1.16 文件整理规范

文件整理规范的思维导图，具体有项目资料文件夹规划、文件命名规范、文件管理规范、痛点、解决目的，一起来看。

文件整理规范

• 项目资料文件夹规划
  • 按项目创建归档文件夹
  • 按项目阶段细分创建子文件夹
    • 售前资料
    • 需求阶段
    • 实施阶段
  • 按特定业务场景创建细分子文件夹
    • 会议纪要
    • 签字验收文件
    • 问题跟踪文件
• 文件命名规范
  • 目录文件
    • 创建文件夹目录说明文件
    • 例如：0.0.0 目录说明.txt
  • 项目文件
    • 规范：序号 + 文件用途名称 + 版本号 + 编制人 + 日期
    • 序号规范
      • 由目录文件注明序号定义
      • 第一位序号可代表细分阶段或特定功能文件
        • 例如：1 通用文件
        • 例如：9 技术文件
      • 第二位序号可代表顺序或周期
        • 例如：1.1 通讯录.xlsx
        • 例如：1.2 第一周实施计划.xlsx
      • 第三位序号可代表归集文件的顺序（可选）
        • 例如：1.2.1 xx需求文件.xlsx
        • 例如：1.2.2 xx验收文件.xlsx
        • ...
    • 例如：1.1 项目实施计划-V1.0-XZR-20230509.xlsx
    • 例如：9.1 操作手册（文件夹）
• 文件管理规范
  • 按项目阶段分别管理
  • 项目阶段文件夹内，统一按文件命名规范命名管理
  • 按项目周期划分时间区间，序号表示周期
• 痛点
  • 项目资料各管各，项目成员之间无法互通共享，版本及内容也可能不一致。
  • 项目资料没有归集，项目结束了怎么找都找不齐
  • 存放的项目资料乱糟糟，根本看不懂，无法复盘
  • 后期项目维护，没有资料可供参考
• 解决目的
  • 项目成员统一文件管理规范
  • 划分阶段，各阶段文件整齐划分，互不干扰
  • 抓住时间线，用序号串联起来，方便查找和复盘
  • 版本管理，避免相同文件互相冲突、混乱，避免多文件找不到最新版本
  • 编制人管理，找到文件了，对内容不清晰的，可以很容易找到当事人协助
  • 日期管理，在版本管理的基础上深入管控文件产生日期，有助于项目复盘