导图社区 7. 项目团队管理工具
美国质量协会“六西格玛黑带”培训资料:第七章,介绍了常用项目团队管理工具,包括了成人学习 Adult Learning,沟通管理 Communication Management,会议管理 Meeting Management,RACI矩阵,冲突解决 Conflict Resolution,力场分析 Force-field Analysis,群体思维 Group Thinking等内容。同时附有课后习题和答案~
编辑于2025-02-13 22:36:09美国质量协会“六西格玛黑带”培训资料:第七章,介绍了常用项目团队管理工具,包括了成人学习 Adult Learning,沟通管理 Communication Management,会议管理 Meeting Management,RACI矩阵,冲突解决 Conflict Resolution,力场分析 Force-field Analysis,群体思维 Group Thinking等内容。同时附有课后习题和答案~
美国质量协会“六西格玛黑带”培训资料:第六章 质量成本和财务管理,介绍了财务敏感性分析,净现值,成本效益分析,投资回收期,资产收益率,投资收益率,质量经济学,质量成本的分类等内容。同时附有课后习题和答案。
美国质量协会“六西格玛黑带”培训资料:第五章,介绍了常用质量管理和计划工具,包括SIPOC 图,SMART原则,三点估算法(Three-point Estimation)(计划评审技术 PERT),甘特图 Gantt Chart,活动网络图 Activity Network Diagram,因果图 Cause-and-Effect Diagram,流程图 Flow Chart等内容。同时附有课后习题和答案~
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美国质量协会“六西格玛黑带”培训资料:第七章,介绍了常用项目团队管理工具,包括了成人学习 Adult Learning,沟通管理 Communication Management,会议管理 Meeting Management,RACI矩阵,冲突解决 Conflict Resolution,力场分析 Force-field Analysis,群体思维 Group Thinking等内容。同时附有课后习题和答案~
美国质量协会“六西格玛黑带”培训资料:第六章 质量成本和财务管理,介绍了财务敏感性分析,净现值,成本效益分析,投资回收期,资产收益率,投资收益率,质量经济学,质量成本的分类等内容。同时附有课后习题和答案。
美国质量协会“六西格玛黑带”培训资料:第五章,介绍了常用质量管理和计划工具,包括SIPOC 图,SMART原则,三点估算法(Three-point Estimation)(计划评审技术 PERT),甘特图 Gantt Chart,活动网络图 Activity Network Diagram,因果图 Cause-and-Effect Diagram,流程图 Flow Chart等内容。同时附有课后习题和答案~
7. 项目团队管理工具
名义小组技术NGT Nominal Group Technique
是一种群体过程和群体技术,用于问题识别,解决方案讨论和方案的决策
将一个泛泛的问题或者想法列表进行讨论和群体决策
NGT的五个步骤
主持人介绍和解释主题
成员独自思考
成员分别分享各自的想法
小组讨论
小组投票,排名和做出决策
NGT名义小组技术允许集体对某一议题讨论大量的想法和建议,同时为每个人提供平等的发言权,是一种团队讨论和决策技术
多轮投票 Multi-voting
项目管理中常见的决策技术
投票决策
多标准决策
独裁型决策
投票技术的类型
一致同意
所有人都同意某个行动方案
大多数同意
获得群体中超过50%人员的支持,就能做出决策
相对多数同意
根据群体红相对多数人的意见做出决策
多轮投票
投票技术使团队成员将他们的想法️统一起来的一种方法,常用于头脑风暴之后
多轮投票技术用于通过小组共识,来减少/缩小列表中的选项
经过多轮投票之后,最后一轮投票时选项中票数最多的一项或者两项得以保留
投票技术常用于团队选择方案,对某一事项进行决策
共识 Consensus
在团队环境中,团队达成一致的协议
达成共识的步骤
倾听,讨论
讨价还价,达成共识
共识不一定是最好的协议,但它是每个人都能接受的,支持的,不反对的提案
注意
不同于投票,共识不是团队的多数票决
共识不是所有团队成员全票通过的提案,共识不能满足所有团队成员的期望
共识是所有团队成员都支持的提案
例子
假设你所在的项目小组就怎样收集数据有三个不同的建议,一个是由某个流程专家提出的,另外两个是由其他团队成员提出的。为了决定采取哪个方案,团队应该:对现有的建议充分讨论,在全员参与的基础上制定一个折中的方案
群体思维 Group Thinking
高内聚力的群体认为他们的决策一定没有错误,为了维持群体表面上的一致,所有成员都必须坚定不移地支持群体的决策,与此不一致的信息则被忽视,即群体决策时的倾向性思维方式
群体思维是群体不好的表现,应当尽量避免
预防和避免群体思维的方法
保持公正,不偏向任何立场,在群体讨论开始时不要让成员表明立场
鼓励批评性评价,这会刺激原来的想法并使群体对反对意见持开放态度
划分小组,先将群体划分成若干小组,然后重组在一起表达不同的意见
欢迎局外专家和伙伴提出批评(从某种形式上讲欢迎唱反调)
力场分析 Force-field Analysis
力场分析是一种策略分析工具,可以直观地显示出赞成和反对改变的因素
赞成改变的作用是驱动力 driving force,对变革或目标实现起推动作用
比如,增加利润,顾客满意,持续改进,提高质量
反对变革或目标实现的反作用力是阻止力 resistance force,对变革或目标实现起阻碍作用
比如,缺乏激励,害怕失败,工作太忙,缺乏支持
通过找出各种有利于解决问题的力量和因素,加强积极因素,排除消极因素,解决问题,达到期望的目标
消除阻力的方法
雇员参与变革,形成主人翁精神
告知雇员变革将如何使他们受益,确保变革被接纳和采用
冲突解决 Conflict Resolution
谈判是解决程序冲突的关键,常见的冲突解决技巧
鼓励人们在做出决定之前自由交换意见
将讨论视为需要解决的问题,而不是攻击某人(对事不对人)
花时间处理一些内务,如定期休息,保持舒适的环境和足够的必要物品供应(纸,笔,纸巾)
考虑并记录每个选项的优缺点
将团队的目标,目的和共同兴趣放在首位,尤其是在情绪高涨时
RACI矩阵
RACI矩阵是一个直观的矩阵模型,用以明确组织变革过程中的各个角色及其相关责任
本质是团队中安排任务的工具
会议管理 Meeting Management
会议的目的
共享信息,产生想法和解决方案,并使用数据做出决策和协调行动
提前发布会议议程/Agenda
会议时间,地点,参与人员,会议内容
注意事项
准时
准时开始,准时结束
确保有合适的人员和资源可用
会议前的准备工作(会议内容)
会议分配任务,会议记录,会后安排跟踪
会议中的不情愿的参与者(沉默者)
特点
仅当明确提出问题时才可能回答
方法
不要让他们难堪,鼓励他们参与
会议中的主导参与者(亢奋者)
特点
在讨论中造成不平衡的参与;如果任其发展,所有决定将仅基于某些人的意见而带有偏见
方法
使用诸如“让我们听听小组中其他人的意见”之类的字眼,提醒听取每个团队成员的意见的重要性
在西方文化中,看中会议参与者
会议要提前邀请,发出会议的议程,准时参与会议,准时结束会议
会议中积极讨论,贡献自己的知识和力量
会议记录
重大的会议都应该有会议记录
记录会议讨论的内容和会议的决定
在工作现场召开的会议的效果是最好的
沟通管理 Communication Management
沟通的含义
沟通:指信息由发出者到达接收者并为接收者所理解的过程
沟通过程包括7个环节
编码
沟通渠道
解码
接收者
做出反应
反馈
主体
沟通的意思是“分享”,而不是“说”和“写”
沟通的渠道
形式
面对面交谈
打电话
发送电子邮件
写备忘录
信函
正式报告
语言
说出的话语
语言影响力7%
声音
声音影响力37%
面部表情
形体影响力55%
丰富度处于最高层级的沟通是面谈,它有助于多种信号的传达和对沟通情景深层次,情绪化的理解
沟通的目的
沟通确保组织的各部门和个人获得所需要的各种信息,增进相互间的了解和合作
确保每个团队成员都能够认同项目的意义,愿意为团队的成功贡献自己的智慧和力量
使团队统一思想,并采取正确的行动
出现问题后要沟通,迅速消除大家心中的隔阂,找到问题的解决方案
不论是口头沟通还是书面沟通,主动沟通不仅是沟通的基础,还可以加快解决问题的进程
有效沟通的技巧
运用反馈
反馈可以提高理解的准确性
反馈
提供了澄清和深入理解的机会
评估 evaluation
对某一陈述的价值,好坏或适当性做出判断
容易造成沟通中断
解释 interpretation
解释或感知检查作为一种澄清的手段
支持 support
确认行为,鼓励发送者继续交流
探索 probing
试图获得更多的信息,继续讨论,或澄清一个观点
理解 understanding
试图发现信息的发送者的意图
简化语言
说话的措辞和逻辑,力求信息清楚,明确
抑制情绪
调节和控制情绪,力求保持在平和的状态
积极倾听
单纯地听是被动的,而倾听则是对含义积极主动的搜索,它要求听者全神贯注(听比说重要)
聆听
不要听而不闻
不要假装性聆听
不要选择性的聆听
要专注的聆听
要设身处地地聆听
会议或者演讲过程中重复听众的提问,寻求听众的反馈是一种有效的倾听和沟通技巧
项目中的沟通管理计划
项目管理的核心是沟通,缺乏足够的沟通是团队失败的最常见原因之一
它通常在项目的第一次或者第二次会议上被开发出来,并告知所有的项目干系人
项目沟通和项目干系人管理在项目被识别出来后就开始
有效的沟通被认为是成功的关键,传达变更需求是变更管理过程的第一步
在整个项目(或者变更)周期中持续沟通项目状态是得到/保持支持的关键
成人学习 Adult Learning
培训
致力于让员工掌握新的技术,充实某些技巧,或者使个人达到规定岗位要求的学习过程
质量管理始于教育培训,终于教育培训,是一个组织的系统工程
对从事不同层级和专业的人员,对同一种质量知识的掌握与应用成都要求也是不同的
将培训看作是战略的,物有所值的,未来的投资是必要的
受训者领会他们要学的东西与组织的战略目标(例如持续改进,以顾客为关注焦点,产品和服务质量,生产率)之间的关系
成人学习
是一种学习过程,由组织规划,目的是通过把培训内容与所期望的工作目标联系起来,促成共同发展
成人学习的特点
成年人想学习
成年人想学习相关的,适用于他们的
学有所用,理论与实践相结合
成年人学习希望以兴趣为导向
或者以问题为导向
成年人有丰富的工作和生活经历
成年人寻求指导,而不是指示或手把手教
需要表现出对成年人的尊重
成年人有时间限制
ADDIE模型
组织选择和实施培训一般包括五个阶段的活动:分析以确定培训需求,设计,策划培训,提供培训,评价培训效果
A 分析 Analyze
D 设计 Design
D 策划 Development
I 实施 Implementation
E 评估 Evaluation
差距分析
是一种评估工具,目的是确定当前和目标(或期望值)之间的差距
培训需求分析
确定是有效培训的前提,有效的培训管理从识别培训需求开始,找出差距后再规划培训
培训需求要与组织的战略目标或组织的需求挂钩
需求分析是指导能够做什么与需要做什么之间的差距
需求分析使用各种工具和技术来确定特定人群,目标群体或团队的培训需求
由员工自己识别自己的培训需求是一个有效的培训需求分析方法
培训需求分析为培训提供了理由,从而获得自上而下的支持
收集/评估培训的效果的方法
培训后调查和问卷
工作观察,绩效监控
后续访谈,焦点小组
测试(培训前和培训后进行测试能够有效评估培训的效果,和评估学院对培训内容的理解和记忆)
进行培训数据审查
培训证书不能作为培训效果的评估,培训证书只证明出勤率
收集/评估培训的效果模型
培训失败的常见原因
基层管理者的文化阻力,对培训有用性的怀疑
缺少基层管理者参与
技术导向,而不是问题导向
不合适的负责人,讲师
把不同层次的参与者混合在一起
课程中缺少应用,培训语言太复杂
缺少培训职能部门的参与,操作和逻辑缺陷
课后习题
1. 在沟通过程中有5种反馈方法。评估,解释,支持,探究和理解。在这些方法中最经常创建防御性和快速中断沟通过程的是
A评估
B支持
C 探测
D 理解
2. 制定培训计划的第1步是
A课程或培训计划的设计和开发
B制定教案
C为参与者进行预测试
D评估培训需求
3. 以下哪项不是培训计划失败的原因
A领导或培训师不足
B参与者的不同等级的知识水平
C培训以问题为导向,而不是以技术为导向
D过于复杂的培训语言
4. 培训前进行测试和培训后进行对比测试是培训计划中有用的工具,用于
A评估学习和记忆。
B评估学员对培训的反应
C确定最弱的员工
D上述解决方案均无效
5. 培训的方式有多种,以下哪种不属于培训方式
A外部公开培训
B内部专题讲座
C学习竞赛
D 专题研讨
6. 某公司实施“QC小组工具方法”培训,你推荐采用的培训效果评价方法是?
A学员自我评价
B学员满意度调查
C工作绩效评价
D培训后跟踪评价
7. 负责组织和主持团队会议的是
A倡导者champion
B负责人sponsor
C导师mentor
D团队领导leader
8. 当团队共享信息并使用数据做出决策和协调行动时,这称为
A行动项
B会议的功能
C群体思维
D避免群体思维
9. 当团队不仓促做出决策,并且容易接受批评时,应考虑
A 行动项
B会议功能
C群体思维的症状
D避免集体思考的行动
10. 术语培训和教育经常互换使用,然而最好将培训描述为
A基于技能的教学
B知识型教学
C增加对概念的理解
D为将来的机会做准备
11. 培训的一个主要特点是
A高度正规化的过程
B 可衡量的绩效结果
C跨部门协作
D符合公司政策的个人特征
12. 组织希望提供培训以提高员工士气制定培训计划的第1步是
A设计培训课程
B开发课程
C评估培训需求
D 雇用一个合格的实习生
13. 培训发展过程从哪一步开始?
A进行培训需求分析
B确保预算得到批准
C安排培训活动
D编写培训教材
14. 进行培训需求分析的主要好处之一是
A确保预算授权
B证明培训符合股东价值
C 通过培训来培养新的主管和经理
D向管理层提供培训需求的客观证据
15. 在RACI模型中,在做出决策之前,必须与其咨询的是哪个角色?
A负责人
B 担责者
C 咨询者
D知情者
16. 在RACI模型中,由于其受到决策的影响,必须通知到哪个角色?
A负责人
B 担责者
C 咨询者
D知情者
17. 在RACI模型中,对最终结果负责的决策是
A负责人
B 担责者
C 咨询者
D知情者
18. 在RACI模型中,积极参与活动的角色是
A负责人
B 担责者
C 咨询者
D知情者
19. 一个项目团队根据流程所有者提供的数据讨论了几种可能的解决方案。该小组已就行动方案达成一致的意见,该协议称为
A共识consensus
B目的purpose
C计划planning
D议程agenda
20. 当团队成员因为害怕疏远团队中的其他人而决定不发表意见时,这被称为
A全体思维group think
B头脑风暴brainstorming
C确认confirmation
D 无敌性 invuinerability
21. 在适当的时间向适当的利益相关者提供适当的信息,是以下哪项工作的一部分?
A公司通讯
B公司年度报告
C人力资源职能
D沟通管理
参考答案:1A;2D;3C;4A;5C;6D;7D;8B;9D;10A;11B;12C;13A;14D;15C;16D;17B;18A;19A;20A;21D