将工作可视化：利用看板优化工作流动并节约时间

这是一篇关于将工作可视化：利用看板优化工作流动并节约时间的思维导图，帮助组织改进工作流动，优化商业价值交付。

工作的可视化:利用看板优化工作流动，并节约时间

• 第1 部分：五只偷走时间的“黑手”
  • 1、大多WIP
    • WIP：未完成任务，即Work-In-Progress
    • 工作中无论多忙，我们都倾向于对任何要求说“可以”；
    • 太多WIP妨碍我们及时完成任务，导致质量下降、成本增加和员工不满；
    • WIP的积压会导致其他任务被搁置，等待解决问题的时间会变长；
    • 内容切换会浪费时间，是导致太多WIP的主要原因；
    • 当计划或日程被排满时，学会合理拒绝额外工作
  • 2、未知的依赖关系
    • 必须在任务完成前发生，而你不知道的事
    • 每个依赖关系（如须部门协调的事项）都会增加延误交付的概率。通过减少依赖关系来节省时间和成本，并避免其他并发症。
    • 在要求密切协作时，你需要的资源可能无法及时得到。
    • 当涉及依赖关系时，单个小团队的绩效会不错，但公司整体利益却不佳。（同样的道理亦适用于国企，当某一项工作在单个部门内部能独立处理时，可以很快地完成，但当需要跨部门沟通时，其工作的推进就会变缓慢，成果交付时间会延后，当跨部门沟通存在困难或出现未知的依赖关系（可理解为“什么时候沟通、沟通什么、要达成什么效果“）时，WIP增加的风险会快速上升）
  • 3、计划外工作
    • 计划外工作被认为是一项质量指标，因为计划外工作越多，创造价值的时间就越少。
    • 计划外工作会增加风险和不确定性，对计划本身产生了冲击和不良影响。
    • 计划外工作会占用个人时间，如其同时又是紧急事件的话，又会使人无法集中精力创造价值（在个人层面 ，价值应指对自身工作正常或较高投入产出比的工作产出，在公司层面，其面对的各种问题恰好是产生计划外工作和紧急事件的直接原因）。
    • 计划外工作很难被看到，但要努力让其可见。【其实不仅仅是计划外工作，此条几乎适用于所有事情 】
    • 可以适当地为计划外工作预留一些资源。
  • 4、优先级冲突
    • 相互竞争的项目和任务。当不确定做什么事情是最重要的时候，就会加剧这种冲突。
    • 许多事情都很重要，但只有一件事情最重要；
    • 争夺同一人力资源或实物资源 的优先级会导致冲突，也会阻碍工作流动，并会带来更多的仅部分完成的工作；
    • 你认为的优先级经常与别人认为的优先级有所不同，也会导致冲突；
  • 5、被忽视的工作
    • 指在完成了一部分后就被晾在一边的工作。
    • 被忽视的工作，可以理解为一种工作停滞；
    • 工作停滞涉及两个重要领域
      • 1、等待反馈的工作；
      • 2、重要但不紧急的工作；
    • 如果不进行独步一时 ，被忽视的重要工作最终会变成紧急事件。
• 第2部分：如何 曝光时间黑手并优化工作流动
  • 1、将工作可视化
    • 看板的活动具有跳跃性，因为他们都是从一个非常简单的核心点开始设计，即待办事项、正办事项和已办事项/其他名称【多数看板至少包含这三栏】；
    • 看板如何发挥作用？
      • 视情况选择写在看板上的事项；
        • 取决于你想做什么及团队最大的痛点是什么
        • 另外一个，应将影响团队和公司商业价值的不确定因素可视化。
      • 指导原则
        • 1、只有一个人知道怎么做——未知依赖关系；
        • 2、会影响其他团队的工作——未知依赖关系；
        • 3、某人承担的都是15分钟或更短的任务，如果该人的任务未被跟踪，那么这个任务就是不可见的工作——太多WIP。
    • 如何设计任务卡和创建工作流动？
      • 1、需求分析
        • 识别团队的工作类型和相关的问题（团队痛点和业务痛点）
      • 2、识别任务类型；
        • 对不同类型的工作进行分类，以适应不同的工作流动、不同的优先级和适用的标准
      • 3、设计任务卡；
      • 4、创建工作流动；
  • 2、“擒贼先擒王”
    • 追踪WIP：基于需求的来源，将WIP分为以下三类：
      • “杀手锏”（Silver Bullet)：通常来自领导层
      • 业务需求
      • 团队合作
    • 其次，泳道（Swimlane)和任务栏划分可以提高可视性或用于限制WIP数量；
  • 3、建立依赖关系
    • 原因：小团队可以快速行动，但如果团队之中存在依赖关系，那么就不能作为一个整体快速行动了。
    • 依赖关系可视化的方法
      • 可以用泳道看板将依赖关系可视化（水平通道；但Trello似乎并不支持）——即工作项类型
      • 可以用依赖关系标签来实现依赖关系标签可视化【似乎是一个不错的选择】
  • 4、消灭元凶——计划外工作
    • 第3、4种方法会比较适合我现在的层次，且已有实操情形。 第1、2种方法似乎在国企中并不适用或者说使用可能产生较大的负面效果，且有较大的门槛。二级单位适用情形较多。
    • 将干扰事项可视化的方法
      • 单独设置泳道；
      • Growlix（统计干扰的数量并以累计）
    • 干扰的克星
      • 1、守门员。派人防止其他的干扰。守门员是一个轮岗的角色，具有保护他人不受干扰和交叉培训团队成员的双重目的。
      • 2、设定会客时间。
      • 3、勿扰时间。
      • 4、番茄时间管理法（Pomodoro）。
  • 5、优先级、优先级还是优先级
    • 确定优先级就是为了在最短的时间内获得最大的价值，并避免由于同时处理多个任务而导致优先级冲突。
    • 设定优先级的方法：
      • 1、A3报告法；
        • 约翰.约克的《学习型管理》
      • 2、薪酬最高者意见法（Highest paid person's opinion,HiPPO）
      • 3、延误成本法（Cost of Delay,CoD)：价值和时间的综合考虑。
      • 4、先进先出法（First-In First-On,FIFO)：先开始的工作应该先完成
      • 5、加权最短工作优先法（Weighted Shortest Job First，WSJF）：优先处理延误成本最高且工作量最小的工作。计算方法：延误成本除以工作持续时间。适用于规模化企业。
    • 承诺原则
      • 体现了在特定状态前的关键底线，表明对工作的承诺。待办事项都是备选方案，或许永远不会被完成。
      • 合理运用承诺原则。将优先处理和已得到承诺的工作可视化。如果该工作与其他工作竞争，则会增加延误成本。
  • 6、谨防疏忽
    • 如果重要的工作被延误了，就会变成紧急的计划外工作；
    • 将被延误的工作可视化
    • 找出被忽视的工作，并清除低价值的项目。
    • 可以创建呆滞工作报告
      • 选择若干项（统计意义上7-11项）事项，分析如下几点：1、工作已过期的天数；2、相同类型工作的平均时间；3、与其他类似的工作相比，该工作已经进行了多少天。
      • 什么原因导致了该项工作发生了延误？
      • 如果该工作继续延误，可能会发生什么？
      • 将该项工作重新设定优先级并闭环。
  • 7、看板实例
    • PDCA看板示例
    • 采购订单看板
• 第3部分：指标、反馈与环境
  • 1、指标或预算
    • 工作延误是很常见的。使用指标，特别是流动指标可以帮助你在优先级、限制WIP数量和产能利用率方面做出正确的决策。
    • 不要让自己和团队达到100%的产能利用率。【产能利用率越高，WIP会呈现递增趋势，当产能利用率达到80%以上时，可能会出现WIP数量呈指数级增长，这就是排队论】
    • 寻找最优的批量规模，以帮助实现效率，同时降低交易成本。
  • 2、抓获时间黑手的“聚光灯”工具
    • 类似于内控或自查报告的量化和反馈，本质是“时间黑手"问题的信息公开。最大的不同在于出发点不同，国企是出于被动自查和被内控审查，而书中旨在主动查找问题。
  • 3、运营评审
  • 4、开会的艺术
    • 主要是对”精益咖啡“（一种有组织却无规则的会议）。主要是为在更新看板的前提下专注风险和不确定性，并节省时间。
  • 5、不良实践
    • 1、不要将标准工作时间排除在外，否则时间计算标准就会出现偏差；
    • 2、用排除法替代甘特图；
    • 3、在使用看板时，小心使用以个人名字命名的泳道；
    • 4、尽可能简化会议工具；
    • 5、让看板（和其他演示材料）能够在视觉上吸引观众；
    • 6、最佳实践有它的作用，尤其是在处理简单的日常任务时。通过试验找出的真正适合自己和组织的方法才是最好的方法。
• 工作超出范围的5个原因
  • 1、作为团队成员，我不想让团队失望，所以【习惯】说“可以”;
  • 2、害怕被当众羞辱或解雇；
  • 3、我们愿意为喜欢的人做事；
  • 4、人们总会乐观估计，这导致我们认为自己可以比实际 更快地完成任务，而实际花费的时间总比我们想象的要长；
  • 5、做一些新颖、值得炫耀的事比做一些老套、乏味的事要有意思得多。
• 书籍背景
  • 作者:多米尼加·德格朗迪斯
  • 帮助组织改进工作流动，优化商业价值交付；
  • 非常喜欢用视觉线索来激发变革并促进各部门间的协作。