信息系统项目管理常见问题分析及解决方案

信息系统项目管理常见案例问题分析及解决方案汇总，9大管理过程模块常见问题分析及解决方案

• 信息系统项目管理常见问题分析及解决方案
• 可研、整体管理
• 可行性研究内容
  • 技术可行性分析
  • 经济可行性分析
  • 运行环境可行性分析
  • 其他方面的可行性分析（法律、社会等）
• 制定计划常见问题
  • 计划应有项目组参与制定
  • 计划内容不周全或不充分或缺少计划
  • 没有评审和审批就执行
  • 项目已变更，计划未更新
  • 没有处理好内部依赖关系和制约因素，对计划产生影响
  • 执行方法不合理
• 范围管理
• 范围管理可能问题
  • 没有挖掘到全部隐性需求，缺乏精确的范围定义
  • 没有有效的范围管理，造成二次变更
  • 对范围控制不足
  • 没有和客户进行需求确认
  • 没有制定范围管理计划或项目管理计划
  • 变更结果没有得到客户确认
• 范围管理应对措施
  • 对项目范围清晰定义，并根据定义对工作进行分解
  • 对项目进行合理估算，量化工作量
  • 对项目敢为进行有效控制
  • 重新定义项目范文必须得到客户和高层的确认
  • 进行沟通管理，协调多个项目干系人之间的矛盾
• 范围变化将导致哪些类型的项目变更？
  • 成本变更
  • 进度变更
  • 质量标准变更
  • 合同变更
  • 整体变更
  • 质量变更
  • 人力资源
• 范围变更控制的要点
  • 确定范围变更是否已经发生变化
  • 对造成范围变更的因素施加影响，以确保这些变更得到一致认可
  • 当范围发生变更时，对实际的变更进行管理
• 进度管理
• 进度管理可能出现的问题 以及可以采用的办法
  • (1)团队成员没有及早参与,需求分析耗时长,要早期参与进项目
  • (2)经验不足,进度计划制定不准
    • 采取有效的历时估算方法和网络计划技术,制定进度计划
  • (3)考虑项目期间特定时期会对进度产生影响
  • (4)增加人手,聘请更有经验的人员,或找兼职人员
  • (5)加班
  • (6)并行
  • (7)重新估算后面的工期
  • (8)加强沟通,减少变更
  • (9)加强控制,避免返工
  • (10)外包
  • (11)加强沟通,先完成关键需求
  • (12)增加资源有时可能压编工期有限
  • (13)关注关键路径,在关键路径上加资源,有效果
  • (14)关注里程碑
  • (15)加强进度与成本、风险、质量等知识点的协调
• 进度问题解决方案
  • (1)向公司申请增加资源，或使用经验丰富的员工
  • (2)优化网络图，重排活动之间的顺序，压缩关键路径
  • (3)临时加班（赶工），尽可能补救耽误的时问或提高资源利用率
  • (4)将部分阶段的工作改为并行，并进行内部流程的优化
  • (5)变更原来的进度计划
    • 根据上一阶段的绩效，对后续工作重新评估
    • 修订计划，并征寻项目干系人的同意
  • (6)加强同项目千系人的沟通
  • (7)加强对交付物、项目阶段工作的及时检查和控制，避免后期出现返工
  • (8)尽可能调配非关键路径上的资源用于关键路径上的任务
  • (9)优化外包，采购等环节，并全程监控
• 成本管理
• 挣值计算
  • 时间和成本关系图
• 质量管理
• 项目质量管理可能问题
  • (1)没有制定可行的质量管理计划并积极实施
  • (2)没有全面的质量管理进展情况报告
  • (3)沟通方式单一或不全面，容易误导用户，致用户不必要的担心
  • (4)质量保证过程中缺乏的QA参与
  • (5)质量控制环节缺失，例如评审和测试
  • (6)测试方法不当或不充分
  • (7)测试控的流程不对，或未进行质量控制就进行了范围确认
• 质量问题解决方案
  • 1、严格执行公司的质量管理体系规范工作流程；
  • 2、制定质量管理计划；
  • 3、执行质量保证计划：
  • 4、调配相关资源（如：人、财、物等）加强后续质量保证工作：
  • 5、加强后期的质量控制和测试：
  • 6、提前加强产品交付后的客户服务和维护工作：
  • 7、加强沟通；
  • 8、建议必要时修改质量基准争取以最小的代价获得用户认可。
• 提高信息系统项目质量措施
  • 强有力领导
  • 建立组织级项目管理体系
  • 建立组织级质量管理体系
  • 建立项目级激励制度
  • 理解质量成本
  • 提高项目文档质量
  • 发展和遵从成熟度模型
• 质量保证
  • 作用
    • 按照既定的质量计划来对过程进行追踪
    • 具有质量改进的作用
  • 内容
    • 使用户对项目质量建立信任的外部质量保证
    • 使承建方内部中高层领导保证有对目前各工作的信任
  • 如何进行
    • (1)制定质量标准
    • (2)制定质量控制流程
    • (3)提出质量保证所采用的方法和技术
    • (4)建立质量保障体系
• 实施质量保证的方法
  • 首先执行项目的质量管理计划
  • 采用质量保证的工具和技术
  • 提出相应质量整改措施
    • 建议的纠正措施、对项目计划可能的更新
    • 对组织资产可能的更新、变更请求
• 质量保证人员，在整个项目中应该完成哪些工作？
  • (1)计划阶段制定质量管理计划和相应的质量标准
  • (2)按计划实施质量检查,是否按标准过程实施项目工作。 注意项目过程中的质量检查 每次进行检查之前准备检查清单(checklist) 并将质量管理相关情况予以记录
  • (3)依据检查的情况和记录,分析问题,发现问题, 与当事人协商进行解决。问题解决后要进行验证; 如果无法与当事人达成一致,应报告项目经理或更高层领导, 直至问题解决
  • (4)定期给项目干系人发质量报告
  • (5)为项目组成员提供质量管理要求方面的培训或指导
• 质量控制的工作应做好的内容
  • ①对维护工作进行质量控制,做好相关文档工作
  • ②在有条件情况下,开始对已交付系统进行文档建设, 尤其是用户手册的建设工作
  • ③建立组织级的质量管理体系和相关的标准及规范, 取得高层领导的支持和信任,开展整体质量控制观念的培养, 在以后工作中实施严格的质量控制工作
• 人力资源管理
• 人力资源可能问题
  • ①缺乏足够的项目管理能力和经验;
  • ②兼职过多,精力和时间不够用,顾此失彼;
  • ③没有进入管理角色,定位错误,疏于对项目的管理;
  • ④新人缺乏培训和全程的跟踪和监控;
  • ⑤没有进行良好的冲突管理
• 人力问题应对措施
  • ①事先制定岗位的要求、职责和选人的标准,并选择合适的人选;
  • ②对工作进行全面估算,如果有人负荷过重,需要找人代替,解决负载平衡问题;
  • ③事前沟通并对相应人员明确要求,明确角色的轻重缓急，促使尽快转换角色；
  • ④上级应该注意平时对人员的培养和监控：
  • ⑤对项目团以进行有效的冲突管理。
• 团队组建常见问题
  • ①招慕不到合适的项目成员；
  • ②团队的组成人员尽管富有才干，但却很难合作；
  • ③团队气氛不积极，造成项目团队成员的士气低落；
  • ④项目团队的任务和职责分配不清楚：
  • ⑤人员流动过于频繁。
• 团队问题产生原因
  • ①没有能够建立人力资源获取和培养的稳定机制;
  • ②没有完整识别项目所需的人力资源种类、数量和相关任职条件;
  • ③没有建立一个能充分、有效发挥能力的团队;
  • ④没有清楚地分配工作职责到个人或人力单元
• 团队问题应对措施
  • ①建立稳定的人力资源获取和培养机制;
  • ②在项目早期,进行项目的整体人力资源规划,明确岗位设置、工作职责和协作关系;
  • ③进行项目团队建设,加强团队沟通,建立合作氛围;
  • ④根据项目团队成员的工作职责和目标,跟踪工作绩效, 及时予以调整和改进,提升项目整体绩效
• 冲突产生原因
  • 项目的高压环境
  • 责任模湖
  • 多个上级的存在
  • 新科技的流行
  • 解决冲突：问题解决或者求存同异妥协解决。
• 冲突管理策略
  • (1)问题解决
  • (2)妥协
  • (3)圆滑（求同存异）
  • (4)强迫
  • (5)撤退
  • (6)合作
• 如何对待项目中出现的冲突
  • ①运用冲突解决办法正确解决双方冲突：
  • ②提高自己的技术能力，行使专家权力说服冲突双方，获得双方信任；
  • ③对消极怠工员工行使强制力让其努力工作：
  • ④和团队成员增强沟通和交流，获得团队成员的信任；
  • ⑤跟踪个人和团队的执行情况，及时反馈和协调变更；
  • ⑥实行奖励制度以激励团队。
• 团队成员之间的冲突导致项且失败 （包括人员流失）如何解决？
  • ①项目角色职责是否制定合理;
  • ②要与项目组成员有良好的沟通,要听取各方面意见和建议。
  • ③冲突发生后要及时解决,如果处理失败要及时上报,不能加入一方打击另一方。
  • ④因冲突发生,导致消极息工,要行使强制力。
  • ⑤要行使专家权利说服争执双方。
  • ⑥如果造成人员流失,要做好弥补工作,提前预防人员流失。
  • ⑦因冲突导致士气低落等,可通过团队建设活动,认可奖励等制度活动来激励团队。
• 沟通管理和干系人管理
• 项目干系人
  • ①项目经理
  • ②顾客/客户
  • ③执行组织
  • ④项目团队成员
  • ⑤项目管理团队
  • ⑥出资人
  • ⑦有影响的人
  • ⑧项目管理办公室
• 如何改进项目沟通
  • ①使用项目管理信息系统
  • ②建立沟通基础设施
  • ③使用项目沟通模版
  • ④把握项目沟通基本原则
  • ⑤发展更好的沟通技能
  • ⑥把握人际沟通风格
  • ⑦进行良好的冲突管理
• 沟通管理可能问题
  • ①内部管理有问题,监管不力
  • ②没有或极少与客户进行直接沟通
  • ③现场管理制度执行不力
  • ④总包与分包责任不清
  • ⑤客户获取的信息失真,总包推卸责任
  • ⑥客户自己本身的问题,包括资金、管理水平等
  • ⑦可能监理工作没到位
• 沟通管理应对措施
  • ①做好干系人分析
  • ②发挥总包的牵头和监理的协调作用
  • ③对共用资源可用性进行分析,引入资源日历
  • ④解决冲突
  • ⑤建立健全项目管理制度并监管其执行
  • ⑥采用项目管理信息系统
• 可能问题和应对措施的补充
  • （1）缺乏沟通，合作氛围不够，
  • （2）及时信息分发，加强沟通，让客户了解项目具体情况
  • （3）注重沟通技巧，建立融洽的合作气氛
  • （4）没有对团队成员的沟通需求和沟通风格进行分析
  • （5）没有开一个高效的会
  • （6）沟通方式单一
  • （7）没有冲突管理
  • （8）开高效会议的做法
  • （9）分析成员的沟通风格，从而采用相应的沟通方式
  • （10）多种沟通方式
  • （11）采用一些沟通模板
  • （12）加强冲突管理
  • （13）采用一些沟通模板
  • （14）多供应商的沟通
  • （15）解决冲突，包括干系人对项目期望之间的冲突、资源冲突等。
  • （16）做好干系人分析，调研各集成商的沟通需求。
  • （17）周期性的沟通。
  • （18）突发事件的协调。
• 合同管理
• 项目合同签订的注意事项
  • （1）当事人的法律资格
  • （2）质量验收标准
  • （3）验收时间
  • （4）技术支持服务
  • （5）损害赔偿
  • （6) 保密约定
  • （7）台同附件
  • （8）法律公证
• 合同管理各阶段
  • (1）合同前期管理——合同谈判、合同签订
  • (2）合同执行期管理—合同履行、合同变更、合同终止
  • (3）合同收尾管理—合同收尾
• 合同签订管理可能的问题
  • 1.没有做好签订合同之前的调查工作，合同签订过于草率
  • 2. 合同没有制定好，缺乏明确清晰的工作说明或更细化的合同条款
  • 3. 没有采取措施，确保合同签约双方对合同条款的一致理解
  • 4. 合同中缺乏相应的纠纷处理条款
  • 5. 对于签订总价合同的风险认识不足
• 合同管理里可能会出现的问题
  • ①合同没订好，没有就具体完成的工作形成明确清晰的条款
  • ②甲方没有对需求及其变更进行统一的组织和管理
  • ③缺乏变更的接收/拒绝准则
  • ④项目干系人及其关系分析不到位，范围定义不全面、不准确
  • ⑤甲乙双方对项目范围没有达成一致认可或承诺
  • ⑥缺乏项目全生命周期的范围控制
  • ⑦缺芝客户/用户参与
  • ⑧甲方无法进行跨部门协调
• 合同管理可能遇到的问题
  • 实施范围不清楚
  • 验收标准不清楚
  • 项目沟通有问题
  • 客户不验收或拖延验收、签字
  • 客户有情绪、不付款
  • 客户对项目质量信心不足
  • 售后没有承诺
• 在合同各阶段进行范围管理（应对措施）
  • （1）合同谈判阶段
    • ①取得明确的工作说明书或更细化的合同条款
    • ②在合同中明确双方的权利和义务，尤其是变更
    • ③采取措施，确保合同签约双方对合同的理解是一致的
  • （2）计划阶段
    • ①编制项目范围说明书
    • ②创建项目的工作分解结构
    • ③制定项目的范围管理计划
  • (3） 执行阶段
    • ①在项目执行过程中加强对已分解的各项任务的跟踪记录
    • ②建立与项目干系人进行沟通的统一渠道
    • ③建立整体变更控制的规程并执行
    • ④加强对项目阶段性成果的评审和确认
    • ⑤项目全生命期范围变更管理
• 索赔流程
  • 1、提出索赔要求
  • 2、提交索赔资料
  • 3、索赔答复
  • 4、 索赔认可
  • 5、提交索赔报告
  • 或者 >
    • 4、索赔分歧
    • 5、提请仲裁（或者提超诉讼）
• 进行合同分析时应重点关注的内容
  • （1）合同内容主要包含当事人各自的权利、义务。
  • （2）项目费用及工程款的支付方式。
  • （3）项目变更的约定
  • （4）违约责任
  • （5）质量要求
  • （6）建设单位提交有关基础资料的期限， 承建单位以及最终成果的期限
• 风险管理
• 风险来源
  • ①需求风险；
  • ②技术风险；
  • ③团队风险；
  • ④关键人员风险；
  • ⑤预算风险；
  • ⑥范围风险
• 主要风险项
  • 没有正确理解业务问题
  • 用户不能恰当的使用系统
  • 拒绝需求变更
  • 对工作的分析和评估不足
  • 人员流动
  • 缺乏合适的开发工具
  • 缺乏合适的开发与实施人员
  • 缺乏适合的开发平台
  • 使用了过时的技术
• 风险应对措施
  • 用户培训、系统所有者和用户的承诺与参与、使用高水平的系统分析师
  • 用户的定期参与、项目的阶段交付、加强用户培训、完善信息系统文档
  • 变更管理、应急措施
  • 采用标准技术、使用具
  • 有丰富经验的项目管理师
  • 保持好的职员条件、确保人与工作匹配、保持候补、外聘、行业规范
  • 预先测试、教育培训、选择替代工具、增强组织实力
  • 外聘、招募、培训
  • 全面评估、推迟决策
  • 延迟项目、标准检测、前期研究、培训
• 文档和配置管理
• 配置库分类
  • 动态库
    • 开发库
    • 程序员库
    • 工作库
  • 受控库
    • 主库
  • 静态库
    • 软件仓库
• 变更管理
• 变更管理可能出现的问题
  • ①对用户的要求未进行记录
  • ②对变更的请求未进行足够的分析，也没有获得批准
  • ③在修改的过程中没有注意进行版本管理
  • ④修改完成后未进行验证
  • ⑤修改的内容未和项目干系人进行沟通
• 变更管理问题可能导致的后果
  • ①缺乏对变更请求的记录可能会导致对产品的变更历史无法追溯， 并会导致对工作产物的整体变化情况失去把握
  • ②缺之对变更请求的分析可能会导致后期的变更工作失误
  • ③在修改过程中不注意版本管理， 一方面可能会导致当变更失败时无法进行复原； 另一方面，对于组织财富和经验的积累也是不利的
  • ④修改完成后不进行验证则难以确证变更是否正确实现
  • ⑤未与项目干系人进行沟通可能会导致项目千系人的工作之间出现不一致之处
• 收尾管理
• 系统集成项目的验收工作包括
  • （1）系统测试
  • （2）系统的试运行
  • （3）系统的文档验收
  • （4）项目的最终验收报告
• 项目总结会的内容
  • 项目绩效
  • 技术绩效
  • 成本绩效
  • 进度计划
  • 绩效识别问题
  • 解决问题意见和建议
• 项且总结内容和意义
  • (1）了解项目全过程的工作情况及相关的团队或成员的绩效状况。
  • (2）了解出现的问题并进行改进措施总结。
  • (3）了解项目全过程中出现的值得吸取的经验并进行总结。
  • (4）对总结后的文档进行讨论，通过后即存入公司的知识库，从而纳入企业的过程资产
• 甲方不验收，一般可以怎么做？
  • 1、请求公司的管理层出面去与甲方协调
  • 2、重新确认需求并获得各方认可
  • 3、和甲方明确合同、以及双方确认的补充协议等， 包括修改后的范围、进度和质量方面的文件等，作为验收标准
  • 4、准备好相应的项目结项文档，向甲方提交
• 系统集成项目的涉及的文档应包含
  • （1）系统集成项目介绍
  • （2）系统集成项目最终报告
  • （3）信息系统说明手册
  • （4）信息系统维护手册
  • （5）软硬件产品说明书、质量保证书