秘书文档管理第1章 文书和档案

秘书文档管理第1章 文书和档案 详细的知识点和结构，文书与档案关系密切，文书是档案的重要来源，爱是文书的重要归宿。

文书和档案

• 文书的含义
  • 最早出现在西汉司马迁的史记中
  • 以始皇起同文书，这里文书指文字；萧何入秦收拾文书中的文书指档案图集
  • 在现代汉语里有两个意思
    • 在单位内从事文件书信的制作，处理和管理工作的人员
    • 人们在生产生活中，为了记录事项，管理事务交流情况，依照一定的体式制作的具有现实效用的文字材料。
• 公文，文书文件之间的关系
  • 公文及公务文书 是党政机关，企事业单位和一切社会团体在处理公务时所形成的有现行公用，法定效力和特定体式的文字工具，以即狭义的文书
  • 文件
    • 广义：人们在，社会活动中为相互联系记载事物，处理事物，表达意志，交流情况而制作的信息记录
      • 广义的文件可以使用声音，照片，视频等多种手段
    • 狭义
      • 机关在工作活动中形成和往来的具备完整公文格式的公文材料，如中共中央文件
• 档案
  • 含义
    • 中华人民共和国档案法中的定义最权威，是过去和现在的国家机构，社会组织以及个人从事政治，军事，经济，科学，技术，文化，宗教等活动直接形成的，对国家和社会有保存价值的各种文字，图像，声像等不同形式的历史记录
  • 要素
    • 本质属性：原始记录
    • 一般属性：是属性和信息属性
  • 种类
    • 根据形成的历史时期
      • 古代近代现代档案，现在以前都是历史档案
    • 根据档案内容
      • 文书档案，科技，专门，人物档案
    • 按档案的内容体式
      • 公文图纸，账簿，家谱等等
    • 按档案所有者
      • 国有集体个人
    • 按档案载体形式
      • 甲骨，石刻，贝叶，纸质，胶片，磁带档案等等，国外还有羊皮档案，纸草档案等
• 文书与档案的关系（大题）
  • 文书与档案关系密切，文书是档案的重要来源，爱是文书的重要归宿
  • 文书与档案是同一文件在生命周期中不同阶段的不同称谓，具有相同的来源
    • 1940年美国档案学者菲利普·布鲁克斯，最早提出“文件生命周期概念”
    • 20世纪80年代中后期，陈照祦，中国，提出文件，运动周期论
  • 文书有条件的，转化为档案
    • 转化具备三个条件
      • 办理完毕的文书，还能作为档案保存。
      • 对日后实际工作和科学研究有一定查考利用价值
      • 按照一定的规律集中保存
  • 文书与档案有差别
    • 二者在文件生命周期中所处阶段不同作用，价值重点不同
      • 美国，谢伦伯提出双重价值鉴定理论
    • 只有一部分文书可以变成档案，但只是文书的主要归宿，而不是文书的唯一归宿
    • 档案中除由文书变来的部分之外，还有其他部分
• 文书种类
  • 按作用分，通用专，专用
  • 来源和使用范围，
    • 外发文件，收来文件，内部文件
  • 按时限
    • 紧急，普通；紧急又分为特急和急件
  • 行文方向
    • 上下平
  • 功能性质
  • 密级
    • 机密和普通，机密又分为绝密，机密，秘密
    • 其中，绝密机密秘密公文又称为保密文件；绝密级 文书最重要
• 文书和档案的作用
  • 规范，指导，联络（如请示），凭证，参考，教育