高效表达

利用结构化思维达成高效表达很简单

高效表达：结构化思维

• 定主题，明重点
  • 如：我这半年的工作核心围绕[用户量增加]展开，这也是今年公司的发展重点
  • 常用到的两大障碍：
    • 1.不知道什么是主题
    • 2.没有从目的出发来组织主题
  • 1. 主题：应有信息量，把做这些事情的核心目的讲出来/具体的观点
    • 如：下半年我的工作重点是提升用户体验，为此，我打算从五个方面入手
  • 2. 如何确定表达目的
    • 2.1 明确听众，思考对方关心的是什么
      • 高层CEO：关注公司战略
      • 部门Leader：关注部门业绩，个人KPI
      • 直接领导：关注工作业绩、个人成长（工作中遇到的困难、如何克服、沉淀方法论）
      • 针对不同人群、不同情况，灵活选择表达目的及结构
    • 2.2 明确表达/汇报 要达到的效果
      • 奖金
        • 突出成绩
        • 之前做到了什么事情
      • 升职加薪
        • 看到你的能力
        • 接下来的工作规划
• 有结构（可结合使用）
  • 时间轴结构
    • 汇报工作进度
    • 新项目的设想
    • 灵活运用时间轴结构，在和老板交谈的过程中来对他提建议或者需求。这里的基础结构是“过去现在-未来＂。
      • 比如，你可以先说，过去你是如何按照计划，一步步推进项目，然后说，现在已经取得了哪些理想的成绩，最后预测下，未来工作上可能会存在哪些问题，需要领导哪些方面的支持。这样一步步铺垫，会让建议和要求更容易让人接受。
    • 新部门领导人选拔竞选演讲：用时间结构阐述过去工作完成情况，取得成就，给公司创造效益，再介绍一下自己现在岗位的工作能力状态以及学习成长情况，然后畅想对自己未来这个岗位的期待和对公司所作的贡献。
  • 解决问题结构
    • 阐述问题
    • 分析原因
    • 解决方案
    • 结果导向
    • 最后运用解决问题结构，新成立部门将会面临的一些问题是什么?分析问题可能存在原因以及尝试给出具体解决方案。
  • FAB销售结构（feature特点、属性-advantage优势-benefit利益）
    • 自我介绍
      • 基本情况
      • 自己的过人之处/与职位的匹配之处/做过最厉害的一件事
      • 能给别人/公司带来的帮助/效益
      • 在加别人为好友时，加上优势及可提供的帮助
    • 再运用FAB结构，阐述自己与这个岗位匹配的基本情况，突出自己的能力和优势，以及自己获得这个岗位后，能够为公司做出的贡献。
• 填素材
  • 数据-基本原则
    • 筛选
      • 代表结果的数据
    • 解释
      • 数据本身没有意义
      • 手段：对比、类比、换算
  • 故事
    • 冲突
      • 帮助听众意识到问题的严重性
    • 行动
    • 结局
    • 例子
      • 正如您所知道的，行业面临严重产能过剩。贵公司要继续发展，优化资源配置、淘汰落后产能、开发高端产品是成功关键。但是，目前组织架构冗余，比如各工厂间研发资源重复配置，导致內部恶性竞争;同时资源分散，导致高端产品开发能力弱，只能在中低端产品上打价格战。”
      • 因此，我们建议将研发与营销资源集中到总部来应对这些问题，实现可持续发展。
      • 采取这样的措施后，预计可以节省10％的人力成本。
• 如何在会议上陈述方案，使其他团队配合（推进工作）
  • 跨团队沟通的难点：
    • 1.各个部门的优先级事项不同
    • 2.各方的理解存在偏差
  • 原则：谁痛谁负责，谁痛谁解决
    • 以负责人的姿态，主动推动
    • 会议一开始就明确陈述想法
  • 陈述方案
    • 为什么：需要合作推进，引起关注
      • 背景
      • 严重性
    • 做什么：一定要明确，表示经过了深思熟虑
    • 有什么好处：站在对方的角度想问题
    • 马上行动：拆分出最快能够实现的部分先做
    • 实例
      • 1.未来各团队数据需求必须通过规定的流程，否则我们不接受需求。我理解大家提出的每个数据需求都很重要，可能关乎到几十万的营收
      • 2.但是临时需求严重扰乱了原本数据需求的处理进度，导致交付时间一次次推迟，影响了那些按流程提需求的部门，也影响了我们部门的工作效率
      • 3.所以，我结合实际情况，制定了“业务部门给数据团队提需求的流程和规范”，希望每个部门都组织同事学习，并且严格按照流程走
      • 4.这样一来，我们的工作效率会提高，也能为大家提供更多的数据支持，而且，这样能够提升各部门同事全局考虑和项目管理能力
      • 5.我建议，大家现在先看下这份规范，如果有问题，可以在会上直接和我确认。如果没问题，我会邮件全公司，就算是一个正式通知了
• 如何应对突然提问：关键的5秒
  • 认可对方的提问（营造氛围，确保和对方在讨论一件事）
    • 谢谢你的提问，我想其他人也许或许也有同样的疑问
    • 感谢你对我们的产品这么关注
    • 认可提问者
    • 正如你提到的
    • 看得出...问题让你不太满意
    • 认可提到的事
  • 澄清，进一步确认问题，挖掘对方提问的真实意图
    • 我不确定是不是明白了你的问题，你是说...?
    • 可以给个例子，具体说明一下么？
    • 您刚才问...是有什么顾虑吗？
  • 结构化回答
    • 问答问题，运用结构
• 工作汇报的三类 / 三步
  • 汇报进度
    • 主动出击、定期汇报（尤其是关键节点）
  • 汇报成果
    • 使用关键数据和故事，及好素材
  • 汇报困难
    • 老板的作用就是提供资源与帮助
    • 带着解决方案去汇报
      • 解决问题结构
        • 问题
        • 原因
        • 解决方案选项
        • 利弊分析
        • 及时调整，摸清老板风格