公司体系文件架构

公司文档体系架构思维导图：包含 构建数字化文档体系的目的，数字化文档管理流程要点， 文档体系分类，公司章程：是规定企业设立、变更、合并、撤销、企业经营范围等等等

公司文档体系架构

• 构建数字化文档体系的目的
  • 集中存储，实现统一的文档共享，长期保存
  • 建立树形目录结构，可创建文件夹及子文件夹
  • 搜索引擎，精准查找所需文件，提高工作效率
  • 设置权限管理，实现文档安全共享
  • 存储加密，防止文件扩散，保证数据安全可靠
  • 协同管理，可实现多人在线编辑文档
  • 统一文件格式，规范管理，实现标准化、知识结构化、隐性知识显性化
  • 文档申请、创建、审核、批准走线上，省去纸质文档签字时人员难找到
  • 数字化文档管理，实现从档案的收集、编写、查询、统计、使用、销毁为一体的全生命周期管理。
  • 把无纸化办公和自动化办公结合起来，实现无纸化和物理化文档的有机组合
• 数字化文档管理流程要点
  • 文档的形成，可以是Word、Excel、PPT、PDF、图片、音视频等
  • 文档的收集，手工录入，工具迁移，系统协同交换
  • 文档的整理编目，进行分类、编号、整理、审批、归档
  • 文档的使用，根据需求取阅、编辑、执行等
  • 文档的管理，电子档案保存，建立档案信息资源库
• 文档体系分类
  • 基础性文件
    • 公司章程：是规定企业设立、变更、合并、撤销、企业经营范围等
    • 公司组织架构：是明确组织内部成员相互之间关系，在组织中的地位，拥有的权利，承担的责任，发挥的作用，提供的一个共同约定的框架，保证资源和信息流通，实现共同价值目标。
    • 公司文化大纲：是描述企业使命、愿景、核心价值观、企业与个人成长、价值分配、经营政策、人力资源政策、组织管理原则。
    • 方针目标：是企业经营战略、经营目标、落实经营决策的纲领性文件，调动各级员工的积极性，提供组织管理水平的重要工具。
  • 体系文件
    • 管理手册：是规定企业管理的基本要求，是质量体系建立和运行的纲领，是“做什么”的问题
    • 程序文件：是实施质量体系要求所涉及到的各部门质量活动和具体工作程序，是“如何做”的问题
    • 作业指导书（操作规程）：是实施过程或操作步骤，是依据什么执行的问题
    • 记录表单：是体系运行的证实依据，即执行的结果如何
• 文档总目录
  • 文档分类列表，按文档类别，分别分成一级、二级、三级文件，指定负责部门和负责人。
  • 文档颁发回收记录，文件审批完成，需要纸质版的需进行颁发新版本收回旧版本，以免误用。
• 资产管理
  • 资产管理制度/流程：分类管理
  • 固定资产管理台账：资产统一编码或“条码化”，打印二维码
• 费用管控
  • 预算编制：分阶段、部门、项目等多维组合预算编制，基于流程实现预算调整
  • 预算控制：预算编制的执行，根据权限可实时查询，根据使用情况及时预警
• 招投标管理
  • 招投标管理制度/流程
  • 标书
  • 中标通知
• 项目文档
  • 循环水项目
    • 销售文档：销售指导手册、销售管理制度、客户档案管理制度
    • 技术文档：技术指导手册、加药操作规程、加药设备安装流程
    • 管理中心文档：佣金管理制度
  • 工程项目
    • 销售文档：销售管理手册、销售管理制度、客户档案管理制度
    • 技术文档：设计过程管理程序、项目评审管理程序、过程图纸编制规定、工程设计项目计划书
    • 项目文档：工程施工管理规范、质量检查标准、验收评价管理制度、技术管理制度
    • 运维文档：设备管理制度、运维现场管理制度、外协管理制度、废水操作规范、设备操作规范
    • 管理中心文档：佣金管理制度
• 部门文档
  • 公司文档：公司章程、组织架构、文化大纲、方针目标、员工手册、积分管理、岗位职责、文件管理、年终奖励方案等
  • 人事行政：招聘、内推、人事管理、培训、绩效、薪酬、健康管理、奖惩、办公室管理、考勤、档案、宿舍、车辆、印章、会议、接待等
  • 市场管理：市场管理、计算机网络管理、c-care管理等
  • 采购管理：采购内部管理、供应商管理、仓储管理等
  • 实验室管理：实验室管理、化学品管理等
  • 财务管理：资金管理、报销管理、资产管理、成本核算、合同管理
• 外来文档
  • 政府文件、通知：涉及人事行政、财务等，相关人员负责上传
  • 项目文档、通知：涉及事业部及其他部门相关文档及行业报告，相关负责人上传
• 合同管理
  • 员工劳动合同：人事上传员工劳动合同模板，系统通知员工签订
  • 劳务协议：人事上传《劳务协议》，电话或当面通知员工签订
  • 销售合同：销售部员工上传《销售合同》模板及签核好的合同
  • 采购合同：采购部员工上传《采购合同》模板及签订好的合同
  • 项目合同：相关负责人上传需要合同模板及签订好的合同，如市场部、财务部、综管部等与外部签订的合同等
• 流程审批
  • 文件变更申请：文件新增、修订、撤销等
  • 协同编辑：多人参与在线编辑，评论等