会展场馆经营与管理

会展场馆经营与管理：包含世界场馆管理委员会WCVM，提供给【成员协会】&【成员协会and WCVM所代表的场馆、个人】直接有效的通道，召开由WCVM主办的周期性会议（：分享行业内信息&活动）等等

会展场馆经营与管理

• 第一章
  • 国际组织
    • 世界场馆管理委员会WCVM
      • 成员
        • 会议场馆国际协会AIPC
        • 国际会议经理协会IAAM
        • 欧洲活动中心协会EVVC
        • 亚太场馆管理协会VMA
        • 体育场馆经理协会SMA
        • 1996+西班牙巴塞罗那+会议=肯定了【满足“公共集会场馆管理行业中”大量现存协会对全球信息和沟通资源需求的】世界性组织的价值
      • 目的/目标
        • 提供给【成员协会】&【成员协会and WCVM所代表的场馆、个人】直接有效的通道
        • 鼓励成员协会中的相互帮助和合作
        • 促进有关【公共集会场馆管理】专业信息、技术和研究的分享
        • 召开由WCVM主办的周期性会议（：分享行业内信息&活动）
        • 提高行业内知识水平和了解程度、促进相互理解
        • 有助于世界更好的了解公共集会场馆行业
        • 通过【协会&成员间信息和技术交流】来【提高沟通】与【促进专业发展】。
      • 战略
        • 1⃣️所有WCVM的出版物与文具信笺上展示WCVM标志
          • 知名度
        • 2⃣️向共同的资源中心提供信息和数据
        • 3⃣️在WCVM与其各自的成员之间提供成员互惠
        • 4⃣️参与成员合作活动
        • 成员间
        • 5⃣️同意并赞助WCVM的指导性报告书
          • 支持协会发展
      • 还应采取的措施
        • 1⃣️收集并传播管理【公共集会场馆】有效方法的新信息
          • 推动行业发展
        • 2⃣️为信息、报告、论文和研究交流提供论坛
        • 6⃣️推动国际互联网的沟通与交流
        • 促进交流
        • 3⃣️为组织内所有成员（协会+人）提供资源利用的便捷通道
        • 4⃣️鼓励成员协会和它们各自成员间的互相帮助
        • 5⃣️探索对所有成员协会互利的项目&活动的交流
        • 互利互惠
    • 国际展览业协会UFI
      • 主要任务
        • 为会员搭设合作与交流平台
        • 加强行业监督、管理和协调
        • 会员间
        • 提高全球展览会举办水平
          • 行业
        • 促进国际贸易
          • 最终结果
      • 认证
        • 流程
          • 指导委员会提交认可提议
          • 审核——三分之二多数支持通过则认可会员资格
          • 若后续发现不再具备有关条件，则撤销认可
          • 每年一次的全体成员大会中的一项议程
        • 相关条件
          • 所在国家认可其为“国际会展场馆”
          • 直接或间接【外国参展商】的【数量&展出净面积比例】>=20%
          • 【外国观众】数量>=4%
          • 申请材料必须使用尽可能广泛的外文
          • 国际
          • 展会举行期间🈚️任何非商业性活动（PS: 与展会主题内容一致的科学类技术&教育类研讨会🉑️）
          • 参展商：生产商、独家代理商、批发商（其他不许）
          • 严格🈲️现场销售商品/现场买卖
          • 展会定期举办+展期不超过两周
          • 申请认可时最少定期举办过三次
          • 会展
          • 场馆：🉑️提供软硬件服务+展场为适当的永久性设施
          • 接待：🉑️向参展商、观众、外国观众提供接待、协助及商旅服务
          • 场馆
      • 品牌效应
        • 通过认证🉑️整体提升场馆的各个层面、有利于与其他会员合作与交流
          • 已有一定基础和影响力的展会应将争取UFI认证的工作提上日程
  • 国际著名场馆及发展经验
    • 场馆案例
      • 1⃣️荷兰-阿姆斯特丹RAI展览中心——人性化
        • 吸引力：环境温馨、人性化，参展观展经历难忘
        • 创造力：建筑、信息通信技术、后勤保障等各方面创新
        • 可持续：软硬件环境常变常新
        • 国际化：设施与服务按照国际标准
        • 和气生财：适度盈利+客户和观众获取最大利益
        • 地理位置优越：毗邻首都市中心
      • 2⃣️澳大利亚-墨尔本展览会议中心MECC——设施先进
        • 最新的通信技术：“设备最先进”口碑效应
        • 灵活的质量控制体系：定制服务
        • 完备的餐饮设施：口碑+1
      • 3⃣️巴黎会议中心——联盟优势
        • 地理位置优越：巴黎圣地
        • 本身：专业化程度高（硬件+服务）、可满足各类需要
        • 统一的会展目的地品牌：四家会议中心组成的联盟
          • 成员间各自的优势🉑️共享互惠
      • 4⃣️英国-格拉斯哥展览会议中心SECC——苏格兰风格
        • 灵活：展厅面积可调整（隔离墙可移动）
        • 基础设施/综合设施完备：食宿、金融网点、医务中心、停车场
        • 交通便利：自身独立的火车站点、公交车站、直升机停机坪
        • 风格独特：苏格兰风格
      • 5⃣️英国-伦敦展览中心：伯爵院+奥林匹亚
        • 灵活：展厅面积可调整
        • 硬件设施现代化且实用、展厅面积大
        • 软件技术服务周到健全，招待服务出色
        • 基础设施/综合设施完备：食宿方便、交通便利
      • 6⃣️澳大利亚-悉尼会展中心——会展合一
        • 多功能性
        • 硬件设施优秀：展馆面积大、设施先进
        • 收入模式平衡：展览、会议、餐饮三分收入
      • 7⃣️加拿大-温哥华会展中心——政府扶持
        • 设计形象成为地标
        • 硬件设施优秀：虽展览面积不大，但设施先进、设备专业化+展馆可调整，便利、可满足各种需要
        • 软件服务优秀
        • 国家和地方政府共同扶持发展
      • 8⃣️澳大利亚-亚凯恩斯会议中心——环保
        • 绿色环保设施独具一格，推动会展业的发展
      • 9⃣️意大利博洛尼亚展览中心——现代化、效率高
        • 大+交通食宿便利
      • 🔟意大利维罗纳展览中心——古老
        • 大、灵活（模块式自由组合结构）、基础/综合设施完备、硬件设施设备先进
      • 1⃣️1⃣️意大利米兰国际展览中心
        • 规模大、地理位置优越、展会内容多样性
        • 展览中心品牌效应
        • 收入透明度高
      • 1⃣️2⃣️伯明翰国家展览中心
        • 创新：建筑风格
        • 灵活（展厅格局🉑️根据需要分割利用）
        • 基础/综合设施完备：健全的服务娱乐设施
      • 1⃣️3⃣️布鲁塞尔展览中心
        • 大、灵活、交通便利
      • 1⃣️4⃣️日内瓦展览中心
        • 地理位置优越
        • 硬件设施先进：最先进的声、像和同声传译设备，满足各种要求
        • 餐饮设施齐全
      • 1⃣️5⃣️法国里昂展览中心
        • 大、设备先进且现代化、服务设施齐全（食宿）、交通便利
        • 中心为参展商、供货汽车、观众提供专门入口
      • 总结
        • 外部环境
          • 政府政策支持
          • 地理位置优越
          • 基础/综合设施（展馆周边环境）完备：酒店、服务娱乐设施、旅游景点、安全
        • 内部环境
          • 灵活的结构
            • 可定制或可调整展厅结构or面积，尽可能满足不同会展活动的需要
            • 良好的采光、通风系统
          • 优美的内部环境：（联系第八章5S改善法）
          • 现代化、实用、先进的硬件设施
            • 通信技术、设备专业化（声、像和同声传译设备）
          • 高效率的内部运作、优秀完备的服务体系
            • 国际化的标准+优秀的管理人才+适度盈利，优秀的招待服务等
        • 特殊：绿色环保类型
    • 发展经验
      • 管理机构归一化
      • 场馆管理人才培训正规化
      • 在场馆举展览和会议的机构专业化
      • 场馆经营集团化、品牌化
      • 场馆运作国际化
• 第二章
  • 会展场馆规划
    • 含义
      • 在会展场馆建设前期，根据会展场馆经营思路来进行会展场馆的建筑设计、空间规划、设备配置
    • 总体布局规划
      • 会展场馆的建设必须纳入城市总体规划
      • 总体布局
        • 分组式
          • 含义：总体规划布局作为统一整体，对其进行功能划分。划分的区域固定，不能移动和增减。
          • 特点：每个功能缺一不可，具有条理性；整体气派、美观，但不一定实用
        • 区域式
          • 含义：展览、会议不作为统一整体，各得其所。各个板块功能区相互独立且🉑️打通。
          • 特点：展览区域、会议区域各自集中，整体感强、实用性强
        • 并列式
          • 含义：只满足单一的展览功能，场馆数量根据需求依次递增建设。
          • 特点：投资少、利用率高、成本低、展馆可合并使用；但缺乏总体规划
        • 扇形式
          • 含义：以一个功能区域为中心向外辐射，造型特点与周围建筑相匹配
          • 特点：管理集中、方便，但实用性不强
        • 混合式
          • 含义：兼有以上各种模式特点的场馆建设模式
    • 内部布局规划
      • 内部功能区域划分
        • 仓库储存区
        • 加工制作区
        • 展览展示区
        • 会议研讨区
        • 观众服务区
        • 商业服务区
        • 中心广场区
        • 行政办公区
        • 绿化休闲区
      • 展厅要素规划
        • 展厅外观
          • 经济实用、坚固美观
        • 展厅面积
          • 通常，展厅面积约为净面积的2倍
        • 展厅层高
          • 一般为13-16米（机械展会、特装展位较多的品牌展会对层高要求较高）
        • 地面条件
          • 地面称重负荷高的场馆可以更好地实现多样化经营
        • 细节问题
          • 场馆出入口、卫生间、通道宽度等（根据：人流量、人流参观心理、人流高峰时间等）
      • 配套设施规划
        • 餐厅、酒店、超市、停车场（——衣食住行）、公共电话亭、商旅服务中心等
    • 设计原则
      • 专业性
        • 以会展活动为主要功能，专业化、实效化
      • 完善的综合配套功能
      • 支持生态环境的环保理念
      • 采用先进技术
        • 如：先进的会议系统（同声传译系统等）、先进的展览系统（利用互联网进行信息发布、利用专业软件进行观众登记等）
          • 先进技术的采用有利于提高会展场馆的服务水平
    • 符合城市规划、又有独特的外形
    • 会展场馆设计的两个阶段（由于2⃣️受1⃣️的限制，其设计原则在现实运用很难体现）
      • 一：外观设计+基本功能设计
      • 二：深度设计，主要是对功能和内部结构进行改善，其设计应符合基本建筑的要求
• 第九章
  • 会展场馆服务管理概述
    • 含义：以提供会议和展出服务的方式向观众提供交流、参观、欣赏、娱乐、购物、交易和休息等劳务服务的综合性服务。
    • 优质的服务
      • 服务的内容和形式多样化、个性化
      • 能够调动观众参加会议和展览的兴趣和积极性、帮助其参加会议和展览、满足其在参加过程中的各种需求
    • 服务的目的
      • 发挥场馆的宣传教育作用、导向示范作用、交流作用和促进销售作用——社会效益
      • 提供有效的劳务服务才能获得较好的经济效益
• 第八章
  • 5S改善法
    • 三个阶段
      • 秩序化阶段
        • 整理
          • 全面检查现场
          • 制定区分必需品和非必需品的标准
          • 制定处理非必需品的标准
          • 循环整理、自我检查
        • 整顿
          • 确定放置场所
          • 确定放置方法
          • 明确现场定位
          • 现场定置管理
        • 清扫
          • 确定清扫标准
          • 制定方法和规则
          • 扫除一切灰尘垃圾
          • 实行例行检查
          • 重点：所有人一起清扫、自己的区域自己清扫、公共区域且难以清扫的地区落实专门的负责人
      • 活力化阶段
        • 清洁
          • 落实前3个S的工作（维持、坚持和深入）
          • 加强文化宣传
          • 大力执行奖惩制度
      • 透明化阶段
        • 素养
          • 继续推进前四个S
          • 共同制定规章制度
          • 重视礼仪培训
• 第五章
  • 会议产品创新策略
    • 服务创新
      • 按需提供服务/开发新服务
        • 制定/检查企业的商业策略
        • 确定新服务的开发策略
        • 事前准备
        • 根据1⃣️筛选2⃣️
        • 分析盈利可能性与方案可行性
        • 测试新服务与其他营销因素的配合程度
        • 正式推出
        • 决策过程
        • 市场反应评估
          • 事后评估
    • 管理创新
      • 调动员工积极性
      • 服务质量⬆️
      • 制度创新
        • 加强设备维护和保养
        • 安全、卫生管理⬆️
    • 设施创新（竞争优势）
    • 形象创新
      • 生态化设计、绿色营销理念、环境保护意识——公众心目中的良好形象
  • 会议中心定价策略
    • 定价目标
      • 利润导向型
      • 销售导向型
      • 成本导向型
      • 竞争导向型
    • 定价影响因素
      • 会议中心产品本身
        • 差异化程度
        • 产品声誉
        • 标准化程度
        • 投资水平
        • 地理位置
        • 通信
      • 目标市场
      • 竞争格局
      • 宏观经济环境
    • 定价策略
      • “打包”：不同的产品和价格组合方式
        • 根据会议安排
        • 本地旅游景点打包
        • 其他酒店捆绑打包
      • 收费项目细节
        • 保险费
        • 额外的水电费、销售税和客房税
        • 额外电话费甚至小费
        • 事先确定后列入合同的细则
      • 付款问题
        • 是否缴纳定金
        • 对迟到的与会者如何处理
        • 货币种类
        • 具体付款方式
        • 是否可延期等
      • 折扣与让价策略
        • 数量折扣
        • 季节折扣
        • 现金折扣
        • 同业折扣
        • 佣金
        • 可有效刺激需求，但会导致会议场地企业的平均价格下降
• 第四章
  • 会展场馆出租管理
    • 导论
      • 意义：增加场馆收入、降低成本，进而实现利润最大化、实现会展场馆的保值和增值。
      • 选择自办还是出租的因素
        • 投资定位
          • 政府投资——自办为主
          • 会展公司——自办为主
          • 房地产公司、投资公司——出租为主
        • 对于会展的策划、管理和运营能力
          • 能力较弱、准备不充分的以出租为主
          • 商业性会展活动：具有一定的地点刚性，故可自办
          • 会议（除固定性会议）：在举办地点的选择上更具弹性、更为灵活，故会议中心一般以出租业务为主
    • 出租期会展场馆管理
      • 事前检查
        • 租用场地
          • 场馆租用建筑物：安全性、整洁度、能否正常使用等
          • 场馆周边情况：环境是否影响正常展开、是否有危险物品和影响人流的障碍物
          • 开幕式场地：是否满足容纳人数要求、整洁度、警卫
          • 公共使用区：办公室、厕所、用餐区的整洁度和设施是否按需配备齐全
        • 租用设备
          • 消防设施
          • 通风和采光
          • 通信及广告设备设施
          • 会议室设备
        • 内部人员的沟通与培训
          • 按需培训：分解合同相关内容至各负责部门
      • 事中监督
        • 展位设置
          • 消防
          • 同期举办的展会之间不互相影响
          • 布置的安全性（对人、对场馆）
          • 交通
        • 公共区域使用
          • 提前申报、须经场馆方同意
        • 广告发布
          • 政府部门审批（广告）
          • 场馆方同意（广告的布置）
        • 设备租赁
          • 操作和维护由租赁方承担
          • 若由场馆方的技术人员操作，需额外支付设备租赁费和服务费
          • 场馆方需要按需操作和安置设备，并处理紧急事件、做好设备易损件的备份工作
        • 场馆卫生
          • 整洁度、流行性疾病预防
        • 会展安全
          • 人群监控、可疑物品、周围地区安全、开幕式现场安全
        • 法律纠纷管理
          • 监控违规行为
      • 事后核查
        • 含义：在会展活动结束之后，对场馆场地和设施进行清查，检查其是否保持原有状态，并要求承租人对损害负责修复或赔偿。
          • 优秀做法：租用前由双方共同检查并签字确认，结束后再次共同检查并填写检查表，最后协商并敲定各自承担的责任和赔偿
          • PS：尽管场馆租赁给活动主办/承办方及承租人，但实际使用者为参展商和搭建商、搬运商等其他服务商。而这些实际使用者不予或无法赔付时，由承租方承担赔偿责任。