发货部门规范化标准SOP梳理

这是一篇关于发货部门规范化标准SOP梳理的思维导图，主要内容包括：订单执行，采购谈判，供应商筛选，采购需求确定，产品规划。

发货部门规范化标准SOP梳理

• 产品规划
  • 市场调研：了解市场趋势和客户需求，为产品规划提供依据
    • 收集行业信息
      • 定期浏览家具行业网站，杂志，参加行业展会
      • 关注竞争对手官方网站、社交媒体账号等
      • 与行业专家、供应商交流，获取最新行业信息
    • 分析客户需求
      • 分析淘宝店的销售数据，了解客户购买行为和偏好
      • 阅读客户评价，提取客户对产品的意见和建议
      • 设计问卷调查，收集客户对家具产品的需求和渴望
    • 研究竞争对手产品
      • 购买竞争对手的产品进行分析比较
      • 关注竞争对手的新产品发布促销和活动
      • 分析竞争对手的产品定位和市场策略
  • 产品定位：确定产品的目标客户群体，价格区间、风格特点等
    • 明确目标客户
      • 分析市场调研数据，明确产品的主要目标客户群体
      • 描述目标客户的年龄、性别、收入水平、消费习惯等特征
    • 确定价格策略
      • 计算产品 的成本、包括采购成本、运输成本、包装成本等
      • 分析市场上同类产品的价格区间，确定产品的价格定位
      • 考虑促销活动和折扣策略，制定合理的价格体系
    • 定义产品风格
      • 结合目标客户需求和市场趋势，确定产品风格方向
      • 收集相关风格图片和案列，为产品设计提供参考
      • 与设计师和供应商沟通，确保产品风格的实现
  • 产品开发：开发符合市场需求的产品
    • 设计产品
      • 与设计师沟通产品定位和客户需求，确定设计方案
      • 绘制产品图纸，包括外观设计、尺寸规格、结构设计
      • 进行设计评审，确保产品设计符合要求
    • 选择材料
      • 了解不同材料的特点和价格，选择适合产品的材料
      • 与供应商沟通，获取材料样品，进行质量测试
      • 考虑环保因素，选择符合环保标准的材料
    • 制作样品
      • 根据设计图纸制作产品样品
      • 对样品进行测试，包括外观检查、尺寸测量、功能测试等
      • 邀请客户和内部团队对样品进行评估，收集反馈意见
• 采购需求确定
  • 销售数据分析：了解市场需求趋势，确定采购重点
    • 收集运营数据
      • 定期（如每周、每月）从淘宝店铺后台导出销售订单数据
      • 从销售管理系统中提取库存数据，销售趋势数据等
    • 分析数据
      • 使用数据分析软件或工具对销售数据进行分类统计
      • 计算产品的销售增长率、市场占有率等指标
      • 分析不同的产品类别的销售趋势和库存周转情况
    • 生成报告
      • 以清晰的图表和文字说明呈现销售数据分析结果
      • 提出采购建议和重点关注产品类型
  • 客户反馈收集：了解客户需求和意见，优化采购决策
    • 收集客户评价
      • 定期查看淘宝店铺的客户评价，重点关注产品质量、款式、服务等方面的评价
      • 与客服团队沟通，收集客户反馈的问题和建议
    • 分析反馈
      • 对客户进行分类：如产品质量问题、物流问题、设计问题等
      • 统计不同类型问题的出现频率和严重程度
    • 总结问题
      • 根据分析结果，总结客户反馈中的主要问题和需求
      • 将客户需求转化为采购要求，如改进产品质量，增加特定款式等
• 供应商筛选
  • 供应商信息搜集：建立供应商资源库，为采购提供选择
    • 网络搜索
      • 使用关键词在搜索引擎上搜索
      • 注册并使用B2B平台，查找家具供应商信息
    • 行业展会
      • 关注行业产品展会信息，报名参加展会
      • 在展会上和供应商交流，收集产品目录、官宣资料等
    • 推荐渠道
      • 与同行企业交流，询问可靠的供应商推荐
      • 与合作伙伴（如物流公司、设计公司等）沟通，获取供应商信息
  • 筛选出优质供应商，确保产品质量和供应商稳定
    • 资质审核
      • 要求供应商提供营业执照、生产许可证等资质文件的复印件或者扫描件
      • 核对资质文件的真实性和有效性
    • 产品质量评估
      • 向供应商索取产品样品，对样品外观进行检查，尺寸测量、材质检测等
      • 如有必要、可以委托第三方检测机构进行质量检测
    • 生产能力评估
      • 实地考察供应商的生产车间、了解生产设备先进程度和维护情况
      • 咨询供应商的生产工艺流程和质量控制措施
      • 了解供应商的产能和交货期承诺
    • 服务水平评估
      • 与供应商沟通合作细节，考察其沟通响应速度、服务态度、处理问题速度等
      • 了解供应商的售后服务政策和处理问题能力
      • 参考其他客户对供应商的评价
• 采购谈判
  • 价格谈判：争取合理的采购价格，降低成本
    • 市场调研
      • 搜集同类产品在淘宝天猫平台和其他渠道销售价格信息
      • 了解原材料价格、生产成本等因素度产品价格的影响
    • 制定谈判策略
      • 确定价格谈判的目标价格和底线价格
      • 考虑批量采购、长期合作等因素，制定响应的谈判策略
    • 进行谈判
      • 与供应商进行面对面或者电话、视频谈判等
      • 强调公司的采购规模和合作潜力，争取价格优惠最大化
      • 灵活运用谈判技巧
  • 合同条款谈判：确保合同条款公平合理，保护公司利益
    • 明确合同条款
      • 根据采购需求和公司要求，制定合同条款初稿
      • 与相关部门（如运营财务等）沟通，征求意见，完善合同条款
    • 进行谈判
      • 和供应商逐条讨论合同条款，争取对公司有利条款
      • 对于争议条款，进行充分沟通和协商，寻求双方都可以接受的解决方案
    • 审核合同
      • 由法务部门对合同进行法律审核，确保合同合法合规，降低或规避风险及合同漏洞
      • 财务部门对合同的价格、付款方式等条款进行审核
      • 采购部门对合同整体条款进行再次审核，确保准确无误
• 订单执行==
  • 下单：引导买家准确下达订单，确保供应商按需按时间发货
    • 制作订单
      • 运营按照产品要求上架响应产品，便携买家正常下单，包括产品规格、数量、型号、价格
      • 附上严格的产品要求和技术规格说明
      • 下单信息通过后台在吉客云产生订单信息
    • 订单分配
      • 各发货员在吉客云平台筛选所负责的产品订单
      • 检查订单的准确性和完整性
    • 订单审核
      • 负责各个产品的报货员严格筛选订单的完整性，将合格订单分配到对应仓库，确保订单信息的准确性和完整性
      • 仔细核对订单信息，注意客户特殊要求，及时调整订单信息一致完整
      • 确保商品信息的采购价格、销售价格以及毛利符合公司规定与市场行情，确保盈利，如有异常及时调整
      • 赔钱亏损订单，报货员及时沟通客服，联系运营，根据公司营销策略等情况综合评估后，判定是否发货还是驳回订单
    • 发送订单
      • 将审核后的订单通过吉客云传送给供应商
      • 要求供应商在规定时间内确认订单
  • 订单跟进
    • 订单跟踪
      • 联系供应商发货
        • 供应商信息确认
          • ERP系统中提取订单对应的供应商信息
        • 发货沟通
          • 及时通过现有渠道沟通供应商
        • 向供应商准确传达订单信息，包括发货要求，发货时间等有问题及时联系客服部
        • 要求供应商在发货后及时反馈物流单号
      • 问题处理
        • 如果发生生产进度滞后、质量问题等，及时与供应商沟通，制定解决方案
        • 必要时，调整交货期或采取其他措施，确保订单按时完成
        • 发现生产进度滞后，质量问题的，及时沟通供应商制定解决方案
        • 必要时调整交货期或者采取其他措施，确保订单按时完成
      • 发货注意事项
        • 到镇自提联系售前客服处理；
        • 订单倒挂亏损的沟通运营是否发货；
        • 到镇自提的订单过多的驳回，联系客服跟进;订单数量不多的联系客服发货
        • 不同意自提或者联系不到买家的，驳回客服自己联系
    • 物流单号上传检查
      • 报货定期在吉客云检查已经安排发货的物流订单号是否上传
      • 未及时上传的及时联系供应商，同时在系统上标注未上传原因，备注沟通时间、供应商反馈情况，以便后续追踪
    • 订单毛利核对
      • 系统数据提取
        • 吉客云系统及时导出订单明细数据
        • 包括采购成本、销售价格、运费、折扣等影响毛利的因素
      • 毛利计算与核对
        • 计算公司订单毛利，将结果和毛利对比
        • 不一致找出原因，亏损驳回，或咨询运营
      • 问题注意
        • 若差异由错误录入导致，及时更正
        • 因价格调整、运费变更原因所致，系统备注说明
        • 及时通知财务运营，确认是否发货
  • 结算对账与评估
    • 对账与日账单处理
      • 数据整理：报货整理当天所有订单数据，节点每天下班前：含订单数量、发货数量、未发货数量、为发订单原因、物流费用支出、供应商付款情况等
      • 吉客云数据对账：在吉客云中生成当天的对账报表，核对数据报销是否有误，确保数据一致性
      • 根据对账结果在吉客云中生成日账单，报货仔细审核日账单，检查各项数据准确性，含订单金额、退款金额、物流费用等
      • 审核无误：将日结账单交采购主管和财务审批
    • 财务倒账与账款回收
      • 倒账周期：每周按照财务要求，财务主管及时完成红帐倒账工作
      • 供应商账款核对:报货员根据自己负责的订单和供货商信息，与财务部门提供的账目数据进行核对，确保向供货商应付款金额准确无误
      • 账款回收沟通
        • 申请付款
          • 按照公司财务流程，标准填写申报，附相关发票等凭证
          • 提交付款申请给财务进行审核
        • 跟踪付款进度
          • 与财务保持沟通，了解付款进度
          • 及时将付款情况通知供货商，维护良好的合作关系
        • 账款回收沟通
          • 报货员将各自的供货商发送账目明细，按供应商合同约定的付款方式和时间进行付款
          • 对于不能按时付款的供应商，报货员及时沟通供应商说明情况， 跟进财务部账款进度
          • 若遇到供应商对账有异议的情况，报货员需及时和财务协同，详细核对账目，与供应商沟通协商，解决争议
    • 售后对接
    • 供应商评估
      • 制定评估指标
        • 结合公司的采购需求和战略目标，确定供应商评估的关键指标
        • 为每个指标设定相应的权重和评分标准
      • 收集数据
        • 从采购订单、质检等渠道搜集供应商的表现数据
        • 征求销售、客服等部门对供应商的意见和反馈
      • 进行评估
        • 按照评估标准和评分标准，对供应商进行打分和评级
        • 综合考虑各方面因素，确定供应商最终评估结果
      • 反馈与改进
        • 将最终评估结果以书面形式反馈个供应商，肯定其优点，指出存在问题
  • 完结
• 售后部门
  • 解决店铺差评
  • 处理团队纠纷
  • 人工客服满意度维护
  • 日常售后理赔
  • 及时回复售后问题
  • 日常客户询单问题的解决处理
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