岗位说明书写作技巧方法经验总结

岗位说明书写作技巧方法经验总结、用简洁的语言高度地概括该岗位为促使公司/部门整体目标实现所应当承担的职能和贡献、模块化隐含流程关系+结构化的“造句”、每一项事情隐含着先做什么后做什么的流程顺序。

岗位说明书写作技巧方法经验总结

• 管理的目标
  • 获得大规模的合作能力
  • 其核心措施就是把个人目标与组织目标保持一致
• 制度的三种类型
  • 行政
    • 强调组织的权威，依靠规章、制度、程序及政策
    • 命令与控制
      • 硬约束
        • 比如法律：无谈判条件，必须遵循
    • 没有任何借口
  • 互惠
    • 强调市场机制，利用价值进行交换、诱导
    • 选择与竞争
      • 刺激性约束
        • 比如提成管理制度
    • 我给你想要的，你给我需要的
  • 习俗
    • 依靠共同的价值观、规范、传统、仪式、信念等
    • 认同
      • 软约束
        • 希望你遵循，如企业文化价值观等
    • 没有任何理由
  • 解决个人目标与组织目标保持一致的问题
• 制度建设的起点
  • 分工与合作
    • 分工
      • 分工是最开始的秩序
      • 常用的文件就是岗位说明书
    • 经历的三个阶段
      • 简单调节
        • 无主辅之分，相互配合
      • 直接监督
        • 对人员进行工作分配和监督
      • 标准化
        • 输入的标准化
          • 做什么？
        • 输出结果的标准化
          • 实现什么？
        • 技能标准化
          • 依据是什么？
            • 输入和输出无法预估、衡量
            • 需要进行相关的技能认证
• 岗位说明书
  • 定位
    • 为谁服务？
      • HR部门
        • 对接选、用、育、留、激励等
      • 员工
        • 明确自己的工作目标、职责等
    • 设计的简与繁？
      • 客户使用体验原则
        • 方便使用和理解
      • 面向经营服务原则
        • 考虑经营的实际需要
          • 规范化的组织，则需要细化
          • 弹性化的组织，则只写整体框架、范围
  • 整体规划
    • 1. 厘清目标；
      • 1.1. 从公司经营的角度分析，本岗位最应产出的、 最不可替代的价值和贡献是什么？
      • 1.2. 本岗位通过做好哪些工作能提升公司/部门的整体竞争力？
      • 1.3. 本岗位哪些工作活动是最能体现客户（含内部客户）的价值主张？
      • 1.4. 哪些关键点是本岗位必须改善的重要绩效短板？
      • 1.5. 基于以上4点，本岗位的主要分工与协作是什么？
    • 2. 高度概括责任“主干”；
      • 2.1. 把主要的分工内容提炼为简单的词汇
      • 2.2. 比较分析相邻岗位分工结构
    • 3. 用造句法描绘“枝叶”。
      • 3.1. 根据工作流程顺序推衍
  • 基本操作
    • 岗位说明书的结构
      • 我是谁？
        • 岗位基本信息
          • 规范的岗位名称
            • 确保名称在本组织内具有唯一性
            • 工作内容+职务
              • 约定成俗的岗位除外
                • 如出纳、保安
        • 岗位代码的编写
          • 部门+岗位
            • 如CW-03（财务部-成本会计）
          • 部门+层级+岗位
            • 如CW-02-03（财务部-经理级-成本会计）
          • 部门+序列+岗位
            • 如CW-T-03（财务部-专业技术序列-成本会计）
              • 方便岗位发展序列规划
      • 我做什么？
        • 岗位职责
          • 职责要项
            • 一般是同一类工作的总称，不宜分太细
            • 简要概括本岗位业务职能分工，可按操作流程、 专业模块、业务职能进行主次、重要关系排序
            • 管理职能可参考五大职能：计划、组织、人事、领导、控制
            • 职责要项比较：查漏补缺
              • 洋葱法
                • 先把部门职能、职责做出来，逐层分解
                • 分解表：部门职能-岗位名称-应承担的职责
              • 矩阵法
                • 相互独立
                  • 是否重复？进行区分，避免扯皮
                • 完全穷尽
                  • 能完全包含和支撑部门职能
                • 竖列：列举各岗位及岗位职责
                • 横行：列举部门职能
          • 职责概要
            • 来源于部门职能和岗位定位
            • 用途：招聘选才与职位评估（薪酬）
            • 用简洁的语言高度地概括该岗位为促使公司/部门 整体目标实现所应当承担的职能和贡献
              • 做什么？
              • 实现什么？/确保什么？
          • 职责描述
            • 对职责描述进行结构化处理
              • 纲举目张
                • 在职责要项范围内，不跑偏
              • 看的懂
                • 模块化隐含流程关系+结构化的“造句”
                • 每一项事情隐含着先做什么后做什么的流程顺序
                • 4种“造句”法
                  • 做什么
                    • 输入标准/原则性规定要求
                  • 做什么+实现什么
                    • 原则性要求+输出结果
                  • 依据什么+做什么
                  • 依据什么+做什么+实现什么
                  • 根据实际需要能说清楚即可
              • 说得准确
                • 应用动词+范畴清晰（凡是涉及跨部门/岗位交叉关系的地方细化描述）
                • 动词表
                  • 管理行为类
                    • 分析、安排、任命、指派、达到、控制、协调、确保、监督、引导、指导、纠正、处理
                  • 上级行为类
                    • 许可、批准、指导、监督、监控、委任、检查、计划、评估、签署
                  • 下级行为类
                    • 检查、核对、提交、建议、参加、协作、联系、执行、遵守、完成、维护、提升
                  • 专家行为类
                    • 分析、建议、推荐、评估、调研
                  • 针对制度、方案及文件类
                    • 起草、拟定、审核、呈报、解释、实施、归档
                  • 针对信息、资料类
                    • 调查、收集、获取、分析、整合、检查、发布、咨询、管理
                • 范畴清晰
                  • 重要的80%
                    • 发生频率高的
                    • 绩效影响大的
                  • 重点的100%
                    • 跨岗位之间分工交叉关系地带
            • 对职责要项进行准确的文字描述
              • 两种描述顺序
                • 按正常情况下各项工作任务的重要性（占用时间）进行排序
                • 按工作流程的顺序推衍
              • 注意岗位之间的职能是否重叠
                • 重叠之处是否合理
              • 详细说明重叠部分的协作关系是什么
              • 描述每一职能的动词需审慎使用
              • 是否一看就明白
          • 工作标准
            • 标准：
              • 实现什么成果？
              • 做到什么程度才算好？
              • 具体、明确、可验证
            • 衡量维度：
              • 多
                • 数量
              • 快
                • 时间/效率
              • 好
                • 质量/外部评价
              • 省
                • 成本、费用、利润
            • 明确（最好能量化，遵循SMRT原则）
          • 工作权限
            • 主要的权限类别
              • 决定权、审核权、审批权、监督权、考核权、奖惩权、分配权、处理权、 处置权、指导权、指挥权、控制权、建议权、提名权、仲裁权、鉴定权、 检举权、访问权、查阅权
      • 任职条件
        • 如何确定任职条件？
          • 首先，根据所需要完成任务的重要性及完成每一项工作任务 所需要的时间多少进行排序，以便识别出哪些是岗位的主要职责；
            • 工作时间占80%以上的职责为主要职责
          • 然后，根据主要岗位职责来确定任职条件。
          • 任职要求内仅以完成该岗位工作任务的基本任职条件为准
          • 任职要求与目前该岗位的实际任职者的条件无关
        • 任职条件的6个维度：
          • K：专业知识
          • S：专业技能
          • A：综合能力
          • P：个性特质
          • M：求职动机
          • V：价值观
        • 通用的版本：
          • 生理要求
            • 性别、年龄、身高、健康状况
          • 教育水平
          • 专业要求
          • 培训经历
          • 证书要求
          • 技能要求
          • 经验要求
            • 岗位经验、行业经验
          • 知识要求
          • 显性要求
          • 能力要求
            • 能力素质提炼方法
              • 明确职责
                • 岗位所需承担的职责
              • 明确客户
                • 必须接触的客户，可接触的不作考虑
                  • 内部客户
                    • 上级、同级、下属
                  • 外部客户
              • 客户需求
                • 客户的要求是什么？
              • 交付成果
                • 向客户提供什么样的成果？
              • 衡量标准
                • 客户如何来衡量成果的好坏？
              • 核心能力
                • 实现客户满意的成果必须具备的 核心能力与素质是什么？
                  • 能力
                  • 素质
      • 其他
        • 组织架构、岗位编制、晋升通道
  • 误区分析
    • 岗位分析始终是“对岗不对人”
      • 基于组织要求分解
      • 不允许基于岗位上的人
    • 以工作任务作为“岗位”界定标准
      • 任务相同，则是同一岗位
  • 注意事项
    • 使用简单明确的词语
      • 不能有歧义
    • 语言的简练和准确
      • 具有概括性
      • 不能写成工作流程或流水账
    • 对相同特特征的事项进行归类
    • 便于衡量
    • 建议使用动词词组
    • 要包括应做和希望他做的工作
    • 对岗不对人