企划活动配合流程

这是一篇关于企划活动配合流程的思维导图，这有助于团队成员快速理解项目的整体流程，明确各自的职责和任务。

企划活动配合流程

• 活动方案落地可行性对接
  • 现场承重
  • 场地容纳性
  • 工艺可行性
  • 风险合规性
  • 活动费用成本预测
  • 政府特殊管控等
• 现场查勘及活动时间的交圈
  • 公区水、电点位的分布
  • 活动时间、规模、预估客流车流交圈
  • 活动方查勘现场的实施性
• 活动执行方案细则组会交底
  • 活动区域、活动体量、活动规模
  • 活动注意事项
  • 活动保障人员提需、物业配合事项、特殊停车需求、现场物资需求
  • 政府报备要求等
• 活动物业保障沟通会
  • 组织物业公司、商业企划、一级安防、水环境、集团品质、安全督导部、公园团队、运营、产业、活动执行方（公关公司、活动公司、施工单位）等，根据涉及部门进行邀约参与
  • 物业管理部根据企划活动方案细则制定本次活动物业保障方案（安防、环境卫生、应急机制、交通管理、应急物资储备等）
  • 会上开展活动保障方案对标及实施性评估，听取各端口意见（意见不一致时物业管理部根据专业结合现场管理经验评判合理性），修订输出最终保障方案
• 物业保障方案流程提报
  • 企划部：根据活动执行方案及物业保障方案明细发起OA流程至相关人员审批（物业公司、物业管理部、商业总经理、运营部（如涉及）、产业安全督导部、集团品质、一级安防（如涉及）、公园团队（如涉及））； 明确费用出处、费用承担部门、活动需求人员及时间、活动开始结束时间、公区配合事项等
  • 物业管理部：对商业公司主办的活动进行派出所、治安大队、街办、城管报备； 商户/第三方主办的活动由活动方自行联系政府单位报备报批
• 活动场地点交
  • 企划部：组织活动方、公关公司、施工单位、物业管理部、物业公司、运营部等对现场使用场地进行移交确认，签订《活动场地入场审批表》，收取活动押金/场地租金（如需）
  • 物业管理部：协调物业公司配合移交活动场地
• 活动布场
  • 企划部：进场前作业报备及作业时间的要求、活动方管理协调、活动物料的布置布展、彩排等
  • 物业管理部：现场安全品质把控、进场安全交底、协调物业公司现场配合事项
  • 物业公司：做好活动保障人员的排休排假协调、活动时间及影响提前向业主提醒预警及安抚
• 活动布置检查
  • 企划部：效果评估、点位的确定、物料落地检查、活动物资的筹备情况、动线的合理性等
  • 物业管理部：用电负荷动火安全检查、布线规范性检查、安全风险提醒整改
  • 物业公司：布展环境卫生的巡查及补位、偷盗隐患巡查提醒、公区安全隐患的预警、公区设施设备的调试配合等
• 活动现场巡查管控
  • 企划部：活动各环节的总协调、活动客诉处理、活动方的管理、活动物料的巡查、媒体的对接拍摄、活动数据的收集整理等
  • 物业管理部：安排专人配合（根据活动规模安排1-3人）开展物业公司协调监督、安全品质巡查、停车管理、突发事件牵头处理、设施设备运行管控及协调等
  • 物业公司：活动物业人员的到岗到位、环境卫生维护、安全秩序的管控、停车引导、突发事件应急处置、现场零星事项配合、设施设备运行的配合启停、业主的协调及安抚等
• 活动复盘、点交、结算
  • 企划部： 1.组织物业管理部、物业公司、运营部（如需）开展活动场地验收，签订《活动场地撤场验收表》，退还押金/保证金； 2.根据OA流程确认的增值服务费用支付物业公司； 3.组织活动复盘，吸取本次活动的优点、规避缺点及风险（如需）
  • 物业管理部： 1.协调物业公司各端口进行活动场地验收； 2.审核物业活动增值服务人员费用是否有差异、错误； 3.配合反馈活动不足及后续注意事项。
  • 物业公司：配合场地验收（地面卫生、设施设备是否完好等）； 提供增值人员费用结算清单
• 活动前30天
• 活动结束后
• 活动期间
• 活动前1天
• 活动前2天
• 活动前3天
• 活动前5天
• 企划发起OA流程
• 企划主导，工程物业协同
• 活动前7天
• 企划主导，工程物业运营等参与
• 活动前10天
• 企划牵头交圈
• 企划牵头各部门协同
• 活动前15天