业务分析与蓝图设计

这是一篇关于业务分析与蓝图设计的思维导图，主要内容有(1) SAP项目的准备工作、(2)SAP系统如何与业务相结合、(3)业务的需求分析及系统设计的出发点、(4)蓝图设计要点等。

业务分析与蓝图设计

• （1） SAP项目的准备工作
  • I. SAP项目的准备工作主要就是明确SAP项目的目标、对象、范围、策略以及计划。实际上通过准备工作中明确的这些事项，是为项目后续的阶段和活动建立一个框架，也是项目执行过程中的一个关键组成部分。一般可按照如右两层进行划分
    • 项目规划
      • 1. 明确项目任务
      • 2. 明确项目实施阶段
      • 3. 明确项目组织结构
      • 4. 明确项目工作计划
      • 5. 明确项目预算计划
      • 6. 明确项目环境基础
      • 7. 明确项目培训计划
    • 项目标准规范
      • 1. 项目计划标准
      • 2. 项目文档标准
      • 3. 变更管理标准
      • 4. 变更控制管理标准
      • 5. 系统配置标准
      • 6. 程序开发标准
      • 7. 系统测试标准
  • II. 项目规划
    • 定义
      • 项目规划主要是安排项目文件的准备和定案，确定执行策略、建立项目组织以及安排项目的各种活动，例如预算、日程安排和资源等
    • 内容
      • 1. 项目任务
        • 主要明确项目的实施方向，保证整个SAP项目的实施集中在需求最主要的方面
      • 2. 项目实施阶段
        • 可以选择实施SAP项目的不同方式，例如可以将有关的模块同时实施，也可以按照顺序依次实施不同业务模块。所以在项目规划阶段，就要明确这个项目究竟是分段实施还是整体同时实施，一般来说，实施阶段的划分取决于企业的业务需求
      • 3. 项目组织结构
        • 确定项目组织关系到项目团队的结构和要素。SAP系统的实施是一个大型的系统工程，需要企业从财力、人员、时间等方面给予充分的保证。如果项目组中的人员选择不当、协调配合不好，会直接影响项目的实施周期和成败。项目组织应该由三层组成，每一层的组长都是上层的成员
          • 1||| 领导小组
            • 由企业领导牵头，并与涉及的业务模块主管一起组成领导小组
          • 2||| 项目实施小组
            • 负责大量SAP项目的实施工作，一般由项目经理来领导组织工作，其他成员由企业主要业务部门的领导或业务骨干组成
          • 3||| 业务小组
            • 这部分工作的好坏是SAP系统实施能否贯彻到基层的关键所在，每个业务组必须有固定的人员，带着业务处理中的问题，通过对SAP系统的掌握，寻求一种新的解决方案和运作方法，并用新的业务流程来验证，最后协同实施小组一起制定新的工作规程和准则，做好基层单位的培训工作
              • 按照通用的规则，SAP项目的实施一般会要求项目团队包含以下角色
                • （1） 项目启动人
                • （2） 项目指导委员会
                • （3） SAP实施项目经理
                • （4） 客户项目经理
                • （5） 关键用户
                • （6） 技术咨询主管
                • （7） SAP咨询顾问
                • （8） ABAP开发人员
                • （9） SAP系统管理员
                • （10） 数据库管理员
                • （11） 网络管理员
                • （12） 操作系统管理员
                • （13） 授权管理员
      • 4. 项目工作计划
        • 项目工作计划是用来控制项目的进度细节，包括项目的日程计划、任务、活动、关键里程碑。一个明确和翔实的工作计划，能够让所有的人集中力量实现项目的目标。项目工作计划可以确定主要变量，例如活动和相关任务、阶段成果和交付使用时间、项目实施周期和截止日期、任务的从属关系以及任务负责人
          • 注意：项目工作计划一开始就要将模板、填写规范明确，在项目的实施过程中，还会根据实际行动对一些细节进行调整。所以模板及填写规范明确后，能够保证从项目启动到项目结束，团队都是在同一层面用同一种工具进行项目进度的沟通
      • 5. 项目预算计划
        • 项目预算计划包括合理的投资计划以及管理项目的成本计划。投资预算计划需要考虑企业的投资回报率，或投资效益；成本预算计划要考虑项目的咨询费用、软硬件费用、培训及出差费用等成本
      • 6. 项目环境基础
        • 项目环境基础包括项目的硬件环境、软件环境、网络环境。一般来说，软件环境的准备也是对SAP软件功能的原型测试。由于SAP系统是信息集成系统，所以在测试时，应当是全系统的测试，各个部门的人员都应该同时参与，这样才能理解各个数据、功能和流程之间相互的集成关系。找出不足的方面，提出解决企业管理问题的方案，以便接下来进行用户化或二次开发。然后在基本掌握软件功能的基础上，选择代表产品，将各种必要的数据录入系统，带着企业日常工作中经常遇到的问题，组织项目小组进行实战性模拟，提出解决方案。
          • 硬件环境包括SAP系统安装的服务器、磁盘空间、备份机、机房、电源设备、空调设备等硬件资源的准备。
          • 软件环境包括选用SAP系统的软件版本、数据库软件、操作系统软件等软件资源的准备。
          • 网络环境包括SAP系统网络连接IP地址、网络访问量、网络安全性等网络资源的准备
      • 7. 项目培训计划
        • SAP项目从启动开始，就要对不同的用户对象进行相关的培训。它是保证所有核心团队和外延团队的成员能够在团队中顺利承担角色任务的先决条件。所以，好的项目培训计划，能够保证团队成员在项目的不同阶段都能够理解工作任务和完成工作任务
  • III. 项目标准规范
    • 定义
      • 项目标准规范主要用于制定适应项目工作的基本规则。在一个大的SAP项目中，统一的工作、记录和报告的方法可以保证项目的一致性，避免多方人为的干扰，能够方便团队成员之间有效地交流。一般来说，SAP项目的标准规范主要有两种：1.用于项目实施；2.用于人员信息沟通
    • 内容
      • 1. 项目计划标准
        • 项目计划标准关系到记录不同资讯顾问和开发人员的工作量、工程报告、任务开始和结束时间、项目质量、日程安排等。同时还可以根据项目计划来确定项目工作、预算和资源的管理
      • 2. 项目文档标准
        • 项目文档标准可有效控制需求管理、业务流程、业务配置、开发规范、最终用户操作和后期维护等
      • 3. 变更管理标准
        • 变更管理标准是与SAP项目计划联系在一起的。在SAP项目实施的过程中，有可能会在组织、团队、公司成员、预算、时间等多个层面上出现影响SAP项目成功实施的各种风险。所以，可以将变更管理标准的建立看做是在业务蓝图阶段实施各种策略的框架，包括影响分析、技术开发、风险评估、组织优化和知识传递。这个标准的建立也可为后期的维护提供充分的保障
      • 4. 变更控制管理标准
        • 在实施SAP项目时，尽管大部分配置完成后是不需要改变的，但是在局部地方，仍然允许后期发生改变，这是因为SAP软件本身具有可扩展性和修改的性质。所以应建立变更控制标准，用来指定对变更进行请求和评价、识别，改变系统的配置文档、用户的操作手册等
      • 5. 系统配置标准
        • 系统的配置标准主要包括权限访问标准、记录定制和变更、系统配置流程、传输配置及传送流程等
      • 6. 程序开发标准
        • 程序开发标准主要是针对识别、开发、测试和执行ABAP程序的。通常标准都是根据企业内部管理的要求，以及结合SAP推荐的ABAP程序格式、命名习惯、企业表格、界面设计方案、数据库对象制定的
      • 7. 系统测试标准
        • 在SAP项目实施的过程中，对于不同的系统层次，需要制定不同的测试标准。可以从配置层开始，到企业应用层，最后到最终用户接收层。标准的建立定义了再整个项目的生命周期内的总体作业框架
• （2） SAP系统如何与业务相结合
  • SAP系统的整套程序时针对所有企业的一种数据和应用集成方法，它将业务和技术进步融入了一个综合性的高品位的标准系统，即商品化软件系统。R/3系统又是一个建立在三维客户机/服务器上的开放的新标准软件。事实上，R/3提供的很多标准模型对于某些公司来说，甚至可以拿过来直接应用
• （3） 业务的需求分析及系统设计的出发点
  • 在一个大的SAP项目实施准备阶段，要进行业务的需求分析，首先要对项目大框架进行整体分析，然后才能搞清楚企业管理中的关键环节及薄弱环节分别是什么。SAP项目的需求分析主要包括以下几个方面
  • 业务现状调研
    • 企业在准备应用SAP系统之前，一定要搞清楚当前企业的现状，只有理智地对现状进行了分析才能知道企业当前最需要的是什么。所以，在立项之前，要弄清楚这几个方面是否已经确定
      • （1） 企业当前最迫切需要解决的问题是什么？
      • （2） 企业的基础管理工作有没有理顺？工作流是否已经完善健全？对企业管理流程是否已经进行了详细的分析整理并明确？
      • （3） 企业是否必须通过SAP系统才能对需求进行支撑？
      • （4） 企业需要SAP系统提供哪些模块的支撑？
      • （5） SAP系统的投资回报率或投资效益如何？
      • （6） 企业是否有足够的资金支持SAP系统的实施？
      • （7） 系统上线后能够实际解决企业的哪些问题或达到哪些目标？
      • 将这些方面设计的内容汇总以后，应将分析结果写成需求分析和投资效益分析正式书面报告，从而做出是否需要上SAP项目的正确决策，确定内容后，若决定上SAP项目，接下来就要对业务需求进行分析。
  • 业务需求的分析
    • 一、 业务需求的分析是建立在明确业务现状的基础上的，首先我们要根据企业中现有的业务流程进行识别和标记，可以将业务流程定义为一系列的活动及所使用到的资源。可以将业务流程再定义为企业内部流转流程和企业外部流转流程，也或者是内部和外部结合的流程。在梳理业务流程的过程中，要明确流程的环节点、具体操作、涉及部门、环节是否必须（增值环节/非增值环节）及相关的管理规程等，然后将明确下来的内容通过流程图的方式展现给项目组，梳理完成后，接下来要根据客户价值的定义去优化改造业务流程。这个环节也是非常重要的，因为企业之所以要选择SAP系统，主要目的是为了提高企业竞争力，而企业竞争力的提高在于消除尽可能多的非增值环节。为了对流程进行改进，我们需要对流程图进行以下分析
      • i. 明确组织的复杂性，即找到影响整个组织流程效率的最大原因
      • ii. 明确流程中各环节的流经次数，对于关键环节点尤其要注意
      • iii. 明确流程中的问题，包括对工作流的连续性、平衡性、同步性能造成重大影响的问题，例如过长的等待切换时间、输入输出数据的不平衡、变更概率过大等
      • 注意：流程图是用来记录工作单元的流程以及在此流程处理过程中所发生的事项。它可以是并行的，也可以是串行的。它主要通过两种形式表现：工作流图和工作分解结构图。按照工作流图形式表现的流程图又可以分为连续工作流图、平衡工作流图、同步工作流图等。具体流程图环节的制作如图3-1所示
        • 图3-1 流程图图例
    • 二、 在得到上述问题的分析结构后，我们就可以开始对流程的创新型改造。流程创新型改造主要分为如下几个步骤
      • I. 流程问题的定义（业务问题、系统问题、技术问题、人员问题）
      • II. 明确可行性解决方案
      • III. 对可行性解决方案进行评估（业务复杂性、系统开发、运转效率、人员配备）
      • IV. 明确实施最优方案
      • V. 对于最优方案实施影响进行分析（企业效率提升率、系统承载能力、系统稳定性）
      • 在完成流程改造以后会得到优化实施方案。在这个方案中，可以根据改造后的业务流程，完成流程中数据的准备。数据准备包含以下内容
        • 1. 主数据的准备
          • 在进行系统设计之前，要准备和录入一系列的基础数据，这些数据是在系统设计之前没有或未明确规定的，故需要做大量的分析研究工作，包括公司代码、业务范围、单位、产品类型、工艺标准、库存、供应商等信息，还包括一些参数的设置，如系统安装调试所需信息、财务信息，采购信息等
        • 2. 关键数据的准备
          • 关键数据是指流程中关键环节点所需的数据。可以在需求分析阶段准备关键数据，在系统设计开发过程中也可以进行收集及变更。但是一般来说，最好能够在需求阶段就准备好关键数据，这样有助于项目的顺利实施，例如环节人员信息、专业信息、标识信息等
  • 系统设计分析
    • 在完成业务需求分析后，就可以开始进行系统的设计分析。在这个阶段，需要完成系统架构的设计，主要包含以下几点
      • 1||| 明确系统模块结构
      • 2||| 明确系统数据流图
      • 3||| 明确系统模块间的接口设计
      • 4||| 明确系统模块内部的处理顺序
      • 5||| 明确系统模块内部的配置内容
      • 6||| 明确系统屏幕设计
      • 7||| 明确系统增强开发内容
      • 8||| 明确数据转换内容
      • 首先明确系统模块结构，根据优化的业务流程，整理完成所设计的模块间关系，从而确定模块的整体结构框架。然后根据业务流程中数据的流转情况，完成系统数据流图。数据流图是系统设计的重点，数据流图一般在项目实施之前都有固定的标准及模板，按照模板画出数据流图以后，基本上就能把整个项目实施的框架定义出来，之后的配置、开发等于在这个框架上进行补充和完善。接口设计一般是在项目中涉及多个模块或者与外部系统有数据交互的情况下，为数据交互定义标准的过程。接口设计的主要内容包括数据交互方式（定义数据表）、数据交互内容（定义数据表字段）、数据传送及接收方式、接口安全及性能设计等。模块内部处理顺序是建立在业务流程中，环节与环节间内容传送顺序的基础上的。根据传送顺序，模块内部会明确先处理那个环节的数据和后处理哪个环节的数据，以及环节间数据的交互顺序。模块配置内容、屏幕开发、增强开发、数据转换等都是根据之前确定的主数据及关键数据，对相关数据字段进行配置
• （4） 蓝图设计要点
  • 业务蓝图记录了公司里与业务流程相关的需求。团队成员和资讯顾问在企业的各个层面进行广泛的沟通，才能明确各种业务流程的需求
  • 明确业务影响及风险
    • 明确业务影响是SAP项目实施的前提，是维持SAP实施项目所有要素的基础。同时，为了降低项目实施过程中的风险，还需要对风险进行评估，建立通信框架，确定开发环节
      • 1. 明确项目背景
        • 项目背景的明确事实上来源于业务现状的明确。在蓝图设计中，首先要陈述的就是当前的项目背景是什么，也就是说这个项目是在什么样的一个现状基础上开始实施的。这不仅能在项目实施的过程中明确一个起始点，同时在项目实施完成后也能够有个前后对比，让用户清楚地知道这个项目实施完成后都改进了哪些环节点
      • 2. 建立业务影响图
        • 这项任务是项目启动的开始，它的目的是确定其对预期SAP实施的潜在影响。业务影响图对评估期望的变革防卫、程序以及优先权最有帮助。业务影像图基于一下输入数据建立
          • 1||| 预期的SAP实施和因此产生的计划变更管理程序将会影响到的部门和单位
          • 2||| 高级管理人员对于在他们自己和其他单元预期的变革所持的观点
          • 3||| 时间、数量和各种变革的相关重要性。根据业务影像图的显示结果所强调的临界区域，就能够有效直观的设计变更管理的策略。这就使得变更小组能够改进组织变更管理计划，使之与总体SAP实施计划相适应，并同时使这个计划和单个部门的需求相结合
      • 3. 风险的评估
        • 风险的评估主要时候评估企业环境与SAP的项目实施之间的适用程度。评估的结果可为变更管理程序提供关键的输入。风险评估一般在以下三个环境中进行
          • 1||| 项目领导层
          • 2||| 项目实施团队
          • 3||| 组织结构
        • 评估完成以后会产生一个风险描述文档，根据这个文档可以开展风险处理工作。风险的处理工作都会依照风险文档中所描述的风险，对应地提出相关建议和解决方案
      • 4. 建立通信框架
        • 通信框架建立是与SAP项目实施相关的部责任人、用户、顾问等成员的联系方式及信息沟通渠道，然后形成固定的文档保存在固定的地方，便于在项目实施过程中信息能够有效及时地传递
      • 5. 确定开发环节
        • 对于技术开发人员来说，需要识别SAP实施项目中的关键要素及关键流程，同时还需要整理技术清单，确认技术需求，安排与技术开发相关的培训。一般来说，针对客户方需要的技术培训包含如下内容
          • 1||| 针对SAP项目的影响的培训
          • 2||| 业务流程相关培训
          • 3||| SAP系统技术和功能的培训
          • 4||| SAP操作技能培训
          • 5||| 功能模块配置的培训
        • 同时，还需要确认开发过程中所涉及的开发内容，包括开发原型、IDES、测试环境、技术方案、传输机制、传输系统等
  • 定义企业流程结构
    • 定义企业流程实际上就是定义企业组织结构，如同在SAP系统中定义组织单元一样。SAP系统中所定义的结构，构成了SAP系统中的财务、物流、人力资源、项目管理等相关的流程。企业组织结构一般是通过焦凯项目会议讨论，然后根据讨论的结果进行汇总得到。讨论一般集中在以下几点
      • 1||| 确定现有的工作组织结构，包括主要的业务流程和使用业务影响图表示的报告结构
      • 2||| SAP系统本身规范好的企业结构
      • 3||| 在未来一段时间内，根据公司发展的需求可能涉及影响到的组织结构
      • 4||| 记录SAP组织结构的文档
  • 明确业务主数据
    • 根据企业的业务特点，不同业务对应的主数据也不同，例如采购模块中的供应商、库存地均是采购业务非常重要的主数据。所以在明确了整体结构以后，还要与业务部门一起进一步明确相应的主数据信息。这就好比架设好人体骨骼以后，还得给这个骨骼添加上血管一样。根据SAP系统模块化的特点，每个模块都有自己独有的主数据。系统中的主数据管理主要是通过视图表来实现的。一般来说，在蓝图阶段明确好主数据以后，开发人员就会在系统中为相应的主数据建立视图表以存放主数据信息。主数据可能是一个字段，也可能是一个结构。另外，由于SAP系统模块间能够做到信息共享和交互，同样，主数据信息也可以共享。例如供应商信息在FI模块啊和MM模块中都会用到，所以只需建立一套供应商主数据，以后这两个模块就可以共用。
  • 定义业务流程
    • 定义了企业组织结构以后，接下来需要结合SAP系统本身提供的业务流处理来定义公司本身需要的业务流程。定义业务流程在蓝图阶段是非常重要的，对于业务流程的确定需要整体的配合。一般在准备阶段需要完成以下任务
      • 1||| 在SAP实施项目范围内确认业务流程
      • 2||| 在实施团队中确定业务流程所涉及的人员，并设定关键的联络人
      • 3||| 按照企业标准文档完成流程的确认工作
      • 4||| 与业务用户一起确认业务流程的准确性和有效性
    • 在确定业务流程的过程中，需要注意流程环节中所涉及的接口，这些接口有可能是系统内接口，也有可能是涉外的接口。同时还需要确认在不同系统之间数据转换过程中数据的一致性问题，包括数据量、数据的使用频率、数据的有效性、数据表格等信息。最后还要了解业务流的可扩展性，尤其是在SAP系统内部，是否还能够支持更广泛的业务扩展
• 那么当要实施SAP系统项目时，如何确定SAP系统与业务系统的结合点呢？
  • 任何公司的管理，归结在一起也就是对财务、采购物流、人力、销售、生产、项目管理、资产的管理，而R/3的对应模块完全可以支撑任何业务流程的流转。系统与业务的结合主要分为以下几步。
    • （1） 明确企业需要改进业务流所属模块。例如企业明确本次SAP系统项目的实施是为了改进优化财务管理
    • （2） 明确企业需要改进的业务流。例如企业明确优化财务管理中对于应收应付账、特殊总账业务流的管理
    • （3） 明确组织结构、业务范围。例如大的企业会有很多分公司，在实施过程中需要明确组织结构和业务范围，对于不同的结构或者不同的业务范围，操作模式和标准都是有区别的
    • （4） 明确业务关系、控制点及关键主数据。业务关系是指不同业务流之间的关系。因为业务流一般不会是单一的，它与其他的业务流之间有交互或者制约的关系，例如上面所说的应付账款与供应商管理间的关系。控制点是指业务流程流转过程中起到关键制约的环节点，例如上述应付账款流程中，涉及企业的资金向外支付的风险控制，就必须设置有效的控制点来进行制约，可以想到的有支付凭证、付款清单、供应商主记录等。关键主数据是指业务流运转过程中作为流程关键属性而存在的数据记录，例如应付账款中涉及的供应商主记录，里面的供应商编号、名称、账号等都属于关键主数据
    • （5） 明确所选SAP系统软件的模块。例如完成对企业业务的分析，明确优化财务管理流程后，接下来可以选择实施SAP系统的财务模块
    • （6） 明确实施模块中的配置项。例如企业明确要优化应付账款流程，则对应在SAP系统财务模块中，通过后台对供应商主记录、自动记账、统驭科目、特别总账标识、利息计算、账龄分析等配置项进行配置。同时在配置的过程中，将之前确认的业务关键控制点、主数据等放在配置内容中。