番茄工作法

番茄工作法这本书了解了大脑和平时上班时工作方法，发现工作之中和团队之间的问题和巧妙避开这些问题的方法，改掉之前的坏习惯，阅读完之后你可能会产生自己的工作方法。

番茄工作法

• 第1章：一次只做一件事
  • 自己动手：为活动限定时间段
    • 在一段一段的25分钟周期内读书——定时器来掐时间——在每两个阅读周期之间，花3分钟休息放松。
  • 我的太爷爷马克斯
    • 开工前，扭启番茄钟，番茄钟响铃提醒我停下来，重新考虑刚才所专注的活动是否仍然是重中之重？
  • 为何要用番茄工作法？
    • 面对复杂，望而却步
    • 无聊琐事，越拖越久
    • 小事忙活一天，大事一样没办
    • 最后期限，步步紧逼
    • 从休息回到工作，心智调整不过来
    • 一错再错，不长记性
    • 没想到一件事要做这么久
    • 没想到一件事越做越复杂
    • 头脑被各种想法占据
    • 时间都用来学习适应复杂的工作方法了
    • 只顾低头干活，忘了抬头看路
    • 把预估当作承诺
    • 流程管理，纸上谈兵
    • 牵着不走，打着倒退。
    • 完美主义，碍手碍脚
    • 前怕狼，后怕虎，害怕失败和批评
• 第2章：背　景
  • 大脑结构四个层次：脑干、边缘系统、皮层、额叶
    • 脑干——提供了可靠的条件反射机制，不需要意识参与即可作出反应
    • 边缘系统——进行长期记忆，同时也负责处理奖励信号。其功能主要涉及情感和社 会关系。
    • 大脑皮层——使我们能够认知和思考
    • 额叶——能异想天开，也能发明创新；让我们能据理力争，也能理解 异见；让我们能计划协商，也能操纵大局
  • 大脑性能
    • 一千亿个神经细胞。这些被称为神经元的细胞，通过数以百兆计的突触连接彼此沟通交流。思维轨迹的总数可能是1后面加上800个零！脑细胞有140亿--230亿之间，一般人一生只开发5%，爱因斯坦开发10%，电脑要与大致的人类行为相匹敌，需要的计算能力约为每秒1百万亿条指令。
  • 生物节律
    • 脑干负责控制多种基本节律，有规律有节奏的生活方式，最适合我们的大脑，作息时间不规律的人往往更容易迷茫和焦虑。
  • 左脑与右脑
    • 左脑主要负责逻辑理解、记忆、语言、判断、排列、逻辑分析、推理、抑制、五官等、思维方式具有连续性、分析性、延续性。因此左脑称作“意识脑”或'学术脑"。
    • 右脑主要负责空间形象记忆、直觉、情感、身体协调、视知觉、美术、音乐节奏、想象、灵感、顿悟等、思维方式具有无序性、跳跃性、直觉性等，因此右脑又被称为“创意脑”或者”艺术脑“
  • 做梦
    • 大脑的一小部分重放我们日常生活的影像,这部分被称为海马体，因其形状而得名
  • 心流
    • 心流是一种创造性的状态,心流状态下缺乏全局观念，创造力与统筹力难以并存,我需要纵览全局进行战略决策，部署行动，以便在下一个心流期间能够全身心投入这项行动中。
  • 激励
    • 激励是一种生理活动加剧的状态。我不需要巅峰，更不想要低谷，我想保持一个可持续的步伐。
  • 拖延的三个原因
    • ※ 其他人强迫你做一些事，违背你的意志
    • ※ 你给自己压力，想要有完美的表现
    • ※ 害怕犯错误或受批评
  • 薄片撷取
    • 而“薄片撷取”是一种不假思索的思考方式。我们根据一段极短的时间内的经验，从中提取真正重要的信息。这些判断有效与否，完全取决于我们的经验、专业训练和知识，而非其他因素。
• 第3章：方　法
  • 五个阶段
    • 计划——一天的活动清单
    • 跟踪——每个时间段内，收集一些过程指标，比如计算遇到的中断次数。
    • 记录——在一天结束时，将当天收集的数据归档，写入“记录”表格。如果你跟踪 了中断次数，就把中断次数写下来。
    • 处理——从所记录的原始数据中提取有用信息。例如，可以计算在每个25分钟的时间段，平均遇到几次中断。
    • 可视化——最终你要将信息以某种方式组织起来，从中找出改进流程的思路
  • 戴明循环（分四个步骤）
    • 计划-执行-评估-应用，也正是番茄工作法的核心，番茄工作法是一套典型的PDCA流程
  • 阶段性休息
    • 我将4个番茄钟作为一组，所以每4个番茄钟后，我进行阶段性休息。阶段性休息通常可以是15～30分钟的消遣
  • 行程
    • 空闲时间为大脑工作提供燃料，确实有形的目标，能激励我完成工作。
  • 抽象时间单位
    • 预测一件事要花多久，然后发现你的猜测被当成了承诺，这真让人郁闷
  • 记录和处理
    • 结束了一天的工作，你要马上进入记录阶段
  • 精益
    • 使用一套科学方法，有助于提醒我进行工作改进。首先，我将一个做法标准化；然后，以某种方式测量标准化的做法；然后，将测得指标与需求进行比较，也许为了满足需求，我不得不改变做法；然后，再次进行测量；最后，将新的、改进后的工作方法标准化。
  • 此时此地——每天要有一个承诺：一个番茄钟，一个活动，一个目标
  • 问自己方法的问题
    • ※ 你是否有过一个长长的工作清单并深受其害？
    • ※ 你的精神奖励是什么？
    • ※ 哪种计时器适合你？
    • ※ 你在工作当中多久休息一次？
    • ※ 你在什么时间对工作习惯进行反思？
• 第4章：中　断
  • 学会坚持
    • 电子邮件和电话很容易对付：把它们关掉
  • 注意力缺乏症候群
    • 工作记忆的容量有限。每一次干扰都会使我们的大脑工作台上的原始信息丢失。当注意力丢失时，找回它要付出昂贵的代价。
  • 避免LIFO和BPUF
    • 后进先出（Last-In-First-Out，LIFO）
    • 大计划先行（Big Plan Up Front，BPUF）
    • 既接受改变，又给你专注于履行承诺的时间，并且周流不息。
  • 可持续发展的步伐
    • 休闲时间——工作时间——战略时间
  • 中断策略
    • ※ 第一种是自己造成的“内部中断”内部中断是指因个人原因导致在25分钟内没有专注干一件事
      • 接受、记录并继续
        • 计划外紧急的事，在“今日待办”表格当前活动的右边，我画了一个撇号（'）。这是为了做跟踪。撇号代表一次内部中断。 在一天结束时，我可以计算撇号的数目，采取对策。
      • 首先接受它，然后记录它，然后立即继续你手头的工作，避免真的被打断。
      • 扭转依赖要对付内部中断，最佳策略是可视化、接受，然后纳入计划或删除
      • 在“活动清单”左边加一个“U”，表示这是计划外事（unplanned），并且标一个最后期限。
      • 番茄钟具有原子性不可分割的（ 如果任务被放下了，无论是暂时的还是长期的，当前番茄钟都必须作废）
      • 多长时间遇到第一次内部中断。尝试比上一个番茄钟专心更久一点点。跟踪这项数据也可以帮你设定适合自己的番茄钟长度，避免被打断。
    • ※ 第二种是别人造成的“外部中断”。有人找你询问或请你帮忙，并且等你答复。接下来我们看，对于这两类中断，番茄工作法都有相应的处理策略
      • 保护番茄钟
        • 可以请求对方尽量推迟
        • 在对方接受的范围内，建议他尽量往后安排
      • 可视化然后强化
        • 一个“U”代表“计划外”
        • 在“今日待办”表格当前活动右边画一个减号（-）。
        • 增强决心来完成中断前你正在进行的番茄钟。
      • 外部中断策略
        • （1）告知：“我手头有事，正忙。”
        • （2）协商：“周五再帮你做，行吗？”
        • （3）计划：写下活动名称，稍后为它计划未来的番茄钟。
        • （4）答复：按照承诺回电或答复，不然的话，下次别人就没法信任你了。
      • 中断标记
        • 认清界限
          • “活动清单”和“今日待办”
        • 问自己中断的问题
          • ※ 你在工作中经常被哪类中断困扰？
          • ※ 当有人拿毫不相干的问题烦你的时候，你会怎么做？
          • ※ 你如何保存灵光一现的新想法？
          • ※ 你在什么时间没法专心做事？
          • ※ 你总是能够记得按照承诺答复对方吗？
• 第5章：预　估
  • 测量和猜测
    • 对未来成果的预估，基本上属于猜测
  • 活动清单表格中的预估
    • ※ 做预估的方法或能力有待改进；
    • ※ 工作开始后，又出现新情况、新问题，使得环境发生改变。
  • 群体的智慧
    • 一个人做多次猜测的平均结果比单次猜测的结果更接近事实（心理学家爱德华·福欧）
  • 活动的规模
    • 要完成某项活动，需要花多少个番茄钟？预估值4表示一项活动预计从开始到完成需要花费4个番茄钟。
    • 假如一项活动预估超过7个番茄钟，说明它太复杂了。需要拆分这项活动。
  • 选择
    • 之前预留的小方格已经填满了，但是活动还没完成，这种情况是你“低估”了该活动
    • 或者小方格还没全填满
    • 或者刚好全填满，活动也完成了
    • 就在“今日待办”表格中划掉该活动
  • 定量预估误差
    • 即本来预估这项活动需要若干个番茄钟，但这些番茄钟用完了，活动还没完成。用圆圈表示
    • 这时要做二次预估。猜测要完成这项活动还需要多少个番茄钟，画Ｘ表示
    • 圆圈也用光了，你可以做三次预估，用三角形表示
    • 你得分析一下，为什么一次又一次反复地低估这件事？也许应当将活动拆开，降低复杂度。按照常理，活动越复杂，预估越不准。
  • 记录表格中的预估
    • 高估（+） 低估（-）
    • 问自己预估的问题
      • ※ 你通常能按照每天的计划完成工作吗？
      • ※ 你是否经常修改自己的预期？
      • ※ 要将你承诺过的事情全部完成，你知道需要多久吗？
      • ※ 你所预估的活动时间，最长要花多久？以天、小时还是分钟计？
      • ※ 你所预估的活动时间，最短要花多久？以天、小时还是分钟计？
• 第6章：应　变
  • 收件箱清零过程分为三步
    • （1）从顶部开始
    • （2）一次处理一件事
    • （3）不允许将事情放回收件箱
  • 反复回顾
    • 在短时间内做一次回顾或复习。一天后再次复习，一周后第三次复习，一个月后第四次复习，半年后第五次复习。
  • 守则和应变
    • 它提供简单而具体的最佳实践，容易上手。这可能意味着它不适合所有的人或环境。但番茄工作法也内置了应变能力。
  • 闻铃色变
    • 一个人想要在最佳状态下全速前进，他可能也会拒绝番茄工作法。
    • 每半个小时，从工作中跳出来，纵览全局。
  • 问自己应变的问题
    • ※ 你在哪些事务型工作中使用笔和纸？
    • ※ 你上班时在哪个时间段打电话和发电子邮件？
    • ※ 你通常多久休息一次？
    • ※ 你什么时候会长时间连续专注工作，而不休息？
    • ※ 你如何在工作中使用索引卡片？
• 第7章：团　队
  • 与他人共事
    • 我们一直把番茄工作法视为一种针对个人的时间管理方法。但它具有应变能力，用途也不限于孤立的个人
  • 限制时间的会议
    • 会议是最适合采用番茄工作法的场合之一
  • 跟踪会议
    • 这要看你自己如何定义一个Ｘ了。每次番茄钟响铃就画一个Ｘ，是跟踪阶段的任务之一
  • 匹配工作节奏
    • 节奏是番茄工作法的重要一环，它受休息时间长短的控制，
    • ※ 我休息时做些什么； ※ 估计需要多长时间。
  • 授权番茄钟开始
    • 一种方法是大声问：“准备好了吗？”
  • 匹配番茄钟长短
    • 双人配搭工作中
      • 首先在至少一星期内，使用25分钟时长。如果感觉太短或太长，可以尝试另一种时长，至少一个星期。
    • 短番茄钟产生更多的流程形式，而不是实际的工作成果。
    • 长番茄钟难以保证一直专心，也更难把一天分成几个小的阶段性进展
  • 临时单飞
    • 有时候拆开配搭，各自独立进行一个番茄钟，更容易站在两个不同的角度观察问题。我们各自单飞，各自收集灵感。番茄钟响铃后，休息一小会儿，然后到一起对新成果进行沟通。
  • 跟踪工作配搭流程指标
    • ※ 你需要采集大量的样本，才能作出结论；
    • ※ 不要拿苹果与梨相比；
    • ※ 指标很少显出由好变坏的情况。
  • 团队文化
    • 每个团队都得确立自己的做事方法
    • 每个番茄钟内允许做两项活动
      • ※ 从今日待办表格上选取的活动
      • ※ 与工作有关的团队内部沟通
  • 问自己团队的问题
    • ※ 在两人配搭工作期间，你们多久休息一次？
    • ※ 在团队协同工作期间，你们多久休息一次？
    • ※ 哪些类型的工作不适合两人配搭完成？
    • ※ 即使有人没准备好，你们的会议仍然会开始吗？
• 番茄工作法，以25分钟的短期迭代为节奏，帮你建立可持续发展的步伐，休息时安心休息，工作时一心一意，番茄工作法在一天结束前要做三件事：记录、处理和可视化，这些每日回顾工作，是改进个人流程的关键。