“文书”一词有两层含义：其一是指参与文件收发、监督、排程、打印、保管等工作的机关、单位的工作人员；其二是对各种公文和私文的总称、本书主要研究第二种含义，即文书是记录信息和表达意图的书面材料的总称。
（一）文书是人类社会实践的直接产物——文书的主体是参加各种社会实践活动的单位或个人。
（二）文书写作具有明显的目的性——文书是人类在某些社会实践活动中为满足记录、传递信息和处理事务的需要而产生的主观愿望，其内容必须根据特定的目的制作，不能任意想象。
（三）文书有固定的制作程序——文书一般是按照特定的程序生成的，只有按照特定程序制作的文书才具有法律效力，特别是公文文书，其发行程序包括拟稿、核稿、签发、印、校对、用印等。
（四）文书文体完整，内容系统——文书和其他文字材料不同，其写作必须遵守严格的体式，如根据不同的需要选择不同的语言风格，内容必须包括文头、行文、文尾三个部分，每个部分都有详细的规定，用纸、书写和印装等也有格式要求。
（五）文书是一种如实记录——文书是社会实践活动中产生的第一手资料，这种原始资料的记录形式没有统一的规定，并且随着技术的进步而不断发展。
