1.现代办公环境中的文件家族

《文书学》第一章现代办公环境中的文件家族思维导图，主要包含文件的概念，特点与功能、公文的种类与稿本、文件生命周期理论等。

现代办公环境中的文件家族

• 文件的概念，特点与功能
  • 文件的概念
    • 1.文件是指社会组织或者个人在各项活动中形成的，具有特定效用的凭证性记录。
    • 2.公文是指社会组织在公务活动中形成的具有法定效力和规范格式的凭证性记录。
    • 3.广义型的文件包括所有的公私机构，组织和个人。狭义型的文件专指公文或者现行文件。
  • 公文的概念与特点
    • 1.由法定作者制法
      • 社会组织的印章或者法定代表人的签署，使公文具有法定效力
    • 2.具有法定权威性和先行效用
    • 3.具有规范体式和特定的处理程序
  • 公文的功能
    • 公文的基本功能
      • 有效记录，存储，传递权威性，凭证性信息
      • 1.管理工具
      • 2.沟通手段
    • 公文的具体作用
      • 1.领导指导作用
      • 2.行为规范作用
      • 3.宣传教育作用
      • 4.公务联系作用
      • 5.凭证依据作用
• 公文的种类与稿本
  • 公文的种类
    • 1.从物质载体角度分类
      • 纸质文件，感官介质文件，磁介质文件，电子文件
    • 2.从内容性质角度分类
      • 1.规范性文件（章程，条例，规定，办法）2. 领导指导性文件（命令，批复，决定）3.呈请性文件（请示，报告，议案） 4.知照性文件（通知，通告，公告) 5.契约性文件（协议书，合同书）6.会议性文件（会议记录、纪要）
    • 3.从涉密程度的角度分类
      • 绝密性文件 机密性文件 秘密性文件 内部文件 国内公开的文件 对外公开的文件
    • 4.从办理的时限角度分类
      • 特急件 急件 平件
    • 5.从行文方向的角度分类
      • 上行文 平行文 下行文
    • 6.从机关授受公文的角度分类
      • 发文 收文
  • 文种及其选用规则
    • 正确选用文种的意义
      • 1.有助于促进公文写作的规范化
      • 2.有助于公文得到及时妥善的处理
      • 3.有助于维护公文的严肃性,权威性和有效性
    • 文种选用规则
      • 根据发文目的
      • 根据行文关系
      • 根据发文机关的权限
      • 根据国家的有关规定
  • 通用文种及其用途
    • 1.决议：会议通过的重大事项决策
    • 2.决定：对于重大事项做出决策部署
    • 3.公报：公布重要决策或重大事项
    • 4.命令:公布法律，宣布重大行政措施以及嘉奖突出贡献
    • 5.公告：适用于向国内外宣布重要事项
    • 6.通告：在一定范围内公布应当遵循或周知的事项
    • 7.意见：对于重要问题提出意见或处理方法
    • 8.通知：发布，传达要求执行的事项或周知的信息，以及批转，转发公文，事实未发生
    • 9.通报;表彰先进，批评错误，传达重要精神，事实已发生
    • 10.向上级汇报工作，反映情况，回答询问
    • 11.请示：向上级机关请求指示，批准
    • 12.批复：答复下级机关请示事项
    • 13.函：不相隶属机关间商洽工作等
    • 14.纪要：记载会议主要事项和决定事项
    • 15.条例 16.规定 17.办法 18.议案
  • 公文的稿本
    • 草稿；不属于正式文件，不具备现实执行效用，不对外发出，一般不归档
    • 定稿：具有法定效用；草稿一经领导签发便成为定稿，未经领导同意不得修改更动；凡需保存的文件，定稿亦需保存
    • 正本：具有规范格式和生效标志，具有法定效力
      • 暂行本:在暂行期内具有法定效力
      • 试行本：在试行期内具有法定效力
      • 修订本：自修订本颁布之日起，原文本即失效
    • 副本
      • 复份：具有法定效力
      • 复印本:不具有法定效力
    • 不同文字稿本：具有同等效用
• 文件生命周期理论
  • 文件生命周期是指文件从产生直至因丧失作用而被销毁或因具有长远历史价值而被档案馆永久保存的整体运动过程。
  • 文件生命周期理论的产生和发展
    • 形成背景
    • 基本内容
      • 关于文件生命周期的划分：现行，半现行和非现行阶段的（最典型)
      • 建立文件生命周期理论的依据：文件价值形态及其有规律的转化
        • 文件制作者和法定接收者为第一价值（原始价值）主体，社会上其他用户为第二价值（档案价值）主体
      • 核心内容：1.文件运动的整体性 2.文件运动的阶段性 3.文件运动过程中各个要素的内在联系
  • 文件连续理论
    • 实质上只是对文件生命周期理论的修正或补充，而非变革和突破。
    • 形成背景
      • 对电子文件生命周期概念的理解：往复运动于从生成到处置的连续体中的一个过程
      • 对电子文件生命周期阶段的划分：设计，形成和维护（比较权威的，着眼于电子文件管理系统）。划分依据是电子文件管理活动的先后顺序
      • 对电子文件各个阶段文件对应关系的理解
    • 主要内容
      • 文件保管形式轴：单份文件，案卷，全宗和全宗集合（核心轴）
      • 价值表现轴：行动轨迹，活动凭证，机构记忆和社会记忆
      • 业务活动轴：行为，活动，职能和意志
      • 形成者轴：个人，部门，机构和社会
  • 对文件管理的启示