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行文学习
公司行文的技巧 ，整理了终极目标、三原则、助推器、周报、会议纪要、申请、复盘报告、工作计划、方案、演讲稿、年终述职的内容，欢迎交流！
编辑于2023-03-18 07:19:03 山西- 技巧
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职场写作
终极目标
推进工作
三原则
导向行动
导向行动=起止时间+执行动作+赏罚结果
起止时间
任何书面沟通都需要有意识地安排起始时间（凡是行动，必有起止）
正式的新闻问题、通知、启示总结都必须有规范的时间（2023年2月20日15：00）
执行动作
常见的行动
需要对方给出资源
需要读者给出信任
请周知：传递信息
注意
尽量减少修饰性的词语，少用形容词
多用祈使句
一个动词+想让别人做到什么样的结果
赏罚结果
是什么？
把这件事做了，展示未来可能发生的结果
利用事情带来的正面、负面思想，促进现在的行动者行动
明确激励
正向：做这件事的好处
负向：不做这件事的坏处
用户意识
重要性
只有考虑到关心用户的时候，才会顾虑到这些文本应用的实际场景，去考虑会产生哪些问题。
怎么用？
我的用户是谁？需求是什么？
本文的第一使用者
会议纪要：参会人
用户理解我的意图吗？他理解起来有什么难点吗？
用户意识=踩油门+清路障
踩油门
要事优先
重要的事放在开头（要事：结论or行动）
你明天下午有空吗？
你对茶叶有研究，我想请你帮我一个忙，挑选一盒茶叶。您明天有时间吗？
划出重点
添加小标题
加方括号，提取关键词
文章没那么正式或者没那么长
下划线、加粗、加亮
（适可而止）
给模板和示范
清路障
消除歧义
相对信息：相对的时间、地点、称呼
下周三与2023.2.22
形容性的词汇
这件事很紧急与我希望你今天15：00前给到，可以吗？
按任意键与按回车键
消除顾虑
全体教师开会，各班停课半天，自行安排自习。
减少协作
问自己一个问题：为了让对方行动起来，还有什么是我可以做的？
按照我的要求去行动，会遇到什么障碍吗？
默认公开
定义：无论你的写作对象是谁，都要把它当作有可能会被公开的信息。
注意
任何你觉得不能发到网上的文字，绝对不要出现在职场写作的文章里。
默认公开=禁得起扩散+禁得起时间
禁得起扩散
禁得起时间
助推器
清单体（短、实、新）
定义
一条一条的文字，每一段话都不长
例子
待办清单
备忘事项
原则
一条仅包含一个意思，而不是好几层意思
技巧
标题+核心意思
标题
一组关键词（同一个维度去提取）
都是动词、动词+名词
一套流程
分析框架
5S、4P
同一个结构的短语
例如
1.扩大科研经费管理自主权
2.减轻科研人员的事务性负担
小标题可以格式一致
核心意思
具体解释要表达的内容
公式
请单体=列条目+涟漪结构
列条目
例子
1.成立时间：
2.学校地点：
3.学术背景：
4.招生对象：
5.授课方式：
关键
将一整段文字拆成一块一块的条目
检查的标准
形式是一条一条的，每个内容都独立
不能太长，不超过一百个字
一个清单说一件事（核心动作、观点、看问题的角度）
如果是两个不同的行动，就拆成两条
涟漪结构
顺序：把最重要的，用户最关心的放在前面，用户没那么关心的放在后面
具体结构
第一层：导向行动，“你需要我干什么？”
第二层：观点，”你是怎么想的？为什么要做这件事？“
第三层：事实，”有什么事实可以证明你的观点？“
第四层：相关的视野性的信息
没时间看也可以，不写也可以
难点
区分事实和观点
观点无对错，事实有真假
应用
开头和结尾不需要改变，只要正文部分使用请单体或者正文部分用上小标题，点明每一段主旨
周报
周报的价值
1.写作思路就是推进工作的核心思路，周报不仅仅是总结做了什么，还呈现你如何理解工作。
2.这是自我校准工作的好机会
3.写周报更不容易被埋没
4.提高自己的工作透明度+高效沟通的方式
公式：周报=主线工作+决策思路+情报视野
主线任务
错误
接活思维
只写我干了什么，没有目标
主次不分
正确
目标思维
目标进度如何，有没有出现什么问题，下一步如何推进？
上周的目标完成情况如何？
基于这样的完成情况，我分析存在的原因是什么？
我下周的推进计划是什么？
可视化
可以量化的任务：亮出数据
不可量化的任务：写任务进度
有主有次
同步主线工作
这项工作能直接能为大目标服务吗？
这项工作和业绩考核有关吗？
不属于主线工作
日常的例行工作
临时帮忙
技巧
工作细节可以放到链接里
决策思路
定义
是一项工作推进当中，决策过程思考的重点
关键问题
团队正在攻关的重点问题
最近有争议的问题
团队共性的问题
团队内值得推广的好经验
写作方法
关键变量
这件事，我的关注变量是什么？思考的依据是什么？
方案对比
比较新方案和就方案的异同点，有什么优势
潜在风险
分析目前的方案有什么风险
优点
让工作的思考过程透明化
修炼系统性思考问题的方式
让领导及时看到，提供反馈的过程
技巧
在领导下决断的时候，在思考，如果我是领导，我会怎么办呢？
等领导做完决策，会主动问领导，为什么这么干？让我猜一猜。
情报视野
竞品动态
行业前沿
会议纪要
会议纪要=会议信息+行动清单+共识
会议信息：5W
Who 参会人
协作者：提供背景信息
某人负责的工作：总结结论
子主题
子主题
When 参会时间
后人理解这次会议纪要所承载的时间
Where 会议地点
Why 开会的原因
会议目标：目标思维
What 会议议程
讨论几个问题？先聊什么，后聊什么？（提前了解）
行动清单
明确每项任务的起止时间、完成标准，负责人
重要信息
领导的指示
共识
常见的例子
我们一定要......
我们未来，都不能再。。。。
我们未来要吸取的教训。。。
我们最重要的原则是。。。
好的写作方法：共识+达成共识的原因（要解决什么样的问题）
句式：这次 （项目/工作）最重要的就是 。要解决的问题是 。
形成中的共识-引导大家讨论
会议当中：提醒大家还有哪些事项可以讨论
会议结束：确定哪些问题还没有讨论？留下来之后应该什么时候再讨论？（这个问题需要再XX时间，由XX解决）
申请
作用：向上级请示（例如：推动大项目、业务部门扩张等）
重要性
写得不好的后果
无法给领导建立一个结实的决策依据
可能让领导觉得这个人不靠谱
三原则分析
导向行动
行动不是一般的难，需要把行动描述清晰
用户意识
第一用户：领导
默认公开
除了领导，还有可能在多个部门流转，因此得写明白
公式：申请=资源回报+风险提示
资源回报
姿态
我的申请能给领导带来什么好处？能带来什么资源回报？
要素
多
申请通过后，是否会有更多的要素、更多的盈利、研发更多的产品
快
工作效率变快了，效率更高了
好
工作是否有更好的品质，更好的口碑
省
我能不能少花钱办大事，节省成本
爽
客户是否有好的体验，是否会变成长期客户
风险提示
目的
不是为了对付领导，而是让自己想问题想的更周全
写作方法：风险提示+预案
风险提示
预案
tips
成果的取得不是靠问题的解决，而是靠挖掘未来的机会
复盘报告
三原则分析
导向行动：下一次做得更好
用户意识：下一次出现同类问题，这边报告可以起到作用
默认公开：让下一个干这件事的人也能理解经验
目的
不仅是对过去的总结，也是对继任者的攻略
公式：复盘报告=定义问题+操作步骤+决策思路+（正反案例）
定义问题
考虑维度
这个问题是什么？
会在什么情况下出现？
问题出现了有哪些特征？
明确问题的技巧
增加关键条件
例1：本项目建议书适用于项目接洽的早期阶段
例2：本项目建议书模板适用于企业客户
操作步骤
写作要点
要干什么
行动+操作要点+示范
行动：突出火灾形势
操作要点：往大了估计
示范：举个例子
不要干什么
避坑
决策思路
解释
为什么要这么干？需要提供理由。
技巧
写用户能感受到的比较优势
例如：去腥曾鲜
正反案例
解释
相当于提供一个示范，让人更容易理解
工作计划
类别
周期很长的计划（年度计划、季度计划、项目计划）
目的
不是把所有的事情定下来，而是在不确定性面前先定出自己的确定性
公式：工作计划=对目标+对进度表
对目标
目标要求：汇入组织的大目标
公式：对目标=目标+关键结果
目标
目标五要素
多
能不能有更多的业绩，研发更多的产品
快
工作速度能不能提高，效率能不能更高
好
产品能不能有更好的品质，更好的口碑
省
能不能少花钱办大事，节省成本
爽
让客户、协作者有更好的体验
三个关键原则
关联组织目标
重要性
要确保自己在组织的大航线里，否则跑偏了，没有功劳也会拖累团队进度
格式
公司/部门的目标是 ，为此，我的目标是
年度目标：加上公司的愿景（所有的计划动作都是来自于对上一级目标的拆解）
聚焦优先目标
重要性
目标写了很多，很有可能抓不到点
方法
排除法，去掉很多目标，找到最后不能放弃的目标才是真正要实现的目标
挑战性目标
重要性
挑战性的目标才会促进组织向上发展，但是过犹不及
方法
好的目标：跳一跳能够住
关键结果
思想逻辑：OKR
案例
关键结果1：关键职能员工到岗率达到100%
关键结果2：核心人员流失不高于15%
关键结果3：团队的平均能效提升10%
方法
SMART原则
具体
关键结果是确定的，没有歧义
降低20%的成本
降低产品包装成本20%
可衡量
把关键结果量化（可衡量才是是否实现的标准）
量化显性的指标
时间进度
百分比
关键数据指标
第三方评价
有相关性
关键结果与目标的实现有真的关联性
检查方法：事后检查（把所有关键结果都实现了是不是就达到目标了？）
可达成
有时限性
对进度表
方法
通过关键事件的写法来对齐一整年的工作进度
关键事件
特征
一个事件
明确的时间
明确的地点
明确参与的人
有价值，所有参与者需要认同
卷入外部相关人
通过客户倒逼，变成刚性兑付
方案
三原则
导向行动
说服用户去执行
用户意识
领导或客户，目标是为了解决用户的需求
默认公开
工作、协作、方案后期的协作者
公式：方案=需求定义+解决方案+还原场景
需求定义
乙方思维：需求是用户的，我只管实现好了
重要性
从想法到执行落地，中间间隔十万八千里，因此要定义清楚客户真正要解决的问题是什么？
公式：需求定义=客户+目标+障碍
客户
客户是和你对接的这个人吗？这个人背后有没有复杂的关系？
目标
想要实现的目标是什么？既要、又要、还要的时候，优先级是哪个？
障碍
遇到的障碍可能是什么？
解决方案
入门级：尽量写的全面，方方面面全部呈现
王者级：对症下药，根据出现的问题和障碍来列解决方案，并按照优先级来写
反例
一 方案背景
二 宣传目标
三 节目定位与用户画像
四 节目内容大纲
五 实施计划
案例
一 方案背景
二 宣传目标
三 如何体现品牌价值？
四 如何体现产品效果？
五 如何锁定目标客户？
六 实施计划
要点：扣着问题、扣着障碍来写
公式：解决方案=行动+观点+事实
行动：我打算怎么做
观点：为什么这样做是有效的？
事实：论据是什么？
进阶写法
新旧方案对比
有助于让新方案更有说服力
技巧
打明牌
一上来就告诉对方，我做了这些功课，得出了这么几点结论
逻辑连环刀
写完之后，整体来看，从头顺到尾，我的方案逻辑严密吗？
每扣一环，每翻一页PPT，客户就会点一次头，点头点到最后就是同意
给出选择题
给出选项，还要告诉客户：1.你意识到了这个问题；2.你的思考过程和倾向是什么；3.我拿不准，我们一起来讨论
还原场景
案例
得到猫头鹰logo，华与华直接把办公室装扮成猫头鹰的样子，沉静式攻击
亚马逊：模拟新闻稿
方法
方案到最后可以想办法去呈现，思考如果这个方案变成现实，会是一个什么样的场景？
技巧
模拟新闻稿
1.产品发售/上线/发布时间（我希望产品完成的时间）
2.产品介绍（我的产品和同类产品有什么不同？）
3.用户评价（我希望用户对这个产品有什么反应？能解决用户什么痛点？）
4.媒体评价（专业人士如何看待这个产品的前景？）
5.政府评价（相关政府监管部门。会怎么看待这项产品？）
演讲稿
公式：公开发言=一个挑战+三点方案+一次返场
一句挑战
定义
首先是一个问句，告诉听众，我来解决一个问题，这个问题是你关心的
公式
挑战=主角+目标+障碍
主角
是谁？
台下的听众（隐蔽的主角）
例子
儿童营养健康知识讲座
如何培养孩子的饮食习惯？
关键点
思考能给台下的听众带来什么价值？
不同的用户，讲法也不一样
例子
客户
我可以合作的产品是什么？
大学生
为什么值得加入我们公司？
政府
为当地政府创造了什么价值？
目标和障碍
关系
一个绳子的两端：目标越高价值越高，障碍越大困难越大，张力越大挑战越精彩
障碍
分类
对手太强
资源不够
人：人手不够、经验不足
钱：资金不够
时间：时间不够
例子
背景
如何在喜茶旁边开一家比喜茶坪效更高的茶饮新品牌？
找用户
餐饮行业老板
找障碍
疫情
找目标
疫情期间翻倍增长
问题
疫情影响下餐饮行业如何翻倍增长？
三点方案
要求
公开分享不能讲复杂的逻辑，只能讲单层逻辑。
方法
把解决方案只写成三点
给大家发材料
把排列变成递进
时间顺序
事情发生的先后顺序、解决问题的步骤顺序、从前到后的工作流程
程度顺序
最重要的放在第一位，其次放在第二，最不重要的放在最后
行动导向
建立信任
感性素材（每部分都添加）
定义
谁、在什么时间、在什么地点、干了什么、为什么、怎么干
不讲道理，讲故事
一次返场
普通版
谢谢
保守版
加一个总结
进阶版
营造一个意外地感受
一个事实
一个故事
一个行动
公开发言的场景
经验分享
工作汇报
竞聘演讲
客户宣讲
会议发言
年终述职
口诀
不是年终，而是面向明年
你能在明年的规划中起到什么作用？
不是工作，而是个人能力
你能为公司创造什么价值？
不是总结，而是竞聘
年终工作总结是最好的途径，告诉公司自己已经做好准备
公式：年终总结=复盘目标+能力盘点+关键事件+明年计划
复盘目标
用户意识
上级领导关心的内容
1.有没有完成组织交代给你的目标？
2.你取得了什么样的成果？
句式
组织的年度目标是...
我的目标是。。。
我完成到。。。
程度有什么关键成果。。
关键词
目标
主线目标
工作
工作成果化
目标完成的写法
公式：工作总结=主线目标完成情况+关键性成果
主线目标
主线
写什么？
跟你绩效考核相关的事
难题：如果领导关心的事没干好怎么办？
干得不好先不提，换一个干得好的维度，重点总结
避重就轻
先呈现领导关心的三个维度，干得不好的分析问题
决定在这里长期干
怎么写？
给工作分板块
分类方法
一种方法
1.如果工作重复性比较强，可以按照“工作流程”划分
2.工作以推进项目为主，可以按照项目把工作分成几大类
3.如果工作学要对接很多人，例如人力、财务、法务等，可以按照“服务对象”划分
管理者
1.业务目标的完成情况
2.团队建设目标的完成情况
3.今年创造的新的经验、工作方法？
其他方法
找相关岗位的招聘JD
工作成果化
公式：关键成果=里程碑+意义/价值
例子
零失误，保证项目双方信息传达准确无误
提效率，关键文件24h内传达，保证项目的推进效率
落经验，关于俄罗斯服装电商行业的法规、行业调研，沉淀了一个资料库，未来由同类业务，可以尽快熟悉业务情况
重点
意义感不能多写，半句就行。
关键成果，要少定性，多定量；少用形容词和大词，多用数量具体描述项目的实际成果。
过去一年我承担了部门大部分业绩。
去年部门总共完成业绩1500万，我个人完成800万，客户复购率90%，为团队总结一套销售经验。
如果无法提供确切的数量，尽可能给出案例。
目标没有完成的写法
公式：复盘目标=主线目标的完成情况+原因+改进方向
例子
完成情况
业绩目标是2000万，只实现1400万。
分析原因
客观原因
疫情耽误了年初的三个月
年底两大客户换领导，导致回款延迟，无法在今年确定收入
自身原因
新客户扩展太少
老客户需求挖掘不够
团队梯队建设不成熟，中坚力量不够
改进方向
针对自身问题写改进方向
能力盘点
重要性
复盘目标是对事情的总结，领导也在看人，也要回到对“人”的评价上去
写作思路
思路一：体现成长
1.明确岗位所需的核心能力
对标岗位的JD
2.写作格式：在。。。岗位上，岗位要求是。。。；我从。。。状态达到了。。。状态，关键证据是。。。
例子
陌生的工作
我从“不了解”的陌生感，到了“掌控全流程”的笃定感
熟悉的工作
“我从自己会”，到“能教会别人”；“能执行一个具体的问题“，到”发现问题、解决问题”
3.补充关键证据
思路二：攀爬阶梯
步骤
阶梯：定义岗位能理阶梯。先假设三个能力台阶，每个台阶分别是什么水平？能实现什么效果？
变化：过去一年，我从哪个阶梯，进步到哪个阶梯？证据是什么？
追求：接下来，我希望进步到哪个阶梯？我准备怎么提升？
框架
初阶是点：能够完成一个点上的任务
二阶是线，能协调流程线上从头到尾的协作
三阶管理到面，能基于目标牵头各个方面的工作
最高阶是体，不仅能协调多方，让目标实现，还能配置齐团队背后所需的各方面资源
难点
如何设定台阶？
管理你跟领导对岗位的共识的过程
去问领导或者某个行业内的专家
在这个岗位上，判断干得好和干得普通，有什么依据或线索？
在这个岗位上，顶尖高手和普通人最大的区别在哪里？
职场上的成长方向
专业方向，在自己的专业上继续精进
管理更大的团队，解决更复杂的问题
换个专业方向
关键事件
STAR模型
背景
这件事发生时，有哪些相关的重要情况？
目标
当时的任务目标是什么？
任务
你做了什么事？
结果
做了这些事，取得了什么样的关键成果？
原因
领导需要知道，你在这个结果里的贡献是什么？
明年计划
特点
重框架思路，不重执行细节
重个人成长方向，不重工作落地问题
来源
最基础就是你当下的、手头的工作。让领导知道你很稳定。
来自公司的整体目标。抓住公司的新变化，新方向。
来源于自己，看看自己期待往哪个方向成长？
写作框架
公司明年的目标是。。。我的明年目标是。。。为此，我打算。。。以达到。。的效果。
核心思想：让领导明白，未来可以怎么更好地利用你？