【公文】公文常识

考公必备公文常识的思维导图，主要内容有公文概述、公文文种与分类、公文的格式、公文的行文规则、公文的言语规范、公文的办理等。

公文

公文概述

概念

广义：党政机关、社会团体、企事业单位等各种法定的社会组织使用的文字材料。

狭义：党政机关实施领导、履行职能、处理公务时所使用的文书。

处理原则

实事求是、准确规范、精简高效、安全保密

特点

政治性

社会组织，公文的内容必须是反映和传达社会组织的公务信息

体式的规范性

15种规范性公文（法定公文）

作者的法定性

机关、组织或代表机关组织的领导人

效用的现实性

有一定的时间性

法定的权威性

带有强制的色彩

处理的程序性

公文文种与分类

法定公文

种类：决议、决定、公报、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要、命令、意见

口诀

两决两公加三通，报请批议函和纪，最后再加令和意

决议 VS 决定

决议

适用于会议讨论通过的重大决策事项

一般是党的会议

Eg：《关于建国以来党的若干历史问题的决议》

决定

适用于对重要事项作出决策和部署

奖惩有关单位和人员（长期艰苦）

劳模、特级教师、脱贫攻坚先进个人集体、时代楷模等

变更或者撤销下级机关不适当的决定事项

区别：是否需要通过会议 决议 → 全局性 决定 → 具体

公报 VS 公告

公报

适用于发布重要决定或者重大事项

Eg：《中国共产党十九届六中全会公报》

公告

适用于向国内外宣布重要事项或者决定

Eg：《中华人民共和国全国人民代表大会公告》

一般不以公文行文的方式下发，而是通过新闻媒介发布，且不能张贴

通告 VS 通知 VS 通报

通告

一定范围内公布应当遵守或者周知的事项

侧重于发给社会公众

通知

适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文

一般没有发生，侧重于发给下级机关

通报

适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况

一般已经发生，侧重发给社会公众或下级机关，宣传教育

报告 VS 请示 VS 批复

报告

适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问

无需回复，事前事中事后均可行文，一文多事

请示

适用于向上级机关请求批示、批准

必须回复，事前行文，一文一事

批复

适用于答复下级机关请示事项

命令 VS 意见

命令

适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员

意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法

议案 VS 函 VS 纪要

议案

适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请申请事项

函

适用不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审核事项

纪要

适用记载会议主要情况和相关议定事项

命令 VS 决定 VS 通报

命令（令）

公布行政法规和章程

宣布施行重大强制性措施

批准授予和晋升衔级

嘉奖有关单位和人员（急难险重）

决定

通常在长期艰苦的工作中表现突出，十年如一日

被表彰对象的非直接上级

通报

一般性表彰先进，批评错误

被表彰对象的直接上级

公文的分类

根据行文方向

上行文

报告、请示

平行文

函、议案、通知

下行文

命令（令）、决定、决议、公报、公告、通告、通报、批复、通知

三者皆是

意见

根据公文内容涉及秘密的程度和阅读范围

普通文件：对外公开、限国内公开、内部使用

秘密文件：秘密、机密、绝密

根据公文处理时限的要求

平件、加急、特急、特提

根据公文的行文方式

逐级行文、越级行文、多级行文、直接行文

根据文件来源

收文、发文、内部公文

根据公文形式和使用范围

通用公文、专用公文

根据作用和性质

规范性公文、指挥型公文、呈请性公文、知照性公文、记录性公文

日常事务性文书

慰问信、表扬信、感谢信、祝贺信、邀请信、聘请书、倡议书

公文的格式

公文格式要素

版头 6

份号、密级与保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人

主体 9

标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件

版记 3

抄送机关、印发机关、印发日期

必备要素

两标两印 四文 一页码

版头部分（公文首页红色分隔线以上）

份号

6位3号阿拉伯数字，不足6位要补足（000001）。顶格，左上角第一行

密级与保密期限（3号黑体字）

秘密

一般的保密事项，默认10年

机密

重要的保密事项，默认20年

绝密

最重要的保密事项，默认30年

紧急程度（3号黑体字）

特急、加急

电报的紧急程度：特提、特急、加急、平急

发文机关标志

发文机关全称或规范简称+“文件”（可不写）

联合行文发文

必须是同级单位才能联合行文

排序：党政军群、主办单位前列，上下居中排列，若有“文件”则居发文机关名称右侧

发文字号

由发文机关代字、年份、发文顺序号组成

一个公文只有一个发文字号，联合行文用主办机关的发文字号

签发人

不是所有的公文中都有，一般上行文中应有签发人，以示负责

居右空一字，发文机关标志下空两行

“签发人”（3号仿宋）三字后加全角冒号+姓名（3号楷体）

多个签发人：按发文机关顺序从左到右，从上到下均次编排，每行两个名字，回行与第一个签发人对齐

主体部分

标题（2号小标宋体）

发文机关名称+关于事由+文种

议案、决定的公文标题不能省略

准确、简单、概括

一般不用标点，除法规、规章名用书名号外

标题可拆多行排成梯形或菱形，回行时做到词意完整，人名、地名不能分割

主送机关

机关全称、规范化简称或同类型统称

标题下空一行，居左顶格，回行仍顶格，最后机关名称全角冒号

同级同类用顿号，同级不同类用逗号

Eg：各省、各自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构

主送机关过多则移至版记部分

正文

引用公文应当先引标题，后引发文字号

主送机关下一行，成文日期之上。首页必须显示正文

3号仿宋，每个自然段左空二字，回行顶格

文中结构层次序数顺序依次为“一、”“（一）”“1.”“（1）”，分别为黑体、楷体、仿宋、仿宋

正文的结语

去函：特此函询/达；即请复函；务希见复

复函：特此函复

请示：当否，请批示；妥否，请批复

附件说明

正文下空一行左空二字编排“附件”二字

全角冒号+附件名称

如“附件：1.XXXXXXXX”

公文附件的顺序号和附件名称

有多个附件，用阿拉伯数字标注附件顺序号，如果只有一个附件则不需要加序号

附件名称后不加标点符号

署名

发文机关署名应署发文机关全称或者规范化简称

成文日期

成文日期指公文生效的时间。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。

联合行文，署最后签发机关负责人签发的日期为准

成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，月、日不编虚位，一般右空4字编排

电报的成文日期以发出日期为准

会议以通过之日为准

印章

骑年盖月，不压正文

有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章

附注

用来说明文件的发放和传达范围

如“此件发至县团委”

居左空二格加圆括号，成文日期下一行

附注非必须

附件

公文正文的说明、补充或者参考资料

附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订

版记部分

抄送机关

印发机关

印发日期

页码

独立在版头、主体、版记之外

公文的行文规则

注重实效的规则

确有必要、讲究实效

按照职权范围行文的规则

行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级行文

越级行文的情况

特殊重大紧急情况，如战争、自然灾害等，如逐级上报，可能会延误时机，造成重大损失时

多次请示直接上级，长期未得到解决的问题

上级领导或领导机关交办，并指定越级直接上报的事项

对直接上级机关或领导检举、控告

不抄送

直接上下级机关有争议而无法解决的问题

联系、询问、答复无需经过直接上级机关的具体事项

在市场经济的今天，为使文件精神尽快与群众见面，以便更好的贯彻执行，采用电视、电脑、电话、广播、报刊等方式行文

职能部门行文的规则

除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文

部门内设机关除办公厅（室）外不得对外正式行文

文件抄送的规则

原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关的同级机关，不抄送下级机关

受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关

一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关

向下级机关行文，主送受理机关根据需要抄送相关机关，重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关；上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关

协商一致原则

涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销

联合行文的规则

同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。属于党委、政府各自职权范围内的 ，不得联合行文

同级机关

同级政府、同级政府各部门

上级政府部门与下一级政府

Eg：省公安厅和市政府、市公安局和县镇府

政府与同级党委和军队机关

Eg：福建省省委和福建省政府

政府部门与相应的党组织和军队机关

Eg：省委宣传部与省文化厅

政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位

Eg：财政部和证监会

党委、政府的部门依据职权可以相互行文

向上请示的规则

党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门

请示应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项

下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关

公文的言语规范

用语特点

准确、简明、朴实、庄重、精炼

公文表达方式

说明、叙述、议论

公文的办理

公文拟制

起草

由文秘部门或者专人负责起草

机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作

审核

公文文稿签发前，应当由发文机关办公厅（室）进行审核

经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送

签发

公文应当经由本机关负责人审核签发

重要公文和上行文由机关主要负责人签发

签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期，圈阅或者签名的，视为同意

联合发文由所有联署机关的负责人会签

公文办理

发文办理

复核——登记——印制——核发

收文办理

签收——登记——初审——承办——传阅催办——答复

登记：对公文的主要信息和办理情况应当详细记载

初审：对收到的公文应当进行初审。初审的重点：是否应当由本机关办理，是否符合行文规则，文中、格式是否符合要求，涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由

整理归档

清退：经过清理将有关办毕的收文按期返归原发文机关或其指定的有关单位

销毁：对失去留存价值或留存可能性的办毕公文所做的毁灭性处理

暂存：指对既不应立卷归档或清退，又暂不宜销毁的公文，仍需再留存一定时期以备查用

立卷归档

将办理完毕且有查考利用价值的公文遍立成为案卷进行归档

两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关归档，相关机关保存复制件

公文管理

党政机关公文由文秘部门或者专人统一管理

公文确定密级前后

公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施

绝密级公文应当由专人管理

公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的机关或者其上级机关确定

传达与公开

公文的印发传送范围需要变更的，应当经发文机关批准

涉密公文公开发布前应当履行解密程序

公文的复制与汇编

绝密级公文一般不得复制、汇编，确有需要的，应当经过发文机关或者其上级机关批准

复制、汇编的公文视同原件管理。复制件应当加盖复制机关戳记

汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注

公文撤销与废止

公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效

清退与销毁

涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁