导图社区 2022年四川省工程监理人员职业培训——信息管理（第二章 建设工程监理文件资料管理）
2022年四川省工程监理人员职业培训——信息管理（第二章 建设工程监理文件资料管理）
2022年四川省工程监理人员职业培训 ——建设工程信息管理 （第二章、建设工程监理文件资料管理） 第一节建设工程监理基本表式及主要文件资料内容（(一)、建设工程监理基本表示及其应用说明 (二)建设工程监理主要文件资料分类及编制要求建设工程监理主要文件资料 （三）建设工程监理文件资料编制要求） 第二节建设工程监理文件资料管理职责和要求(一)、管理职责 (二)管理要求
编辑于2022-10-09 10:42:26 四川省- 2022年四…
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- 西方政治制度 第二章西方政治制度的基本原则
西方政治制度 第二章 西方政治制度的基本原则 第一节 zhu权在民原则 第二节 代议制原则 第三节 法治原则 第四节 分权制衡原则
- 西方政治制度 第三章 西方国家的选举制度
西方政治制度 第三章 西方国家的选举制度 第一节 西方选举制度的产生和发展 第二节 西方选举制度的原则 第三节 选民、候选人和选区划分 第四节 选举的过程与程序 第五节 选举的保障
- 四川省工程监理人员职业培训——安全文明生产管理（第五章、文明绿色施工的监理）
四川省工程监理人员职业培训——建设工程安全文明生产管理监理工作 （第五章、文明绿色施工的监理） 第一节 文明绿色施工概述、第二节 文明绿色施工的主要法律法规标准和文件 第三节 文明绿色施工 第四节、文明绿色施工的监理
2022年四川省工程监理人员职业培训——信息管理（第二章 建设工程监理文件资料管理）
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2022年四川省工程监理人员职业培训 ——建设工程信息管理 （第二章、建设工程监理文件资料管理）
建设工程监理实施过程中会涉及大量文件资料，这些文件资料有的是实施建设工程监理的重要依据，更多的是建设工程监理的成果资料。
第一节建设工程监理基本表式及主要文件资料内容
(一)、建设工程监理基本表示及其应用说明
基本表式:
根据《建设工程监理规范》GB50319-2013,建设工程监理基本表式分为三大类， 即: A类表——工程监理单位用表(共8个) ; B类表——施工单位报审、报验用表(共14个) ; C类表——通用表(共3个)。
1、工程监理单位用表(A类表)
(1)总监理工程师任命书(表A.0.1) 。 建设工程监理合同签订后，工程监理单位法定代表人要通过《总监理工程师任命书》委派有类似工程监理经验的注册监理工程师担任总监理工程师。 《总监理工程师任命书》需要由工程监理单位法定代表人签字，并加盖单位公章。
(2)工程开工令(表A.0.2) 。 建设单位代表在施工单位报送的《工程开工报审表》(表B.0.2).上签字同意开工 意见后，总监理工程师可签发《工程开工令》。 《工程开工令》需要由总监理工程师签字，并加盖执业印章。 《工程开工令》中应明确具体开工日期，并作为施工单位计算工期的起始日期。
(3)监理通知单(表A.0.3) 。 《监理通知单》是项目监理机构在日常监理I作中常用的指令性文件。针对施工单位出现的各种问题所发出的指令、提出的要求等般均采用《监理通知单》。监理工程师现场发出的口头指令及要求，也应采用《监理通知单》予以确认。
施工单位发生下列行为时，项目监理机构应签发《监理通知单》:
1)施工不符合设计要求、工程建设标准、合同约定;
2)使用不合格的工程材料、构配件和设备;
3)施工存在质量问题或采用不适当的施工工艺，或施工不当造成工程质量不合格;
4)实际进度严重滞后于计划进度且影响合同工期;
5)未按专项施工方案施工;
6)存在安全施工隐患;
7)工程质量、造价、进度等方面存在其他违法违规行为。
《监理通知单》可由总监理工程师或专业监理工程师签发，对于一般问题可由专业监理工程师签发，对于重大问题应由总监理程师或经其同意后签发。
(4)监理报告(表A.0.4) 。 当项目监理机构对工程存在安全事故隐患发出《监理通知单》、《工程暂停令》而施工单位拒不整改或不停止施工时，项目监理机构应及时向有关主管部门J报送《监理报告》。项目监理机构报送《监理报告》时，应附相应《监理通知单》或《工程暂停令》等证明监理人员履行安全生产管理职责的相关文件资料。
紧急情况下，项目监理机构通过电话、传真或电子邮件向有关主管部门]报告的，事后应形成《监理报告》
(5) 工程暂停令(表A.0.5) 。 建设工程施工过程中出现《建设工程监理规范》GB50319-201 3规定的停工情形时，总监理T程师应签发《工程暂停令》。《工程暂停令》中应注明工程暂停的原因、部位和范围、停工期间应进行的工作等。 《工程暂停令》需要由总监理工程师签字，并加盖执业印章。
(6)旁站记录(表A.0.6) 。 项目监理机构人员对关键部位或关键工序的施工质量进行现场跟踪监督时，需填写《旁站记录》。 "关键部位、关键工序的施工情况”应记录所旁站部位(工序)的施工作业内容、主要施工机械、材料、人员和完成的工程数量等内容及监理人员检查旁站部位施工质量的情况;现的问题及处理情况"应说明旁站所发现的问题及其采取的处理措施。
(7)工程复工令(表A.0.7) 。 当暂停施工的原因消失、具备复工条件时，建设单位对施工单位报送的《工程复工报审表》(表B.0.3)上签署同意复工后，总监理工程师应签发《工程复工令》;或者工程具备复工条件而施工单位未提出复工申请的，总监理工程师应根据工程实际情况直接签发《工程复工令》指令施工单位复工.《工程复工令》需要由总监理工程师签字，并加盖执业印章。
(8) 工程款支付证书(表A.0.8) 。 项目监理机构收到经建设单位签署同意支付工程款意见的《工程款支付报审表》(表B.0.11) 后，总监理工程师应向施工单位签发《工程款支付证书》同时抄报建设单位。《 工程款支付证书》需要由总监理工程师签字，并加盖执业印章。
2、施工单位报审、报验用表(B类表)
(1) 施工组织设计或(专项)施工方案报审表(表B.0.1) 。 施工单位编制的施工组织设计、施工方案、专项施工方案经其技术负责人(企业的)审查后，需要连同《施工组织设计或(专项)施工方案报审表》一起报送项目监理机构。先由专业监理工程师审查后，再由总监理工程师审核签署意见。《施工 组织设计或(专项)施工方案报审表》需要由总监理工程师签字，并加盖执业印章。
对于超过一定规模的危险性较大的分部分项工程专项施工方案，还需要报送建设单位审批。
(2)工程开工报审表(表B.0.2) 。 单位工程具备开工条件时，施工单位需要向项目监理机构报送《工程开工报审表》。同时具备下列条件时，由总监理工程师签署审查意见，并报送建设单位批准后，总监理工程师方可签发《工程开工令》:
具备开工的条件
1)设计交底和图纸会审已完成;
2)施工组织设计已由总监理工程师签认;
3)施工单位现场质量、安全生产管理体系已建立，管理及施工人员已到位，施工机械具备使用条件，主要工程材料已落实:
4)进场道路及水、电、通信等已满足开工要求。
《工程开工报审表》需要由总监理工程师签字，并加盖执业印章。
(3) 工程复工报审表(表B.0.3) 当暂停施工的原因消失、具备复I条件时，施工单位应向项目监理机构报送《工程复工报审表》及有关材料。经审查符合要求的，总监理工程师应及时签署审查意见，并报建设单位批准后签发《工程复工令》
(4)分包单位资格报审表(表B.0.4) 施工单位按照施工合同约定选择分包单位时，需要向项目监理机构报送《分包单位资格报审表》及相关证明材料。《分包单位资格报审表》 由专业监理工程师提出审查意见后，由总监工程师审核签认。
(5)施工控制测量成果报验表(表B.0.5) 施工单位完成施工控制测量并自检合格后，需要向项目监理机构报送《施工控制测量成果报验表》及施工控制测量依据和成果表。专业监理工程师审查合格后予以签认。
(6)工程材料、构配件、设备报审表(表B.0.6) 施工单位在对工程材料、构配件、设备自检合格后，应向项目监理机构报送《工程材料、构配件、设备报审表》及清单的质量证明材料和自检报告。专业监理工程师审查合格后予以签认。
(7)报验、报审表(表B.0.7) 该表主要用于隐蔽工程、检验批、分项工程的报验，也可用于为施I单位提供服务的试验室的报审。专业监理工程师审查合格后予以签认。
(8)分部工程报验表(表B.0.8) 分部工程所包含的分项工程全部自检合格后，施工单位应向项目监理机构报送《分部工程报验表》及分部工程质量控制资料。在专业监理工程师验收的基础上，由总监理工程师签署验收意见。
(9)监理通知回复单(表B.0.9) 施工单位收到《监理通知单》(表A.0.3) 后，按要求进行整改、自查合格后，应向项目监理机构报送《监理通知回复单》回复整改情况，并附相关资料。项目监理机构收到施工单位报送的《监理通知回复单》后，一般可由原发出《监理通知单》的专业监理工程师进行核查，认可整改结果后予以签认。重大问题可由总监理工程师进行核查签认。
(10) 单位工程竣工验收报审表(表B.0.10) 单位(子单位)工程完成后，施工单位自检符合竣工验收条件后，应向项目监理机构报送 《单位工程竣工验收报审表》及相关附件，申请竣工验收。总监理工程师在收到《单位工程竣工验收报审表》及相关附件后，应组织专业监理工程师进行审查并进行预验收，合格后签署预验收意见。 《单位工程竣工验收报审表》需要由总监理工程师签字，并加盖执业印章。
(11) 工程款支付报审表(表B.0.11) 该表适用于施工单位工程预付款、工程进度款、竣工结算款等的支付申请。项目监理机构对施工单位的申请事项进行审核并签署意见，经建设单位批准后方可由总监理工程师签发《工程款支付证书》
(12)施工进度计划报审表(表B.0.12) 该表适用于施工总进度计划、阶段性施工进度计划的报审。施工进度计划在专业监理工程师审查的基础上，由总监理工程师审核签认。
(13)费用索赔报审表(表B.0.13) 施工单位索赔工程费用时，需要向项且监理机构报送《费用索赔报审表》。项目监理机构对施工单位的申请事项进行审核并签署意见，经建设单位批准后方可作为支付索赔费用的依据。 《费用索赔报审表》需要由总监理工程师签字，并加盖执业印章。
(14)工程临时或最终延期报审表(表B.0.14) 施工单位申请工程延期时，需要向项目监理机构报送《工程临时或最终延期报审表》。项目监理机构对施工单位的申请事项进行审核并签署意见，经建设单位批准后方可延长合同工期。 《工程临时或最终延期报审表》需要由总监理工程师签字，并加盖执业印章。
3、 通用表(C类表)
(1) 工作联系单(表C.0.1) 该表用于项目监理机构与工程建设有关方(包括建设、施工、监理、勘察、设计等单位和上级主管部门)之间的日常工作联系。有权签发《工作联系单》的负责人有:建设单位现场代表、本工程施工项目经理、本工程总监理T程师、本工程设计负责人及本工程其他参建单位的相关负责人等。
(2)工程变更单(表C.0.2) 施工单位、建设单位、工程监理单位提出工程变更时，应填写《工程变更单》，由建设单位、设计单位、监理单位和施工单位共同签认。
(3)索赔意向通知书(表C.0.3) 。 施工过程中发生索赔事件后，受影响的单位依据法律法规和合同约定，向对方单位声明或告知索赔意向时，需要在合同约定的时间内报送《索赔意向书》
基本表式应用说明
1、基本要求
(1) 应依照合同文件、法律法规及标准等规定的程序和时限签发、报送、回复各类表。
(2)应按有关规定，采用碳素墨水、蓝黑墨水书写或黑色碳素印墨打印各类表，不得使用易褪色或易涂改的书写材料。
(3)应使用规范语言，法定计量单位，公历年、月、日填写各类报表。各类表中相关人员的签字栏均须由本人签署。由施工单位提供附件的，应在附件上加盖骑缝章。
(4)各类表在实际使用中，应分类建立统一编码体系。各类表式应连续编号，不得重号、跳号。
(5)各类表中施工项目经理部用章的样章应在项目监理机构和建设单位备案，项目监理机构用章的样章应在建设单位和施工单位备案。
2、由总监理工程师签字并加盖执业印章的表式
下列表式应由总监理工程师签字并加盖执业印章:
(1) A.0.2工程开工令
(2) A.0.5工程暂停令
(3) A.0.7工程复工令
(4) A.0.8工程款支付证书
(5) B.0.1施工组织设计或(专项)施工方案报审表
(6) B.0.2工程开工报审表
(7) B.0.10单位 工程竣工验收报审表
(8) B.0.11工程款支付报审表
(9) B.0.13费用索赔报审表
(10) B.0.14工程临时或最终延期报审表
3、需要建设单位审批同意的表式
下列表式需要建设单位审批同意:
(1) B.0.1施工组织设计或(专项)施工方案报审表(仅对超过一定规模的危险性较大的分部分项工程专项施工方案)
(2) B.0.2工 程开工报审表
(3) B.0.3工 程复工报审表
(4) B.0.11工程款支付报审表
(5) B.0.13费用索赔报审表
(6) B.0.14工程临时或最终 延期报审表
4、需要工程监理单位法定代表人签字并加盖监理单位公章的表式
只有"A.0.1总监理工程师任命书”需要由工程监理单位法定代表人签字，并加盖工程监理单位印章。
5、需要由施工项目经理签字并加盖施工单位公章的表式
"B.0.2工程开工报审表”"B.0.10单位工程竣工验收报审表"必须由项目经理签字并加盖施工单位公章。
6、其他说明
由于各行业或部门]的专业要求不同，在监理服务过程中，按相关专业验收规范及相关表式执行。如没有相应表式的，项目监理机构应在开工前根据工程特点、质量要求、竣工及归档组卷要求，与建设、施工单位协商，定制相应的表式，并在事前使建设、施工单位明确各类表式的使用要求。
(二)建设工程监理主要文件资料分类及编制要求建设工程监理主要文件资料
(1) 勘察设计文件(含审查报告)、 建设工程监理合同及其他合同文件;
(2)监理规划、监理实施细则;
(3)设计交底和图纸会审会议纪要:
(4)施工组织设计、(专项) 施工方案、施工进度计划报审文件资料:
(5)分包单位资格报审会议纪要;
(6)施工控制测量成果报验文件资料;
(7)总监理工程师任命书，工程开工令、暂停令、复工令，开工或复工报审文件资料;
(8)工程材料、构配件、设备报验文件资料:
(9)见证取样和平行检验文件资料;
(10)工程质量检验报验资料及工程有关验收资料;
(11)工程变更、费用索赔及工程延期文件资料;
(12)工程计量、工程款支付文件资料;
(13)监理通知单、工程联系单与监理报告;
(14)第一次工地例会、监理例会、专题会议等会议纪要;
(15)监理月报、监理日志、旁站记录:
(16)工程质量和安全生产事故处理文件资料;
(17)工程质量评估报告及竣工验收文件资料;
(18)监理工作总结;
(19)设备采购和设备监造中形成监理文件资料。
（三）建设工程监理文件资料编制要求
1、监理例会会议纪要
监理例会会议纪要由项目监理机构根据会议记录整理，主要内容包括:
(1)会议地点及时间;
(2)会议主持人;
(3) 与会人员姓名、单位、职务;
(4)会议主要内容、决议事项及其负责落实单位、责任人和时限要求;
(5)其他事项。
对于监理例会.上意见不一致的重大问题，应将各方的主要观点，特别是相互对应的意见记入"其他事项”中。会议纪要的内容应真实准确，简明扼要，经总监理工程师审阅，与会各方代表会签，发至有关各方并应有签收手续。
2、监理日志
监理日志由总监理工程师根据工程实际情况指定专业监理工程师负责记录，内容必须真实、力求详细，主要反映监理工作情况。
监理日志的主要内容包括:
(1)天气和施工环境情况。特别是异常天气应予准确描述。
(2)当日施工进展情况:
1)记录当日工程施工部位、施工内容、施工班组及作业人数;
2)记录当日工程材料、构配件和设备进场情况(包括:名称、规格、数量、使用部位、合格证、材料检验等情况)
3)记录当日施沟工现场安全生产状况、安全防护及措施等。
(3)当日监理工作情况， 包括旁站、巡视、见证取样、平行检验等情况:
1)记录当日巡视的内容、部位，特种作业人员的资格，专项施工方案实施情况，签署的监理指令情况;
2)记录当日对工程材料、构配件和设备进场验收情况，隐蔽工程、检验批、分项工程、分工程验收情况，监理指令、旁站、见证取样以及签认的监理文件资料等。
(4)当日存在的问题及处理情况;
(5)其他有关事项。
3、监理月报
监理月报由总监理工程师组织编写、签认后报送建设单位和本监理单位。报送时间在监理单位和建设单位协商确定的时间内提交。
监理月报应包括以下主要内容:
(1)本月工程实施情况
1)工程进展情况。实际进度与计划进度的比较，施工单位人、机、料进场及使用情况，本期在施工部位的工程照片等。
2)工程质量情况。分部分项工程验收情况，工程材料、设备、构配件进场检验情况，主要施工、试验情况，本月工程质量分析。
3)施工单位安全生产管理工作评述。
4)已完工程量与已付工程款的统计及说明。
(2)本月监理工作情况
1)工程进度控制方面的工作情况:
2)工程质量控制方面的工作情况;
3)安全生产管理方面的工作情况;
4)工程计量与工程款支付方面的工作情况;
5)合同及其他事项管理工作情况;
6)监理工作统计及工作照片。
(3)本月工程实施的主要问题分析及处理情况
1)工程进度控制方面的主要问题分析及处理情况;
2)工程质量控制方面的主要问题分析及处理情况;
3)施工单位安全生产管理方面的主要问题分析及处理情况;
4)工程计量与工程款支付方面的主要问题分析及处理情况;
5)合同及其他事项管理方面的主要问题分析及处理情况。
(4)下月监理工作重点
1)工程管理方面的监理工作重点:
2)项目监理机构内部管理方面的重点。
4、工程质量评估报告
(1)工程质量评估报告的编制要求
1)工程质量评估报告的编制应文字简练、准确、重点突出、内容完整。
2)工程竣工预验收合格后，由总监理工程师组织专业监理工程师编制工程质量评估报告，编制完成后，由项目总监理工程师及监理单位技术负责人审核签认并加盖监理单位公章后报建设单位。工程质量评估报告应在正式竣工验收前提交给建设单位。
(2)工程质量评估报告的主要内容
1)工程情况;
2)工程参建单位;
3)工程质量验收情况;
4)工程质量事故及其处理情况;
5)竣工资料审查情况;
6)工程质量评估结论。
5、监理工作总结
监理工作总结由总监理工程师组织专业监理工程师编写，完成后由项目总监理工程师签字并加盖监理单位公章后报监理单位和建设单位。
监理工作总结应包括以下内容:
(1) 工程概况。包括:
1)工程名称、等级、建设地址、建设规模、结构形式及主要设计参数;
2)工程建设单位、设计单位、勘察单位、施工单位(包括重点的专业分包单位)、检测单位等;
3)工程项目主要的分部、分项工程施工进度和质量情况;
4)监理工作的难点和特点。
(2)项目监理机构。监理过程中如有变动情况，应予以说明。
(3)建设工程监理合同履行情况。包括:目标控制、合同履行和纠纷处理等情况。
(4)监理工作成效。如:被采用的合理化建议、发现施工中的差错、节约投资额等。
(5)监理工作中发现的问题及其处理情况。包含提出问题的简要统计、今后工程合理有效使用的建议等。
(6)说明与建议。
第二节建设工程监理文件资料管理职责和要求
(一)、管理职责
建设工程监理文件资料用表格应采用统一格式，特殊要求需增加的表格应统一-归类，按要求归档。根据《建设工程监理规范》GB50319-2013,项目监理机构文件资料管理的基本职责:
(1)应建立和完善监理文件资料管理制度，宜设专人管理监理文件资料。
(2)应及时、准确、完整地收集、整理、编制、传递监理文件资料，宜采用信息技术进行监理文件资料管理。
(3)应及时整理、分类汇总监理文件资料，并按规定组卷，形成监理档案。
(4)应根据工程特点和有关规定，保存监理档案，并应向有关单位、部门移交需要存档的监理文件资料。
(二)管理要求
建设工程监理文件资料的管理包括:监理文件资料收发文与登记、传阅、分类存放、组卷归档、验收与移交等全过程。
1、建设工程监理文件资料收文与登记
项目监理机构所有收文登记表上按监理信息分类分别进行登记，应记录文件名称、文件摘要信息、文件发放单位(部门) 、文件编号以及收文日期，必要时应注明接收文件的具体时间，最后由项目监理机构负责收文人员签字。
在监理文件资料有追溯性要求的情况下，应注意检查所填内容是否可追溯。
当不同类型的监理文件资料之间存在相互对照或、追溯关系时，在分类存放的情况下，应在文件和记录上注明相关文件资料的编号和存放处。
项目监理机构文件资料管理人员应检查监理文件资料的各项内容填写和记录是否真实完整，签字认可人员应为符合相关规定的责任人员，并且不得以盖章或打印代替手写签认。建设工程监理文件资料以及存储介质的质量应符合要求，所有文件资料必须符合文件资料归档要求。
对于工程照片及声像资料等，应注明拍摄日期及所反映的工程部位等摘要信息。收文登记后应交给项目总监理工程师或由其授权的监理工程师进行处理，重要文件内容应记录在监理日志中。
涉及建设单位的指令、设计单位的技术核定单及其他重要文件等，应将其复印件公布在项目监理机构专栏中。
2、建设工程监理文件资料传阅与登记
建设工程监理文件资料需要由总监理工程师或其授权的监理工程师确定是否需要传阅。对于需要传阅的，应确定传阅人员名单和范围，并在文件传阅纸上注明。
每一位传阅人员阅后应在文件传阅纸上签名，并注明日期，文件传阅期限不应超过该文件的处理期限。传阅完毕后，文件资料原件应交还信息管理人员存档。
所有建设工程监理文件资料应按要求进行分类编码，并在发文登记表上进行登记。登记内容包括:文件资料的分类编码、文件名称、摘要信息、接受文件的单位(部门)名称、发文日期(强调时效性的文件应注明发文的具体日期), 收件人收到文件后应签名。
3、建设工程监理文件资料发文与登记
建设工程监理文件资料发文应由总监理工程师或其授权的监理工程师签名，并加盖项目监理机构图章。若为紧急处理的文件，应在文件资料首页标注“急件”字样。
发文应留有底稿，并附一份文件传阅纸，信息管理人员根据文件签发人指示确定文件责任人和相关传阅人员。文件传阅过程中，每位传阅人员阅后应签名并注明日期。发文的传阅期限不应超过其处理期限。重要文件的发文内容应记录在监理日志中。
项目监理机构的信息管理人员应及时将发文原件归入相应的资料柜(夹)中，并在文件资料目录中予以记录。
4、建设工程监理文件资料分类存放
建设工程监理文件资料经收/发文、登记、传阅工作程序后，必须进行科学的分类后存放。这样即便于查阅、求证的需要，又便于工程竣工后文件资料归档和移交。
项目监理机构应备有存放监理文件资料的专用柜和用于监理文件资料分类存放的专用资料夹。大中型工程项目监理信息应采用计算机进行辅助管理。
建设工程监理文件资料的分类原则应根据工程特点及监理与相关服务内容确定，工程监理单位的技术管理部i J应明确本单位文件档案资料管理的基本原则，以便统一 管理并体现工程监理单位特色。建设工程监理文件资料应保持清晰，不得随意涂改记录。保存过程中应保持记录介质的清洁和不破损。
建设工程监理文件资料的分类可按施工单位、专业施工部位、单位工程等进行分类，以保证程建设工程监理文件资料检索和归档工作的顺利进行。
项目监理机构信息管理部应注意确定适宜的文件资料存放地点，防止文件资料受潮霉变或虫害侵蚀。
资料夹装满或I程项目某一分部工程或单位工程结束时，相应的文件资料应转存至档案袋，袋面应以相同编号予以标识(同时注明共xx袋，第XX袋)
5、建设工程监理文件资料组卷归档
1、建设工程监理文件资料编制要求
(1)归档的文件资料一般应为原件。
(2)文件资料的内容及其深度须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准的要求。
(3)文件资料的内容必须真实、准确，与工程实际相符。
(4)文件资料应采用耐久性强的书写材料(如: 碳素墨水、蓝黑墨水) ,不得使用易褪色的书写材料(如:红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等)
(5)文件资料应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。
(6)文件资料中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面。纸张应采用能够长时间保存的韧力大、耐久性强的纸张。
(7)文件资料的缩微制品，必须按国家缩微标准进行制作，主要技术指标要符合国家标准，保证质量，以适应长期安全保管。
(8)文件资料中的照片及声像档案，要求图像清晰，声音清楚，文字说明或内容准确。
(9)文件资料应采用打印形式并使用档案规定用笔，手工签字，在不能使用原件时，应在复印件或抄件上加盖公章并注明原件保存处。
应用计算机辅助管理工程监理文件资料时，相关文件和记录经相关负责人员签字确定、正式生效并已存入项目监理机构相关资料夹时，信息管理人员应将储存在计算机中的相应文件和记录的属性改为“只读"并将保存的目录名记录在书面文件上，以便于进行查阅。在建设工程监理文件资料归档前，不得删除计算机中保存的有效文件和记录。
2、建设工程监理文件资料组卷方法及要求
(1)组卷原则及方法
1)组卷应遵循监理文件资料的自然形成规律,保存卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用;
2)一个建设:工程由多个单位工程组成时，应按单位工程组卷;
3)监理文件资料可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。
(2)组卷要求
1)案卷不宜过厚，文字资料卷厚度不宜超过20mm,图纸卷厚度不宜超过50mm;电子文件立卷时，应与纸质文件在案卷设置上一致，并应建立相应的标识关系;
2)案卷内不应有重份文件，印刷成册的工程文件应保持原状。
(3)卷内文件排列
1)文字材料按事项、专业顺序排列。同事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。
2)图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。
3)既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。电子文件的组织和排序可按纸质文件进行。
3、建设工程监理文件资料归档范围和保管期限
(1)归档范围
建设工程监理文件资料的归档保存应严格遵循保存原件为主、复印件为辅和按照一定顺序归档的原则。 《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328-2014规定归档范围分为必须归档存和选择性归档保存两类。
(2)保管期限
工程档案保管期限分为永久保管、长期保管和短期保管。永久保管是指工程档案无限期地、尽可能长地保存下去;长期保管是指工程档案保存到工程被彻底拆除;短期保存是指工程档案保存10年以下。
当同一案卷内有不同保管期限的文件时，该案卷保管期限应从长。
6、建设工程监理文件资料验收与移交
a、验收
城建档案管理部]对需要归档的建设工程监理文件资料验收要求包括:
(1)监理文件资料分类齐全，系统完整;
(2)监理文件资料的内容真实，准确反映了建设工程监理活动和工程实际状况;
(3)监理文件资料已整理组卷，组卷符合《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328-2014的规定。
(4)监理文件资料的形成、来源符合实际，要求单位或个人签章的文件，签章手续完备;
(5)文件材质、幅面、书写、绘图、用墨、托裱等符合要求。
对国家、省市重点工程项目或-些特大型、大型工程项目的预验收和验收，必须有地方城建档案管理部门参加。
为确保监理文件资料的质量，编制单位、地方城建档案管理部门、建设行政主管部门等要对归档的监理文件资料进行严格检查、验收。对不符合要求的，一律退回编制单位进行改正、补齐。
b、移交
(1)列入城建档案管理部门接收范围的工程，建设单位在竣工验收后3个月内向城建档案管理部门移交一套符合规定的工程档案(监理文件资料)。
(2)停建、缓建工程的监理文件资料暂由建设单位保管。
(3) 对改建、扩建和维修工程，建设单位应组织工程监理单位据实修改、补充和完善监理文件资料，对改变的部位，应当重新编写，并在工程竣工验收后3个月内向城建档案管理部门移交。
(4)工程监理单位应根据城建档案管理机构要求，对归档文件完整、准确、移交情况和案卷质量进行审查，审查合格后方可向建设单位移交。
(5)工程监理单位应在工程竣工验收前将监理文件资料按合同约定时间、套数移交建设单位，办理移交手续。
(6)监理单位向建设单位移交档案时，应编制移交清单，双方签字、盖章后方可交接。
(7)建设单位向城建档案管理部门移交工程档案(监理文件资料) ,应提交移交案卷目录，办理移交手续，双方签字、盖章后交接。
(8)项目监理机构需向本单位归档的文件，也应符合相关规定和要求。