接待流程

会议接待是指会议筹办方与主办方商谈，签订会议接待标准合同，对约定的事项提供全程的服务活动。会议接待贯穿整个会议流程，涉及的服务范围广泛，包括会前工作、会中工作、会后工作三个环节，每个环节都囊括了众多的接待内容。

接待流程

• 预控
  • 房（星级、非星级）
  • 2顿餐餐厅预留、菜单固定
  • 预留车、47、53座
  • 导游预留，留一个主要负责人
• 接计划
  • 沈建华计划
  • 曾义计划
• 主计调汇总计划
  • 汇总分车名单，出总表、各车分车表
  • 汇总各车用餐人数，分餐桌号、落实到餐厅、出分餐表
  • 各车用房表，与酒店落实，兼顾申报奖励
  • 总表上分导游
  • 车队给用车信息、根据人数分车，做分车表
  • 调令、大票、确认件留存
  • 沟通景区发票、住宿确认表及发票
  • 上公司ERP系统
  • 团队借款
• 总控开说明会
  • 总控拉导游工作群
  • 开行前说明会
    • 车、餐、住房、收款情况、接站情况、用表格形式下计划、哪几个节点需要报告人数、时间
• 现场过程管理
  • 接站衔接、提前报备东站、导游提前进站
  • 接站后总控在站台保障安全，主持有序出站
  • 总控在停车场配合导游有序上车出发
  • 总控提前出发，抵达景区或码头、按车分票
  • 总控提前抵达餐厅落实用餐
    • 坝区分两个餐厅的，分别安排人提前检查餐厅桌卡，保证团队抵达不用等翻台
    • 总控负责餐厅结算
  • 总控提前落实坝区换乘车、组织上车及应急事件处理
  • 总控在操作群里面及时了解各车位置，提前到三游洞按各车报备人数取票，注意免票不取票
  • 根据各车报备情况，跟各个餐厅落实用餐时间，尽量同一时间上菜
  • 各车入住酒店，各车导游报备实际用房数量，是否跟计划数一致，情况有出入要上报总控，操作提前要弄清楚全陪数量
  • 入住酒店后，要求地陪导游要查房、通知叫早时间，跟全陪签意见单，现收团款
  • 次日送站时，总控提前跟东站联系车底是否抵达，几点可以送站、送站防疫要求、几层进站、开辟休息区
  • 回收各车意见单、收各车代收团费，核对各车支出项目明细、发放导服
• 用券
  • 上各个区域游湖北平台
  • 找人抢券、计调、销售提前分名单
  • 借款、核销券
  • 核对平台的用券数据、整理订单表格、记录资金收支情况
• 整理申报资料
• 销售收款
• 系统报账