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GTD的三册书 有关于时间管理 读后的心得总结

GTD

• 横向管理
  • 收集
    • 寻找和收集你的一切未竟之事，无论大小、轻重、缓急，只要是那些等待处理的、需要改进的、引起注意的事务，都要收集到“工作篮”里。
    • 归拢“材料”
      • 1. 外在的收集工作
        • 搜索你周围的环境
      • 2. 内在的收集工作
        • 清空自己的大脑
    • 哪些东西不该动
      • 如果这四类东西里，有什么让自己感觉不怎么“到位”，那么尽管把它放到你的“工作篮”里，等候处理吧。
      • 1. 日用品
        • 一切经常使用的、需要保留的物品。如：文具、名片、订书钉、便利贴、回形针、电池、橡皮筋、夹子、笔芯、表格、牙线、面巾纸、薄荷糖之类的东西。
      • 2. 参考材料
        • 记载了我们需要信息的东西。如：软件说明书、外卖菜单、训练时间表、电话表、项目资料、档案、杂志之类的东西。
      • 3. 装饰品
        • 家人的照片、工艺品、纪念品、盆栽植物、自己的座右铭等。
      • 4. 办公设备
        • 电话、电脑、传真机、打印机、碎纸机、办公家具、钟表、充电器、钢笔、笔记本等。
    • 注意事项
      • 1. 每一件悬而未决的事情都必须存储在你的收集系统中，而不是在你的大脑里。
      • 2. 你应该尽可能的控制收集工具的数量，越少越好，够用即可。
      • 3. 你必须定期清空这些设备。
  • 理清
    • 清理“工作篮”，并不意味着完成你所收集到的全部工作。它指的是识别你收集到的每样东西，确定它是什么，它意味着什么，它需要你采取什么样的行动。
    • 处理原则
      • 1. 首先处理工作篮中最上面的事务。
      • 2. 一次一事。
      • 3. 永远不要把事务再次放回工作篮。
    • 处理流程
      • 这些材料到底是什么？
        • 不需要采取行动
          • 无用的垃圾，根本没必要保留
          • 目前不需要，但日后可能需要处理
          • 具有潜在有用信息，日后可能会派上用场
        • 需要采取行动
          • 面对这类需要着手处理的材料时，你必须决定两件事情： 1.你承诺完成哪些工作？达成哪些目标？ 2.下一步需要采取什么行动？
          • 下一步行动是什么？
            • “下一步行动”是指那些可执行、可操作性的具体行动，并且只有将其完成之后才能推动整个事情向着既定目标发展。
            • 系列行动
              • 视为一个项目
                • 如果手头的事情需要一系列的行动才能实现它的目标或结果，你就可以将其视为一个项目
            • 单一行动
              • 预计时间两分钟之内
                • “两分钟原则”的原理是：对于任何任务，保留、跟踪、最后完成它所花费的时间，要比立刻完成它花费的时间更长，换句话说，这是一条提高效率的捷径。其中两分钟只是一个指导原则，如果在处理时拥有较充裕的时间，那完全可以把这个时间限制延长到5分钟或者10分钟。
                • 立即执行
              • 预计时间超过两分钟
                • 指派他人
                  • 如果自己不是解决这个问题的最佳人选，那就委托给一个合适的人员去处理。
                • 延迟处理
                  • 如果自己是解决这个问题的最佳人选，那么这时，我们就不得不推迟行动，把他记录在“日程表”或者“下一步行动”清单上，等以后再来完成。
  • 组织整理
    • 我们无法有效的组织和整理“材料”，我们只能对他们进行收集和处理。分析和处理这些材料后产生的下一步行动，才是真正的组织整理的对象。组织整理意味着让某个事项所处的位置与其意义相匹配。
    • 储存分类
      • 无需付诸行动的事务
        • 垃圾
          • 一切没有行动价值或者参考价值的东西都应该通通扔掉、粉碎或回收。
        • 需要酝酿的资料
          • 它们无需立即投入行动，但是我们仍然希望保存这些资料。
          • “将来/也许”清单
            • 用于保存一些目前你不打算实施，但又希望在将来某个时候处理的工作。
            • 工作篮整理
            • 创造性的想象力
            • 重新评估当前进行中的项目
          • “备忘录”文件夹
            • 对于那些你日后会感兴趣的事情，你可以将它的原始版本以实体形式的提示信息保存在其中。它可被看作是你自己的邮递系统，通知未来的自己到时候去完成某件事情。
        • 参考资料
          • 很多资料并不要求你付诸任何行动，但是它们都是具有重要价值的信息。希望保存这些信息，并能在需要时进行查看，所以我们可以先把这些信息以书面或电子形式加以保存。
          • 按特定主题或特定领域分类存储的系统
          • 一般性参考资料归档系统
          • 联系人信息管理系统
          • 图书馆/档案馆式的归档系统
      • 项目
        • “项目”清单
          • 不应该包括项目执行的具体细节或方案，也不应该按照重要性、大小、紧急程度来排序，就是一个包含所有未完成任务的目录。
        • 项目规划和资料
          • 各个项目所对应的细节、计划、辅助材料都应该分门别类的存放于独立的文件夹中，或存入电子文档、笔记本或活页文件夹中，以便你在处理各个项目时可以方便的查阅取用。
      • 下一步行动
        • “等候”清单
          • 清单上的内容，应该是那些我们不关心过程，只关心结果的事情（或由别人负责的事情）。我们的任务就是根据需要定期回顾这个“等待”清单，检查完成的情况，并决定是否需要你执行某些行动以推动事态的发展。
        • 日程表
          • 日程表是一块神圣的领地。一旦在那里标记了某个行动，你就必须在那个特定的时间完成，而在别的时间则根本不用考虑这个行动。只有在约会本身发生变动的时候，才允许在日程表中进行相应的变更。
          • 需要在指定时间执行的行动
          • 需要在指定日期执行的行动
          • 需要在指定日期获取的信息
            • 提醒自己开始落实某个项目
              • 手头有一个项目，目前还不需要对其开展工作，但是需要在将来某个时间提醒自己开始行动。
            • 你可能想要参与的活动
              • 收到的各种研讨会、演讲、培训班和社交文化活动的通知，希望当活动临近时再决定是否参加。
            • 提醒自己做出决定
              • 有时候，你需要做出一个非常重要的决定，但是又无法（或不希望）立刻就做出这个决定。
        • “下一步行动”清单
          • 任何已经确认的需要两分钟以上才能够完成，并且无法指派其他人完成的行动都应该记录在这里。如果这类行动的数量是20或30项，我们完全可以把它们统统列进一个“下一步行动”清单中；如果这类行动的数量有50-150项之多，这种情况下，把“下一步行动”进一步细分不失为一个明智的做法。
          • 根据情境进行分类：“电话”、“在电脑旁”、“外出事宜”、“在办公室时”、“在家里”、“议事日程”、“阅读/回顾”等。
    • 核查清单
      • 列出有关某个主题、程序或者某种关注/行动领域的内容，供你在特定时间或参与特定类型行动的任何时间使用。
      • 工作责任范畴（工作的职责范围）
      • 运动疗法（训练计划）
      • 旅行核查清单（旅行前要检查和完成的事情）
      • 每周回顾（在每周回顾中要检查和更新的事情）
      • 要保持联系的人（所有你想联系的人）
      • 个人发展（应该定期评估的情况，以确保个人平衡与进步）
  • 回顾
    • 定期回顾你的系统，反思其内容，保持其时效功能，这是实现系统清晰度和稳定性的前提。同时，回顾过程还可以从不同角度对你的生活与工作进行持续不断的评估。
    • 动态回顾
      • 日程表
        • 了解当日的时间和空间要素
        • “下一步行动”清单
          • 浏览当前情境的行动清单
          • “项目”清单
          • “等候”清单
          • “将来/也许”清单
          • “备忘录”文件夹
    • 每周回顾
      • 为了再次清空大脑并为未来几周确定方向而采取的行动。它执行了收集、理清、组织、回顾所有那些待定的承诺、意图和倾向，直到你能够确认“我目前已经完全掌控了我没有处理的一切事情，一旦我决定处理，马上就可以付诸行动。”
      • 确认
        • 对在忙碌的一周中产生的所有碎片化结果进行归拢的初级阶段。
        • 收集散落的纸片和材料
        • 清空收集工具
        • 清空大脑
      • 更新
        • 清除系统中已经过期的提示内容，保持我们的活跃清单完整反映即时情况。
        • 回顾“下一步行动”清单
          • 清除系统中已经完成的行动（标记“已完成”），检查将要执行的行动的提示信息，以便记录。
        • 回顾过往的日程表数据
          • 仔细检查日程表上两三周之前的详细项目，搜索未完成或紧急行动项目、参考信息等资料，将它们重新纳入你当前运行的系统中。
        • 回顾即将到来的日程
          • 浏览一下将来的事务安排情况，确保对即将发生的事情和约会做出安排和准备。
        • 回顾“等待”清单
          • 是否有必要采取任何跟进行动？记录任何下一步行动，检查已经记录的任何内容。
        • 回顾“项目”清单
          • 逐一的评估所有的项目、目标和愿景，以确保你目前的管理系统没有遗漏任何一个需要采取行动的项目。
        • 回顾任何相关的核查清单
          • 基于我们的各种约定、利益和职责，是否有需要或想去做但尚未完成的其他事宜？
      • 创造
        • 为分析、评价具有创意和价值的新思想、新方向营造空间。
        • 回顾“将来/也许”清单
          • 核查其中有哪些内容变得更值得关注、更具行动价值，将其转化为项目。删除已经存在很久的项目，因为环境和我们的重心发生了很大的变化，这些内容已经完全可以忽略。
        • 收集我们的奇思妙想和新奇的点子
          • 对脑中经常会冒出一些新鲜、巧妙、富有创意、发人深省、风险十足的念头进行整理，并添加到管理系统中。
  • 执行
    • 确定某一时刻具体行动的“四标准法”
      • 1. 情景
      • 2. 有多少时间
      • 3. 有多少精力
      • 采取行动的制约因素
      • 4. 重要性
        • 评估行动的价值大小
    • 确认每日工作的“三分类法”
      • a. 执行事先安排好的工作
        • 按照日程表和“下一步行动”清单，不断的向前推进着去落实那些你早已经确定了的行动，或者控制工作流程的运转。
      • b. 处理突发事件
        • 通常会有一些预料之外的事情突然冒出来，你可能不得不放下手头的工作来应付这些紧急情况。
      • c. 安排自己的工作
        • 清空工作篮，随手解决那些用不了两分钟就可以完成的事情，同时把其他事情分类归档。
    • 总体检视工作的“六层次法”
      • 5楼视野：目的和原则
        • 我们整个生活的全景。公司为何存在？自己为何存在？真正在乎的事情是什么？事物的核心意义会指明它的发展方向。
        • 人生目标。
      • 4楼视野：愿景
        • 展望未来3-5年的发展前景，你必定会从一个更加广阔的角度着眼：管理策略、周边环境发展的趋势、事业和生活转变的条件。
        • 三年的职业规划和个人价值。
        • 内在因素：事业、家庭、财务以及生活质量诉求和考量方面的长期目标。
        • 外在因素：技术进步、全球化进程、市场趋势及竞争等，这些都会影响到我们的工作和组织整理方法。
      • 3楼视野：目标
        • 随着一些新的责任和义务的产生，我们需要经常调整自己的工作重心，以完成所制定的目标。在个人生活领域，我们希望某些事情尽快完成，这将增加我们对生活中某些方面的关注，同时减少对其他方面的关注。
        • 一年内的工作目标。
      • 2楼视野：关注点及责任范围
        • 在生活和工作的重点领域里，希望各个方面都能取得一定的成果或保持一定水准。这些并不是必须完成的事项，可以将其作为评估我们的经验和行动的标准，以使我们在工作和生活方面保持均衡和可持续发展。
        • 以适当的标准维护生活领域。我们在扮演何种角色?
      • 1楼视野：当前项目
        • 当前需要完成的工作，通常数量在30-100项之间。这些都是我们希望在相当短的时间内取得成效的事情。
        • 根据项目清单，我们能清楚的知道，一旦自己有了时间，我们应该去做那些事情。
      • 地面：当前行动
        • 行动清单上，堆积着需要处理的一切事物。
        • 严格按照步骤执行，收集所有任务，自然而然的对各种事情孰轻孰重有了一个清醒的认识。
• 纵向管理
  • 目标与原则
  • 前景/结果
  • 头脑风暴/集思广益
  • 组织整理
    • 构成因素
    • 重要程度
    • 先后顺序
  • 下一步行动