公司采购与付款制度

这是一篇关于公司采购与付款制度的思维导图，主要内容包括：采购分类，适用范围，采购原则，机构与职责，不相容岗位，采购部门及人员职责，供应商管理，采购方式，2. 邀请招标：选定特定供应商进行招标，缩短采购周期，提高效率。

公司采购与付款制度

• 采购分类
  • 工程类采购
    • 建筑装修安装各类工程
      • 建筑、装修、安装工程涵盖土木与装饰装配。
  • 物资类采购
    • 设备、商品、材料、运输、办公等物资。
      • 设备设施采购含生产机械、建筑构件；商品采购涉零售成品；材料采购含原材料及辅助耗材；运输工具采购含车辆、叉车；办公用品采购覆盖文具及电子耗材。
  • 服务类采购
    • 技术服务咨询检测劳务等
      • 服务类采购涵盖专业技术支持、方案设计等技术服务，以及管理咨询、市场调研等咨询服务。
• 适用范围
  • 公司及所属分子公司（各部门）
    • 总部所有职能部门
      • 核心部门应遵统一制度，覆盖经营管理各环节。
    • 各区域分公司
      • 地理分支执行总部战略，适配本地，落地区域业务。
    • 控股子公司
      • 总部控股企业纳入体系，保留独立经营权。
    • 合资合作企业
      • 联营实体按协议参照部分核心管理规范。
    • 临时项目组
      • 跨部门临时团队，遵流程，项目结即解散。
    • 海外分支机构
      • 境外子公司执行总部战略与风控，遵守当地法律。
• 采购原则
  • 公开透明、公平竞争、公正有序、诚实信用和科学择优
    • 采购信息及时公开
      • 采购信息应在指定平台及时发布，确保所有潜在供应商平等获取，避免信息不对称，保障采购过程的公开透明。
    • 流程全程可追溯
      • 采购各环节需完整记录并存档，实现从需求提出到合同履行的全程追溯，确保流程规范可查，责任清晰明确。
  • 权力制衡：管理、执行、监督三分离
    • 管理层审批采购计划
      • 管理层需审核采购计划的必要性、预算合规性及战略匹配度，确保采购行为符合企业整体发展方向，避免资源浪费。
    • 执行层负责供应商对接
      • 执行层根据审批后的计划筛选供应商、洽谈条款并签订合同，需严格遵循采购标准，不得擅自变更或越权操作。
    • 监督层审计采购流程
      • 监督层独立检查采购各环节的合法性与合理性，重点核查合同执行、资金流向及供应商资质，发现问题即时上报。
    • 禁止岗位职责交叉
      • 审批、执行与监督职能必须由不同人员担任，防止权力集中或利益勾结，确保各环节相互制约、透明公开。
    • 定期轮换关键岗位
      • 对采购审批、执行及监督等关键岗位实施定期轮岗制度，降低长期任职导致的廉政风险，增强流程规范性。
  • 成本效益：保障供应能力，兼顾采购效率与成本
    • 优选高性价比供应商
      • 优选供应商，评估质量、价格、服务，确保品质，控制成本。
    • 批量采购降低单价
      • 集中采购降成本，扩规模享折扣，减频次降管理损耗。
    • 优化流程减少时间成本
      • 简化审批环节，采用数字化工具提升流程效率，缩短采购周期，降低人力与时间投入。
    • 动态调整采购预算
      • 根据市场波动和实际需求灵活分配资金，避免预算僵化，确保资源高效利用并应对突发情况。
  • 内部优先：同等条件下优先采购内部资源
    • 选用集团产品
      • 优先内采，强化协同，降风险提效。
    • 产能协同消化
      • 定向采购闲置，促联动优配置
    • 简化采购流程
      • 优化内采流程，提速保协作灵活。
    • 内价优配市场
      • 内供报价需具竞争力，保成本优公平。
    • 内供评价机制
      • 评估供应商，调采购优先，促资源升级。
• 机构与职责
  • 战略运营部
    • 负责招标管理制度建设，指导招标工作
      • 制定招标管理规范与流程，确保招标活动合规高效；为各部门提供专业指导，优化招标方案，降低采购成本。
  • 审计与法务部
    • 监督采购活动，建立健全监督机制
      • 审计与法务部需定期审查采购流程，确保合规性，同时制定风险防控措施，完善内部监督制度，防止舞弊行为发生。
  • 财务资产部
    • 监督预算执行，审核资金使用
      • 财务资产部定期检查预算执行情况，确保合规，专项审核异常，提升资金使用效率。
  • 各部门
    • 设采购岗，负责本部采购。
      • 制定采购计划，比价管理，保障需求控成本。
• 不相容岗位
  • 请购与审批
    • 需求部门提交申请
      • 需求部门需明确填写请购物品、数量及用途，确保信息完整准确，避免后续审批延误或争议。
    • 审批人独立审核
      • 审批人独立核查请购，评估必要性及预算，确保公正不受影响。
    • 金额分级授权
      • 按金额设审批权限，小额部门批，大额高层批。
    • 禁止自审自批
      • 请购申请人与审批人不得为同一人，防止利益冲突或滥用职权，确保流程的透明和合规。
  • 询价与确定供应商
    • 询价员不得参与供应商选择
      • 询价员专收报价，不参选评，保价格数据客观无人为干扰。
    • 供应商评估需独立复核
      • 评估结果应交叉审核，防利益关联，保供应商资质审查公正透明。
    • 采购审批与执行岗位分离
      • 审批不涉订单操作，执行不改采购条款，双向监督防舞弊。
  • 采购合同的订立与审核
    • 采购需求提出与审批分离
      • 采购需求由业务部门提出后，需经独立审批岗核查预算及必要性，避免自提自批的风险。
    • 合同草拟与审核岗位分立
      • 合同文本由采购员拟定后，须转交法务或风控部门独立审核条款，确保权责清晰合法。
    • 合同签订与执行监督分权
      • 签约权归属管理层指定人员，执行阶段由专人监督履约进度，防止权力过度集中。
    • 付款审批与执行岗位隔离
      • 付款申请需财务审批岗核验单据，出纳执行付款，形成双重制约避免资金舞弊。
  • 采购、验收与相关会计记录
    • 采购与验收职责分离
      • 采购人员负责下单，验收人员独立核查货物，避免自采自验导致舞弊风险，确保物资质量与数量真实可靠。
    • 会计记录独立于采购流程
      • 会计人员依据验收单据入账，不参与采购决策，防止虚构采购交易，保证财务数据与业务实际一致。
  • 付款的申请、审批与执行
    • 申请人不得兼任审批人
      • 申请付款与审批分离，确保独立客观，避免自我审批。
    • 执行付款需独立复核
      • 专人执行付款，另一人复核信息，确保金额账号无误。
    • 审批人不得接触支付工具
      • 审批人员禁持支付密钥，分离审批执行权，防舞弊。
• 采购部门及人员职责
  • 落实公司规章制度
    • 严格执行采购审批流程
      • 采购人员需严格遵循公司审批层级，所有采购申请须经部门审核、财务复核及分管领导审批后方可执行，确保流程合规性。
    • 遵守预算控制要求
      • 采购过程中需实时核对项目预算，杜绝超支行为，对异常支出需提前申报调整，保障资金使用符合财务规划。
    • 确保供应商合规性
      • 新引入供应商必须通过资质审查、信用评估及合同条款审核，定期复审合作方资质，降低供应链风险。
    • 定期进行制度培训
      • 每季度组织采购制度专项培训，结合案例解读流程要点，强化人员规范意识，确保制度落地执行。
    • 及时反馈执行情况
      • 按月汇总采购流程执行数据，向管理部门提交异常问题及改进建议，促进制度动态优化。
  • 与供应商洽谈合同，跟踪履约情况
    • 明确条款，确保交付要求。
      • 采购需与供应商详确合同，明确时间、标准及责任，降低风险。
    • 定期评估供应商表现
      • 量化考核供应商，定期出评估报告，支持后续合作决策。
    • 处理合同变更争议
      • 合同调整或争议时，协商方案，修订协议或索赔，保障公司权益。
    • 维护供商关系，记录沟通
      • 定期对接供应商，归档往来文件，确保合作可追溯。
    • 监控合同执行进度及质量
      • 实时追踪订单流程，抽检质量，即时反馈，确保合同履约。
  • 协助验收，处理售后服务
    • 参与到货数量清点
      • 采购人员需现场核对送货单与实际到货数量，确保数据一致，发现差异立即与供应商沟通确认，并做好记录。
    • 检查物品质量合规性
      • 依据合同标准对货物外观、规格、性能等进行抽检，杜绝不合格品入库，必要时联系质检部门联合验收。
    • 记录验收问题并反馈
      • 详细登记货物缺损、错发等问题，形成书面报告同步给供应商及内部使用部门，明确责任方与整改要求。
    • 跟进供应商售后解决
      • 针对验收问题督促供应商退换货或维修，定期追踪处理进度，确保售后响应时效符合合同约定。
  • 收集采购信息，管理供应商
    • 调研市场行情和价格趋势
      • 定期分析行业动态，指导采购决策。
    • 建立并维护供应商信息库
      • 录入供应商资料，确保准确便于查询。
    • 评估供应商资质和信用等级
      • 审核资质、记录、评价，分级管理供应商。
    • 定期更新供应商合作数据
      • 刷新供应商档案，淘汰劣质，补充优质资源。
  • 定期岗位轮换
    • 防权力过集中
      • 定期轮岗可避免关键岗位长期由同一人掌控，分散决策权，形成相互制约机制，保障采购流程透明度。
    • 提升员工能力
      • 通过接触不同采购环节，员工能掌握全流程技能，培养多维度业务视角，增强应对复杂任务的能力。
    • 降低腐败风险
      • 轮岗缩短了人员在敏感岗位的任职周期，减少利益勾结机会，从制度上切断腐败链条形成的可能性。
    • 协同提效
      • 跨岗位经验使员工更理解其他环节需求，减少沟通壁垒，推动跨部门协作时的默契与效率提升。
• 供应商管理
  • 建立评估和准入机制
    • 制定供应商资质标准
      • 明确硬性指标，关注财务合规，确保供应商准入门槛科学可操作。
    • 设立评估小组与流程
      • 组建跨部门团队，制评分表，多环节实现多维度动态评估。
    • 定期审核供应商绩效
      • 季度追踪绩效，红黄绿灯预警，及时反馈改进要求。
    • 明确准入与退出条件
      • 新供应商试用考核，旧供应商三连差退出，闭环管理。
  • 动态管理，定期考核评价
    • 建评估供应商标准
      • 制定量化的评估指标体系，涵盖质量、交货期、服务等核心维度，确保标准可操作且与企业需求匹配。
    • 月评绩效分数
      • 依据评估标准采集数据，对供应商分级打分，形成动态绩效档案，及时发现并反馈问题。
    • 淘汰低分供应商
      • 对连续评分不达标的供应商启动淘汰流程，优化资源分配，降低供应链风险。
    • 引入新优质供应商
      • 通过行业推荐或公开招标吸纳新伙伴，补充资源池，提升供应链整体竞争力。
    • 定期更新供应商表
      • 每季度调整合作清单，同步同步内部系统，确保信息准确反映当前供应能力。
    • 公开透明考核结果
      • 向供应商开放评分明细，明确改进方向，促进双向沟通与持续优化。
  • 取消违法违规供应商资格
    • 建立黑名单制度
      • 将存在严重违法违规行为的供应商列入黑名单，禁止其参与后续合作项目，并通过系统共享实现跨部门联合惩戒。
    • 定期审核供应商资质
      • 按季度或年度核查供应商的营业执照、信用记录等材料，动态评估其合规经营状况，确保合作方持续符合准入要求。
    • 明确违规行为界定标准
      • 制定详细的违规行为清单，包括行贿、造假、违约等情形，并划分轻重等级，为处罚提供可操作的判定依据。
    • 设立举报投诉渠道
      • 开通电话、邮箱等举报途径，鼓励内部员工和合作方实名反映供应商问题，并承诺对举报信息严格保密。
    • 及时公示处理结果
      • 在官网或公告栏公布被取消资格的供应商名单及具体事由，增强处置透明度，形成警示效应。
    • 追究相关法律责任
      • 对涉嫌犯罪的供应商移交司法机关处理，同时通过民事诉讼追偿经济损失，强化法律震慑力。
• 采购方式
  • 招标比选
    • 公开招标、邀请招标、比选
      • 1. 公开招标：面向社会公开征集供应商，增加透明度和竞争性。
• 2. 邀请招标：选定特定供应商进行招标，缩短采购周期，提高效率。
  • 非招标比选
    • 询比价、单一来源采购
      • 询价比价后，采取单一来源方式进行采购。
  • 依法必须招标的项目按公司规定执行
    • 严格执行国家招标投标法规
      • 所有依法必须招标的项目均严格遵循《招标投标法》及实施条例，确保采购程序合法合规，维护市场公平竞争秩序。
    • 采用公开招标或邀请招标方式
      • 根据项目性质和规模，依法选择公开招标或邀请招标方式，公开招标为主，特殊情况经审批可采用邀请招标。
  • 采购与付款全过程控制
    • 预算控制
      • 按预算执行采购
        • 采购前需严格审核预算额度，确保支出符合审批范围，避免超支风险。定期比对实际采购金额与预算差异，及时调整采购计划。
    • 授权审批
      • 各环节需审批
        • 采购、合同、付款等关键环节须经相应层级负责人审批，明确权限，避免越权，确保合规。
    • 合同风险控制
      • 规范合同条款
        • 明确采购标的、价格、付款条件等核心条款，规避模糊表述，确保双方权利义务对等，降低法律纠纷风险。
    • 验收
      • 按文件验收，签字确认
        • 验收人员需严格对照采购合同、技术协议等文件逐项核验，确认无误后由双方签字存档，确保物资与要求一致。
    • 付款控制
      • 审核凭证，监控大额预付
        • 采购部门需核对发票、合同及验收单等信息，确保付款凭证真实完整；对大额预付账款应建立专项台账，定期跟踪资金使用情况。
  • 监督追责
    • 建立监督机制，全流程监督
      • 明确监督责任分工
        • 明确监督职责，建责任清单，防推诿扯皮。
      • 制定采购流程监控标准
        • 细化关键节点审查，量化廉洁指标，标准化管控。
      • 设立定期检查机制
        • 每季度核查采购资料，重查审批合规与价格，限期整改。
      • 引入第三方审计评估
        • 委托机构审资金效益，公示审计报告增透明。
    • 纪检、审计部门定期检查
      • 制定年度检查计划
        • 纪检审计部年初定计划，明节点责任人，推进监督工作。
      • 明确检查重点领域
        • 聚焦廉政高风险领域，动态调整检查范围解民忧。
      • 采用抽查与全面检查结合
        • 对常规事项按比例随机抽查，对重大专项开展全覆盖检查，提升监督精准性和效率。
      • 形成书面检查报告
        • 详细记录发现问题、责任主体及违规证据，附整改建议，经集体研判后正式归档留存。
      • 公开检查结果通报
        • 通过内部文件或公示栏通报典型问题，强化警示作用，保障干部职工知情权监督权。
      • 督促问题整改落实
        • 建立整改台账限时销号，对敷衍应付的约谈主要负责人，必要时启动问责程序。
    • 对违规行为追究责任
      • 明确责任主体与范围
        • 界定职责边界，明确追责情形，防止责任推诿。
      • 建立违规行为认定标准
        • 制定量化定性规范，统一违规判定依据，减少裁量争议。
      • 制定分级处罚措施
        • 设阶梯式惩戒，过罚相当，含警告、罚款、停职等。
      • 设立举报与核查机制
        • 开通多举报渠道，设独立核查组，透明流程，保护举报人权益。
      • 记录并公示处理结果
        • 建立追责档案库，定期公开典型案例及处理信息，强化警示效应，提升监督公信力。
  • 总结
    • 规范采购流程，提升管理效能
      • 明确采购需求标准
        • 制定清晰的物资规格与技术参数清单，建立需求提报模板，确保采购需求与业务目标一致，减少后期变更风险。
      • 优化供应商选择机制
        • 引入竞争性比选和分级评估体系，综合考量价格、质量、服务等指标，确保供应商资源池优质高效。
      • 加强采购合同审核
        • 建立法务与业务部门联审机制，重点核查条款合规性、履约责任及风险条款，规避潜在法律纠纷。
      • 实施采购过程监督
        • 通过节点留痕、异常预警和第三方抽查等手段，确保采购执行透明合规，及时纠偏违规操作。
    • 加强监督，防范风险
      • 设立采购审计小组
        • 由财务、法务等部门骨干组成独立小组，对采购项目进行全过程审计，重点核查资金流向与审批程序合规性。
      • 定期审查供应商资质
        • 每季度更新供应商评估档案，核查经营范围、信用记录等关键指标，淘汰不符合标准的合作方。
      • 强化采购流程透明度
        • 推行电子招标平台公示采购需求、评标结果，确保关键环节留痕可追溯，减少人为干预空间。
      • 建立风险预警机制
        • 设置价格波动、交货延迟等风险阈值，通过数据分析实时触发预警，联动相关部门及时处置。
      • 严格执行问责制度
        • 明确采购各环节责任人，对违规操作实行“一票否决”，并依规追偿经济损失与纪律处分。
      • 完善合同履约监督
        • 指定专人跟踪合同执行进度，定期比对交付质量与条款要求，争议问题启动法律审查程序。
    • 推动公司采购管理健康发展
      • 优化采购流程效率
        • 通过数字化采购平台和标准化流程设计，缩短审批周期，减少人为干预，实现采购全流程可视化管理，提升整体运作效率。
      • 加强供应商合规管理
        • 建立供应商准入评估机制和动态考核体系，定期审核资质与履约表现，确保合作合规性，降低供应链潜在风险。
      • 完善内控风险防范
        • 制定分级授权制度与风险预警指标，强化采购合同审计和资金监管，形成覆盖事前、事中、事后的全链条风控体系。
      • 提升采购人员专业能力
        • 开展行业法规、谈判技巧及成本分析培训，结合绩效考核激励专业成长，打造复合型采购人才队伍。
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