信息工作

在企业管理基础工作中，一般把包括原始记录、统计分析、技术经济情报、科技档案工作以及数据和资料的收集处理传递储存等管理工作，统称为信息工作。

信息工作

• 信息的概念、特征及分类
  • 信息概念
    • 广义
    • 狭义
  • 特征
    • 普遍存在性
    • 可传播性
    • 可储存性
    • 可再生性
    • 可共享性
    • 价值时效性
  • 分类
    • 信息源的性质
    • 对信息的感知
    • 信息的运动状态
    • 信息的作用时间
    • 信息来源的方向
    • 信息的反应形式
• 信息对秘书工作的作用
  • 对于秘书人员而言， 秘书工作中的信息就是指反映秘书活动及其变化、发展情况是 满足秘书活动的需要而提供的消息、情况、动态、问题等相关知识
    • 信息是秘书辅助领导、科学决策的依据
    • 信息是认识事物的媒介、沟通各方面的纽带
    • 信息是秘书做好日常服务工作的基础
• 秘书对信息的获取
  • 秘书信息工作的原则
    • 经常与临时
    • 及时与有效
    • 准确与适用
    • 全面与超前
  • 秘书获取信息的范围
    • 基本指导性方针政策、决策指示等资料
    • 相关的国内外信息
    • 关于组织情况的动态行资料
    • 组织相关领导需要的经验性信息和特殊资料
    • 秘书本人起草的各类文稿资料
    • 与工作业务相关的通信资料
    • 综合性和专业性工具书类资料
  • 秘书人员获取信息资料的途径
    • 各种信息网络
    • 上下级之间以及与不相隶属机构或平行部门之间来往的公务文书
    • 各种会议
    • 社会专业性信息机构
    • 大众传播媒介
    • 邮政电信，航空，铁路，公路旅行等公共服务行业和部门
    • 各种科研机构、专利机构和学会、协会、研究会等非官方机构
    • 政府有关主管部门
    • 本单位的分支机构
    • 各种生活娱乐场所
  • 秘书获取信息的方法
    • 问卷法
    • 询访法
      • 电话询访
      • 书面询访
      • 面谈询访
    • 观察法
    • 文献阅听法
    • 网络法
    • 交流法
    • 交换法
    • 量表法
    • 索取法
    • 检查法
• 信息资料的筛选
  • 信息筛选的要求
    • 筛选就是对收集到的大量而繁杂的信息进行鉴别和选择 去粗取精、去伪存真，剔除虚 假和无效的信息，提取真实、有价值信息的过程
  • 信息筛选的方法
    • 信息相符
    • 价值大小
    • 来源
• 信息校核
  • 校核时要以原始数据材料为依据 重点是信息中的事实观点数据，图表符号，以及时间地点人物等
  • 信息校核的方法
    • 溯源法
    • 比较法
    • 核对法
    • 逻辑法
    • 调查法
    • 数据统计法
  • 信息校核中不真实的因素
    • 偏颇
    • 夸张
    • 拼凑
    • 添加
    • 捕风捉影
    • 孤证
    • 回避
    • 假象
• 信息的加工
  • 提炼充实
  • 综合分析
  • 提出意见
  • 修饰润色
• 信息的编制
  • 信息编写的要求
    • 直接性
    • 真实性
    • 准确性
    • 伸缩性
    • 朴实性
    • 新颖性
  • 信息编写类型
    • 经验性信息
    • 问题性信息
    • 事态性信息
    • 预测性信息
    • 建议性信息
  • 信息遍写的步骤
    • 确定材料
    • 分析材料
    • 重组材料
  • 信息编制的形式
    • 编拟目录
    • 编制索引
    • 制作简报
    • 摘写文摘
    • 编写简讯
    • 编印信息资料册
    • 撰写调研报告
  • 信息编制的方法
    • 对比法
    • 图表法
    • 转换法
• 信息传递的基本要素
  • 信源
    • 再生源
    • 原生源
  • 信道
    • 信息传播的媒介
    • 运行方式
  • 信宿
    • 接受信息
    • 利用信息
• 信息传递的具体途径
  • 按信息传递的具体方式划分
    • 口头传播
    • 电讯传递
    • 书面传递
  • 按信息传递的通道数量划分
    • 单通道传递
    • 多通道传递
• 信息传递的基本要求
  • 数量要大
  • 速度要快
  • 质量要高
  • 费用要低
  • 保密性要强
• 信息资料的分类
  • 按照信息资料的加工程度分类
    • 原始资料
    • 加工资料
  • 按照信息资料的内容分类
  • 按照信息资料的来源或部门分类
  • 按照信息资料的时间分类
  • 按照信息资料的密级分类
  • 按照信息资料的依附形式分类
• 信息的著录
  • 著录是对具体的信息资料进 如实的记载 明扼要的语言填写。 般按照一定的格式制成分类卡片，用简明扼要的语言填写。
• 建立储存信息检索系统
  • 信息检索是根据使用者的特定需求从大量的信息集合中获取所需信息的过程。
    • 信息检索系统的类型
      • 手工检索系统
      • 穿孔卡片式检索系统
      • 缩微品检索系统
      • 计算机检索系统
    • 检索工具
      • 目录
      • 文摘
      • 索引
      • 信息资料指南
• 信息的保管
  • 信息的保管指信息资料入库的存放和维护。贮存信息的方法有书面贮存、声像贮存、计 算机贮存等。无论哪种贮存，都要求有条有理、排放有序、目录清楚、使用方便。保管时应注 意防止信息资料的污损和丢失，载体为非纸质的信息资料，更要科学保管