(1)明确了文件的不同性质。例如,通知、通报,都有一个“通”字,“通”即传达的意思,“知”和“报”包含着知道的意思,所以使用通知、通报等作为文种名称的文件,基本上属于告知性、周知性的文件。
(2)反映了文件的不同行文方向,例如,决定、决议,都有一个“决”字,“决”就是决策的意思,而决策主要产生于各级机关的首脑核心部位,决策之后要由下属部门去执行、办理,所以,它们的行文方向必然是自上而下。
(3)表达了文件的不同目的或要求。例如,公告、通告、报告,均有一个“告”字,“告”即将事情向人陈述、告知的意思,因而这些文种的行文目的在于向人们(或组织)周知、告知某一事项。
(4)揭示了文件的各自特点。以公告、报告两个文种为例,虽然它们都有一个“告”字,均属陈述、告知性文件的文种名称,但“公”字包括公开的意思,“报”在此可视为向上汇报。所以,公告是面向全社会的告
知性文件,它的对象是广大人民群众及各个机关单位;报告是向上级汇报,它是面向上级的申述性文件。