐一对照执行。
编辑于2022-05-27 10:16:05这是一篇关于DeepSeek200个场景提示词的思维导图,主要内容包括:互联网与科技,健康养生,购物消费,旅行出行,艺术创作,生活日常,学习成长,工作职场。
这是一篇关于 AI 绘画 5W1H 法则的思维导图,主要内容包括: Who(画面主体):明确画面主体的类型,涵盖人物、动物、植物、食物、建筑及其他物体,为创作确定核心元素。What(主体描述):从明确主体、提供特征、特定情境、结合情感和行为等方面详细描述主体,使主体形象更加丰满立体。 When(时间):涉及具体时间点、时间段、历史时间节点和季节性时间节点,为画面设定时间背景。Where(环境):包含自然、城市、室内、特殊等各类环境,为主体提供背景和氛围。Why(行为与情感):通过具体动作、互动行为、情感表现和持续活动来阐述主体的行为和情感状态。How(画面细节描述):从构图、视角、艺术流派、色调、光影效果、质感、细节元素等角度详细描述画面细节,以提升画面的质量和效果。
AI绘画5W1H法则是一种指导AI创作图像的方法,包括六个要素:Who(主体)、What(主体描述)、When(时间)、Where(环境)、Why(原因)、How(细节描述)。通过明确画面的主体和背景、具体时间与地点、主体行为与情感、以及视觉细节,可以生成具有丰富内涵和视觉效果的AI画作。
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AI绘画5W1H法则是一种指导AI创作图像的方法,包括六个要素:Who(主体)、What(主体描述)、When(时间)、Where(环境)、Why(原因)、How(细节描述)。通过明确画面的主体和背景、具体时间与地点、主体行为与情感、以及视觉细节,可以生成具有丰富内涵和视觉效果的AI画作。
活动执行管理即学即用模板
你可以学到的能力
活动策划能力
一场活动的成功是需要市场总监将现有的人力、物力资源在恰当的时候进行合理安排,确保整场活动能够有条不紊地进行
任务拆分能力
一场大型活动涉及到很多任务的安排,市场总监需要拆分任务并让各组织成员合理的配合,确保活动中所有的工作任务都能按照规定的时间完成
组织管理能力
参与活动执行的人员越多,活动的组织和管理能力就愈发重要。
优秀的市场总监不仅要对活动任务进行管理,还要学会对活动目标、活动时间、活动人员、活动风险、活动现场等九大方面的管理
适合学习的人群
0-3年活动执行人员
构建底层能力实现职位的晋升
3-5年市场经理
统筹和管理项目,推进项目圆满落地
5年以上市场总监
必不可少的活动项目管理教材
打破认知,构建底层能力
什么是底层能力
冰山模型
在冰山模型中,我们大部分所掌握的知识和技能,是可以通过培训活动的,例如掌握物理常识、开车技能等。在活动执行领域,绝大多数经验丰富的执行者表现出的,如Excel的使用、PPT的制作、现场签到服务、场地及物料整理等工作都是属于知识和技能范围,只占冰山上层的30%
而冰山底层70%更重要的是能力,能力通常是指我们的沟通协调能力、学习能力等,它的培养周期更长、可迁移性更高,是属于通用范围的。在活动领域中,诸如:交流沟通、团队协作、组织管理等这些能力是可以灵活运用在任何一场活动中的
为什么要构建底层能力
因为知识和技能在短期培训就可以迅速获得,可替代性较强,无法形成职业竞争壁垒。可通过底层能力才是执行者解决问题和处理事情的关键因素,并且不限制领域。如果执行者没有可迁移的底层能力,未来抗风险的能力就会变差,当面临公司裁员时,很容易被替代,同时也无法晋升管理层
九大活动管理知识体系
一、活动目标管理
二、活动人员管理
三、活动场地管理
四、活动成本管理
五、活动任务管理
六、活动时间管理
七、活动日程管理
八、活动现场管理
九、活动风险管理
活动执行四大时间周期
一、活动启动期
1.项目管理铁三角(前提)
它强调的是“时间”、“成本”、“质量”这三方面之间相互影响的紧密关系,因此在方案执行过程中,需要根据各要素之间不同的要求不断调整计划,来协调这三者之间的关系
2.启动期内四个基本组成
1)目标管理(why)思考活动的目标
世界500强企业内80%的目标管理都在使用【SMART原则】
S明确性(specific)
拥有明确的目标是每场活动成功举办的核心
要用具体的语言,清楚地表明目标要达成的标准
例如,本次活动目标为“提升活动现场签到速度”,这样的目标就显得很笼统,执行者不知道具体该怎么做;若该为“在本次活动中,需要提升活动现场签到速度50%,接待4000+参会者,减低30%预算成本。”这样的目标就很明确,也更容易取得成功。
M可衡量性(measurable)
遵循“能量化的量化,不能量化的质化”原则
主要体现在能让制定目标的管理者与执行者有统一、标准、清晰的可衡量标准。
制定执行目标时切忌使用形容词等笼统的词进行描述
例如,本次活动执行目标为:”需要对老客户进行邀约“,如果以此作为执行目标就会缺乏可衡量依据,哪些客户为老客户?怎么邀约?都没有具体的表述。若该为”对付费1年以上的客户进行电话/微信邀约“就是可衡量性的目标
A可实现性(attainable)
制定执行目标需要按照策划方案的需求来合理制定,切记不要好高骛远。
例如,制定“本次活动全部用全息投影增加活动互动”这个目标,由于技术原因不符合实际。如果该为“本次活动采用抽奖游戏、微信上墙、现场招聘墙签到”等这样较为合理的互动形式,目标的可达成性就会大大提高
R相关性(relevant)
是指实现这个活动目标与其他目标的相关联情况
如果制定的目标与本次会议的目标相关度很低,那么这个目标的制定就没有太大意义
例如,本次活动是专对老顾客做的一场会员交流会,但目标如果是在新渠道做推广,就是在做无用功
T时限性(time-bound)
制定目标是有时间限制的
明确时间节点
在活动中一定会同时存在多个目标,这时候需要明确好每个目标的优先级,这样才能管理好目标执行的进度
2)人员管理(who)明确活动项目组织结构
①市场总监会对整场活动全权负责,因此他会全身心地投入到这个活动项目中
②沟通途径更加简洁,市场总监可以避开一个职能部门直接与高层沟通
③执行人员能够快速明确目标并集中精力在这一件事情上,充分发挥团队精神
3)场地管理(where)活动场地的管理
实施场地管理
场地分类
酒店类:可接纳来宾入住、可提供宴会厅(可搭建大型舞台)、会议厅、贵宾室等
俱乐部类:可提供宴会厅(可搭建大型舞台)及特色娱乐服务
剧场类:有大型基础舞台、场地容量大
展览馆类:标准展览馆、会议中心等
其他类:有足够的面积、适当的限高、足额的电量、可搭建大型舞台并设置AV灯光
场地排查
场地名称:地址、负责人姓名、职务、联系方式
场地拍照:外景、入口处、停车场、大堂、通道、水牌、签到处预想位置、主会场(舞台、坐席区、桌椅、讲台)、宴会厅(舞台、坐席区、桌椅、讲台)、VIP室、化妆间、VIP通道、会议室
各厅日租金、允许施工时间、定金支付方式
场地位置图、周边图
整体平面图、分层整体平面图、主会场、宴会厅、会议室、VIP室平面尺寸图、会场电量限制及限高
场地勘测
路线:一般来宾入场路线、贵宾通道路线、停车场至主会场路线、会场至宴会厅路线化妆室及舞台路线
水牌:各条路线位置水牌的位置、水牌尺寸(黑白&彩色)
条幅、易拉宝、POP等广告物位置、可实施尺寸及形式
停车场预留车位数量及位置
主会场、分会场、宴会会场:舞台位置、适用规格及高度、场灯控制系统、现场遮光系统、回音强弱、AV操作台位置预想、AV灯光系统架设预想、电源输出位置
专访室:形象背板位置预想、装饰预想、电源形式及位置
演员化妆室:桌椅、衣架、化妆镜、换装区、电源形式及电量
VIP室:装饰预想、电源形式及电量
施工入场路线:对制作物、展品搬入所要经过的各门、通道、电梯等进行搬入可行性评估,如需破拆,应提前与场地方沟通
4)成本(how much)活动预算管理
资源清单
罗列所需全部有形物质、无形资产和人力资源的清单
涉及到的是物质问题,是活动中所涉及到的资源类型
成本估算
将项目所需全部资源数量分别乘以各自单价,汇集成项目总成本
涉及的是价值问题,包含物料所需要的数量和单价
成本预算
项目的估算成本按照工作分解结构分配给项目的各项活动
是落实到真金白银的金钱
二、活动规划期
对内:保证活动正常推进
1)活动任务管理(WBS法)
一般任务拆解使用的方法为WBS法,常见的是“自上而下”金字塔拆解任务的方式,是以工作分解结构为基础,按照一定的层次结构把活动中所涉及的工作逐步分解为更小的、更容易操作的工作任务
当大家没有清理工作顺序、思路的时候,可以把原来的一个工作进行分解,越分解,工作内容就越清楚,当把工作分解到一定大小时,就能将工作落实到负责人身上;通过拆分不同层面、不同角度,就可以更好的把执行任务关联起来。
需要掌握的三点方法
①自上而下拆解法
任务分解就是从项目的目标开始分解,逐层下降,每下降一层,代表对项目工作有着更详细、清晰的定义,直到将任务分解到不能再分为止
这样的拆分过程中,每个工作任务都是唯一的,因此十分明确,且每个人都可以通过结构看到工作的成本和进度
案例
如上图所示,将一场大型活动的现场工作任务,拆分为一个个需要完成的小任务,这样自上而下的拆解法可以对这些任务和执行者进行有效的管理
②思维导图法
是一种从中心目标向外辐射出分支的方法,它可以帮助执行者的思维结构化,与上述任务结构拆解法不同的是,思维导图可以让活动执行者用非线性的格式画出自己的想法
这种方法让工作的分解更有逻辑,让思维混乱的清单可以形象地展现在一张导图上,将思维可视化。这种形象直观、结构限制少的任务分解方法可以发挥个人的创造性
案例
③渐进式规划法
非常适合经验尚浅,或举办活动次数不多的项目经理及总监使用。
渐进式规划是指对近期要完成的工作进行详细规划,而对远期工作则暂时只是在WBS的较高层次上进行粗略规划
在活动周期的不同阶段,工作分解的详细程度会有所不同,比如在信息尚不明确的早期战略规划阶段,执行任务就只能分解到第一层,随着更多信息被了解,近期即将实施的工作就可以分解成具体的工作任务
案例
任务未拆分前
任务拆分后
④具体人员管理配合
A.确定策划方案最终目标及需求
B.定义工作如何完成
C.把工作分解为可管理的任务
D.分配工作任务到个人
2)活动时间管理
活动执行中每项任务都已经明确,这时候需要对任务完成的时间进行管理。有效地时间管理才能高效地推进整场活动的落地执行
影响活动执行进度的往往是执行者对时间的把握不精准,时间进度会牵涉到整场活动的成本、效果、资源等各方面,如果活动没有按照规定的时间完成,将会带来财力、物力等多方面的损失
经验丰富的执行者常用的时间管理法有三种
①关键日期表
关键日期表也叫进度计划表,简单易懂,只需要列出关键活动和日期即可
缺点是表格所能提供的信息较少,且优化细节比较难
一般小规模的活动可以采用这种简单的进度规划法
格式参考
②甘特图
甘特图比起“关键日期表”要更加细致一些,在甘特图内会将活动涉及到的所有任务进行拆分,并可以直观地表明这些任务计划在什么时候进行,还能看到任务实际进展与计划的明显对比
使用甘特图的优点是,提供了一个标准的形式来显示计划和实际的项目进度信息,而且很容易理解和创建;缺点是它通常没有表示任务之间明显的依赖关系
格式参考
③关键路径法
关键路径法是一种管理任务周期的方法,是找到一场活动项目中最长的路线,即关键路径,它决定了整场活动项目的总计消耗时间
案例
如上图所示,这是用关键路径法来计算一场活动筹备的时间周期,从图中标粗黑线可以看出:本次活动的关键路径为市场调研(3天)+策划主题(5天)+现场布置(5天)=13天。找到关键路径后,项目经理便可以合理地监控时间,顺利推进活动的筹备工作
对外:对参会者与嘉宾展示的活动日程
如果说甘特图对内部进行时间的管理,方便活动执行者或市场总监更好的推进活动实施,那么“活动日程表"则是较为简单、清晰的向参会者与嘉宾展示的表格
活动日程管理是活动展示环节较为核心的部分,对参会者来说就是会议的导航系统,同时也是与到会嘉宾的参会指南
案例
活动日程需要具备以下几点要素
①必要元素(时间、地点、演讲嘉宾和主题等)
②日程安排合理
③演讲资料可共享
三、活动执行期&监控期
1)活动现场执行管理(时间推进表)
到了执行阶段,每个活动执行者手上都应该有一个时间推进表
案例
2)活动现场签到
签到,是用记录的方式表明参会者出席或参加过某一场活动,也是参会者与主办方双方验证身份的一项过程
如何选择签到方式
根据活动预算:不同的签到方式所需费用不同
根据会议规模:规模越大,对签到的要求速度越高
根据会议形式:签到方式的选择应与会议形式和调性相匹配
根据会议需求:可以结合具体的需求进行选择
①传统签到形式
②创意签到形式
创意表情包签到
按手印签到
创意拼图签到
签名墙签到
自助取卡签到
创意卡片签到
3)活动风险管理
良好的风险管理有助于降低决策错误的概率、避免企业损失。
A 风险管理过程示意图
B 成本的不确定因素
除了容易发生的意外情况,每一项活动的成本都是存在不确定性因素的,也就是不确定性成本。这种因素存在的概率和发生情况我们都无法判断,因此,了解导致项目成本不确定的原因并对其施加全面的管理和控制是非常必要的
①预测导致的不确定性
人们往往希望成本预算能够反映出市场中社会必要劳动时间的正常情况,但实际预测的科学性和确定性却远远达不到要求。这是因为预测是对人行为或后果的估算,而人的行为会由于预测而改变,这是预算出现问题的一个重要因素。
②决策导致的不确定性
每一项决策过程,都是依据目前所掌握的成本信息提出充分的备选方案,最后在备选方案中选取最优,然而美国管理学家赫伯特·西蒙对此就提出了质疑,他认为人所具有的有效理性不允许决策者掌握足够多的信息,也就没有足够多的时间做出最优选择。因此,我们要确定的是在做选择之前一定要掌握足够多的信息。
③整场活动管理的不确定性
整场活动开始执行的过程,一直都会处于很多组织的管理之下,同时还会受到媒体讯息、热点变化、市场等方面的制约,必然会导致项目成本的不确定性。
C 风险应对措施
①减轻风险
实践证明,在活动执行过程中若不按规范办事就容易犯错,造成项目资源的浪费和损失,想从战略上减轻活动执行的风险就必须要遵守基本程序,不可图省事、走捷径
②预防风险
在制定组织结构方案时就需要合理地设计,这样才能有效预防风险。在资金、经验、技术、管理、人员分配与资源分配方面都应做好一定的预防
③转移风险
转移风险的目的不是降低风险发生的概率和不利后果的大小,而是在活动中风险试过发生后,将损失的一部分转移到活动以外的第三方。
④回避风险
主动放弃一些难以完成的活动目标与执行方案,认为是回避风险的一种策略
D 活动公司10大风险把控清单
①知识产权问题
例如在会议的设计制作中有很多设计稿、平面海报、视频、logo、口号等,在使用之前,要核实一下知识产权
②广告法规问题
广告法有相应的规定,在营销时不能使用最大、全球最大、亚洲最大这样“最高级”形式的词语
③客户的隐私或商业行为的宣传
作为服务商在各渠道宣传自己的客户时,必须事前征得客户同意
④审批和报批问题
举办活动还有很多审批与报批问题需要法规和法令进行约束
⑤政治和外事风险
⑥安全生产风险
会场的搭建和运营安全很重要,叮嘱搭建商购买保险,并签订免责条款。请安全巡视员或者监理公司规避风险
⑦合规风险
纪念品金额一旦超额就变成了商业贿赂,发放时要有记录备查
劳务费、顾问费和讲课费的发放要合规合法
消费清单要尽可能清晰明了可查询
餐饮住宿接待标准都要合规
⑧人力资源风险
请志愿者要核查身份证求证是否满18岁,未成年用户是有违法风险的
员工连续通宵加班,路上出现交通意外也不是小事,所以要多关心员工,合理安排作息和人员岗位
⑨信息安全问题
在服务过程中获取的任何与项目有关的信息均要保密守信,使用前要告知客户,要对离职员工也要做好保密承诺书
⑩违约风险
例如邀请嘉宾时,最好对接待标准、待遇、出席什么活动,是否接受采访,是否接受合影、签名等均做好违约协议,如遇到活动撞期或违约也有法律保障
四、活动收尾期
1)验收清单
活动客户/领导的认可
将可交付成果及数据反馈给客户/领导
注意:尤其是有合作方、赞助方的活动,一定要将必要的数据进行及时反馈,这是每一位做活动执行者应尽的义务
合同中的义务完结
应对财务、审计、合作方、采购等涉及到合同人员对接沟通,确保履行了合同关系中的所有义务,可以宣布活动完成
总结经验和教训
活动资料汇总并归档
具备方式:收集→整理→分类→提交→统计→归档
具体分类:策划方案、参会人员名单、会议物料清单、领导发言稿件、演讲嘉宾PPT、会议现场照片、会议记录文稿、会议新闻、会议总结报告等
资金结算并公布财务状况
绩效评估
完成对活动执行者的正式绩效评估表格和流程,这事关各成员的职业发展
征求意见
无论做什么活动,参会者的反馈都是每场活动最宝贵的意见
庆祝胜利
2)活动复盘
活动结束后及时复盘,将整个活动过程再整体演练一遍,从每一个环节中总结经验和教训,保证本次活动中出现的问题,下一次可以提前做好问题规避和预防,如果再面临同样的问题时,可以更加妥善及合理地处理
复盘的5大方面
目标达成情况
目标完成情况
成本预算情况
时间延期情况
数据结果情况
阶段性工作回顾
按时间点描述
按关键活动描述
数据结果情况
时间延期情况
成果与不足
成果
不足(疏漏、延期、目标未达成情况
投诉建议
对自己
对部门
对公司
活动体会
致谢
部门领导
团队成员
对自己
个人成长
个人期望
3)总结汇报
汇报和复盘有着本质的区别,汇报不是一股脑将整个活动流程讲述,而是要有重点的汇报工作
总结汇报的3大方面
①结果驱动
给领导汇报时,你需要告诉领导的是,当前活动的结果与预期结果有多大差别?是落后预期还是超出预期?抛出结果的同时也是给领导一个快速定位,让他能够清晰地评价活动的成果
②拆解问题出现的原因
通过结果与目标的对比就会发现在实际执行活动的过程中,有哪些问题阻碍了执行的进度,找到这些问题并深入拆解这些问题究竟出在哪里
例如大会时间参会人数比预期少了500人
会议主题是否有吸引性
活动是否有价值
推广渠道数量够吗
渠道推广的质量如何
门票价格是否偏高
地点是否合理?交通是否便利?
③提供后续解决方案
有了思考后还需要为领导提出具体的解决方案,让领导选择解决方案而不是为你解决出现的问题
例如,分析上述问题会发现,实际参会人数要比预期少了500人的原因,是我们推广渠道的质量不确定,没有对推广渠道进行流量检测。所以为领导提出的解决方案是:选择适合的流量检测软件进行检测推广每一个渠道