工作达人的七个效率法则

工作达人的七个效率法则的思维导图，包含有效管理时间：诊断你的时间，排除无意义活动、锁定特定时间段，专心制定计划、赶走“时间小偷”，抢回时间自主权；例行事务标准化等。

工作达人的七个效率法则

一、有效管理时间

为每项工作设定截止期限， 思考如何在期限内完成工作

关键点

放弃“把事情做完为止”的观念，改变为“在期限内把工作做完”

有勇气舍弃不重要的事

试着列出、检视你的20项工作内容，其中应该有10项是没有意义的

要有留足冗余的习惯

安排行程时，预先扣除一定的时间，用来做想做的事，有价值的事

技巧

1、诊断你的时间，排除无意义活动

分析你的时间运用方式，了解是否确实安排了时间用于你想做的事

两个步骤

即时写下你在每个时间点上实际从事的活动。

自问三个问题，排除无意义活动

德鲁克三问

如果完全不做这些事，会发生什么后果？如果是毫无影响，请立即停止

哪些活动是可以交给别人做，也能做得一样好或更好的？

有哪些事情对于提升工作成效毫无贡献，纯粹是浪费时间？

2、锁定特定时间段，专心制定计划

专门安排时间制定下个周期如下月、下周、第二天计划

自我反省，与自己开会，不受干扰

3、赶走“时间小偷”，抢回时间自主权

打断工作节奏的无意义事件

无意义的闲聊、冗长的会议、突然的访客等

未做好规划引起的混乱

其他无关的

最宝贵的是定计划的时间

4、提早半小时上班、用餐，打造“30分钟个人时差”

通勤、就餐提前30分钟，避免等待、浪费，提升时间价值

5、休息绝不超过15分钟

午睡、工间休息不超过15分钟，否则易造成需要加班的后果

6、制作“等候清单”，管理零碎时间

时间区分

预约时间

用于已被决定的事项

可用时间

预约时间之外的时间

下班或睡前盘点第二天的待办事务，15分钟内可以处理的，制成清单，空余时间处理掉

7、延后一小时午休，延长精华时段

上午一般精神较好，工作效率较高

处理重要、易耗精神的事情

下午易疲惫

安排比较轻松、制式化的时间

将零碎出现的时间，做最大限度的利用

8、创造工作“黄金时段”，随时全神贯注

找到自己的黄金时段

精神好、头脑清晰、效率高的时段

找到次黄金时段以备不时之需

最简单最重要的安排原则

优先度高的重要工作安排在黄金时段

培养自己能随时全神贯注的能力，减少黄金时段和突发事件的冲突限制

9、黄金时段要用在动脑的事务

最佳是上午用脑，下午动身

优先度较高的重要工作，安排在不受干扰的“黄金时段”

10、舍弃完美主义，做到80分就好

工作前提前与上司讨论，掌握整体内容，以免失去方向和焦点

预定完成期限，尽量提前完成，一方面提升专注力，另一方面预留时间给突发事件和额外要求

11、算出你的时薪，掌握你的时间价值

你的一小时，在他人或公司眼中，具备多少价值

合理分配时间和资源，最大限度提升单位时间的利用率和自己的时间价值

12、定出Deadline，做最有时效性的工作

所有工作必须定明截止日期：何人、何时、何事

最后期限基本上皆为明天，最长为一周

有多项同天截止时，立即着手手边需要截止的工作

13、将Deadline提前，提高时间压力

制定的截止期限，要比客观预算的再缩短10%

做好记录，不断改进，提高效率

禁用模糊描述，明确截止期限，舍弃完美主义

二、例行事务标准化

把时间和精力留给思考

1、定时收送，不让电子邮件打断工作

设定专门时间段处理邮件，并做事项分类

2、邮件只读一次，5秒内做判断

每封信只读一次

思考回信内容，判断不超过5秒

立即回复

手头有资料

告知对方稍后回复

需补齐资料

回信内容在20行内结束

锻炼语言精简能力

减少对方阅读时间

3、别“再等一下”，让“马上办”成为习惯

若是小事，则现在考虑，当下决断

4、规划一周行程，建立固定规则

建立起固定的工作模式

5、善用日程软件

公开监督

自我激励

掌握进度

6、使用待办清单

列出一天待完成工作，安排工作顺序

按照重要性、紧急性进行ABC分级

7、制作“检查清单”，避免判断失误

细项

列出所有作业流程，避免遗漏

顺序

依照先后顺序排列，强化作业流畅性

标准

各项流程需要达到的程度，利于掌握

条件

执行时的限制条件

时间

掌握执行时机、长短和频率，利于安排

状况判别

规范执行原则，方便状况变化时的判断

8、做好出差清单，避免遗漏

确认紧急联系人的电话

确定出发与到达时间，事先与对方联络

避免搭末班航次，以免航班取消时无法弥补

准备好交通阻塞、意外时的替代方案

预定最方便的座位，缩短上下交通工具的时间

确认目的地的地址、电话、计程车电话

规划从车站、机场到目的地的行程路线

尽可能集中处理一条路上的约会，节省时间

确认会议室房号、楼层、所需设备

备妥出差用文具盒，每次出差不用再整理文具

洗漱用具统一放在专用包中

携带2-3种基本色服装，节省行李空间

9、“绝不做的事”比该做的事更重要

避免无意义的浪费

10、不要过于沉溺于详细排列优先顺序

11、善用录音工具，边走边录备忘事项

12、一行结论、三行理由，简化书面文件

必要时附上参考资料

13、快速找出文章重点，减少阅读时间

快速浏览文件内文或目录

接着找出结论

最后找出理由

14、抓取核心，商业文书读10%就够

找出必须阅读的部分

文件处理抓重点

15、改善工作空间，打造可集中精力的环境

三、有计划的开展工作

要有目的意识，从目的倒推计划

三种能力

俯视全局，掌握整体的能力

将困难工作细分，分段设定目标的能力

管理过程，预防问题再生的能力

1、定出期限，倒推投入时间与资源

掌握最终目标

确认工作流程

预估花费时间

3个要领

根据过去经验推算

评估该项工作是可变动或是固定的

每项工作预留缓冲时间

2、定目标三技巧

为工作设定期限

有明确的目标

好记性不如烂笔头

用笔写下来，可视化目标

3、动手之前想两个问题

为了什么而做？

为什么要做？

明确重点，避免无用功

4、区分轻重缓急，简化工作内容

善用四象限法则

5、两个图表，帮你决定工作顺序

复杂性不高的工作使用“重要紧急四象限矩阵”

复杂工作使用网络图

计划新工作时，确定各项作业优先顺序以及可同时进行的工作细项

写下手边工作的过程，找出改善的机会

将工作细分成多项微小动作

6、七步分解法解决遇到的难题

将目标分割成可能实现的小目标

以“零压力”的步骤为第一步

逐渐提升步骤二、步骤三的难度，保持适度的紧张感与压力

7、“每天只做六件事”的魔力

每晚就寝前，预想次日需要处理的事

将优先顺序写在纸上，写六项即可

翌日，将这张纸放在口袋中上班

上班后依纸上的顺序，从第一件开始逐个完成

艾维·李工作法

8、“五分钟原则”，处理不想做的事

先做5分钟，热身启动

判断难易度。评估所需时间

安排合适的时间完成

9、最困难的工作优先处理

10、“不经济的事务”统统外包

不适合自己处理的

不属于自己专业的

不符合成本效益的

11、问题解决流程

紧急对策

先解决较为紧迫的项目

不贰过

查明原因，避免重蹈覆辙

横向扩展

总结经验，扩展到其他事务的处理上

12、活用PDCA，有效拆解工作

设定目标

计划执行

管理进度

复盘改进

13、学会请教同事

先思考，提出自己的看法

虚心请求指正

14、检视作业流程，改善关键环节

学会拆解细分，逐步解决问题

四、学会授权、拒绝，应对突发状况

不让突发事件打乱工作节奏

1、事前摸清状况，想好应对策略

乐观评估，希望会变成什么样

现实考量，大概会变成什么样

悲观打算，或许会有什么结果

做好心理准备

进行风险防控

2、两步骤规划，处理紧急情况

先治标再治本

治标着眼于当前需要立即执行的

治本需要查明根本原因

“远”的人优先处理

3、宽松估算工作完成时间，上午完成七成工作

以1.5倍预估，留足缓冲

4、帮负面情绪起名字，克服不确定性的恐惧

设想可能出现的糟糕状况，记下来

思考应变策略

将不确定转化为确定

5、委托工作的“七要四不要”

七要

要明确区分自己和对方负责的作业

要清楚传达工作的目标和目的

要具体地指示工作内容

要传达所委托工作在整体上的定位及重要性

要将如何去做的动作留给对方决定

要委托完整性的工作

要给对方宽裕的时间

四不要

不要用“你只要照我说的去做就好”的态度

不要严格要求对方的一举一动

不要说明过于简略

不要委托之后就毫不关心

6、授权六技巧

考虑对方的状况

能力、特长、工作负担等，安排合适的工作

明确分工

工作的性质、属于整体的哪个部分、要完成到什么程度

被授权者有什么权力

可做哪种级别的决定

设定期限

不要让部分延误拖延整体进度

订出例会

统一解答，检查进度

对授权出去的工作要有整体了解

以备指导或处置意外

7、授权分类，学会追踪

可完全委任，无需回报

需要事后报告

只需事前认可，不需事后汇报

8、三招委托工作，创造自己的时间

强调只有受委托者才能办到

慎选委托的时机

对方的忙碌情况或情绪状况

委托的态度很重要

要诚恳

9、三个原则，防止突发状况

和经办人进行沟通，降低操作风险造成的负担

接受突发任务时，将不重要、不经济的事委托人代办

适度对疏失予以惩罚，遏止超额的请求

10、每天预留30分钟，处理被延迟的工作

11、三个步骤友善拒绝，不被临时任务打乱节奏

清楚告知你有心协助，让请求人能感觉你很感谢他将任务交付于你

为请求人构思两个替代方案

有附加条件的同意，给予选择

尽量不谈你不帮忙的理由

12、定期确认事项或工作进度，避免打扰

养成定期汇报和确认的习惯，凡事有跟进

13、委婉拒绝临时访客

访客与业务相关

委托接待并承诺下次提出解决方案

访客是联络感情

技巧性改约，说明在工作时间外可更放松谈话

难以拒绝的已到访客

避免过多寒暄，必要时直接询问目的，掌握对话主动权

学会增加自己的时间，提高产出成果

五、打造高效能的办公时间

条理清晰、有秩序，学会整理而非收纳

1、办公桌使用规则

常用的才放在桌上，所有物品有固定位置，使用时能马上找到

物品使用后即时归位

2、公文包整理5法则，只留有用、需要的物品

放入没带会不方便的物品，而不是带了会方便的物品

收纳物品重点是能立即取用重要、常用的东西

需要用到的资料，应放在固定位置

报刊杂志只留下需要的部分

定期检查公文包，丢弃过期、不用的东西

3、书架整理3原则

按内容分类，同类放在一起

使用后务必放回原位

定期整理

一年内未使用的转移到其他地方、赠送或者丢弃，为新书留出空间

4、善用笔筒整理文具

工作必需的是首要原则

取拿顺手

不要塞满

整理空间，即拿即用，用后归位

5、善用电脑简化资料管理

把握统一管理的原则，只用一台电脑工作

资料整理四个诀窍

不要把资料夹分得太细

确保大方向便于搜寻和归类即可

建立一个“其他”资料夹

存放无法归类或暂时不确定分类的

以统一的规则来建立文件夹名称

定期备份，避免丢失

6、三类资料夹，分段整理档案

将资料夹分为暂时、固定和参考三大类

进行中的放入暂时资料夹

完成的移入固定资料夹

参考资料收入参考资料夹

两步骤判断归档

判断档案属于临时或参考？

判断档案属于哪个类别？

7、活用硬盘，发挥电脑最大效用的四个原则

划分公务与私务

妥善管理电脑桌面与档案

定期整理，保持桌面整洁清晰

选择较大的屏幕与键盘

善用快捷键

电子文件统一管理，做好备份

8、活用工具收集整理资讯

纸质资讯

使用文件夹，定期评估整理

谈话资讯

随手记下关键字和笔记

独处灵感

活用手机录音、照相记录

9、杜绝垃圾资讯

停止订阅。拒绝接收

10、重视收尾管理

牢记“为做过的事情记录存档”

灵活处理各种资讯

11、按月、日分类期限，限时完成工作

文件管理箱三步骤

收到工作任务后，从完成期限开始倒推，决定何时开始进行，将相关资料放入当月箱子

待该月份临近时，换到标示1-31号的箱子，决定哪天做，并将文件放入期限当日的档案匣

早上到公司先打开箱子，确认今天要做什么事，然后着手处理

12、舍弃不用的资讯，妥善进行文件分类

舍弃三原则

未来容易获取的资料，现在没必要留着占空间

艰涩难懂的资料，短时间无法完全了解，直接丢弃

循环性的资料，固定时间会重复得到，无需留存

收纳保存三原则

以“主题”和“对象”建立分类，以便快速找出重要资料

根据资讯量、用途以及未来扩充性的不同，选择合适的档案管理工具：活页本、大箱子等等

标注标题、简介等资料，同时加以排列，以使能马上看出档案夹里的内容，方便搜寻

13、做好名片管理，活化人脉

让名片有效化

在名片上标记会面日期、地点和特征

依照联络频率，将名片分成2-3类

常用或不常用分别存放

推荐“名片全能王”APP，电子化保存

定期整理名片时，丢弃是最有效率的方式

如果想不起是谁的话

妥善分类、索引，留下有用的资讯，舍弃不需要的文件

六、明快沟通与决策

清楚表达、仔细聆听，节省自己和他人时间

1、电话、传真以简洁扼要至上

先了解电话目的，事先条理式整理好重点，接通后一次讲清楚

决定好打电话时间，不能想打就打

传真

列记要回复的重点

直接写在对方传来的纸上，再传回去

2、三分钟之内把事情讲清楚说明白

先说结论，直接破题说明对方想知道的事情

口齿清晰，避免反复确认询问

加入未来式

让展望使事件更清晰

3、学会SD说话法，凡事讲重点

Summary

概要、结论、整体

Detail

细节

4、报告前预设问答，缩短后续沟通时间

事先预估对方的反应和可能想了解的信息

5、提供多个选项，便于对方做判断

6、用心听，了解对方的个性与想法

听到声音

聆听内容

开口询问

7、自信、好发问，展示干劲

用洪亮的声音展现自信

自信往往与才干划上等号

用于发问，大胆请教，让人觉得你有学习热忱和意愿

8、善用后续联络，10点前结束应酬

10点前结束应酬，致电道谢，将话题引到工作

隔天用传真或手写致谢函，展示对客户的重视

9、利用动作暗示，结束谈话

做与话题无关的动作，如把玩茶杯等

开始整理资料或文具

做出好像要站起来的动作

一直看手表或时间

拉开与对方的距离，减低亲密度

摆出与对方不同的姿势

减少点头赞同或附和

说出要结束的话语

找理由离席

10、带着答案去开会或汇报工作

11、安排非整点时间拜访，引人注意

不整点的时间难记，更能引起别人的注意力

先说重点，再说细节，以“结论一句话”开头，再说明相关内容

七、自我提升与成长

工作是为了生活

1、平衡加班与工作，有效率的工作与充分的休息

2、规划节假日不做的事

平时高效工作

假日有效充电

3、私事与公事都要认真规划

规划私人行程5要点

公事与私事同等重要，没有先后顺序

具体记录待办事项

详细的准备工作必不可少

时间安排不一定要在假日，平时上班前、午休都可排定

确实估算工作所需时间

4、早起早睡，不是早睡早起

将观念从“想要早起必须要早睡”转变为“因为要早起，所以要早睡”，以几点起床来推动几点早起

5、变身晨型人，尽早完成工作

早睡早起

起床后要晒太阳

一定要吃早餐

6、与人相约是治疗懒病的最好方法

责任感激发行动力

7、连续撑三次，建立好习惯

习惯三连胜的感觉，是建立好习惯的一个秘诀

8、模仿效率达人，与他做同样的事

仔细观察

边看边学，并与他做同样的事

完全学会后，试着加上自己的风格

在最好的状态下处理最困难的工作

9、无法专注时可以做的5件事

一遍听可以让自己沉静的音乐，一遍工作，来对付右脑的杂念

在心中仔细反复背诵正面的话，来消除左脑的杂念

快速走路

快速写字

内心背诵的座右铭等正面的文字

挺腰

释放肩膀的紧张

10、思路阻塞、无法集中注意力的时候，站起来动一动

11、少看电视多看书，提高专注力

12、学习内化知识，培养工作直觉

内隐知识来自于经验积累，无法用语言等描述

13、学会读商业书，锁定目录、前言和标题即可

训练专注，可以随时集中注意力

14、学会输出，朋友圈等自媒体是极好的提升和展示自我的平台