关于采销问题及解决方案

采购销售入账常出问题及解决方案，深入探讨采销过程中遇到的主要问题及其成因，并结合实际案例，提出一套切实可行的解决方案。

关于采销问题 及解决方案

• 采购
  • 1.个人垫付采购款问题
    • 凡是给开发票的客户一律不要个人垫付，提前申请财务公户打款，否则应付供应商/票据在此ERP系统无法统一，也涉及到税务问题。 已经垫付的此类采购，在做采购订单时选供应商名字不选集中采购
  • 2.零星采购附件问题
    • 进货单联查到相应仓库入库单均要打印作为附件，供应商供货单，个人垫付凭证最好也附上，比如微信支付宝付款截图/供应商收款收据等证明
      • 根据进货单号【联查】-【入库情况】-找到入库单号，打印该入库单
    • 如果有附件与报销金额不一致无支付凭证附件情况，从较小金额实报实销
  • 3.报销单据按照项目分类提交不严谨问题
    • 报销单，采购类可以一起报销，不入ERP的零星费用如加工费，加油费分类分次报销
    • 报销制度制定
  • 4.报销单粘贴问题
    • 单据依左上角粘贴，遵循大单据在底小单据在上原则，依次有序整齐粘贴。
    • 超大单据折叠方式
  • 5.采购原材料单据递交问题
    • 打印进货单、出库单，或者联查到出库单单号标注在进货单左上角
    • 采购方管，圆管等数量单位为张、支的，要备注kg数量
    • 所有的原材料采购单上 如果有额外的加工过程 需要在凭证上备注 比如圆管的切断等
    • 供应商供货单
    • 已付款的，附有付款凭证
  • 6.采购发票取得问题
    • 采购20号前采购明细，当月取得发票，当月不能取得，说明原因审核签字，否则按采购制度处理
    • 发票取得明细，采购部同供应商沟通按照采购明细/汇总开票，可以将自己录入的进货单未开票部分整理汇总后递交供应商按照相应数量金额开票，保证发票与明细可以勾稽对应
    • 发票申请单格式模板
  • 7.ERP录入采购明细和报销单提交时间差问题
    • 采购报销单先提报到往来会计审核后再传到各级领导签字确认
      • 这也是涉及到报销流程，正常所有报销先由会计审核业务真实性，数据准确性，单据完整性之后，再到领导处批示，此步骤避免月底相关单证迟迟不到财务无法及时生成财务凭证。
  • 8.ERP使用 供应商错选问题
    • 工作中采购单尽可能仔细核对后再入系统，系统流程存在一定的权限问题，一旦录错修改过程麻烦，仓库入库前也要核对供应商名称，物品，数量，发现采购员入错暂不要点选生成入款单要求采购员修正后再入库。
  • 9.ERP使用 仓库生成入库单混合生成问题
    • ERP理论上多张采购进货单可以生成一张入库单，实际操作时涉及到多人采购时，采购员入单时将自己负责采购的单据填列自己的名字，仓库应按人员分开生成采购入库单。否则影响财务点选采购入库单生成凭证划分采购员的报销款
  • 10.ERP使用 进货单打印设置问题
    • 进货单打印设置增加一列不含税金额
  • 11.ERP使用 重复录单/漏审核等问题
    • 财务每周抽查漏审单据
• 外协
  • 所有外协件出入库均要求走系统（需要想办法实行）
  • 外协件加工费单价问题，及时审批单价
  • 外协件出入库及时递交单据到财务核对记账，每月1号清理上月所有外协单据
  • 财务每月2-3号将上月所有外协加工费按照供应商明细整理对账单整理未定价物料提交定价
• 销售
  • 1.提供开票申请单时
    • 临工和重托客户保留临工Purch.Doc. Item，其他客户有相应单号可匹配最好
    • 临工订单日期、交货日期/收货日期，物料编码，名称，规格，数量，未开票不含税金额
  • 2.销售单价延迟系统暂估收入过低问题——系统录入销售订单前，先匹配已知销售价格后再入ERP
  • 3.销售订单录入图号有误/重复录入问题——图号，数量准确及时，不允许有重复订单录入。
  • 4.销售出库不及时/漏审问题—— 销售出库单第二日9点前将前一日出库单据递交财务一联，相关数据生成出库单并审核完毕，不允许漏审。

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