时间管理与效率提升-总

这是一篇关于时间管理与效率提升-总的思维导图，主要内容有克服拖延症style、高效会议管理、战胜最后期限、时间去哪里了:时间日志分析、减轻例行工作的秘诀。

时间管理与效率提升

• 克服拖延症style
  • 1.立即执行
  • 2.时间管理
  • 2.摆脱分心
    • 断掉网络
  • 4.建立奖励机制
    • 按时完成工作时给自己一个奖励
  • 5.化整为零
    • 将一个任务分成一个个小任务
  • 6.停止多任务
    • 每一次只专注做一件事
  • 7、将自己感兴趣的工作留到最后
    • 先苦后甜
    • 先甜后苦
• 高效会议管理
  • 1.避免不必要的会议
  • 2会议时间控制
  • 3有明确的议程和目标
  • 4提前发送会议邀请
    • 
3天前
  • 5严禁带笔记本和手机,带上笔和纸
  • 6.会议主持人随时终止岔开主题的讨论
  • 7.会后发出会议纪要,跟踪会议达成的共识和行动计划
• 战胜最后期限
  • 时间管理五大秘诀秘诀
    • 秘诀1:建立一份清单
    • 秘诀2:提前做好工作安排
      • 1任务内容2沟通3调查工作
    • 秘诀3:沟通协调时间
      • 为了争取更多的主动权你可以提前找相关的同事协商一下，因为很多“最后期限”并非一成不变
      • 提出合理的理由，总能找到协商的空间，也有不少“最后期限”真的无法延后就需要寻求他人帮助
    • 秘诀4:寻求他人帮助
      • 当束手无策时，不要像蛇鸟一样把头埋在沙子里
      • 应该在发现时间不够用时第一时间向明白人请教求助
    • 秘诀5:学会拒绝
      • 当无法按照对方要求的时间完成时，与其委屈求全，不如一开始就直裁了当的拒绝并道明拒绝的理由，人们根本记不住借口有多完美，但一定会记住某人没能完成自己答应的事情
• 时间去哪里了:时间日志分析
  • 管理时间的三个步骤
    • 1、记录时间日志
    • 2、分析时间日志
    • 3、对症下药
• 减轻例行工作的秘诀
  • 01利用范例,省下一半时间
  • 02建立信息库,减少寻找时间
  • 03制作工作指南，新手也能迅速上手
• 工作效率不只是少花时间
  • 使用三段式效率管理目标、成果、时间
    • 产出活动--与成果达成「直接相关」的动作
      • 确认每个动作都有意义，大部分时间
    • 预产出活动--与成果达成「间接相关]的资料搜集与准备
      • 一部分时间
    • 做白工--所作所为和成果「无关」
      • 不断减少时间
  • 组合式工作完成法
    • 依据「目标→成果→时间」的层次，再反向推算架构中每个部分各需要多少内容，需要搜集哪些数据以及得花多少时间，就能只做必要的事
  • 设定区块时间，保留独处的专心时刻
• 时间管理的四大误区
  • 时间管理就是管理时间
    • 时间管理与时间本身无关，而跟工作效率有关
      • 高效往往意味着工作能力的不断提升
      • 从整体掌控自己的工作
      • 比如决定要做的事以及处理的方式
  • 只需要找到正确的理论体系或方法
    • 工作性质不同对时间管理的需求会不一样
      • 适用的时间管理方法
      • 不断尝试和花时间验证，找到适合自己的时间管理方法
  • 你需要投入时间来促成改变
    • 小小的改变也可以带来很大的不同
      • 从一些小事情做起
      • 能够每天多出一点点时间用于反省思考
  • 时间管理是个人的事,不应受别人影响
    • 每个人都要对自己的工作效率和效能负责，这是毋容置疑的
    • 但身处组织中很多时候我们会面临各种阻碍
      • 比如流程的问题
      • 来自同事的影响
    • 建立起自己的工作节奏，去影响身边的人也是时间管理需要考虑的
      • 设置每天免受打扰的时间段并告知相关的人员
• 高效利用碎片化时间
  • 加法+看到碎片时间在哪里
    • 就是希望你能够找到自己的碎片时间在哪里，然后知道自己的碎片知道该怎么用
    • 建议写时间日志，建议把每一天时间的花费都记录下来进行整理观察，要知道这些时间打算怎么去用，提前做一个列表，写好在空隙时间可以做的事
  • 减法-批次处理
    • 利用碎片时间的方法就是减法也叫批次处理
    • 批次处理就是批次做完同一类型的事后，再去做下一个情景要做的事，减少时间碎片
  • 乘法x碎片时间思考,大块时间执行
    • 做每件事都分为两部分，想清楚怎么做和执行
    • 应该充分利用碎片时间思考
      • 比如利用刷牙的时候想一想这个策划方案怎么做比较好，坐车去公司或是中间倒水的时候再想一下，利用这种碎片时间思考，想清楚后真正有了大块时间，直接去执行就可以了
  • 除法/精力管理,消除压力
    • 什么时候效率最低
      • 心情不好
      • 精力下降
    • 除法就是消除掉我们的一些压力和焦虑，得到很好的休息和放松
    • 有效的精力恢复的方法
      • 切换情境
        • 长时间对着电脑，比如到办公室外面的走廊走一走
      • 改变状态
        • 坐着工作，休息的时候就站起来
• 制定不办事项,提升工作专注-
  • 提升专注力不办事项(not to-do list)
    • 别在谈话中看手机
      • 一对一的交流在推进工作时非常有意义，如果过程被打断，会影响谈话的顺利进行造成时间浪费
        • 小心被贴上不尊重他人的标签哦我
    • 别在会议中分心
      • 会议是与他人建立共识、参与决策的机会，专注其中不仅能够帮助推进事情的进展，还能展现你的积极态度
    • 别设定多重通知讯息
      • 把精力专注在手边的工作上
      • 别把工作的主动性交给信息提示声
      • 为自己设定休息与集中查看信息的时间
    • 别等到确定能成功再去做
      • 面对新事物，没人能确保成功，犹豫不决，患得患失只会影响心情，分散专注力，我们可以确定的是自己会竭尽全力
      • 即使失败了，也离正确的方向更近了一步
      • 行动起来，每一次尝试花费的精力都会获得回报
    • 别把日程安排得很紧
      • 把更有创造性的事情做好
      • 尝试在日程表上留出空白，每周甚至每天留出一段时间，可以进行创造性的思考，也有助于恢复精力，大脑如同肌肉可以被锻炼，如果经常分心，大脑会迅速适应，久而久之成为习惯
      • 遵循不办事项，抛开容易分散注意力的事物，从专注5分钟的练习开始，慢慢加长时间，大脑也会习惯专注的状态
    • 改善工作效率提高工作效能
• 抢救你的专注力
  • 1、赶走焦虑的情绪
    • 影响专注最重要因素是紧张焦虑的情绪，这与大脑的运作模式有关，超出原有的负荷能力时，人会变得急躁，影响大脑执行功能的运作
    • 用心呼吸，深吸气大约5秒钟，想象气息从心脏进入体内，再深呼气大约5秒钟，想像负面情绪伴随着气息排出体外，想象美好的事物，将注意力集中在使自己感觉愉快的画面，冥想 会增加大脑内的灰质
  • 2、转移目标
    • 当你发现自己昭在洞里就不要继续控下去---威尔·罗杰斯
    • 如果你越是强迫自己要专心，越会得到反效果，你应该转移自己的专注力，做一些不花脑筋，无关紧要的工作，例如：涂鸦、整理桌面、吐槽
  • 3、放松身体
    • 当你觉得精神无法集中，不妨起身做些运动或是出去走走，放松身体，坐太久血液循环速度变慢，阻碍大脑的运作
    • 规律的运动也非常重要，定期的运动，有助于脑细胞的健康与发展
  • 4、把专注力用在对的地方
    • 我们要做的是控制所能控制的，减少不确定性
    • 当感觉自己无法专心时，先想一想，是不是因为某些不确定的情况干扰你，让你觉得不安，我们把不确定因素写下来，然后仔细思考，哪些因素可能造成时间的拖延，如果发生这些情况，有什么方法可以解决，当你想清楚这些问题之后，就不会因为焦虑而干扰自己的思绪
    • 你已经做了该做的，至于其他无法控制的因素，就不需要浪费时间去担心了
• 对浪费你时间的人说“不”
  • 重新掌握自己的时间和日程
    • 表明可与你沟通的方式
      • 如果你觉得打电话会影响你的工作效率，你可以提前告知你的同事，要他们换一种方式与你沟通，例如:邮件、短信等，这样你就可以保持心平气和的回复状态，或者避免信息太多而受到骚扰
    • 查看会议议程
      • 在参加任何会议之前，你可以先查看会议议程，如果是你主持的会议，那么你要为会议写好议程，并主动和参与会议的人员进行共享，让参与会议的人员明白本次会议主要目的是什么，而不是大家漫无目的的讨论
    • 强制他人提前做好准备
      • 在你主持的会议开始之前，你要让参加会议的人提前做好准备，并且是强制性的，“强制”听起来是一个很刺耳的词，但是它能有效地约束那些不负责任的人，避免有些人利用会议的时间讨论无关的话题
    • 查看参加会议人员名单
      • 如果你被邀请参加一个会议,会议的受邀人名单是随意定下的
      • 里面有很多不相关的人
      • 看你这个会议你是不是非去不可
      • 确认会议的决策者有没有参加会议
      • 如果没有，那就别浪费自己的时间了
• -优化时间让你告别加班烦恼-
  • 指定时间预算
    • 想了解自己究竟能处理多少事情,首先要计算自己每周有多少时间可以用来花费
    • 一旦了解了自己每天的时间预算额,就可以着手估算每天各种事项的时间量,如果你倾向于在工作上多分配一些时间,那么可以采取反向计算法,例如：每天用于工作的时间=24-睡觉时间-自我保养时间-上下班时间-私生活时间-锻炼时间
    • 将每天的工作事项列举出来，然后写下预计要花的时间或所占时间比例，例如：工作时间规划工作时间100%-回邮件20%+做项目50%+开发类活动30%
  • 能省就省
    • 在计划好的时间内完成的工作量有时会少于预期的量
    • 这时候就需要你认真的审视自己的时间安排，尽量的节省时间，譬如从不重要的会议中脱身，和同事在一对一的面谈中商议事情，关闭邮箱的提醒功能
    • 在即便追求完美也不会增加价值的事情上减少时间投入
  • 对比事实与预期
    • 一旦你接受了时间有限这一事实，并充分利用了快速见效的方法，你还需要对比实际与预期的时间分配情况，进一步完善预估
    • 例如：原本预估回复邮件只需要一个小时，但实际上用了两个小时，这时候你就要评估自己是否可以写更简短的邮件，或采取其他写电邮的攻略，以节省时间
    • 若以上办法无法解决，可以用二八法则，但是利用这个法则就要接受你不能完成所有事情，不能取悦所有人的现实，婉拒一些不必要的会议和活动是明智之举，尽管你在做决定时会使他人感到不舒服，但是改变常规带来的短期不适可以带来巨大的长期收益
  • 寻求帮助
    • 没有人可以完成不可能的任务，当你的时间预算透支时，主动去寻求他人帮助吧，不要担心会被批判能力不足
  • 反复平衡
    • 生活和工作中充满了变数，因此你不能简单的设定日程表，期望能够用它十年
    • 你需要每天或每周重新衡量和制定你的时间表
    • 如果你是那个万事不求人的完美主义者，以上调整或许会令你对于自己的身份感到有些迷茫
    • 这时你需要重新定义自我，做到时刻保持冷静，同时能按时高质量完成任务的人
    • 而不是经常神经紧张，能在短得离谱的时间内完成任务，而且从不说不的队员
• 时间管理神器 番茄工作法
  • 番茄工作法
    • 番茄工作法是简单易行的时间管理方法，由弗朗西斯科·西里洛于1992年创立的一种相对于GTD更微观的时间管理方法
    • 如何使用
      • 1.选择一个待完成的任务，将番茄时间设为25分钟，专注工作，中途停止，做与任务无关的事--失败
      • 2.坚持到底，直到番茄时钟响起才可停止，然后在纸上画一个X，短暂休息一下，比如伸个懒腰
      • 3.每完成一个番茄就立即给自己激励反馈，例如吃个冰淇淋，怕胖的就吃个苹果吧
      • 每4个番茄时段多休息一会儿，例如散个步
  • 番茄工作法的本质就是戴明循环--即PDCA
    • P指的是工作计划即今日待办
    • D即番茄钟实施
    • C则是对计划的完成情况进行跟踪和预估
    • A重复循环持续改进
  • 工作25分钟，休息5分钟
    • 番茄工作法时间设置可是有科学根据的，一个人注意力时长有限
    • 一般情况下人的注意力在25分钟后达到上限点，并开始呈现疲倦状态，在精神身体全神贯注之下，人难免会紧绷疲惫，休息可以更好地为下一个集中注意力做准备，
    • 番茄工作法究竟有什么魔力呢，用番茄钟管理时间，在于以番茄为计量单位，不再关注事情本身，意思就是在做时间管理的过程中，不关注事情，而是为了养成一种习惯，在工作和休息中交替并持续进行，集中的时候高效完成
    • 简单易行
    • 遇到被打扰该怎么破呢
      • 根据个人实际情况，合理设置一个自己工作日内的番茄时间段
      • 将重要的工作放在头脑高效且不会被人打扰的时段
      • 我们不一定要把所有工作都要纳入时间段里，找到适合自己的工作节奏才是真理
      • 甚至你还可以是在番茄时间段中预留出一些处理打断的时间
      • 学会拒绝