Excel 办公技巧

Excel办公使用技巧汇总，基本操作，数据分析，函数运用

Excel办公使用技巧汇总

基本操作

重要快捷键

按下Enter，向下移动一个活动单元格；按下Tab，向右移动一个活动单元格

选择连续输入数据的单元格范围，同时按下Shift+Ctrl+方向键

确认输入的公式引用了哪几个单元格内容，可选择公式所在单元格并按下F2

绝对引用：利用F4（可多次按）输入$

$A$1——固定列和行

A$1——固定行

$A1——固定列

A1——不固定

函数运用

乘法运算

PRODUCT（A1:A3）

连接单元格（字符串）内容

CONCATENATE（A1:A3）

计算单元格个数

COUNTA（）：更为常用；指定参数范围内，计算除空白格之外的单元格个数（统计包含数据，无论是数字还是文本，的单元格数量）

COUNT（）：指定参数范围内，计算含有数值的单元格数量（只计算数字单元格个数）

快速计算总和

选中单元格，按下Alt + =

分类计算总和

SUMIF（参数一，参数二，参数三）：在指定的区域（参数一）内，只计算与指定的值（参数二）相同行的、指定列（参数三）里的数值总和

参数一：用于条件判断的区域

参数二：在参数一指定的范围内，需要计算总和的行的判定条件

参数三：实际求和的区域

判断单元格中是否包含特定的字符串

COUNTIF（参数一，参数二）：指定范围（参数一）中，计算出参数二所指定的值或条件一致的单元格数

参数一：计算其中非空单元格数目的区域

参数二：在参数一范围内计算数目的条件

统计销量大于500的产品

消除重复数据

如何判断数据是否有重复

COUNTIF（参数一，参数二），计算在 A 列中与单元格 A2有相同数值的单元格的数目

另一种办法

选中并删除重复的单元格

COUNTIF（$A$2 : A2，A2）

数据索引（垂直）

VLOOKUP（参数一，参数二，参数三，参数四）：

参数一：检索值（为获取需要的数值，含有能够作为参考值的单元格）

参数二：检索范围（在选定的最左列查找检索值的范围）

参数三：指定对应参数二范围左数第几列的数值

参数四：0，或FALSE

操作技巧：SUMIF、COUNTIF、VLOOKUP函数，都以整列作为选取范围

制作有起始值的连续数据（例如对数据进行编号1~1000）

起始单元格输入1，并选中此格

【开始】-【填充】-【系列】

【序列产生在】选择【列】，【终止值】输入1000

输入连续数字

ROW（）：显示该单元格位于工作表中的第几行的数值

COLUMN（）：显示该单元格位于工作表中的第几列的数值

输入日期

输入可计算的数据（如2014年1月1日），应在半角模式下，将年、月、日用 / 隔开

2014/1/1，此数据格式可用于日期加减运算

Ctrl+；——快速输入今天日期

Ctrl+：——快速输入现在时间

TODAY（）：此单元格将自动更新数据为当前日期

根据出生年月计算年龄

DATEDIF（起始日期，结束日期，单位）

单位包括：Y-年，M-月，D-日，计算年龄则选择Y

已知出生日期单元格为B2，则在年龄单元格中输入=DATEDIF（B2，TODAY（），“Y”）

若要计算出“×个月”，将参数三设置为“YM”

若要计算出“×日”，将参数三设置为“MD”

整理数据

如何判断字符串是否相同

在B2单元格中输入=EXACT（A1，A2）：判断A1与A2单元格的字符串是否相同，输出结果到B2中（TRUE/FALSE）

将全角字符转换为半角字符

ASC（）

删除指定文字

SUBSTITUTE（参数一，参数二，参数三）：在参数一制定的字符串单元格/范围内，将参数二指定的文字替换为参数三指定的文字；如果参数三输入空白，相当于删除指定文字

定位最后一个单元格

快捷键Ctrl+End

定位功能：Ctrl+G打开【定位】，点击【定位条件】，选择【最后一个单元格】

利用【条件格式】定制单元格格式

【新建规则】-【使用公式确定要设置格式的单元格】

去掉输入公式中的绝对引用$

每隔一行标注不同颜色

【新建规则】-【使用公式确定要设置格式的单元格】

=MOD（ROW（），2）=1/0，参数二指定的数值除以参数一指定的数值后得到的余数为1（或0），即可以选定奇数/偶数行

冻结窗口

设置冻结窗口时，要保持A1单元格始终出现在窗口上

如果想固定显示前三行的内容，就要选到整个第四行操作【冻结】

如果想固定显示前三列的内容，就要选到整个第四列操作【冻结】

按上述要求指定单元格【冻结】行+列

数据分析

商业数据分析的三大指标

同比率（与去年/上季度等相比是增加还是减少）

预算与实际相比（是否达到目标）

构成的比率（每项各占多少比例）

实际数据，以百分比（比例，比率）呈现才是有说服力的数据