电子档案 三个关键

关于电子档案 三个关键的思维导图，从以下几个方面作了介绍： 把握好系统这个关键前提 把握好归档这个关键流程 把握好管理的关键要求

“三个关键” 做好归档与管理

• 把握好系统这个 关键前提
  • 来源系统
    • 会“整”
  • 归档接口
    • 会“交”
  • 档案系统
    • 会“管”
  • 三者各有分工、协同配合、缺一不可
    • 概要
• 把握好归档这个 关键流程
  • 7项要求包括登记在内都应当由系统自动完成 工作人员只需要对系统结果进行检查、确认即可
  • 一看文件，合法有效
    • 规范的格式
    • 规定的样式
    • 生效的要件
  • 二看收集，要求齐全完整
    • 元数据都要齐全完整
    • 具有GB/T 39362—2020元数据基本集的10项必选元素
    • 可以多不能少
  • 三看格式，要求版式固化
    • 除不宜转为版式的附属文件可以保留原格式
    • 其他稿本文件均以版式归档
    • 格式不符合要求的，应当进行格式转换
  • 四看整理，要求规范有序
    • 《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015）要求
  • 五看封装，要求结构科学
    • 封装类似于传统档案管理中的“装盒”
    • 文件和元数据封装为归档信息包
    • 既固化整理结果又方便交接
    • 归档信息包要与档号实现“三结合”
      • 以档号结构逐级建立文件夹
      • 最低一层文件夹以档号命名
      • 文件夹内的元数据XML文件、 各个稿本文件均以档号为基础命名
  • 六看检测，要求四性通过
    • 《文书类电子档案检测一般要求》（DA/T 70—2018）
    • 对归档信息包真实性、完整性、可用性和安全性检测
  • 七看登记，要求交接合规
    • 登记是电子文件转为档案、管理权限发生转移的重要节点
    • 按批次或按件形成固定样式的《电子文件归档登记表》
    • 双方签章或签名确认后完成归档工作
• 把握好管理的 关键要求
  • 完成日常档案业务工作
    • 要包括利用、统计、移交、鉴定、销毁等管理要求
    • 利用应当遵守既有利用规则和国家有关信息安全、保密规定，允许利用者在权限范围内检索、浏览、复制、下载电子档案、电子档案组件及其元数据
    • 移交可以参照前述归档工作，按照《电子档案移交与接收办法》和同级国家综合档案馆的要求执行。鉴定、销毁等工作应当按照传统档案管理工作有关要求和程序进行，销毁时应彻底删除电子文件，并在管理过程元数据、日志中自动记录鉴定、销毁活动
    • 利用、移交、鉴定、销毁要建立完善、可行的工作流机制，通过预先设计好的条件和流程开展工作，不再依赖线下支持
  • 解决长期安全保存问题
    • 解决长期安全保存问题主要包括存储、备份、转换与迁移等管理要求
    • 存储要求采用规范的存储结构，基本要求与归档信息包一致，以保证电子公文不依赖特定管理系统仍旧可以维持整理结果和关联关系
    • 备份要求统筹制定备份方案和策略，对电子档案及其元数据、电子档案管理系统及其配置数据、日志数据等实施近线备份、离线备份，有条件的可以异地进行容灾备份
    • 转换和迁移是在存储格式存在风险、离线存储介质需要更换、系统升级改造等情况下转换载体、转换格式，或者从一个系统转移到另一个系统的过程
    • 转换迁移工作应当参照《信息与文献——数字档案转换和迁移过程》（ISO 13008—2012）等标准实施
• 电子档案和管理是基于系统、在线完成的档案管理工作，要坚持管理与技术并重，兼顾业务和信息化需求，把握好“三个关键”