会议、会展接待流程

这是一篇关于会议、会展接待流程的思维导图，包括住宿、宴请的注意事项、接待前的准备工作、接待中的服务工作和接待后的维护工作等。

接待流程

• 住宿
  • 依据人数，陪同办理入住，分发房卡
• 宴请
  • 中餐业务人员进行简单用餐
  • 晚餐预订餐厅酒水、发放公司纪念品
    • 了解喜好禁忌对接餐厅配餐
    • 了解餐厅格局例如包房卫生间、并提前在餐厅门口等候
    • 负责后勤保障，添茶、倒酒、热毛巾、上菜等，并结账
    • 结束后安排代驾、车辆
• 接待后的维护工作
  • 结束时及时打开通道门“慢走”送客至电梯，欢迎客户再次拜访参观并表达感谢
  • 复位相关展品设备
  • 客户资料归档跟进资料收集整理，核实归档工作，便于查阅
  • 第二天进行客户回访问候
  • 清点剩余用品、备用金报销
• 接待中的服务工作
  • 前台接待起立微笑:“上午/下午好欢迎光临”，并了解来访目的，引领至接待区轻声询问饮品所需，尊者优先
    • 茶水准备、特殊杯具及茶叶
    • 矿泉水
    • 咖啡
    • 点心
  • 询问客户是否有预约以及来访意向
    • 预约：通知移交业务人员做技术讲解项目接洽
    • 非预约：了解客户类型及需求、参观多功能区—展品展示区—套房体验区、介绍后回座详谈
  • 展厅会议准备
    • 环境静音
    • 供应茶水咖啡
    • 辅助展厅设备运作
  • 展厅会议进行
    • 拍照摄像留念
    • 撰写会议记录
• 接待前的准备工作
  • 填写《会务接待信息通知表》，确认人数、姓名、级别。拟定接待计划，申请备用金
  • 通知我方会议服务负责人及业务人员，通知对方具体联络人，沟通邀请函、签到册
  • 车辆准备：司机、车辆数量、停车地点、交通方式、部门负责人协助停车引领
  • 会务展厅支撑
    • 展厅布局、鲜花、名牌座位牌等会议所需物品采购
    • 会议记录：拍照摄像设备调试
    • LED欢迎模板、背景音乐、宣传资料播放准备
    • 环境（窗帘空调茶水点心）
    • 会议资料及公司纪念品准备
  • 制定参观方案，明确路线、解说人
  • 填写《会务接待用餐申请单》《会务接待住宿申请单》确认工作餐，住宿，宴请标准规格
    • 用餐时间地点人数、配餐（酒水、上菜时间、流程等）
    • 工作餐忌口，需要人数用餐时间
    • 住宿时间地点人数、是否需要协助办理入住