签署规范及礼仪

这是一篇关于签署规范及礼仪的思维导图，包含助签指引：递资料时应注意方向，页脚端在前，不能让签约人拿反。一方签完要协助交换签署。

签署规范及礼仪

• 签约（合同）
  • 双方（现场）
    • 签约前
      • 文件准备
        • 我方准备
          • 内容检查
            • 确认版本正确，内容无误；
            • 格式规范（包括封面、页码及标点符号）
            • 在签字盖章之前，应注明“以下为合同签署栏”或“以下无正文”，且不要预留过多空白。
          • 打印装订
            • 打印齐全、清晰、装订有序
          • 签署标注
            • 用铅笔圈出签章处，提前用便签标注好签署页，最好提前数好签署位数
        • 他方准备
          • 检查是否为双方最终确认版本（一般需提前核对）
      • 现场准备
        • 物资
          • 黑色笔若干、章、印泥、印垫、纸巾
        • 环境
          • 座位
            • 根据双方人数及角色安排签约座位 （双方签约人坐中间，助签人在侧）
          • 布局
            • 横幅、背景墙、桌花、桌布、名牌卡、麦克风等（根据仪式的商务重要程度及实际需要
      • 人员组织
        • 明确双方人员数量、角色
        • 明确现场主持/组织人（把控流程节奏）
      • 流程安排
        • 根据签约仪式的规模、公开程度及需要设计相应流程并配套准备
    • 签约中
      • 签署说明
        • 1.说明
          • 需说明所需签署文件类别、份数及相关背景情况
        • 2.规范说明
          • 签字
            • 黑色笔
            • 正确位置
            • 书写正楷
            • 中文Or英文
            • 签约时间应写具体日期，即注明年月日。多人签字时，最好签章时间相同。如果不同，应以最后签章时间作为合同成立时间。
          • 盖章
            • 位置正确
              • 落款章
              • 骑缝章
              • 加盖章（涂改处&附件）
            • 盖章清晰
              • 试盖+手稳心稳
                • 试盖需销毁
              • 捺印与签字、盖章与签字，在位置上应尽量靠近，但最好不要相互覆盖。
              • 复印件盖章时，最好盖在复印件的空白处，不得和资质文件上原有的公章重叠，
      • 助签指引
        • 递资料时应注意方向，页脚端在前，不能让签约人拿反。一方签完要协助交换签署。
        • 签字之处较多时，应按提前做好的标记帮助签约人翻页，并准确指出签字位置。
        • 一份文件需多人签名时请在末尾留够位置，并且从职务最低的开始签（有审批权先后之分的除外）。签时提醒对方，还需有大领导签字，这样他就不会把名字签到前面了。
        • 盖章时，主动摆放好印泥、盖章垫及擦拭纸巾，并指引盖章人操作
    • 签约后
      • 双方检查
        • 份数&签署规范
      • 握手
      • 拍照留念
      • 送别
  • 单方
    • 签约前
      • 签字前
        • 文件物资准备
          • 1.保密
            • 重要文件或保密文件需使用文件夹或档案袋
          • 2.标识
            • 如多处签署，需提前用铅笔圈出签名处，并用便签标注好签名页，以免遗漏
          • 3.分类有序
            • 按序整理好需签署的文件，不同文件需有所区分，以免签字人混乱
          • 4.物资：准备好黑色签字笔（提前测试）、印章、印泥、印垫、纸巾
        • 应答准备
          • 文件背景
            • 应简要向领导汇报一下资料情况，如原因、目的、措施、效果以及重要程度等等, 逻辑要清晰，数字要准确。
          • 审核进度
            • 一般如审批有先后，需说明是否已通过必要的审批
    • 签约中
    • 签字后
      • 检查
        • 无论是否当面即时签字，还是签后再取，都需第一时间检查是否签署正确、数量一致。
        • 检查所有资料是否收拢齐全，切忌遗漏在领导处
      • 礼仪
        • 礼貌道谢、离开清关门
  • 邮寄
    • 寄出前
      • 资料准备
        • 内容检查
          • 确认版本正确，内容无误；
          • 格式规范（包括封面、页码及标点符号）
          • 在签字盖章之前，应注明“以下为合同签署栏”或“以下无正文”，且不要预留过多空白。
        • 打印装订
          • 打印齐全、清晰、装订有序
        • 签署标注
          • 用铅笔圈出签章处，提前用便签标注好签署页
      • 必要说明
        • 寄出份数&需寄回份数
        • 签署要求
        • 邮递信息：寄出单号&收件信息
    • 收件后
      • 检查
        • 收件后需检查签署是否正确、文件是否齐全
      • 反馈
        • 需告知对方已收件，以及是否核实无误
  • 注意
    • 建议备多一份合同，以防签署错误需重签（签错或多余的那一份需销毁）
• 签批（非合同）
  • 线下签字 （2+2+2）
    • 签字前
      • 文件物资准备
        • 1.保密
          • 重要文件或保密文件需使用文件夹或档案袋
        • 2.标识
          • 如多处签署，需提前用铅笔圈出签名处，并用便签标注好签名页，以免遗漏
        • 3.分类有序
          • 按序整理好需签署的文件，不同文件需有所区分，以免签字人混乱
        • 准备好黑色签字笔（提前测试）
      • 应答准备
        • 文件背景
          • 应简要向领导汇报一下资料情况，如原因、目的、措施、效果以及重要程度等等, 逻辑要清晰，数字要准确。
        • 审核进度
          • 一般如审批有先后，需说明是否已通过必要的审批
    • 签字中
      • 要点
        • 1.说明
          • 需说明所需签署文件类别、份数及相关背景情况
        • 2.规范说明
          • 黑色笔
          • 正确位置
          • 书写正楷
          • 中文Or英文
        • 3.助签指引
          • 递资料时应注意方向，页脚端在前，不能让领导拿反。
          • 签字之处较多时，应按提前做好的标记帮助领导翻页，并准确指出签字位置。
          • 一份文件需多人签名时请在末尾留够位置，并且从职务最低的开始签（有审批权先后之分的除外）。签时提醒对方，还需有大领导签字，这样他就不会把名字签到前面了。
      • 礼仪
        • 保持安静，切勿攀谈，以免影响签字人签字
    • 签字后
      • 检查
        • 无论是否当面即时签字，还是签后再取，都需第一时间检查是否签署正确、数量一致。
        • 检查所有资料是否收拢齐全，切忌遗漏在领导处
      • 礼仪
        • 礼貌道谢、离开清关门
  • 线上流程
    • 提交流程前，需清晰流程各环节审批角色及对应审核责任，尽量在线上文件/流程中阐明申请的来龙去脉，以供各审核人快速理解及审批。