导图社区 第二章 电子文件管理概述
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第二章 电子文件管理概述
第一节 电子文件的管理目标
一、保证电子文件的真实性
（二）真实性的三个要求:
1. 文件与其制文目的相符
2. 文件的形成和发送与其既定的形成者和发送者相吻合
3. 文件的形成或发送与其既定时间一致
（二）在我国，电子文件的真实性包含形成过程和内容两个方面
（三）保证电子文件真实性的困难:
1. 电子文件信息的易更改性，在电子文件形成、流转和使用过程中，如果不采取控制措施，极易不留痕迹地改动文件信息
2. 技术措施的不配套，如未普遍采用数字签名技术、元数据捕获、运行过程追踪审计等
3. 电子文件信息的软硬件依赖性，由于软硬件平台的不断升级，为保证电子文件信息的可读性，通常需要对文件适时迁移，以适应新的运行环境，而迁移过程可能造成文件某些信息的变化或丢失，影响电子文件的真实性
二、保证电子文件的完整性
（一）定义：完整性是实现电子文件证据价值、情报价值和长期可读的重要保障，不完整的电子文件往往不能证实自身的真实性，也不能如实反映机构活动的真实面貌
（二）确保相关电子文件的齐全完整的措施:
1. 要切实维护电子文件的逻辑联系，确保每一份电子文件的内容、结构和背景信息无缺损、未被更改和可关联
2. 要掌握电子文件的形成规律和分布状况，对本机构、本地区不同业务系统、不同信息平台、不同媒体的文件进行统一规划、统一管理，详细确定电子文件的归档范围和归档要求，通过系统功能和人工监控将具有有机联系的电子文件收集齐全，完整归档
3. 要执行国家档案局发布的档案行业标准，将公务电子邮件纳入电子文件管理范围，关注专用业务系统及新媒体环境中具有文件价值的新型记录信息，探索和改进电子文件的收集策略
三、保证电子文件的可用性
（一）文件的可用性指的是文件可以被查找、检索、呈现或理解
（二）电子文件的可用性表现在三个方面：
电子文件是可以查询到的
电子文件信息是可以利用的
电子文件是可读、可再现的
（三）三个问题：
电子文件的非人工识读性。电子文件的信息是一系列二进制比特流，人不能直接识读，只能借助计算机硬件与软件读取
电子文件的系统依赖性使得每一份文件只有在相应的系统环境中才能被真实再现，系统不兼容或软硬件的升级换代往往导致文件无法读出
电子文件载体的长期保存。电子文件载体的寿命要远短于纸张，更容易老化和损坏
此外，病毒感染、信号衰减、加密文件无法正确解密等原因也都可能影响文件的顺利读出
四、保证电子文件的安全性
（一）定义
电子文件的安全性是指电子文件在产生、传输、使用等过程中载体和信息的安全
电子文件的安全性是真实性、完整性、可用性的基础，是对电子文件拥有者和合法使用者利益的保障，任何安全问题都可能使电子文件遭受破坏，使其利益相关者遭受不同程度的损失
（二）两个含义表现
文件自身安全是指文件的真实性、完整性、可用性未遭侵害，确保以可信的状态存在和再现
文件使用安全是指在规定的权限中合规使用电子文件，没有因恶意或无意的违规使用造成文件信息的变化、泄密和被损坏
（三）影响因素：影响电子文件安全的因素非常复杂，包括自然灾害、社会灾害等环境因素，硬件、软件、病毒、系统功能等技术因素，黑客、窃密等人为因素，制度规范、管理设施、管理者素质等管理因素
第二节 电子文件管理的效用
一、管护信息资产
二、提高工作效率
三、方便共享利用
四、保存数字记忆：电子文件的长期保存具有多重功用和价值，择其要点：
一是提供既往信息作为现实业务和决策的参照借鉴
二是作为历史资料守护真相，连接古今
三是作为文化资源多元开发
第五节 电子文件的管理体制
一、宏观管理体制改革
加强统筹协调
拓展管理职能
覆盖全程管理
二、电子文件不同阶段的管理分工与组织
三个阶段：文件形成阶段，文件形成单位管理阶段，文件长期保存阶段
三、电子文件中心类型
现行文件查询服务型
备份型
中转站型，即中间性、过渡性管理机构
永久保管型
系统服务型
四、数字档案馆
（一）概念
1. 实体概念（机构概念）：对传统档案馆概念的一种继承，其核心功能不变，只是数字档案馆集中管理的对象变成了数字形式的档案
2. 系统概念：是对既有档案馆概念的一种颠覆，其属概念从“机构”转变为“信息系统”，其功能从保管利用变为整合不同信息资源提供在线服务
（二）特点
数字档案馆的本质特征是具备一个收集、管理、共享利用数字档案信息的系统
该系统的管理对象以数字档案为主，也可以包括其他类型信息。
数字档案馆的建设主体可以是一个实体档案馆、多个档案馆，可以是非传统档案保存机构
（三）类型
1. 按照管理对象和功能定位
电子文件长期保存型
历史档案共享服务型
2. 按照系统建设方式
独立式
集中式
（四）功能
接收（或摄取），负责从生产者处接收提交信息包，生成档案信息包
档案存储，负责存储和检索档案信息包。数据管理实体负责填充、维护和存取档案馆藏的描述性信息和管理档案所需的管理性信息
利用（或访问、 存取），负责生成分发信息包，为用户提供信息利用服务
保存计划（或保存规划），负责监控系统环境，提供长期保存策略的推荐意见，以确保系统存储的信息能够长期被指定用户群利用
行政管理，包含系统其他实体日常运行所需的服务和功能
（五）建设内容
基础设施建设
应用系统建设
数字档案资源建设
人才队伍建设
标准规范建设
安全保障体系建设
第四节 电子文件的管理模式
一、双套制和全电子化
双套制：对同一份文件实行纸质版本和电子版本的双套存储管理，这是一种依存于纸质文件的电子文件管理
全电子化：文件从生成、运转到归档保存都以电子形式存在，电子文件的业务有效性和法律凭证性已经得到认可，可以独立地行使文件的职能，成为机构中最重要、最核心、最可信的信息资源
（二）独立运行的电子文件管理系统的主要特点有：
以电子文件独立行使职能为目标，确保电子文件具有行政（ 业务）有效性和法律证据性
被纳入管理范围的电子文件须由内容、结构和背景信息构成
电子文件管理系统和业务流程紧密结合，支持流畅的、合法的业务处理过程和文件流程，推动机构业务流程的改进和完善，成为机构信息系统的重要组成部分
二、集中式与分布式
集中式保管模式：对于具有档案价值的电子文件应该交由档案馆保存
分布式保管模式：形成机构应该自始至终保管自己的电子文件，而不是将进入档案阶段的电子文件移交档案馆，档案馆对于非现行电子文件的保管进行指导和帮助，并具有一定的控制权
（二）共同点：档案馆应该在总体上控制对国家具有保存价值的电子文件资源
第三节 电子文件的管理理念与原则
一、电子文件管理理念*8
法律遵从理念
业务驱动理念
资产管理理念
风险管理理念
全程管理理念
集成管理理念
动态管理理念
二、我国电子文件管理原则
统一管理
全程管理
规范标准
便于利用
安全保密
