客户接待流程

客户接待流程及技巧,作为公司的接待人员,每天都会接待很多客户,客户的接待流程及技巧是怎样的呢?看这一篇你就知道了。

云译接待流程

• 会议
  • 会议接待流程
    • 接待前
      • 至少提前2天确定接待信息，提交接待/来访申请表
        • 目的
          • 接待目的
          • 来访目的
        • 时间
          • 什么时间来，什么时间走
        • 地点
          • 确定会议室（尤其是深圳那边会议室比较多，需提前安排好，并将会议室名字写进会议通知里面）
        • 人
          • 确认来宾单位
          • 确认来宾人数
          • 主要领导姓名和职务
        • 接待标准
          • 确认行程，是否需要接送、来几辆车，需要安排几个停车位；是否安排用餐等……
          • 是否需要其它部门协助，如需其它部门协助需至少提前一天安排好协助人员的工作安排
          • 是否需要前台播放滚动欢迎屏，如需要提前将滚动内容给到前台大屏负责人
          • 提前准备好会议室、纸质材料、电子文档、PPT、投影仪、话筒音响、座位牌、名片、水果零食、烟(如有客户抽烟提前安排放置烟灰缸或告知抽烟室位置)，根据接待人员的级别确认用矿泉水还是用茶，有些领导或来宾喜欢喝咖啡，一般用矿泉水最不容易出错，但是接待高级领导一般用茶。
          • 确定预算
        • 其他注意事项：如客户脾气习惯等等
      • 会议前确认工作
        • 1、发布会议通知（提前一天）
          • 确定接待方案，确认会议时间、地点、人员名单/人数、车牌报备
        • 2、会议材料准备（提前一天）
          • 会议议题、议程
          • 汇报PPT
          • 宣传准备（介绍视频、公司材料、宣传横幅等）
          • 其它上会材料（双方人员清单、签到表等）
        • 3、会议用品准备（提前15分钟）
          • 座位牌、必要的时候每个位置都要准备纸笔等
          • 电脑投影、激光笔
          • 水果零食、鲜花茶水、纸巾等
        • 4、会场勘验（提前15分钟）
          • 设备调试：电脑、投影、话筒、音响等
          • 会议主题标题，汇报PPT预演示、微信预登录、各操作网页预演示等，确保会中不会卡顿或出现无法进入的情况
          • 桌签摆放、现场卫生等
          • 前台欢迎屏是否已经设置完毕，拍照背景、拍照地点等
    • 信息共享
      • 日程表-告知对方每个流程大概时间
      • 有序衔接-接待组成员有序衔接，共享流程信息
      • 善用资源-通知酒店、餐厅，善用资源
    • 突发情况预案
      • 尽量按计划执行，控制事情走向
      • 对重要环节，提前准备备用方案
      • 对无法预料事情，准备应急预案
    • 接待中
      • 如果大家互相不算熟悉的话，互相介绍是少不了的，来公司开会的，先介绍我方领导，再介绍来宾领导。
      • 参观公司：展示公司的产品、技术、实力、团队等，（确定好展示的方式、展示顺序，陪同领导和讲解员的信息）
      • 会议纪要，能录音的会议尽量录音，有录音笔的用录音笔，但是要放在合适的地方，没有录音笔或者不方便录音的，用手机录音，但是要调成飞行模式，确保不会因为电话进来导致漏录的情况。记得手机调成静音，别聊着聊着响起一句好运来。
      • 不要全程低头看材料，注意和会上的人保持眼神交流。必要时及时领会领导眼神意图。
      • 灵性一点，注意会议当中可能出现的各种问题：比如会议室外面吵闹的，方便出去的就出去处理一下、没水的加一下水、注意每个人的行为举止，在对方提出需要之前大致能猜出对方需要什么。可以拍照的话，找个角度拍个照片，记得关掉闪光灯，低调行事。
    • 接待后
      • 送客的时候，靠近门边的人给客人开门，向内开的在门内引导，向外开的在门外引导，所有人离开房间后再走。如果出现领导送来宾上车的情况，不要让领导身边没人，保持2-4米左右的距案，如果领导要跟来宾单独说点事情的，请保持5米以上，不要面朝领导，但是领导有任何指示动作的，又能及时作出反应
      • 撰写会议纪要，若在外接待的该报销报销，记得保留付款记录以及开发票
      • 团队复盘、检查接待效果以及执行过程中做的好与不好的地方并记录下来，
      • 发推文等（必要时）
  • 分工
    • 主讲
      • 我方领导一般都是主讲人，领导说话的时候竖起耳朵听，能不插活就当哑巴，领导给你个眼神，你也要懂得怎么接话，这就很考验领导和个人之间的默契了。
    • 技术人员
      • 有些专业性比较强的会议，当双方领导讲完大致框架之后，会让专门的业务人员针对方案进行讲解，这个时候其他人要配合讲解人做好讲解工作。
    • 行政人员
      • 会议记录
      • 会议比较长的时候注意加茶水、补充水果、纸巾
        • 还有三分之一或以下的时候就该加水了，杯子不透明看不到，通过对方喝水的时候倾斜的角度去判断是否需要加水。加水时要注意，看对方是怎么坐的，原则就是让他知道你要加水，但是你又不能有太大动作，妨碍领导之间的沟通或听报告，拿到水杯之后稍微拿远一点或转过去一点加水，以免水溅出来烫到人。添茶添七分，倒满你就是想把人送走的。
        • 水果一般不需要加，但是会议还有很久，水果就已经吃完了的，就需要考虑补货了。这种时候就看有没有眼力见了，可以通过每个人面前的果壳判断对方喜欢吃什么，行为举止看是否够吃，以此判断是否需要补货，补货的时候就留意谁前面多放哪类水果，同时记下来，后面拜访的时候就有参考了。
        • 纸巾一般都会够用
        • 所有物品切记不要从别人头上或肩膀上过
        • 有抽烟的情况注意烟缸，别扎的跟刺猜一样了还不知道去换
    • 座位
      • A为客人或上级领导单位B为我方人员
      • C位肯定是中间的，如果一排座位是偶数的，那么1、2号坐中间，1号的左手边是2号，3号右边，4号再放一个到左边，左右循环
• 着装
  • 男士
    • 色调尽量统一，不要冷色暖色同时出现，1反差不要太大，什么大红村衣配绿裤子这种，太可怕了。黑白配虽然比较常见，但也不是什么人都能驾驭得住哈
    • 身上的颜色不要超过三种
    • 外比内重，下比上重（鞋子的颜色最深，裤子次之，上身颜色最浅，袜子如果是长袜的，要么跟裤子颜色一致，要么跟鞋子颜色一致）
    • 大方得体，干净利落，禁止穿大裤衩背心等接待客户
  • 女士
    • 大方得体，避免奇装异服如：JK、洛丽塔等
    • 裙子不要穿太短，长裙、长裤或者九分裤都可以的，穿着不要太暴露，主要还是要保护好自己
    • 个子高的平底鞋，个子矮的带点鞋跟，但是不要恨天高
  • 原则
    • 干净、大方，可以有点缀，但是不可喧宾夺主
• 基本原则
  • 真诚尊重原则 平等适度原则 自信自律原则 信用宽容原则