报价岗核心工作职能分解

这是一篇关于报价岗核心工作职能分解的思维导图，阐述了报价岗位的各项职责与规范，主要内容包括：职能分解，管理要求，能力要求。

报价岗核心工作职能分解

• 职能分解
  • 询盘接收与分析
    • 接收来自销售团队、展会或客户直接发来的询价请求。
    • 仔细分析客户询盘，明确客户需求：包括产品规格、型号、数量、质量标准、包装要求、交货期、贸易术语（如FOB, CIF等）及目标价格区间。
  • 成本核算
    • 与采购部门沟通，获取最准确的产品采购价格。
    • 报价单制作与发送
      • 制作专业、清晰、格式规范的报价单
        • 《报价单模板》，通常包含：公司抬头、报价日期、报价单号、客户信息、详细的产品描述、单价、总价、货币单位、贸易术语、付款方式、交货期、报价有效期等。
      • 通过微信、邮件或指定渠道，及时、准确地发送给客户或相关销售人员。
    • 精确计算所有相关运营费用
      • 当前核心为境内物流运费
        • 采购部门须提供境内物流运费价格
  • 利润率计算
    • 根据公司既定的利润率目标和客户的战略重要性分级，确定最终的报价利润率。
      • 《价格体系表》
      • 《客户等级表》
  • 报价跟踪与客户沟通
    • 主动跟踪已发送的报价，了解客户的反馈。
    • 回答客户关于报价的任何疑问，如价格构成、产品细节、付款条款等。
    • 根据客户的还盘，进行二次或多次核算与报价调整。
  • 销售合同/形式发票的制作与管理：
    • 合同制作
      • 根据最终确认的报价细节，起草正式的《销售合同》，关键职责： 确保合同所有条款与报价和谈判结果完全一致。
    • 合同审核
      • 将合同草案发送给客户进行确认。解答客户对合同条款的任何疑问，并与销售或经理沟通，进行必要的修改。
    • 合同签署和归档
      • 在双方确认无误后，安排合同打印、盖章（公章或合同章）。
      • 将签署好的合同扫描件发给客户，并要求客户回签。
      • 关键职责： 收到客户回签的合同后，进行仔细核对，然后将正本妥善归档（包括电子版和纸质版）至跟单岗。
  • 采购备货跟进与发货
    • 根据已签署的合同，在系统中向采购部门下达采购指令，确保公司内部信息同步。
    • 根据采购部门对采购进度反馈，制定发运计划，并在系统内完成出库单（SA）制作。
    • 根据仓库反馈的出库单（SA）执行进度及物流安排，制定交付方案，并及时同步客户。
    • 根据过程中的变量，不断修订交付方案，直至最终完成交付。
  • 数据管理与市场分析
    • 建立并维护报价记录数据库，记录每份报价的详情及结果（成功/失败/原因分析）。
    • 定期分析报价成功率，总结失败原因（如价格、交期、竞争对手等），并向管理层汇报。
    • 关注市场动态、汇率波动、原材料价格变化，并及时调整报价策略。
• 管理要求
  • 时效性要求
    • 响应时间： 规定收到询盘后必须在指定时间内（如2-4个工作小时内）做出初步响应，即使无法立即报价，也应告知客户已收到询盘并在处理中。
    • 报价周期： 根据不同产品的复杂程度，设定完成正式报价单的时限（如简单产品4小时内，复杂产品48小时内）。
  • 准确性与质量要求
    • 零容忍错误： 确保产品型号、单位、货币、银行信息等关键数据100%准确，严禁出现操作错误。
    • 报价审核： 建立报价审核机制，如超过一定金额或偏离标准利润率的价格，需由销售经理或部门主管审批。
      • 触发下述条件的单笔报价单，需经陈凯审核： 1、利润率不达标的； 2、单笔报价金额超过20条的； 3、客户当前应收款欠款超过2个月（含）但本次非预付款采购的。
      • 触发下述条件的单笔报价单，需经陈凯审批后，报白宏健确认： 1、利润率低于采购CIF价格22%的； 2、单笔报价金额超过100条的； 3、客户当前应收款欠款超过3个月（含）但本次非预付款采购的。
    • 标准化模板： 使用公司统一的、专业的报价单模板，维护公司形象。
  • 工作流程与纪律
    • 信息录入： 每日将所有询盘和报价信息及时、完整地录入ERP系统，保证数据可追溯。
      • 系统报价账号开通，熟练使用系统
    • 保密纪律： 严格遵守公司保密协议，不得泄露公司成本、客户信息及报价策略。
  • 《客户沟通标准话术》
    • 客户首次对接：X总，您好，贵司的报价工作将由我负责对接。后续有任何疑问可随时联系我。请问，XXX
    • 商务条件对接：X总，您好，已收到您的报价单，请问贵司对产品规格、型号、质量标准、包装、送货物流方式、交货期等是否有明确或特别的要求？
    • 处理疑问：X总，您好，关于XXX，需要和您确认一下
    • 确认商务条件：X总，您好，我根据贵司的需求，整理了一份要求清单，请您过目，看是否有需要补充或修正的，如果没有问题，请帮忙确认下。
    • 报价：X总，您好，附件是印尼亚铝为您出具的报价单，请您查收，等待您的反馈。有什么问题可以随时联系我。
    • 二次报价：X总，您好，附件是沟通后调整过的最新报价单，请您查收，等待您的反馈。有什么问题可以随时联系我。
    • 客户确认成单：好的，非常感谢X总的确认反馈。那我马上为您制作合同，请稍等。
    • 合同确认：X总，您好，附件是印尼亚铝出具的销售合同（附件为报价单），请您确认。
    • 发货确认：X总，您好，亚铝已安排好您订单的商品配送，（首批）商品将于XX时间送到XX地点，我们已经打好包装并粘贴唛头，请您注意查收。（附装货照片）
• 能力要求
  • 内部沟通能力
    • 与采购部门保持密切沟通，确认产品供应稳定性和价格波动。
    • 与销售部门/业务员协作，了解客户背景、谈判策略和特殊要求。
    • 与仓储物流部门确认运费变动。