高效会议思维导图

高效会议思维导图，介绍了高效会议的含义、如何衡量会议成效、组织高效会议小贴士等，有需要的朋友收藏下图学习吧！

高效会议

• 什么是高效会议？
  • 1、明确范围已获得成功
    • 明确会议目标
      • 我们将举行哪种类型的会议？（交流信息，解决问题还是考核成果）
      • 会议的理想结果是什么？
      • 会议的目标可行吗？
      • 我们可能面临怎样的阻力？
    • 召集合适的人员参加
      • 谁是决策或会议目标的关键利益相关方？
      • 这些人员将在会上看到哪些成果？
      • 你希望关键人员在会上担任什么角色？
      • 我们是否已经与关键人员讨论过会议目标？
        • 确保不存在任何意外情况
        • 确认对关键论点的支持
    • 准备好恰当的信息
      • 哪些信息与会人员需要确保在会前充分了解？
      • 你希望与会人员在会前准备哪些内容？
      • 与会人员需要多长时间评估信息和准备会议发言？
      • 确保信息简明扼要，并高度概括
    • 制定明确的议程
      • 怎样的顺序的讨论最可能实现我们的目标
      • 如何尽可能开短会？
      • 与会人员需要在开会前多久看到会议议程？
  • 2、主持举行会议
    • 明确人员角色
      • 与会者
        • 提供必要的知识和信息
        • 发表意见和建议
        • 做到富有建设性和从效果出发
        • 畅所欲言，否则永远三缄其口
      • 主持人
        • 通过对理想效果的概括作为会议的开场白
        • 确保会议举行，严格遵循会议议程，没有被任何人主导
        • 通过对约定行动方案和时间框架的总结宣告会议结束
        • 在具体节点控制讨论，以确保所有有效意见均得到表达
        • 迫使集体拿出高质量的成果
        • 澄清行动内容，确保全体与会人员都认可下一步工作安排
      • 记录人
        • 跟踪记录的要求
        • 不做任何决定
        • 记录行动项目，负责人和时间
        • 确保提供信息以支持解决问题
      • 决策者
        • 让利益相关方参与决策
        • 倾听各方意见，作为耐心细致和善解人意
        • 列出决定的标准和局限
        • 指导集体作出最佳决策
          • 引导他们得出正确结论
        • 明确归纳所决定以及决策的理由
        • 必要时解决争议和作出决策
      • 高效会议是全体与会人员的责任
    • 主持讨论
      • 判断讨论的结论对会议目标的帮助
        • 没有帮助果断停止讨论
      • 剖析提出逻辑思维，帮助他人深化理解
      • 在不同层面的讨论对话中穿梭对照
        • 分清楚是具体问题（解决问题）还是方法论（工作改进）
      • 谨防跑题
      • 坚持对话的逻辑，对事不对人
      • 防止责任分散，要把工作明确分解到个人
      • 注意气场强大的快嘴王，给出让人质疑的机会
      • 每一个议题都要闭环
      • 给予每个意见表达着两分钟的表达时间，使其可以完整表述清楚他的想法
    • 真正解决问题
      • 通过五问法找出问题产生的关键节点
      • 通过鱼骨图法（人、机、料、法、环）找出问题薄弱部分
      • 讨论确定行之有效的解决措施
      • 可以从根本上解决问题
        • 倒推：如果我们采取了上述解决措施，这个问题就可以不再出现
    • 归纳约定和结论
      • 准备有关关键决策
      • 表达的主要意见的简要总结
      • 记录后续任务、责任人和约定时间
  • 3、富有成效的
    • 列出行动纲领
      • 恰当的定义需要执行的任务，以确保达到效果
    • 明确后续执行责任
      • 分配恰当的人员执行任务以推动结果达成
      • 定义需要交付的成果
    • 定义执行任务的预期时间
      • 具体的起止时间，不要含糊的时间段
    • 5W2H原则
• 如何衡量会议成效？
  • 跟踪行动项目的进展
    • 跟踪任务是否延期来评估会议的成效
  • 采取衡量时间的量化方法
    • 会议总时长
    • 会议开始前等候的时长
    • 无效议题的时长
    • 冗长讨论的时长
    • 无效率讨论的时长-议题有无决策
    • 低效的无重点的汇报时长
    • 低效会议浪费的总时长
• 组织高效会议小贴士
  • 永远准时开始
  • 把开始时间安排在整点后的15分钟
  • 解释组织会议的原因
  • 按照议程一项一项过议题
  • 关注时间并确保小组注意力集中的讨论
  • 准时结束会议
  • 把事项分配给合适的小组成员并指定预期时间
  • 感谢参与并强调会议工作价值
  • 12小时内将会议纪要发送给相关方